2. Jaarstukken 2024

Jaarstukken 2024 Collectie Overijssel

collectieoverijssel.nl | info@collectieoverijssel.nl | 085 488 50 00

INHOUDSOPGAVE

Voorwoord .................................................................................................................................................3 Inleiding .....................................................................................................................................................5 1.

Jaarverslag ............................................................................................................................................7

1.1 Programmaverantwoording .....................................................................................................................8

2.

1.2.

Paragrafen .................................................................................................................................. 11

1.3.

Subsidieverantwoording - Gemeente Zwolle.............................................................................. 14

Jaarrekening ....................................................................................................................................... 15 2.1.

Baten en Lasten ......................................................................................................................... 16

2.2.

Balans ......................................................................................................................................... 17

2.3.

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling ................................................................. 17

2.4.

Toelichting op Baten en Lasten .................................................................................................. 19

2.5.

Toelichting op Balans ................................................................................................................. 19

2.6.

Voorstel bestemming resultaat ................................................................................................... 22

2.7.

Wet normering topinkomens (WNT) ........................................................................................ 23

2.8.

Vennootschapsbelasting (VpB) .................................................................................................. 23

2.9.

Taakvelden ................................................................................................................................. 24

2.10.

Rechtmatigheid........................................................................................................................... 24

Bijlage: 2024 in cijfers ................................................................................................................................ 24

2

Voorwoord De missie van Collectie Overijssel is iedereen drempelloos toegang te geven tot overheidsinformatie en Overijsselse erfgoedcollecties, fysiek en digitaal. Het voor de buitenwereld meest opvallende resultaat van 2024 is zonder meer de definitieve locatiekeuze voor de realisatie van een nieuw, duurzaam Collectiecentrum. Uit het onafhankelijke locatieonderzoek kwam Hanzeweg 19 te Deventer uit de bus, als beste plek voor de nieuwe huisvesting, voor de door ons beheerde archieven en collecties. Het feit dat de gemeenteraden van Deventer en Zwolle uiteindelijk unaniem akkoord gingen met deze locatiekeuze laat zien hoe zorgvuldig dit traject verlopen is. Het tekent ook de inhoudelijke betrokkenheid en het lef van de bestuurders die zich voor de nieuwe huisvesting hebben ingespannen. Het is nu duidelijk dat Collectie Overijssel op termijn naar de nieuwe centrale huisvesting in Deventer verhuist en dat opent de deur voor nieuwe ontwikkelingen. Wij zijn er namelijk van overtuigd dat een duurzaam collectiecentrum ook interessant is voor gemeenten die hun archiefbeheer nog niet bij ons hebben ondergebracht. Gemeente Ommen is per 1 januari 2025 de eerste nieuwe partner die wij mogen verwelkomen.

Daarnaast biedt de nieuwe huisvesting mooie samenwerkingskansen op het gebied van collectiebeheer, digitalisering, restauratie en publieksontsluiting met collega-organisaties in Overijssel die collecties beheren. 2025 zal in het teken staan van het starten van het project voor het realiseren van het Collectiecentrum en het aanhaken van eventueel nieuwe partners. Een belangrijk resultaat van het afgelopen jaar was de ontwikkeling van een nieuw meerjarenbeleidsplan. Het geeft richting voor de jaren 2025-2028 en bestendigt de ingezette koers van de afgelopen beleidsperiode. In onze dagelijkse dienstverlening merken we dat het beleidsvoornemen ‘digital first’ inmiddels werkelijkheid is geworden. De gratis Snelle Scanservice heeft meer dan 5100 scanverzoeken ontvangen, resulterend in ruim 600.000 scans. Daarnaast zien we dat het klantcontact zich verplaatst van de studiezalen naar de digitale kanalen. Het aantal fysieke bezoeken op onze locaties in Deventer en Zwolle was ca.800 terwijl het aantal via onze website gedownloade scans op meer dan 5,5 miljoen lag. Dit is in lijn met de trend bij alle archiefinstellingen in Nederland die een gratis scanservice aanbieden. In 2024 hebben we een aantal veel geraadpleegde archieven in blok, extern laten digitaliseren.

Met het online publiceren van die scans in 2025 verwachten wij dat het aantal fysieke bezoekers van de studiezalen nog verder zal afnemen. Daarentegen verwachten wij een toename van specialistische vraagafhandeling. Er is grote behoefte bij onze klanten aan meer gerichte begeleiding bij het doen van archiefonderzoek. Wij willen deze kwalitatief hoogwaardige persoonlijke dienstverlening de komende jaren uitbouwen.

