2a. Kaderbrief Ons begroting 2023 voor ondertekening.docx

Aan: Betreft: Datum:

Provinciale Staten Overijssel en de gemeenteraden van Kampen, Dalfsen, Westerveld, Zwolle en Zwartewaterland. Kaderbrief en ontwerpbegroting Ons 2023-2026 13 april 2022

Geachte heer, mevrouw, Uw college neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling Ons, om meer kritische massa te hebben op de onderscheiden bedrijfsvoeringsdomeinen (ICT, HR Services en Inkoop & Contractmanagement). Samen kunnen we de groeiende druk op kwaliteit en continuïteit op deze domeinen beter bedwingen tegen acceptabele kosten. Ieder jaar stelt het bestuur van de gemeenschappelijke regeling een kaderbrief en ontwerpbegroting op. Hierbij bieden wij u die aan voor de jaarschijf 2023. In deze brief zijn de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het begrotingsjaar 2023 opgenomen, te weten de uitgangspunten, het overall financieel beeld en de voornemens voor nieuw beleid. In de bijlage treft u de volledige ontwerpbegroting aan, inclusief meerjarenraming 2023-2026. De keuzes hebben ook een aantal consequenties voor het lopende begrotingsjaar 2022. Deze vindt u in een separaat document, dat tevens ter zienswijze voorligt. Procedure Wij stellen u in de gelegenheid om vóór 9 juni 2022 uw zienswijze op deze documenten schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Wij horen ook graag van u terug indien u geen gebruik maakt van deze mogelijkheid. De ingebrachte zienswijzen betrekken wij bij de besluitvorming van de begroting door het bestuur van ONS. Dit voorstel bespreken wij in de vergadering van 17 juni 2022.

Het bestuur dient de vastgestelde begroting, conform de wet op de gemeenschappelijke regeling, voor 1 augustus 2022 aan het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op te sturen. Uitgangspunten Voor de begroting 2023 worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: - De begroting is opgezet conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). - Als basis wordt uitgegaan van de oorspronkelijk goedgekeurde begroting 2022 aangevuld met de (voorgestelde) begrotingswijzigingen 2022. - Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. - Voor de prijsindexering wordt het indexcijfer voor het Bruto Binnenlands Product (BBP) en de loonindexering volgens de septembercirculaire van het gemeentefonds toegepast. - De bijdrage van de partners is op basis van het bijdragebesluit en de vastgestelde verdeelsleutels. Overall financieel beeld De ontwerpbegroting 2023 stijgt ten opzichte van 2022. Deze stijging wordt door de volgende componenten veroorzaakt. Een deel van deze stijging krijgt z’n beslag in 2022, via een begrotingswijziging. De vijf onderwerpen worden daarna nader toegelicht.

Exploitatiebegroting 2023 ten op zichte van 2022 op hoofdlijnen Kalenderjaar Kalenderjaar € * 1000 2022 2023 Vastgestelde begroting 2022 24.710 1. Autonome en noodzakelijke ontwikkelingen 291 1.006 2. Meerjarenbandbreedte ICT 2.000 3. Verhogen digitale weerbaarheid (VDW) 850 4. Ondersteuning governancestructuren 160 70 5. Professionalisering van HR Services 200 Voorgestelde begroting 2022 25.161 4.126

Totaal 2023 1.297 2.000 850 230 200 29.287

1.

Autonome en noodzakelijke ontwikkelingen (€ 1.297.000 structureel, waarvan € 291.000 vanaf 2022 en € 1.006.000 vanaf 2023) Ons wordt geconfronteerd met een aantal ontwikkelingen die niet beïnvloedbaar zijn. Enerzijds gaat het om autonome ontwikkelingen, zoals een loon- en prijsindexatie van 2,2% volgens de septembercirculaire van het gemeentefonds. Anderzijds gaat het noodzakelijke ontwikkelingen, zoals volumewijzigingen. Als gevolg van groei in het aantal medewerkers bij onze partners en grotere vraag bij de partners zien we over het geheel dat de omvang van onze dienstverlening op het gebied van laptops, beheer van audiovisuele middelen, smartphones, telefoniediensten en inkoop- en adviesuren toeneemt. Naast dienstverlener aan de partners is Ons ook een eigenstandige organisatie met een zelfstandige verantwoordelijkheid om te voldoen aan wet- en regelgeving. Om op het gebied van informatiebeheer en -informatiemanagement te kunnen voldoen aan (veranderende) wet- en regelgeving moet de organisatie Ons een professionaliseringsslag maken. Binnen de bestaande begroting zijn hiervoor geen mogelijkheden beschikbaar en daarom worden aanvullende middelen gevraagd (€ 100.000). In totaliteit betekenen genoemde ontwikkelingen een toename van € 1.297.000 in de begroting. 2.

