2. ONS- Jaarverslag en jaarrekening Ons 2021.docx

Aan: Betreft: Datum:

Provinciale Staten Overijssel en de gemeenteraden van Kampen, Dalfsen, Westerveld, Zwolle en Zwartewaterland Jaarverslag en jaarrekening Ons 2021 13 april 2022

Geachte heer, mevrouw, Uw college neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling Ons, om meer kritische massa te hebben op de onderscheiden bedrijfsvoeringsdomeinen (ICT, HR Services en Inkoop & Contractmanagement). Samen kunnen we de groeiende druk op kwaliteit en continuïteit op deze domeinen beter bedwingen tegen acceptabele kosten. In artikel 16 van de Gemeenschappelijke Regeling is opgenomen dat het bestuur van de BVO SSC ONS jaarlijks verantwoording aflegt aan de deelnemers over de inkomsten en uitgaven. En dat het bestuur van de BVO SSC ONS daaraan toevoegt een verslag van een onderzoek naar het getrouwe beeld van de baten en lasten en tevens de rechtmatigheid daarvan. In de bijlagen vindt u naast het concept jaarverslag en de voorlopige jaarrekening 2020 dan ook deze controleverklaring van de onafhankelijke accountant (PWC). Artikel 16 van onze GR regelt ook dat u in de gelegenheid bent om een zienswijze in te dienen op de voorlopige jaarrekening 2021. Daarom ontvangt u deze brief, die ingaat op vier thema’s: - Resultaatsbestemming - Accountantsverklaring met beperking - Grote administratieve verschuiving tussen standaard en maatwerk - Zienswijzeprocedure Resultaatsbestemming De jaarrekening 2021 kent een positief resultaat van € 257.225. Het bestuur is voornemens om daarvan € 114.813 te storten in de egalisatiereserve in verband met de laptopdienstverlening.

Het bestuur is tevens voornemens om daarvan € 116.000 in de algemene reserve te storten als aanvulling op het weerstandsvermogen. En het overblijvende voordeel van € 26.412 terug te storten richting de partners op basis van het aantal FTE. Accountantsverklaring met beperking De accountant heeft na haar controle op deze jaarrekening een goedkeurende verklaring met beperking tot getrouwheid afgegeven, maar een verklaring met beperking op de rechtmatigheid. Deze beperking heeft geen doorwerking in de eigen jaarrekeningen van partners, omdat Ons een zelfstandig rechtspersoon is. Wel hecht het bestuur eraan om deze verklaring en achtergrond erbij transparant uit te leggen in deze aanbiedingsbrief. Concreet gaat het om twee dossiers die dit veroorzaken, die direct groot effect hebben doordat Ons een lage tolerantiegrens kent als gevolg van een relatief kleine begroting. Deze grens van €245.000 is met €13.000 overschreden. Enerzijds gaat het om een oud KPN-dossier (beheer van ethernetverbindingen van/naar sluizen, verkeersregelinstallaties e.d.), waarbij het inhoudelijk niet zonder meer mogelijk is de rechtmatigheid te herstellen. Dit dossier was vorig jaar het enige dossier dat als onrechtmatig werd gezien door de accountant en viel binnen de tolerantiegrens uit het controleprotocol.

Anderzijds gaat het om een inhuurdossier, waar na een stapeling van inhuurperiodes een maand te laat is ingegrepen door de lijnorganisatie van Ons. Dit leidt tot een aanbeveling van de accountant om binnen de lijnorganisatie

‘dubbele dijkbewaking’ in te richten, om dergelijke rechtsmatigheidsrisico’s eerder te signaleren. Hierbij past soms ook een bestuurlijke afweging, om risico’s te beperken danwel te accepteren. Grote administratieve verschuiving tussen standaard en maatwerk In het jaarrekeningproces heeft op aanwijzing van de accountant een grote verschuiving plaatsgevonden in de administratie van de partnerbijdragen. 2,4 miljoen euro aan inkomsten is verschoven van de categorie “standaard” naar “maatwerk”. Ook hier wil het bestuur helderheid over bieden. Het gaat hier om standaarddienstverlening die op afname wordt afgerekend en niet op basis van verdeelsleutels. Hier zijn in de onderliggende begrotingswijziging interpretatieverschillen met de zienswijze van de accountant naar voren gekomen. De accountant beschouwt dit gezien de verrekening op afname administratief als maatwerk. De verschuiving heeft geen doorwerking in de hoogte van de partnerbijdragen. Omdat dit wel voor begripsverwarring zorgt, zal het bestuur hier voor komend begrotingsjaar samen met de nieuwe accountant een adequate categorisering voor pogen te vinden. Juist omdat we graag willen uitdragen dat we meer dan ooit inzetten op standaardisatie, als sleutel om te werken aan kwaliteit & continuïteit van onze bedrijfsvoeringen.

Zienswijzeprocedure Wij stellen u in de gelegenheid om vóór 9 juni 2022 uw zienswijze schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Wij horen ook graag van u terug indien u geen gebruik maakt van deze mogelijkheid. De ingebrachte zienswijzen betrekken wij bij de vaststelling van de jaarrekening op 17 juni 2022. Wij hopen u op deze manier voldoende geïnformeerd te hebben. Als u nog vragen heeft over deze brief kunt u contact opnemen met de lokale contactpersoon zoals vermeld in uw bestuursvoorstel. Daarnaast met Vincent Siegmund, directeur Ons (038-4982232) of Peter Zwiers, afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Control (038-4984237). Hoogachtend, namens het bestuur BVO SSC Ons,

Erica van Lente, voorzitter

Bijlagen: - Jaarstukken 2021 - Controleverklaring onafhankelijke accountant 2021

2