3

De inhoudelijke energie van de afgelopen jaren bij Collectie Overijssel zorgt ervoor dat de organisatie behoorlijk dynamisch is geworden. De doorstroom van medewerkers is groter dan voorheen. Met z’n allen hebben we hard gewerkt aan een organisatiecultuur waarin naar elkaar wordt omgekeken en waarin collegialiteit, klantgerichtheid en vakmanschap voorop staan. Uit het Medewerkertevredenheidsonderzoek dat wij eind 2023 uitvoerden blijkt dat onze collega’s zeer tevreden zijn over hun baan en werkgever; het rapportcijfer 8,3 deelden we dan ook met trots met de buitenwereld. Financieel sluit Collectie Overijssel 2024 af met een exploitatieresultaat van € 283.000.

Directeur

4

Inleiding Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsadres Rechtsvorm Deelnemers

Historisch Centrum Overijssel Eikenstraat 20, Zwolle Openbaar Lichaam (Wet Gemeenschappelijke Regelingen) Het Rijk, Gemeente Zwolle, Gemeente Deventer

Doelstelling “De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en de Colleges in gezamenlijkheid te behartigen, bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke, die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.” (Gemeenschappelijke Regeling HCO 2016, artikel 2.1). Algemeen Bestuur (AB) en Dagelijks Bestuur (DB) Hans Gerritsen (voorzitter) Rijksbestuurder Anja Roelfs Wethouder gemeente Zwolle Ilse Duursma Wethouder gemeente Deventer Adriaan Buiks Rijksbestuurder Paul Guldemond Wethouder gemeente Zwolle Ron König Burgemeester gemeente Deventer Directie Vincent Robijn

Directeur

5

AB V V V V V V

DB V V V

Kerncijfers Resultaat

Realisatie

Realisatie

€ '000

2024

2023

Baten

6.881

6.918

Lasten

-6.598

-6.781

Exploitatieresultaat

283

137

Balans

2024

2023

Eigen Vermogen

3.368

3.084

Balanstotaal

4.805

5.310

Solvabiliteit

70%

58%

Personeel

2024

2023

Aantal medewerkers, jaareinde

58

57

Waarvan man

26

26

Waarvan vrouw

32

31

Aantal FTE, jaareinde

49

49

Aantal FTE, gemiddeld

48

46

Gemiddelde leeftijd, jaareinde

45

46

Ziekte - Verzuim %

7%

9%

Ziekte - Meldingsfrequentie

1,5

1,5

6

Jaarverslag

7

1.1. Programmaverantwoording Een duurzaam bruikbare Erfgoedcollectie Overijssel: Informatie en inspiratie voor iedereen. Dit is ons ultieme doel. Hieronder geven wij de resultaten op onderdelen weer. Zaken die niet zijn gerealiseerd in 2024 komen terug in onze plannen voor 2025. Groeistrategie Nieuw Collectiecentrum

In 2024 is een onafhankelijk onderzoek uitgevoerd naar de meest geschikte locatie voor een nieuw duurzaam centraal Collectiecentrum. Aan de hand van vooraf opgestelde criteria zijn locaties in de regio Salland getoetst op geschiktheid. Dit heeft geleid tot een longlist, midlist, shortlist en uiteindelijk een definitief door het Algemeen Bestuur vastgestelde locatie in Deventer. Ook de raden van gemeente Deventer en gemeente Zwolle zijn betrokken bij deze besluitvorming. Een concept projectorganisatie voor de komende jaren is uitgewerkt.

Versterking Gemeenschappelijke Regeling

In 2024 is het formele proces voor toetreding van de gemeente Ommen tot onze gemeenschappelijke regeling gestart. Naar verwachting zal Ommen met terugwerkende kracht op 1 januari 2025 toetreden. Verder zijn er met diverse andere gemeenten en met Provincie Overijssel verkennende gesprekken gevoerd over (intensievere) samenwerking op het gebied van archiefbeheer. Collectie Overijssel heeft verder aan alle Overijsselse gemeenten een aanbod gedaan voor specifieke archiefwettelijke dienstverlening door een gediplomeerd gemeentearchivaris. Hier bleek geen actuele behoefte aan te zijn. Dit doel vervalt vanwege de ontwikkelingen rondom het Collectiecentrum.

Nieuwe studiezaal Deventer Versterken knooppunt functie

Ook in 2024 faciliteerden wij wetenschappelijke onderzoek. Als partner leverden we een bijdrage aan het HaiCu-project om middels AI archieven te ontsluiten. Daarnaast droegen we met de resultaten van ons fellowshipprogramma landelijk bij aan kennis en inzicht over de regionale geschiedenis van Overijssel. Bovendien maakten we via bruiklenen museale presentaties mogelijk en organiseerden we de programmering in ANNO. We faciliteerden publieksbijeenkomsten, zoals twee regionale bijeenkomsten over het CABR en het Famillement. Ook zetten we een workshop op om onze kennis over collectiebeheer te delen met historische verenigingen. Het succesvol afronden van het verbetertraject voor onze website draagt bij aan onze knooppuntfunctie. Aansluitend daarop formuleerden we een eerste visie om MijnStadMijnDorp toekomstbestendig te maken.