Ontwikkeling meerjarenbandbreedte IT (€ 2.000.000 structureel vanaf 2023) Bij de oprichting van Ons is ervoor gekozen om de GR geen meerjareninvesteringsbudget mee te geven. Met name voor het ICT-domein is dit steeds meer gaan knellen, omdat projecten daar een kortere voorbereidingsperiode kennen dan de reguliere begrotingscyclus van de GR. Zo viel bij de begrotingsvoorbereiding 2021 (in maart 2020) nog niet te voorspellen dat Ons voor partners grootschalig laptops zou gaan aanschaffen, omdat het thuiswerken door Corona zo’n vlucht had genomen. Het ontbreken van zo’n budget heeft de afgelopen jaren steeds opnieuw geleid tot allerlei tussentijdse begrotingswijzigingen, om toch dit soort belangrijke projecten mogelijk te maken. Het gaat dan om projecten om de kwaliteit & continuïteit van de standaarddienstverlening van Ons op peil te houden. Het bestuur vindt het naar de toekomst verstandig om op dit soort ICT-projecten een flexibeler financieringsinstrument in te richten. Daarom introduceren we een investeringsbandbreedte, waarbij we de hoogte vastzetten op 2 miljoen op basis van historische gegevens. Met deze werkwijze blijft de bijdrage per partner per saldo gelijk, omdat we ons baseren op de gemiddelde hoogte van de afgelopen jaren waarmee gezamenlijke projectenkosten als meerwerk aan alle partners zijn doorgerekend.

Ambtelijk is hier vanuit de zes partners veel enthousiasme over. Dit instrument stelt het bestuur in staat om integraal te sturen en zich te verantwoorden over het totaal aan gezamenlijke ICT-investeringen binnen de standaarddienstverlening, in plaats van dit per investering (c.q. per begrotingswijziging) steeds te doen. Verantwoording zal gebeuren via de bestuursrapportages en de jaarrekening. De bandbreedte is specifiek bedoeld voor investeringen binnen de ICT- standaarddienstverlening (technische infrastructuur, werkplekken) en staat los van beleidsmatige afwegingen over bijvoorbeeld het gewenste niveau van digitale bescherming. 2

3. Verhogen digitale weerbaarheid (€ 850.000 structureel vanaf 2023) Digitale veiligheid is een toenemend risico bij partners. Om die reden is bijvoorbeeld op landelijk VNGniveau de afspraak gemaakt (BALV 12 februari 2021) dat gemeenten structureel voldoende budget vrijmaken voor blijvende weerbaarheid tegen digitale dreigingen. Op deze opgave was binnen Ons reeds het programma Verhogen Digitale Weerbaarheid (VDW) gestart, maar we hebben geconstateerd dat partners meer activiteiten verwachten en hogere eisen stellen dan waar tot nu toe vanuit is gegaan. Om die reden is eind 2021 een meerjarenbegroting VDW 2022-2024 met het partneroverleg IT afgestemd en verder uitgewerkt. Additionele middelen zijn enerzijds nodig om de continuïteit te waarborgen door het structureel maken van de Operational Security Officers en uitbreiden van het IT beheer, zodat alles wat geïmplementeerd is, beheerd en gemanaged blijft. Anderzijds betreft het nieuwe zaken zoals configuratiemanagement als één van de kritische securityprocessen en het inrichten van een adequaat regie- en leveranciersmanagement, zodat ook nieuwe wet- en regelgeving en Ons/Partnerbeleid bijgehouden worden en actief kwetsbaarheden worden getackeld. 4.

Ondersteuning governancestructuren (€ 160.000 in 2022, € 230.000 in 2023 en 2024) Het Bedrijfsvoeringsberaad wil samen met het Ons Bestuur en de demandmanagementoverleggen de strategische sturing op de samenwerking vergroten en heeft daarvoor extra ondersteuning nodig. Hoofddoel is om “Samen meer Kwaliteit & Continuïteit” te realiseren. Vooralsnog is deze ondersteuning programmatisch voorzien voor drie jaar (2022-2024), waarna nieuwe afweging plaatsvindt in het bestuur. Het gaat in totaal om 2 fte, die gefaseerd is opgenomen in de begroting. 5. Professionalisering HR Analytics, Reporting en Changes (€200.000 structureel vanaf 2023) Onze partners ontwikkelen zich op HR-gebied, bijvoorbeeld in het gebruik van data bij beleidsontwikkeling en -monitoring. Dit stelt nieuwe en hogere eisen aan de dienstverlening van Ons op het gebied van reporting, analytics/business intelligence en doorontwikkeling van applicaties. Om de partners te kunnen blijven bedienen worden hiervoor middelen gevraagd (€ 200.000). Tot slot Wij hopen u op deze manier voldoende geïnformeerd te hebben. Indien u nog vragen heeft over deze brief kunt u contact opnemen met de lokale contactpersoon zoals vermeld in uw bestuursvoorstel. Daarnaast met Vincent Siegmund, directeur Ons (038-4982232) of Peter Zwiers, afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Control (038-4984237). Hoogachtend, namens het bestuur BVO SSC Ons,

Erica van Lente, voorzitter

Bijlagen: - Ontwerpbegroting Shared Service Centrum Ons 2023 (inclusief meerjarenraming 2023-2026) - Begrotingswijzigingen 2022 3