4. Beoordelingskader Interbestuurlijk Toezicht (vastgesteld 17-12-2024)

Beoordelingskader Interbestuurlijk Toezicht Vaststellingsdatum: 17-12-2024 •

Financiën

Domein

Belang toezicht

Financiën

Het bevorderen van financieel gezonde gemeenten om taken (zowel autonoom als medebewind) te kunnen uitvoeren zonder dat (onnodig) financiële problemen op de collectiviteit van gemeenten (Gemeentefonds) worden afgewenteld.

Informatie-arrangement

•

• • • • •

Begroting die voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); begrotingswijzigingen; jaarstukken; raadsstukken verordeningen ex. artikel 212 en 213 Gemeentewet beleidsnota’s conform deze (financiële) verordeningen in het kader van de P&C cyclus.

Weging en beoordelingscriteria Aan de hand van criteria in Gemeentewet en landelijk beleidskader financieel toezicht.

Toezichtregime groen 1.

2. Interpretatie van de genomen maatregelen om begroting en meerjarenramingen sluitend te maken.

3.

Geraamde uitgaven en inkomsten structureel en reëel in evenwicht en, uit meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt gecontinueerd en, er is, voor zover bekend, geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Intensiteit toezicht: laag • Begroting vergt geen goedkeuring. • Regulier ambtelijk en bestuurlijk contact (≤ 2 x per jaar). • Monitoren begrotingswijzigingen. • Themaonderzoeken. • Onderzoek programmarekening met accountantsverslag.

1

Toezichtregime oranje 1.

2.

3.

De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, de geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Intensiteit toezicht: gemiddeld • Begroting vergt geen goedkeuring. • Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek.

Toezichtregime rood 1.

2.

Geraamde uitgaven en inkomsten zijn niet structureel en reëel in evenwicht en, uit meerjarenbegroting is niet aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld. Ook kan er sprake zijn van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Deze onderwerpen onderbouwen mede de kleuring.

Intensiteit toezicht: hoog • Goedkeuring begroting/begrotingswijzigingen noodzakelijk. • Besluit inrichting toezichtregime. • Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (> 5 x per jaar). • Verdiepingsvragen rondom financiële problematiek.

• Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

•

• Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). • Monitoren van herstelmaatregelen/begrotingswijzigingen. • Het zijn van sparringpartner. • Themaonderzoeken. • Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. • Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

• Afspraken rondom termijn herstel. • Monitoren van herstelmaatregelen. • Het zijn van sparringpartner. • Themaonderzoeken. • Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie. • Facultatief: het houden van een begrotingsscan (i.s.m. BZK). • Onderzoek programma rekening met accountantsverslag.

Omgevingsrecht (voorheen Wabo)

Domein

OmgevingsRecht VTH (voorheen Wabo)

Belang toezicht

Informatiearrangement

Weging en beoordelingscriteria

Toezichtregime groen

Toezichtregime oranje

Bescherming van mens, leefomgeving, cultuurhistorische waarden, monumenten en natuur; kwaliteit van beleid, uitvoering en handhaving.

De hoofddocumenten van de beleidscyclus: • Begroting • (meerjarig) probleem- en risicoanalyse. • Meerjarig beleid. • (meerjarig) uitvoeringskaders als strategieën en werk instructies • Jaarlijks programma. • Jaarlijks evaluatie rapportage. • Verordening uitvoering en handhaving. • Beslis- en aanbiedingsdocumenten. • Omgevingsplan/of tijdelijk omgevingsplan tot 01-012032 • Omgevingsvisie • Verordening uitvoering en handhaving. • En bij steekproef en/of melding: de dossiers.

Interpreteren van de criteria uit de Omgevingswet, Omgevingsbesluit, Besluit activiteiten leefomgeving (Bal), Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl), Besluit kwaliteit leefomgeving (Bkl). Beoordeling van de werking van de beleids- en uitvoeringscyclus (big 8); Ook de VTH component van het domein Omgevingsrecht (voorheen WRO) wordt hierin betrokken.

Inzicht in uitvoering en handhaving

Onvoldoende inzicht in uitvoering en handhaving

Uitvoering en/of handhaving onvoldoende

Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria.

Onvolledig sluitende beleids- en uitvoeringscyclus.

Niet sluitende beleids- en uitvoeringscyclus.

Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld.

Een stap is onvolledig of ontbreekt en/of.

Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Geen of onvoldoende zicht op verbetering (op verbeterpunt(en)).