E-depot voorziening voor particulier archief

Met het vormgeven van een volledig nieuwe ICT-architectuurplaat hebben wij in 2024 de eerste stappen gezet voor realisatie van een duurzame voorziening voor het bewaren en ter beschikking stellen van particuliere archieven. In 2025 zullen wij een concreet plan maken voor inrichting van een particulier e-depot en de eerste stappen zetten voor inkoop en implementatie.

8

Productiviteitsstrategie Project Focus

Ook in 2024 is gewerkt aan de ontwikkeling van KPI’s waarmee wij onze dienstverlening en productiviteit meten. Daarnaast zijn onder andere KPI’s opgeleverd rondom de mate van gebruik en hergebruik van onze collectie en de productie van de scanservice. Ook is een uitgebreid dashboard ontwikkeld waarmee we inzicht geven aan onze DVO-partners over onze dienstverlening en het gebruik en beheer van de door ons beheerde collecties.

Collectie Overijssel Online

We blijven de services van ons klantcontactcentrum (KCC) en Snelle Scanservice verder optimaliseren. We streven naar een verdere verbetering van onze klanttevredenheid. In 2024 hebben we onze website verbeterd en een aantal zoekhulpen gepubliceerd over veelgebruikte collecties.

Verbetering Datakwaliteit

De actualisatie van onze vindplaatsregistratie en aanwinstenregistratie is een meerjarig project dat van cruciaal belang is voor het realiseren van een kwaliteitssprong in beheer en dienstverlening en een randvoorwaarde voor de uiteindelijke verhuizing naar het Collectiecentrum. Ook dit jaar zijn hierin weer stappen gezet.

Digitaliseren en dataficeren

In 2024 hebben we grote stappen gezet op het gebied van digitalisering door een aantal veel geraadpleegde archieven in bulk te digitaliseren en daarvan de eerste batches online te brengen. Daaronder bevindt zich het POD/PRAarchief, een belangrijke bron over het oorlogsverleden van Overijssel die op 1 januari 2025 openbaar zal worden. We gaan daarbij zorgvuldig te werk, met inachtneming van de AVG, en realiseren ons de grote impact van het openbaar komen van dit archief. Er is een doelarchitectuur ontwikkeld voor het applicatielandschap. Dit geeft inzicht in te maken keuzes bij het aanbesteden van nieuwe software, het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten of de integratie tussen applicaties en externe platforms. Ook is een Europese aanbesteding afgerond voor de inkoop van een nieuw collectiebeheersysteem. Gepland is deze in 2025/2026 in gebruik te nemen.

Infrastructuur collectiedata

Onderscheidend Vermogen Diversiteit

Ons doel om tot een meer diverse collectie te komen en zo voor meer groepen in de samenleving relevant te zijn, hebben we in 2024 niet voldoende gehaald. Vanwege het grote maatschappelijke belang van dit onderwerp blijven we hierin investeren in 2025. Samen met de collectiemakelaars ontwikkelen we een plan welke nieuwe samenwerkingsverbanden we starten.

Ondersteunende processen en overige projecten Opleiding en ontwikkeling

In 2024 hebben wij twee coaches aan ons verbonden voor begeleiding in persoonlijke ontwikkeling en loopbaanvraagstukken van onze medewerkers. 9

Inmiddels zijn meerdere succesvolle individuele en teamtrajecten doorlopen. Ook zijn teambrede vaktrainingen gevolgd, naast individuele opleidingen. In 2025 wordt een organisatiebreed opleidingsplan opgezet, die voor de komende jaren richting moet geven voor kennisvergaring en ontwikkeling van medewerkers. Risicomanagement calamiteiten

In 2024 zijn nieuwe BHV-plannen opgeleverd voor de locaties in Deventer en Zwolle. Daarnaast is, op basis van het vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid een implementatieplan opgesteld, waarmee we beter aansluiten op de eisen vanuit de BIO(Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Ook is voor al onze locaties een Risico-inventarisatie en Evaluatie opgesteld en zijn verbeterpunten opgepakt.

Financiële planning & control

In 2024 is een nieuwe concept kostprijsmethodiek opgesteld, de voorbereiding van een nieuw Collectiecentrum ondersteund, de financiële administratie vereenvoudigd en projectcontrol aangescherpt, onder meer voor de benutting van onze reserves.

Klachtenprocedure Collectie Overijssel hanteert een formele klachtenprocedure. In 2024 zijn er geen klachten van klanten ontvangen. Integriteit Collectie Overijssel heeft een externe vertrouwenspersoon. In 2024 heeft deze 1 melding ontvangen. Hiervoor is door hem opvang geboden en advies gegeven hoe om te gaan met de situatie.

