2. Jaarstukken 2023

Jaarstukken 2023 Collectie Overijssel

collectieoverijssel.nl | info@collectieoverijssel.nl | 085 488 50 00

INHOUDSOPGAVE

Voorwoord .................................................................................................................................................3 Inleiding .....................................................................................................................................................4 1.

2.

Jaarverslag ............................................................................................................................................6 1.1.

Programmaverantwoording ...........................................................................................................7

1.2.

Paragrafen .................................................................................................................................. 11

1.3.

Subsidieverantwoording - Gemeente Zwolle.............................................................................. 14

Jaarrekening ....................................................................................................................................... 15 2.1.

Baten en Lasten ......................................................................................................................... 16

2.2.

Balans ......................................................................................................................................... 16

2.3.

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling ................................................................. 17

2.4.

Toelichting op Baten en Lasten .................................................................................................. 18

2.5.

Toelichting op Balans ................................................................................................................. 18

2.6.

Voorstel bestemming resultaat ................................................................................................... 22

2.7.

Wet normering topinkomens (WNT) ........................................................................................ 22

2.8.

Vennootschapsbelasting (VpB) .................................................................................................. 23

2.9.

Rechtmatigheid........................................................................................................................... 23

Bijlage 1: 2023 in cijfers............................................................................................................................. 24

foto op titelpagina: Dolf Henneke

2

Voorwoord In ons meerjarenbeleidsplan 2021-2024 spraken we de ambitie uit te willen uitgroeien tot dé collectiebeherende organisatie in Overijssel. Onze droom is dat iedereen drempelloos toegang heeft tot diverse soorten Overijsselse erfgoedcollecties, fysiek en digitaal. Aan de realisatie van die droom hebben we ook in 2023 weer hard gewerkt, met mooie resultaten. Na een zorgvuldige voorbereiding, in goed overleg met medewerkers, ondernemingsraad en vakorganisaties, is per 1 januari 2023 een nieuwe organisatiestructuur ingevoerd en zijn we na een succesvolle wervingsactie versterkt met een flink aantal nieuwe medewerkers. Na de inwerkperiode zijn we nu samen klaar voor de uitdagingen van de toekomst. Onze Snelle Scanservice en onze studiezaal in ANNO Stadsmuseum Zwolle, beide gerealiseerd in 2022, zijn intussen volledig op stoom, waarbij we ook in 2023 hebben gewerkt aan verdere optimalisatie van onze dienstverlening. In lijn met de landelijke trend neemt het digitale gebruik van onze collecties een enorme vlucht nemen en neemt het fysieke studiezaalbezoek verder af. De studie naar het realiseren van een nieuw Collectiecentrum, dat onze toekomstige wettelijke groei kan opvangen, is in volle gang. Na een participatietraject met gemeenteraadsleden en historisch betrokkenen, is een businesscase voorgelegd aan ons Dagelijks Bestuur die positief is ontvangen.

In 2024 verwachten wij besluitvorming over de nieuwe huisvesting. Met een nieuw Collectiecentrum kunnen wij een kwalitatief beter, duurzamer en economischer beheer aanbieden, met ruimte voor toekomstige groei. Om de kennis over onze collecties te bevorderen en onderzoekers kansen te geven, zijn dit jaar Fellowships beschikbaar gesteld. Hieruit zijn interessante inzichten verworven over de inhoud en achtergrond van onze collecties, waaronder de archieven die betrekking hebben op de Hanze. Daarnaast hebben we ook dit jaar interessante posities kunnen vervullen voor een erfgoedstarter en stagiairs. Financieel sluit Collectie Overijssel 2023 af met een exploitatieresultaat van € 137.000,-. In 2024 ontwikkelen en bouwen we met veel plezier, kennis en kunde verder aan de toegankelijkheid van het Overijsselse erfgoed!