Rapportage & evaluatie: • Probleemanalyse en risicoanalyse. • Verantwoording werkzaamheden, afspraken, doelen en prioriteiten. • Beleidsevaluatie •

Intensiteit toezicht: gemiddeld • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting en informatie op vraagpunten. Afspraken

Toezichtregime rood

Een of meer stappen uit de big-8 ontbreken volledig. één of meer jaren oranje en onvolledig zicht op verbetering Intensiteit toezicht: hoog • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Bestuurlijk overleg en afspraken • Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe

Strategisch beleidskader: • Actueel en volledig VTH beleid (activiteiten, prioriteitenstelling, doelen, methodiek van monitoring en evaluatie, afspraken over samenwerking en afstemming). • Capaciteit in de begroting. Operationeel beleidskader: • Beleidsdoelstellingen en indicatoren. • Strategieën (toezichtstrategie, sanctiestrategie en vergunningenstrategie). Planning: • Tijdige vaststelling uitvoeringsprogramma vóór 1 januari en evaluatierapportage vóór 1 april. • Uitvoeringsdoelen • Voorgenomen werkzaamheden • Benodigde en beschikbare financiële en personele middelen; • Verbinding tussen doelen, activiteiten en capaciteit. • Inzichtelijk maken van risico’s bij afwijken ambitieniveau. Voorbereiding en uitvoering • Werkprocessen, procedures en de bijbehorende informatievoorziening. Monitoring: • Indicatoren en verzamelde informatie.

3

ter verbetering van uitvoering en handhaving • Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar • Als onduidelijkheid blijft of afspraken stagneren: opschaling naar managementoverleg en bestuurlijk overleg. Afhankelijk van uitkomst daarvan rood toezichtregime. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven of als gemeenten meerjarig onder oranje-toezicht regime vallen (steekproef)

geven, als gemeenten onder rode toezichtsregime vallen of als er gerede twijfel is dat gemaakte afspraken/gestelde doelen niet worden gehaald (steekproef). • Interventie: fase 3 – en verder – volgens bestuurlijke interventieladder (van het landelijke beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing)

• Voortgangsbewaking van doelen en uitvoeringsprogramma. Control: • (Risico) Beoordeling van de verzamelde informatie. • Eventuele wijzigingen in het programma en/of beleid. a. Beoordeling van de uitwerking van de big-8 naar risicothema’s. Deze risicothema’s zijn nu: • Verordening Uitvoering en handhaving • Laatste versie kwaliteitscriteria; • Borging van de overige (thuis)taken; • Kwaliteitsdoelen; • Rapportage aan de Raad. • Horizontale controle/ verantwoording. • Consequenties en risico’s van de besluiten. b. Themaonderzoeken en/of reality check: • Goede doorwerking Big-8; • Voldoen aan de (wettelijke) eisen.

•

Omgevingsrecht (Voorheen Wet ruimtelijke ordening) Domein Omgevings recht (voorheen Wro)

Belang toezicht Bescherming van mens, leefomgeving, cultuurhistorische waarden, monumenten en natuur; kwaliteit van beleid, uitvoering en handhaving. Ruimtelijke kwaliteit

•

•

•

Informatiearrangement ruimtelijke overleggen tussen provincie en gemeenten waarvan de verslaglegging goed wordt gedocumenteerd. omgevingsplannen en buitenplanse omgevingsplanactiviteiten die aan de provincie worden voorgelegd. Hoofdocumenten beleidsregels

•

•

•

•

Weging en beoordelingscriteria Er is één omgevingsvisie per gemeente voor het hele grondgebied van de gemeente, het overgangsrecht in acht nemende. Er is één omgevingsplan per gemeente voor het hele grondgebied van de gemeente, het overgangsrecht in acht nemende. Het omgevingsdocument, voldoet aan de inhoudseisen en terminologie uit de Omgevingswet en aan de digitale standaarden (STOP/TPOD). Wordt toegezien op provinciale belangen bij ruimtelijke ontwikkelingen.

5

Toezichtregime groen

Toezichtregime oranje

Intensiteit toezicht: laag

Intensiteit toezicht:

•

gemiddeld

• •

Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. Steekproef eens per 3 à 4 jaar.

• •

•

Ambtelijk contact: maatwerk Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten. Als onduidelijkheid blijft: opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg afhankelijk van uitkomst daarvan toezichtregime rood

Toezichtregime rood Intensiteit toezicht: hoog • •

•

Ambtelijk contact: maatwerk Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten. Opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg

•

Informatie- en archiefbeheer Domein

Belang toezicht Gemeenten stimuleren archiefzorg op orde te hebben.