10

1.2. Paragrafen Weerstandsvermogen en Risicobeheersing In het verslagjaar zijn risico’s opnieuw beoordeeld. Dit heeft niet geleid tot een aanpassing van het bedrag van de Algemene Reserve. De algemene reserve voldoet aan de norm dat deze minder dan 10% van de deelnemersbijdragen is. Aangezien negatieve resultaten gefinancierd worden uit de daartoe beschikbare bestemmingsreserves, wordt het benodigd weerstandsvermogen adequaat gedekt door het beschikbaar weerstandsvermogen. Weerstandsvermogen berekening (€ '000) Algemene Reserve idem als % deelnemersbijdragen

Realisatie 2024 165 3%

Realisatie 2023 165 3%

Algemene Reserve Nog te bestemmen resultaat

165 283

165 137

Weerstandsvermogen

448

302

Impact 200 200 100 100 50 50

Kans 10% 10% 25% 50% 50% 50%

Algemene Reserve (€ '000) Gebouwen - huurdersrisico's Depots - Calamiteiten Inflatie - Kosten boven index Ziekte, regelingen & WW - risico's Projecten - tegenvallers Onvoorzien Totaal

Reserve 20 20 25 50 25 25 165

Kengetallen Financiele kengetallen conform BBV Netto Schuldquote Solvabiliteit Structurele Exploitatieruimte

Realisatie 2024 <0 70%

Realisatie 2023 <0 58%

4%

2%

Netto schuld / Baten Eigen vermogen / Balanstotaal Structureel resultaat / Baten

Kapitaalgoederen Collectie Overijssel bezit geen eigen gebouwen. Gehuurde c.q. in gebruik zijnde gebouwen zijn: Gebouw Eikenstraat 20 Zwolle Het Klooster 3+12 Deventer Kunstdepot Zwolle

Soort overeenkomst Gebruik Huur Huur

Eigenaar Rijksvastgoedbedrijf Gemeente Deventer Marktpartij

Melkmarkt 41 Zwolle (deels)

Huur

Gemeente Zwolle

11

Financiering Onze interne regelgeving m.b.t. financiering is vastgelegd in ons Treasury Statuut. Per jaareinde waren er geen vaste of vlottende schulden. Er werd aldus zowel aan de renterisico-norm (vaste schulden) als aan de kasgeldlimiet (vlottende schulden) voldaan. De renterisiconorm is het maximum van de renteherzieningen plus aflossingen van de vaste schulden, als % van de baten. De kasgeldlimiet is het maximum van de netto vlottende schuld, als % van de baten. Bedrijfsvoering Onze bedrijfsvoeringactiviteiten zijn gecentraliseerd in één afdeling Bedrijfsvoering. Ter bevordering van integriteit en beperking van frauderisico’s zijn sinds 2022 een Gedragscode, Klokkenluidersregeling en Klachtenregeling van kracht. Sinds 2023 is nieuwe regelgeving van kracht m.b.t. rechtmatigheid. Het Bestuur bewaakt de naleving hiervan. In de Jaarrekening is daartoe een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Verbonden partijen Een verbonden partij is een organisatie waarin Collectie Overijssel een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Collectie Overijssel had per balansdatum geen verbonden partijen. Beleidsindicatoren Hieronder staan de vijf verplichte BBV-indicatoren vermeld voor het taakveld Bestuur & Ondersteuning. Beleidsindicatoren

2024 Toelichting

FTE per duizend inwoners: Inwoners Zwolle + Deventer Bezetting

0,20 Naar rato inwoners Zwolle + Deventer

FTE per duizend inwoners: Inwoners Zwolle + Deventer Formatie

0,20 Naar rato inwoners Zwolle + Deventer

Kosten per inwoner (€)

Apparaatkosten

13 Naar rato inwoners Zwolle + Deventer

Externe inhuur % Personeelskosten

Externe inhuur

6% Als % van totale personeelskosten

Overhead % Totale kosten

Overhead

24% Naar rato FTE management + staf

FTE per inwoner: Fte’s t.o.v. het aantal inwoners Zwolle en Deventer Overhead (conform definitie BBV): Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces.

Algemene dekkingsmiddelen Dit zijn vrij besteedbare baten waar geen directe bestedingsverplichting tegenover staat. Het betreft de vaste baten van onze GR- en DVO-partners. Subsidies, overige bijdragen en overige baten vormen hiervan geen onderdeel. Algemene dekkingsmiddelen € '000 Baten GR-deelnemers Baten DVO-partners Totaal

Realisatie 2024 5.432 691

Realisatie 2023 5.152 672

6.124

5.824

12

Kasstroom en EMU-saldo - Wet Houdbare Overheidsfinanciën (Wet HOF) Kasstroom en EMU saldo € '000 Exploitatieresultaat Mutatie vaste activa Mutatie voorzieningen EMU saldo Mutatie werkkapitaal Mutatie financiering

Realisatie 2024 283 252 -234 301 -502 0

Realisatie 2023 137 39 -143 33 -410 0

Kasstroom

-201

-377

Liquide middelen 1 januari Liquide middelen 31 december

4.506 4.304

4.882 4.506

Kasstroom

-201

-377

Liquide middelen: Saldi banken en rekening courant Rijk.