Directeur

3

Inleiding Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsadres Rechtsvorm Deelnemers

Historisch Centrum Overijssel Eikenstraat 20, Zwolle Openbaar Lichaam (Wet Gemeenschappelijke Regelingen) Het Rijk, Gemeente Zwolle, Gemeente Deventer

Doelstelling “De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en de Colleges in gezamenlijkheid te behartigen, bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke, die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.”(Gemeenschappelijke Regeling HCO 2016, artikel 2.1). Algemeen Bestuur (AB) en Dagelijks Bestuur (DB) Hans Gerritsen (voorzitter) Rijksbestuurder Adriaan Buiks Rijksbestuurder Monique Schuttenbeld Wethouder gemeente Zwolle Paul Guldemond Wethouder gemeente Zwolle Ilse Duursma Wethouder gemeente Deventer Ron König Burgemeester gemeente Deventer Directie Vincent Robijn

Directeur

4

AB V V V V V V

DB V V V

Kerncijfers Resultaat € '000

Realisatie 2023

Realisatie 2022

Baten Lasten

6.918 6.781

6.338 -6.051

Exploitatieresultaat Mutatie reserves

137 -137

287 -287

0

0

Balans

2023

2022

Eigen Vermogen Balanstotaal

3.084 5.310

2.948 5.557

Solvabiliteit

58%

53%

Personeel

2023

2022

Aantal medewerkers, jaareinde Waarvan man Waarvan vrouw

57 26 31

46 21 25

Aantal FTE, jaareinde Aantal FTE, gemiddeld

49 46

38 42

Gemiddelde leeftijd, jaareinde Ziekte - Verzuim % Ziekte – Meldingsfrequentie

46 9% 1,5

51 6% 1,4

Resultaat na bestemming

5

1. JAARVERSLAG

6

1.1. Programmaverantwoording Een duurzaam bruikbare Erfgoedcollectie Overijssel: Informatie en inspiratie voor iedereen. Dit is ons ultieme doel. Hieronder geven wij de resultaten op onderdelen weer. Zaken die niet zijn gerealiseerd in 2023 komen terug in het Jaarplan 2024. Groeistrategie Plan Collectiecentrum

In 2023 zijn participatiebijeenkomsten georganiseerd voor de woordvoerders cultuur van de raadsfracties Deventer en Zwolle en voor historisch betrokkenen in beide gemeenten. Vervolgens is een businesscase opgesteld waarin de investeringsraming is opgenomen (ca. 22 miljoen euro) en de toekomstige huisvestingslasten zijn doorgerekend. Conclusie is dat realisatie van een duurzaam centraal Collectiecentrum door Collectie Overijssel zelf gefinancierd kan worden binnen de huidige exploitatie en niet leidt tot verhoging van de bijdragen van de huidige partners in de GR. De businesscase is onder voorbehoud van een second opinion op de investeringsraming, goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur.

Versterken Knooppunt

In 2023 hebben wij ons bestaande netwerk in kaart gebracht en een rondgang gemaakt langs de historische verenigingen in de gemeenten Zwolle en Deventer. Aan de hand van de input die wij hierbij ontvingen over onze dienstverlening organiseren wij nu periodiek fysieke workshops voor zoeken en vinden in onze archieven en collecties en zijn wij een verbeterproject gestart voor de website. Verder hebben wij besloten dat in het versterken van het relatiebeheer onze focus eerst ligt op de historische verenigingen, musea en onderwijsinstellingen in onze GR- en DVO-gemeenten. Voor het platform MijnStadMijnDorp (MSMD) is een visieonderzoek uitgevoerd. Hieruit blijkt dat er momentum is om MSMD te herijken, waarbij de belangrijkste randvoorwaarde voor een doorontwikkeling de financiering is. Een transitie dient zorgvuldig en in afstemming met het netwerk te gebeuren. Het platform met inmiddels meer dan 12 jaar historie is geworteld in de provincie en direct verbonden met meer dan 45 historische verenigingen en organisaties.

Acquisitiebeleid

In 2023 hebben wij een collectieprofiel gemaakt dat ons integraal inzicht geeft in de door ons beheerde archieven en collecties. Eveneens is een afwegingskader gemaakt voor particuliere archieven en collecties. Hiermee maken wij de criteria die wij hanteren bij de selectie en aanname van nieuwe particuliere stukken transparant. De documenten zijn gedeeld met de GR- en DVO-partners en online op onze website gepubliceerd. Op de lange termijn zijn er kansen voor het verder ontwikkelen van het acquisitiebeleid, met name ten behoeve van het meer divers maken van de collectie. Dit vergt een proactieve benadering ten opzichte van de huidige passieve aanpak. Dit is een proces van lange adem dat ook weer aandacht zal krijgen in het Meerjarenbeleidsplan 2025-2029.

7

Tot slot is een advies geschreven voor de Gemeente Zwolle over collectievorming bij de museale collectie. Herijken en formaliseren afspraken Athenaeumbibliotheek

De samenwerking met Athenaeumbibliotheek op locatie Klooster te Deventer verloopt goed en collegiaal. Er zijn nog geen afspraken geformaliseerd, vanwege het grote aantal activiteiten en projecten in het jaarplan. In het licht van eventuele nieuwe huisvesting pakken we dit in 2024 op.