Informati e- en archiefbeheer

•

• • •

1

Belang en doelen: Beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie: als verant-woording van bestuur en bedrijfsvoering van overheid; voor recht- en bewijszoekende burger; vanuit cultuur-historisch belang; voor weten-schappelijk onderzoek.

Informatie-arrangement Jaarlijkse horizontale verantwoording door zorgdrager aan de raad/algemeen bestuur door middel van bijvoorbeeld KPI’s1 of vergelijkbare rapportage. Hieruit volgt: • jaarlijkse toezending van horizontaal verslag; • beoordelen archiefverordening; • beoordelen archiefbewaar-plaats/ruimte; • toetsen kwaliteitssysteem; • toetsen werking informatiebeheerssyste men; • toetsen staat archiefbescheiden en overbrenging, vervanging, vervreemding, vernietiging en openbaarheid ervan.

Weging en beoordelingscriteria Op grond van: • Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling en aanvullend beleidskader archieftoezicht; • bestaande (inter-) nationale normen voor archief- en informatiebeheer. Op basis van: • jaarlijkse toezending van de door het verantwoordelijk orgaan vastgestelde rapportage; • risicobeoordeling op basis van achterstanden in archiefbewerking en/of vernietiging, achterblijvende werking kwaliteitssysteem, ondernomen acties op aanbevelingen, staat van archiefruimten; en • verificatie- en inspectiebezoeken.

Toezichtregime groen Zorg voor en beheer van archief op orde Intensiteit toezicht: laag Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per 3 jaar. Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Een groene score is uitgesloten als vastgestelde verslagen niet door gedeputeerde staten zijn ontvangen.

KPI’s: Kritische Prestatie Indicatoren Archief, zie Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) VNG

Toezichtregime oranje Zorg voor en beheer van archief op enkele (nietzwaarwegende) aspecten niet op orde

Toezichtregime rood Zorg voor en beheer van archief op meerdere zwaarwegende aspecten niet op orde

Intensiteit toezicht: gemiddeld Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's).

Intensiteit toezicht: hoog

Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten.

Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar + meerdere aanvullende actualisaties per jaar op de aanbevelingen van gedeputeerde staten.

Criterium voor wel/niet zwaarwegend is of sprake is van wel/geen taakverwaarlozing zoals opgenomen in de model KPI-rapportage.

Frequentie algemeen inspectiebezoek, met extra nadruk op de risico's: 2x per jaar (waarvan 1x monitoring voortgang).

•

Huisvesting statushouders Domein Huis vesting Statushouders

Belang toezicht Huisvesting van het aantal statushouders overeenkomstig de wettelijke taakstelling die het Rijk elk half jaar oplegt aan een gemeente. NB: Toezicht vindt op dit domein doorlopend plaats, omdat er per kalenderjaar sprake is van twee taakstellingperiodes van elk een half jaar.

Informatiearrangement • Maandelijkse realisatiecijfers van het Rijk via het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) en realisatiecijfers uit het Taakstellingvolgsysteem (TVS); • (regionale) overleggen met gemeenten, corporaties, COA en Vluchtelingenwerk; • indien beschikbaar: rapportages van gemeenten met daarin aantoonbare huisvesting.

Weging en beoordelingscriteria Op grond van: • Wettelijke half-jaarlijkse taakstelling: gemeenten dienen elk half jaar de gehele taakstelling te realiseren. Deze bestaat uit de nieuwe taakstelling, inclusief een voorsprong of achterstand uit vorige periode(n). Gemeenten dienen de wettelijke taakstelling te realiseren en de eventuele achterstand in te lopen. • Realisatiecijfers van het COA en uit het TVS. NB: Zelfhuisvestingen en aantoonbare feitelijke huisvestingen worden meegenomen bij de beoordeling over de taakstelling. Dit geldt ook voor ‘huisvestingen in de pijplijn’ die in het TVS staan of schriftelijk kunnen worden aangetoond. De provincie neemt in haar oordeel over de achterstand eventuele omstandigheden buiten de macht van de gemeente mee, bijvoorbeeld onvoldoende koppelingen op 1 april of 1 oktober. Op het moment dat de gemeentelijke cijfers afwijken wordt contact

7

Toezichtregime groen • Voldaan aan de wettelijke taakstelling, inclusief het wegwerken van een eventuele achterstand uit vorige periode(n) Intensiteit toezicht: laag • Maandelijks monitoren voortgang. • Signalering: wanneer het er na uit ziet dat de gemeente de taakstelling niet gaat halen, wordt een ambtelijk overleg ingepland waarbij informatie wordt opgevraagd en geëvalueerd wordt welke stappen genomen kunnen worden om aan de taakstelling te voldoen.