13

1.3. Verantwoording – Bijdrage Beheer Museale Collectie - Gemeente Zwolle Collectie Overijssel maakte in 2024 gebruik van enkele subsidie- en bijdrageregelingen. Hieronder is de verantwoording Beheer Museale Collectie (gemeente Zwolle) vermeld. De verantwoording voor andere bijdragen en subsidies vindt separaat plaats. In totaal werd € 385k besteed aan het beheer van deze museale collectie, waarvan € 227k gedekt werd door de gemeentelijke bijdrage, en het restant uit interne middelen. Daarmee werden de benodigde beheerkosten nog onvoldoende gedekt door de hoogte van de bijdrage. Verantwoording: Beheer Museale Collectie (€'000) Beschikking Besteed - Personeel Besteed - Materieel - Huren Besteed - Materieel - Overig Saldo per jaareinde

Realisatie 2024 227 -112 -89 -26 0

Realisatie 2023 223 -67 -89 -67 0

Beschikkingen Museale Collectie: 29-12-2022 & 20-11-2023

Museale Collectie Op 10 juli 2018 hebben de Gemeente Zwolle en Collectie Overijssel een overeenkomst gesloten m.b.t. het collectiebeheer van de stedelijke museale collectie van de Gemeente Zwolle. In opdracht van gemeente Zwolle heeft Collectie Overijssel in 2024 wederom het beheer, de administratie en het toezicht uitgevoerd van deze museale collectie. Daarvoor werden activiteiten uitgevoerd rondom depotbeheer en opslag, preventieve conservering, dienstverlening voor klantvragen en het faciliteren van bruikleenverkeer. Concreet is dit jaar ingezet op collectieregistratie en vindplaatsregistratie, en het collectiegebruik binnen de samenwerking met Stadsmuseum ANNO, met daarbinnen monitoring van klimaatomstandigheden en schouwen van de objecten. Financiering vond plaats op basis van een specifieke projectsubsidie, verstrekt door gemeente Zwolle. Bestede kosten in 2024 betroffen de inzet van personeel van Collectie Overijssel (inclusief extra inzet voor verdere optimalisatie van de registratie), huurkosten van het depot (inclusief facilitaire kosten en energie), collectiebeheersoftware, en overige externe kosten.

14

Jaarrekening

15

2.1. Baten en Lasten Baten en Lasten

Realisatie

Begroting

Realisatie

€ '000

2024

2024

2023

Baten GR Rijk

2.312

2.260

2.247

Baten GR Gemeente Zwolle

1.785

1.785

1.662

Baten GR Gemeente Deventer

1.335

1.335

1.243

Baten DVO Provincie Overijssel

649

678

631

Baten DVO's Overige

42

37

41

Baten Provinciaal Programma

0

0

401

Baten Museale Collectie

228

123

223

Baten Kenniscomponent

50

50

50

Baten Overig

480

385

420

Baten

6.881

6.653

6.918

Personeel salarissen

-3.660

-3.560

-3.079

Personeel overig

-338

-486

-471

Huisvesting energie

-336

-545

-526

Huisvesting overig

-1.066

-724

-885

Organisatie projecten

-103

-1.250

-572

Organisatie overig

-952

-662

-426

0

-173

-705

-313

-216

-267

Projectkosten subsidies Afschrijving en desinvestering Rente

170

0

150

Lasten

-6.598

-7.616

-6.781

Exploitatieresultaat

283

-963

137

Toevoeging reserves

-250

-537

0

Onttrekking reserves

250

1.500

0

Resultaat (na reservemutaties)

283

0

137

NB: De vermelde begroting betreft de vastgestelde herziene begroting, dd. dec 2023.

16

2.2. Balans BALANS € '000 Vaste Activa Rekening Courant Rijk Overige kortlopende vorderingen Overlopende activa Liquide middelen Vlottende activa

Realisatie 2024 278 4.292 0 222 12 4.526

Realisatie 2023 530 4.493 44 230 12 4.779

ACTIVA

4.805

5.310

Eigen vermogen Voorzieningen Vaste schulden Vaste Passiva Voorschotten van overheden Overige overlopende passiva Crediteuren

3.368

3.368 898 430 109

3.084 234 0 3.318 1.150 585 255

Vlottende Passiva

1.437

1.992

PASSIVA

4.805

5.310

Voor een specificatie van het eigen vermogen wordt verwezen naar tabel Vaste Passiva op pagina 20.

17

2.3 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Algemeen Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld vanuit de continuïteitsveronderstelling, en is in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten en tegen nominale waarde, tenzij anders vermeld. Activa en passiva Materiele vaste activa Deze worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met lineaire afschrijvingen, gebaseerd op economische levensduur. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Voor de materiele vaste activa heeft een stelselwijziging plaatsgevonden waarbij de activeringsgrens van investeringen is verhoogd van € 500 naar € 2500 per item. In het boekjaar zijn bestaande items met een bruto boekwaarde onder deze nieuwe grens afgeschreven naar nul, met een gezamenlijke impact op het resultaat van € 22k. Vorderingen, overlopende activa, liquide middelen en vlottende passiva Deze worden opgenomen tegen nominale waarde. Vorderingen waar nodig onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. Eigen vermogen De algemene reserve dient als buffer voor eventuele toekomstige tegenvallers. Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven.

Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. Deze worden gewaardeerd tegen nominale waarde, indien de tijdwaarde van geld niet materieel is, of de periode waarover de uitgaven contact worden gemaakt maximaal een jaar is. Vaste schulden Vaste schulden zijn schulden met een resterende looptijd van meer dan een jaar. De schulden worden gewaardeerd op de nominale waarde. Resultaatbepaling Algemeen Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. Afschrijvingen Afschrijvingen worden berekend via vaste percentages van de aanschafwaarde, op basis van de volgende termijnen: Gebouwen: 25-40 jaar, Installaties en inventaris: 10-20 jaar, ICT apparatuur 2-5 jaar. Normenkader Het door het Algemeen Bestuur op 19 december 2024 vastgestelde normenkader ziet op alle wet- en regelgeving, zowel extern als intern, die relevant is voor het naleven van financiële rechtmatigheid door Collectie Overijssel.

18

2.4. Toelichting op Baten en Lasten Zie paragraaf 2.1 voor de getalsmatige specificatie van baten en lasten. Baten De eindafrekening van de indexering van de rijksbijdrage viel gunstiger uit dan begroot, van de provinciale bijdrage was deze echter ongunstiger. De overige baten bevatten o.m. hogere detacheringsopbrensten. De subsidie voor het Provinciaal Programma is vanaf 2024 geheel en rechtstreeks verleend aan Overijssel Academie, zonder tussenkomst van Collectie Overijssel. Lasten De lasten waren lager dan begroot, vanwege m.n. lagere organisatieproject-kosten (kosten vertraagd door latere start projecten, en deels gealloceerd naar de post organisatie overig). Salarissen waren hoger door incidentele projecten, en een relatief hoge CAO stijging van in totaal 5%. Energietarieven waren gunstiger. Overige huisvestingskosten bevatten hogere onderhoudskosten. Vanwege een harmonisatie worden vanaf 2024 de subsidiekosten rechtstreeks geboekt bij de betreffende kostensoorten. Afschrijvingen waren hoger, versneld door harmonisatie, doch het rente-resultaat viel gunstiger uit. Het resultaat is beïnvloed door extra afschrijvingen en desinvesteringen, nl. door een stelstelwijziging (effect € 22k) en enkele buiten gebruik gestelde activa (effect € 109k).

Structureel begrotingssaldo Structureel begrotingssaldo € '000 Resultaat na bestemming Af: Incidentele baten Bij: Incidentele lasten Af/Bij: Incidentele reservemutaties Structureel begrotingssaldo Totale baten Structurele exploitatieruimte %

Realisatie 2024 0 -278 278 283

Realisatie 2023 0 -674 674 137

283

137

6.881

6.918

4%

2%

Opstelling op basis van het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (GTK).

Incidentele baten en lasten betreffen onze meerjaren-subsidieprogramma’s en -bijdrages die op termijn eindigen: Dit zijn de bijdragen Kenniscomponent (Rijk) en Beheer Museale Collectie (Gem.Zwolle). Daarnaast zijn alle reservemutaties incidenteel (tenzij sprake is van reserves kapitaallasten). 2.5.

Toelichting op Balans

Vaste Activa Materiele Vaste Activa

Ultimo

Ultimo

Bruto en netto boekwaarde

2024

2023

Bruto boekwaarde

2.047

1.985

Cumulatieve afschrijvingen

-1.768

-1.455

278

530

Netto boekwaarde

19

Materiele Vaste Activa

Ultimo

Inves-

Desinves-

Afschrij-

Ultimo

Verloopoverzicht (€ '000) Gebouwen

2023

teringen

teringen

vingen

2024

-66

9

Automatisering

322

-134

242

Inrichting & inventaris

133

-105

28

Totaal

530

-305

278

75 61 61

-8 -8

Vlottende Activa Regeling Schatkistbankieren decentrale overheden Decentrale overheden zijn verplicht zijn hun overtollige middelen boven een drempelbedrag in rekening courant bij het Rijk aan te houden (in de ‘schatkist’). In 2024 werd voldaan aan deze regeling. Middelen op bankrekeningen buiten de schatkist bedroegen het gehele jaar minder dan de drempel van € 1 mln. Vlottende Activa

