4. Jaarverslag Functionaris Gegevensbescherming 2023

verslag

Telefoon

Jaarverslag Functionaris Gegevensbescherming 2023 Verslag voor de gemeenteraad

Versie Datum

1.0 29 mei 2024

Datum Titel

29 mei 2024 Jaarverslag Functionaris Gegevensbescherming 2023

Inhoud 1

Inleiding

3

2

Vereisten AVG

3

3 3.1 3.1.1 3.2 3.2.1 3.3 3.3.1 3.4

Gegevensverwerkingen gemeenteraad Verwerking gegevens raadsleden, burgerraadsleden en derden Bijzonderheden en advies Publicatie van stukken op internet Bijzonderheden en advies Streamen, opnemen en beschikbaar houden van beelden vergaderingen Bijzonderheden en advies Rechten betrokkenen en datalekken

4 4 4 4 4 4 5 5

2/5

Titel

29 mei 2024 Jaarverslag Functionaris Gegevensbescherming 2023

1

Inleiding

Datum

De functionaris gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op de naleving van wetgeving en beleid met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Jaarlijks brengt hij verslag uit aan de verschillende bestuursorganen binnen de gemeente. Elk jaarverslag heeft betrekking op de verwerkingen die onder de verwerkingsverantwoordelijkheid van betreffend bestuursorgaan vallen:

• • • •

Het college van B&W is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden uitgevoerd in het kader van de gemeentelijke dienstverlening aan inwoners, ondernemers, bezoekers en anderen. Het college is verantwoordelijk voor de verwerking van politiegegevens door boa’s in dienst van de gemeente. De burgemeester heeft voor een aantal verwerkingen een eigen verwerkingsverantwoordelijkheid, bijvoorbeeld voor die verwerkingen die betrekking hebben openbare orde en veiligheid. De gemeenteraad is verwerkingsverantwoordelijke voor een beperkt aantal verwerkingen die met name gaan over het publiceren van stukken en het opnemen van raadsvergaderingen.

Voorliggend jaarverslag heeft betrekking op de verwerkingen waarvoor de gemeenteraad verwerkingsverantwoordelijke is. In hoofdstuk 2 wordt een toelichting gegeven op AVG-vereisten. Daarna volgt een beschrijving van de verwerkingen waarvoor de gemeenteraad verwerkingsverantwoordelijke is, met een toelichting op bijzonderheden in 2023.

2

Vereisten AVG De gemeenteraad is verwerkingsverantwoordelijke voor verschillende verwerkingen van persoonsgegevens. De gemeenteraad is er daarmee voor verantwoordelijk dat die verwerkingen voldoen aan de vereisten van de AVG: 1. Behoorlijkheid en rechtmatigheid: de verwerking van persoonsgegevens moet een wettelijke grondslag hebben en voor betrokkenen moet helder zijn dat hun persoonsgegevens worden verwerkt (transparantie). 2. Doelbinding: verwerk persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, legitieme en specifieke doelen. 3. Dataminimalisatie: verwerk niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk. 4. Juistheid: zorg ervoor dat verwerkte gegevens juist zijn. 5. Opslagbeperking: verwerk persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. 6. Integriteit en vertrouwelijkheid: tref passende beveiligingsmaatregelen. Een verwerkingsverantwoordelijke moet er ook voor zorgen dat de persoon van wie gegevens worden verwerkt (de betrokkene) een beroep kan doen op zijn privacyrechten: het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking en bezwaar. De gemeenteraad is verplicht om een functionaris gegevensbescherming aan te wijzen als intern toezichthouder en adviseur. Op 10 oktober 2022 heeft de gemeenteraad daaraan gevolg gegeven met de aanwijzing van de dhr. D.A. Fikenscher als FG.

3/5

Titel

29 mei 2024 Jaarverslag Functionaris Gegevensbescherming 2023

3

Gegevensverwerkingen gemeenteraad

Datum

De verwerkingen die onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad vallen kunnen als volgt gecategoriseerd worden: 1. Verwerking van gegevens van raadsleden, burgerraadsleden en derden ten behoeve van intern beheer; 2. Publicatie van stukken op internet; 3. Streamen, opnemen en het beschikbaar houden van de beelden van (raads)vergaderingen.

3.1

Verwerking gegevens raadsleden, burgerraadsleden en derden Het betreft hier voornamelijk de verwerking van contactgegevens. Daarnaast ook het bijhouden van een overzicht van nevenfuncties van raadsleden en commissieleden.

3.1.1

Bijzonderheden en advies In 2023 is een burgerberaad georganiseerd. Hierin zijn de adviezen die voortkwamen uit de in 2022 uitgevoerde privacytoets meegenomen.

3.2

Publicatie van stukken op internet Uitgangspunt voor publicatie is dat persoonsgegevens niet mogen worden gepubliceerd, tenzij er sprake is van medewerkers die vanuit hun functie in de openbaarheid treden. Dit betekent dat bijvoorbeeld de naam van een gemeenteraadslid of een wethouder wél geopenbaard mag worden, maar de naam van een informant uit de ambtelijke organisatie niet. Voor wat betreft de publicatie van ingekomen brieven en e-mails van inwoner geldt dat anonimisering het beleidsuitgangspunt is.

3.2.1

Bijzonderheden en advies Mede naar aanleiding van in 2023 gegeven advies is het beleid met betrekking tot het openbaar maken van medewerkersgegevens aangepast. Persoonsgegevens van ambtenaren die niet vanuit hun functie in de openbaarheid treden worden vanaf begin 2024 niet meer in openbare stukken opgenomen. Naar aanleiding van signalen vanuit de raad over het gebruik van cookies/trackers op de website met raadsinformatie heeft de betreffende IT-leverancier aanvullende informatie opgesteld in de vorm van een privacy- en cookiestatement. Een nadere toets of hiermee volledig wordt voldaan aan (wettelijke) voorschriften wordt in 2024 uitgevoerd.

3.3

Streamen, opnemen en beschikbaar houden van beelden vergaderingen Het live uitzenden van raadsvergaderingen is gericht op de toegankelijkheid en openbaarheid en transparantie van de gemeenteraad. Dit zijn belangrijke doelen. Tegelijkertijd moet wel de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen in ogenschouw gehouden worden. Het is noodzakelijk is dat betrokkenen vooraf 4/5

Datum Titel

29 mei 2024 Jaarverslag Functionaris Gegevensbescherming 2023

geïnformeerd worden over de opnames en het live uitzenden, bijvoorbeeld middels een bord in de vergaderruimte. 3.3.1

Bijzonderheden en advies In het jaarverslag over 2022 werd geadviseerd om duidelijkere informatie over de opnames van insprekers op de website op te nemen. In 2023 is een verbetering van de informatievoorziening over inspreken tijdens een raadsvergadering doorgevoerd. Middels een infographic wordt geïnformeerd over het proces en over het feit dat de opname van het inspreken en de naam van de inspreker openbaar wordt.

3.4

Rechten betrokkenen en datalekken In 2023 zijn er geen verzoeken van betrokkenen ontvangen met een beroep op een privacyrecht onder de AVG, zoals het recht op inzage. Evenmin is sprake geweest van een datalek met betrekking tot een verwerking waarvoor de gemeenteraad verwerkingsverantwoordelijke is.

5/5