Toezichtregime oranje Niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, of de achterstand uit vorige periode(n) is niet volledig weggewerkt

Toezichtregime rood • Niet voldaan aan de acties en termijnen die gesteld zijn om de achterstand in te lopen.

Intensiteit toezicht: gemiddeld • Tweewekelijks monitoren voortgang. • Gemeente ontvangt een brief waarin acties en termijnen worden gesteld om de achterstand in te lopen. • Gemeente stelt in overleg met corporatie(s), regievoerder COA en de provincie een plan van aanpak huis-vesting statushouders op over het inlopen van de achterstanden (naast de taakstelling). • Elke 3 maanden is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. • Indien na 3 maanden (halverwege de taakstellingperiode) de verwachting is dat de gemeente de achterstand niet gaat inlopen kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg.

• Tweewekelijks monitoren voortgang. • Gemeente ontvangt vooraankondiging juridische interventie. • Elke 6 weken is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. • Indien de verwachting is dat de gemeente niet (tijdig) aan haar verplichtingen zal voldoen, kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg over een besluit tot in de plaatsstelling met laatste termijn, en zo nodig feitelijke indeplaatsstelling.

•

Intensiteit toezicht: hoog

gezocht met zowel de gemeente en het COA om in overeenstemming tot de juiste cijfers te komen.

•

Omgevingsrecht (voorheen Erfgoed: monumenten en archeologie) Domein Erfgoed

Belang toezicht Bescherming van cultuurhistorische waarden en monumenten

Informatiearrangement Documenten van beleidscyclus: • (Meerjarig) beleid; • Actuele Erfgoedverordening (al dan niet opgenomen in het Omgevingsplan) • Verordening gemeentelijke adviescie. • Omgevingsvisie/ omgevingsplan • Beslis- en aanbiedingsdocument en En bij steekproef en/of melding: de dossiers.

Weging en beoordelingscriteria Interpreteren van de criteria uit de Omgevingswet en bijbehorende wet- en regelgeving: Beleid: • Inzicht geven in de wijze waarop aanwijzing en instandhouding/besch erming van erfgoed wordt geborgd (o.a. duurzaamheid). • Inzicht geven in de beleidscyclus: hoe zijn advisering, vergunningverlening, toezicht en handhaving geborgd en hoe wordt omgegaan met klachten en meldingen. • Omgevingsvisie besteedt aandacht aan de bescherming van erfgoed. • In het Omgevingsplan zijn regels opgesteld ten behoeve van de bescherming van erfgoed. •

Toezichtregime groen Gemeente waarborgt de instandhouding/beschermi ng van erfgoed voldoende. De uitvoering & handhaving wordt meegenomen bij domein Omgevingswet. Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek over bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).

Toezichtregime oranje Gemeente waarborgt de instandhouding/ bescherming van erfgoed onvoldoende.

Toezichtregime rood Gemeente waarborgt de instandhouding/bescherming van erfgoed nauwelijks tot niet.

De uitvoering & handhaving wordt meegenomen bij domein Omgevingswe

De uitvoering & hand having wordt mee genomen bij domein Omgevingswet

Intensiteit toezicht: gemiddeld • Ambtelijk gesprek over bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting en informatie op vraagpunten. Afspraken ter verbetering van uitvoering en handhaving. • Als onduidelijkheid blijft of afspraken stagneren: opschaling naar managementoverleg en bestuurlijk overleg. Afhankelijk van uitkomst daarvan rood toezichtregime.

Intensiteit toezicht: hoog • Ambtelijk gesprek over bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar • Bestuurlijk overleg en afspraken • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven, als gemeenten onder rode toezichtsregime vallen of als er gerede twijfel is dat gemaakte afspraken/gestelde doelen niet worden gehaald (steekproef) • Interventie: fase 3 – en verder – volgens bestuurlijke interventieladder (van het landelijke beleidskader

Planning: • Tijdige vaststelling uitvoeringsprogramma voor 1 januari; • Voorgenomen werkzaamheden; • Benodigde en beschikbare financiële en personele middelen. Uitvoering: • Voldoende en deskundige personeel voor de taakuitoefening volgens de kwaliteitscriteria (toelichting geven op kwaliteitscriteria). • ---------------------Themaonderzoeken en/of reality checks: • •

Goede doorwerking van de cyclus beleid en uitvoerig Voldoen aan de (wettelijke) eisen.

9

•

Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven of als gemeenten meerjarig onder oranje-toezichtsregime vallen (steekproef).

indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing).