7a. Brief Auditcommissie over boardletter 2023

Auditcommissie

Aan de leden van de gemeenteraad Telefoon (038) 498 2216 E.Bagerman@zwolle.nl www.zwolle.nl

Behandeld door Datum Onderwerp

E.J. Bagerman 18 januari 2024 Boardletter 2023

Geachte raadsleden, Onlangs heeft u kennis kunnen nemen van de Boardletter 2023 van onze accountant Deloitte (onder de ‘berichten voor de raad’ van het besluitvormende raadsplein van maandag 22 januari a.s.). In deze boardletter staan de bevindingen van de accountant over de tussentijdse controle van de jaarrekening 2023 (periode tot 1 november 2023). Tijdens onze vergadering van 19 december 2023 hebben wij met de accountant gesproken over deze bevindingen. In deze brief lichten wij de belangrijkste punten die aan de orde zijn geweest eruit. Ook gaan we in deze brief in op de andere onderwerpen die tijdens onze vergadering van 19 december aan bod zijn gekomen: de bestuursopdracht ‘van inzicht naar focus’ en de financiële verordening en controleverordening. Totaalbeeld interim-bevindingen In eerdere rapportages merkte de accountant al op dat de interne beheersing van Zwolle in de basis op orde is en dat de organisatie ‘in control’ is. Dat is nog steeds het geval. Voor wat betreft de eerder geconstateerde aandachtspunten stelt de accountant vast dat deze aandachtspunten onder de aandacht zijn en dat de organisatie zich bewust is van de urgentie om deze aandachtspunten op te pakken. In de uitvoering is er echter sprake van stagnatie. Deze stagnatie heeft alles te maken met ambtelijke capaciteit en prioritering.

De accountant adviseert het college en de directie daarom om een concrete planning op te stellen voor de opvolging van de aanbevelingen en om deze opvolging periodiek te monitoren. Belang van prioritering Zoals iedere gemeente in Nederland heeft Zwolle te maken met veel uitdagingen, bijvoorbeeld op het gebied van energie, woningbouw, bestaanszekerheid, jeugdzorg, vluchtelingenopvang, etc. Daarbij is er sprake van hard gestegen kosten en onzekerheid over de toekomstige inflatie en de toekomstige financiering vanuit het Rijk. Eerder wees de accountant in dit verband al op het belang van prioritering van ambities. Er is nog steeds sprake van grote bestuurlijke ambities en van aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt. Dit maakt prioritering van ambities in toenemende mate van belang. Eerste stappen in prioritering De accountant constateert dat Zwolle eerste stappen heeft gezet in de prioritering. Met de Strategische Investeringsagenda is inzichtelijk gemaakt welke investeringen noodzakelijk zijn om ambities op het gebied van wonen en mobiliteit mogelijk te maken en daarmee de groei van de stad te faciliteren. Daarnaast heeft het college bij de totstandkoming van de Begroting 2024 de ‘boeggolflijst’ gehanteerd om zo keuzes te 1/3

Bericht

Datum

18 januari 2024

maken over het al dan niet voortzetten van zaken die eerder incidenteel gefinancierd werden. Volgende stap in prioritering Een volgende stap in prioritering is noodzakelijk om tot realistische ambities te komen en om deze ambities ook waar te kunnen maken. De accountant benadrukt dat dit een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van enerzijds directie en college en anderzijds raad. Om tot deze prioritering te komen, is het onder andere van belang om: - te sturen op capaciteit; - in te zetten op uitvoering; - gebruik te maken van innovatie, zoals data-analyses. Detailbevindingen en bevindingen speerpunten auditcommissie In deze brief beperken wij ons tot de belangrijkste bevindingen van de accountant. Voor de overige bevindingen verwijzen we naar de boardletter van de accountant. Hierin wordt bijvoorbeeld ook ingegaan op de door de auditcommissie meegegeven speerpunten voor de controle: strategische investeringen i.r.t. uitvoeringskracht en risicobeheersing kwetsbaarheid sociaal domein. Van Inzicht naar Focus Om tot prioritering te komen is het college het proces ‘Van Inzicht Naar Focus’ (voorheen bekend als de bestuursopdracht ruimte scheppen) gestart. Om tot een betere balans tussen opgaven, taken, middelen en capaciteit te komen, wordt de begroting volledig doorgelicht.

Een extern onderzoek heeft inmiddels de opdracht gekregen om per programma te kijken naar onder-/overuitputting, uitschieters en benchmarks met andere gemeenten. Dit moet ertoe leiden dat college en raad het volledige beeld hebben om zo te kunnen programmeren en prioriteren. De eerstvolgende vergadering van de auditcommissie op dinsdag 27 februari (van 19.30 tot 21.30 uur) wordt volledig gewijd aan het proces ‘Van Inzicht naar Focus’. Omdat het proces van programmeren en prioriteren een zaak is voor de gehele raad (in samenwerking met college en organisatie) maken we van deze vergadering een informatiebijeenkomst voor de gehele raad. We nodigen u dan ook van harte uit om hierbij aanwezig te zijn en hopen op een hoge opkomst. De uitnodiging met het programma voor deze avond volgt later. Overigens hebben wij de accountant ook gevraagd om later dit jaar (net als vorig jaar) een themabijeenkomst voor de raad te organiseren. De accountant zal deze themabijeenkomst zo inrichten dat de bijeenkomst ondersteunend is voor het proces van programmeren en prioriteren. Financiële verordening en controleverordening Tijdens onze vergadering van 19 december 2023 hebben we ook gesproken over de financiële verordening en controleverordening. Deze verordeningen zijn geagendeerd voor de besluitvormingsronde van 22 januari a.s.. De verordeningen moeten worden 2/3

Bericht

Datum

18 januari 2024

aangepast vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording1. Dit gaf ook de gelegenheid om enkele andere aanpassingen door te voeren in de verordeningen. Zoals bepaald in de verordening auditcommissie zijn deze voorgenomen aanpassingen eerst met ons besproken. Veel van de aanpassingen zijn technisch van aard. De inhoudelijke aanpassingen zijn toegelicht in de beslisnota bij de verordeningen. Wij hebben deze wijzigingen inhoudelijk besproken en adviseren om in te stemmen met de voorgestelde wijzigingen. Wij gaan ervan uit u met deze brief voldoende geïnformeerd te hebben over de stukken die op de agenda staan van de besluitvormingsronde van 22 januari a.s. Als u naar aanleiding van deze brief nog vragen heeft, kunt u ons of onze secretaris uiteraard benaderen.

Met vriendelijke groet, De Auditcommissie,

Jolien Elshof (voorzitter) Mark Oldengarm Joey Boon Maxim van der Veen

1 Met de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de naleving van

de regels voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Tot het verslagjaar 2022 was het aan de accountant om deze rechtmatigheid te beoordelen. Het is nog steeds wel aan de accountant om te oordelen over de getrouwheid van de jaarrekening en het jaarverslag en impliciet daarmee ook over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. 3/3