Ultimo

Ultimo

2024

2023

Vorderingen - openbare lichamen

0

44

Vorderingen - overig

0

0

Rekening Courant Rijk

4.292

4.493

Kortlopende Vorderingen

€ '000

4.292

4.537

Te ontvangen - overheden

76

55

Te ontvangen - overig

40

54

Vooruitbetaalde bedragen

106

122

Overlopende Activa

222

230

Kas

0

0

Bank

12

12

Liquide Middelen

12

12

Vlottende activa

4.526

4.779

Vaste Passiva Eigen Vermogen - € '000 Onderhoud Datakwaliteit Digitalisering Subtotaal Bestemmingsreserves

Ult.2023 1.117 979 687

Resultaat -128 265

2.783

137

Toevoeging

Onttrekking -100

-250

2.920

250 250

Algemene Reserve Resultaat lopend boekjaar

165 137

-137

283

Totaal Eigen Vermogen

3.084

0

533

Toelichting Bestemmingsreserves:  Onderhoud: Ten behoeve van toekomstig onderhoud van het pand Eikenstraat Zwolle.  Datakwaliteit: Ter verbetering van kwaliteit van de data en het collectiebeheer.  Digitalisering: Ter versterking van onze digitale dienstverlening. 20

-150

Ult.2024 889 1.494 537 165 283

-250

3.368

Voorzieningen € '000 Totaal

Ultimo 2023

Toevoegingen

Aanwendingen

Vrijval

Ultimo 2024

234

0

-167

-67

0

Voor arbeidskosten-gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen (cf. BBV).

Vaste schulden Per eind 2024 werd geen gebruik gemaakt van leningen. Vlottende passiva Vlottende Passiva € '000 Subsidieverplichtingen

Ultimo

Ultimo

2024

2023

0

36

Te betalen - belastingen & premies

248

435

Te betalen – overig Voorschotbedragen - van Nederlandse overheidslichamen Vooruit ontvangen - overig

182

100

898

1.150

0

14

Subtotaal overlopende passiva Crediteuren

1.328 109

Subtotaal overige schulden Totaal Voorschotbedragen

1.735 255

109

255

1.437

1.990

Ultimo

Ontvangen

Vrijgevallen

Ultimo

2023

bedragen

bedragen

2024

A. Europese overheden

0

0

0

0

- Nat. Archief (gebouw)

392

- Nat. Archief (digitalisering)

453

-152

301

- Delta Plan

25

-25

0

- Rijksvastgoedbedrijf

84

B. Het Rijk

953

- Gem. Zwolle (digitalisering)

138

- Gem. Deventer (digitalisering) - Gem. Deventer (overig) C. Overige NL overheden

197 1.150

Te besteden specifieke uitkeringen

Totaal

21

392

84 0

-177

776

-61

77

45

0

45

14

-14

0

0

-75

122

0

-252

898

Niet uit de balans blijkende verplichtingen Langlopende verplichtingen (€'000) Type Pand Eikenstraat 20 Zwolle Gebruik Pand Klooster 3+12 Deventer Huur Pand Marslanden Zwolle Huur Zaal Melkmarkt 41 Zwolle Huur Scanners/Printers Huur Niet opgenomen verlofuren Personeel

Kosten/Jr 180 35 88 75 24 103

Totaal

Periode t/m 2026 t/m 2026 t/m 2026 t/m 2031 t/m 2026 Per ult.2024

Contractpartij Rijk Gem.Deventer Marktpartij Gem.Zwolle Marktpartij Medewerkers

505

Collectie Overijssel heeft geen waarborgen of garanties verstrekt. Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben zich geen gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan die relevant zijn voor de jaarrekening. In 2025 kunnen mogelijk nadere besluiten worden genomen t.a.v. toekomstige centrale huisvesting. 2.6. Voorstel bestemming resultaat Statutaire bepalingen over resultaatbestemming (artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling): Een batig saldo kan worden bestemd voor toevoeging aan de reserve, of worden uitbetaald. Het Bestuur besluit:  De jaarrekening 2024 vast te stellen, met als resultaat € 283.000, Dit resultaat toe te voegen aan een nieuw te vormen bestemmingsreserve ‘Collectiecentrum’, ten behoeve van kosten voor het te ontwikkelen Collectiecentrum. Te bestemmen resultaat € '000 Te bestemmen resultaat Onttrekking aan reserves Subtotaal Toevoeging aan reserves

2024 Voorstel 283

2023

283 -283

137 128 265 -265

Resultaat na bestemming

0

0

22

2.7. Wet normering topinkomens (WNT) Bezoldiging topfunctionarissen:

2024

2023

Directeur 01/01 31/12 1,0 ja

Directeur 01/01 31/12 1,0 ja

132 21 153

118 19 137

233

223

N.v.t.

N.v.t.

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan

N.v.t.

N.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t.

N.v.t.

153

137

Dhr. V. Robijn (x € 000) Functiegegevens Aanvang functievervulling Einde functievervulling Omvang dienstverband (FTE) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

Bezoldiging

Topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen met een bezoldiging van € 2.100 of minder: Naam

Functie

Dhr. J.C. Gerritsen Mevr. I. Duursma Mevr. A. Roelfs Dhr. P. Guldemond Dhr. A.H. Buiks Dhr. R.C. König Mevr. H.M.M. Schuttenbeld

Voorzitter Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid vml.Bestuurslid

Dagelijks Bestuur V V V -

Algemeen Bestuur V V V V V V -

Functionaris Mevr. H.H.M. Schuttenbeld wordt aangewezen als topfunctionaris tot uiterlijk 1 juli 2024 in verband met eerdere functie als lid van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur.

2.8. Vennootschapsbelasting (VpB) Er vinden geen activiteiten plaats waarvoor VpB van toepassing zou kunnen zijn. In het verleden is er meermalen contact geweest met de Belastingdienst, met als uitkomst dat het uitvoeren van archief-wettelijke taken voor overheidsorganen (zoals DVO’s) niet VpB-plichtig is.

23

2.9 Taakvelden De activiteiten van Collectie Overijssel hebben geheel betrekking op het taakveld ‘Sport, Cultuur en Recreatie’. Derhalve kunnen alle baten en lasten aan dit taakveld worden toegekend. Sport, Cultuur & Recreatie

Realisatie

Begroot

€ '000 Baten

2024 6.881

2024 6.653

Lasten

-6.598

-7.616

Resultaat

283

-963

2.10 Verantwoording Dagelijks Bestuur inzake Rechtmatigheid Verantwoordelijkheid Dagelijks Bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 21 december 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3 % van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 206k. Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen

24

Bijlage: 2024 in cijfers

25

Kengetallen COLLECTIE Aantal digitale raadplegingen Aantal fysieke raadplegingen Aantal aanvragen scanning-ondemand Aantal fysieke bezoeken Aantal ontvangen aanwinsten Aantal publieksvragen Toename aantal bruikbare stukken

2021

2022

2023

2024

x 1 mln scans x 1.000 stukken

(1) (2)

1,4 6,7

1,6 7,6

2,3 6,0

5,5 5,3

x 1.000 stukken x 1.000 bezoeken x 100 aanwinsten x 1.000 vragen x 1.000 stukken

(3)

0,0

(4) (5) (6)

2,3

2,5 1,3 2,2 6,6

5,0 1,0 2,1 6,9 12

5,1 0,8 1,8 6,8 35

x 1.000 KwH x 1.000 m3

(7) (8)

672 117

645 112

662 106

576 98

(9) (10) (11)

0 0 2

1 1 1

1 1 1

0 0 1

(12)

231

232

235

237

2,8 € 12

2,8 € 12

2,9 € 12

3,1 € 13

PERSONEEL Aantal FTE's - jaareinde Aantal FTE's - gemiddeld Aantal FTE's - gemiddeld per 1000 inwoners

39 39 0,2

38 42 0,2

49 46 0,2

49 48 0,2

Aantal medewerkers - jaareinde waarvan man waarvan vrouw

50 19 31

46 21 25

57 26 31

58 26 32

Gemiddelde leeftijd Ziekteverzuim (%) Ziekteverzuim (frequentie) Inhuur % totale personeelskosten

51 5% 0,7 3%

50 6% 1,4 5%

46 9% 1,5 8%

45 7% 1,5 6%

BEDRIJFSVOERING Energieverbruik: Elektriciteit Energieverbruik: Gas Meldingen datalekken bij de AP Meldingen formele klachten Meldingen vertrouwenspersoon Aantal inwoners Zwolle+Deventer Kosten Zwolle+Deventer (GRbijdragen) Kosten per inwoner

x 1.000 inwoners x € 1 mln

26

Toelichting: (1) Aantal bekeken digitale pagina's (online scans). NB: Sterke groei 2024 door bulkdigitalisering (o.a. burgerlijke stand) en scanning-on-demand. (2) Aantal bekeken fysieke stukken (in studiezaal). NB: Een stuk bevat gemiddeld ca. 125 pagina's. Dalende trend door toenemende digitalisering. (3) Scanning-on-demand service operationeel vanaf mei 2022. NB: Een stuk bevat gemiddeld ca. 125 pagina's (scans). (4) Aantal ontvangen aanwinsten. NB: Ontvangen van overheden en patrticulieren (5) Publieksvragen via telefoon / e-mail / chat / webformulier. NB: Metingen vanaf 2022. (6) Stukken met inventaris- of plaatsingslijst, aanvraagbaar via onze website ('minimaal niveau 3.2') NB: Metingen vanaf 2023. (7) Betreft de panden Eikenstraat en Het Klooster. Daling 2024 door actiever beheer en mildere winters. (8) Betreft de panden Eikenstraat en Het Klooster. Daling 2024 door actiever beheer en mildere winters. (9) Formele meldingen bij Autoriteit Persoonsgegevens. (10) Formele klachten conform onze klachtenprocedure. (11) Meldingen aan externe vertrouwenspersoon. (12) Per 1 januari van het betreffende jaar.

27