Digital Humanities Artificial Intelligence & Cultural Heritage (HAICu)

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijke Onderzoek (NWO) heeft een subsidie toegekend aan het onderzoeksproject ‘digital Humanities Artificial Intelligence Cultural heritage’ (HAICu) van 2024 tot 2028. Wij zullen partner zijn in dit project met onder andere de Rijksuniversiteit Groningen, de Technische Universiteit Twente, het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek. In het project wordt artificiële intelligentie ingezet voor tekstanalyse op de scans van de resoluties van de Staten van Overijssel uit de periode 1578-1795. Hierdoor worden de duizenden rekesten (verzoekschriften), die vanuit de bevolking bij de Staten zijn ingediend beter toegankelijk. De resultaten van dit project komen beschikbaar in 2028, het jaar dat de provincie het 500-jarig bestaan viert.

E-depot voorziening voor particulier archief

Dit project is doorgeschoven naar 2024 vanwege andere prioriteiten.

Productiviteitsstrategie Ontwikkelen en implementeren KPI’s en dashboards

In 2023 is de KPI “Niveau van bruikbaarheid” gerealiseerd. Deze KPI helpt ons in het planmatig vergroten van de toegankelijkheid van de collectie en het monitoren van de voortgang hierop. Daarnaast is de KPI voor het monitoren van klanttevredenheid in concept opgeleverd.

Optimaliseren Snelle Scanservice en KCC

De Snelle Scanservice is van start gegaan in juni 2022. 2023 was daarom het eerste volledige jaar waarin deze service operationeel was. Het is duidelijk dat scannen op verzoek bij onze klanten in een grote behoefte voorziet. We hebben meer dan 5500 aanvragen verwerkt en 1,3 miljoen scans gepubliceerd. De servicenorm van 2 weken levertijd is in de praktijk veelal minder dan 5 dagen gebleken. Er is inmiddels beleid opgesteld dat voorziet in het vrijwel geheel loslaten van de beperkingen voor te scannen materiaal. Dit beleid wordt in 2024 geïmplementeerd. Het Klantcontactcentrum is verder geoptimaliseerd doordat geïnvesteerd is in het verhogen van de kwaliteit van klantvraagafhandeling.

Actualiseren vindplaatsregistratie

Uitgevoerd onderzoek heeft uitgewezen dat er geen actueel overzicht is van de inhoud van de depots. Dit wordt veroorzaakt doordat de vindplaatsregistratie de afgelopen 20 jaar niet altijd eenduidig en zorgvuldig is bijgehouden. Bovendien weten wij van een deel van het archief niet de meest basale inhoudskenmerken. Zowel de klant als de interne organisatie heeft hier last van. Ook kunnen wij hierdoor onze wettelijke archieftaak onvoldoende goed 8

uitvoeren. De (op middellange termijn) verwachte nieuwe huisvesting versterkt de urgentie om dit op versneld tempo op te lossen. Naar aanleiding hiervan is een projectopdracht en plan van aanpak ontwikkeld. Dit project start in 2024, heeft een verwachte looptijd van twee jaar en zal worden bekostigd uit de bestemmingsreserve. Controle Aanwinstendossiers

Er is een vooronderzoek gedaan rondom de problematiek van de aanwinstendossiers. Vanwege de veelzijdigheid en de complexiteit is besloten om het uitvoeren van een integrale controle van alle dossiers op volledigheid uit te stellen. Wel is een workflow ingericht om reactief omissies en hiaten te signaleren (en waar mogelijk direct op te lossen). Onderzocht wordt of het project Actualiseren vindplaatsregistratie kansen biedt om deze problematiek (gedeeltelijk) grondiger aan te pakken.

Toekennen niveau van bruikbaarheid

Alle geregistreerde collecties en archieven zijn voorzien van een niveau van bruikbaarheid. Met behulp van de KPI ‘niveau van bruikbaarheid ten opzichte van plan / wens’ zal een plan worden uitgewerkt voor het verhogen hiervan. Met deze methodiek onderscheidt Collectie Overijssel zich van andere archiefinstellingen in Nederland.

Digitaliseren oudste stadsarchieven

De te digitaliseren oudste stadsarchieven van de gemeenten Zwolle en Deventer zijn in kaart gebracht. De uitvoering hiervan is uitgesteld vanwege de verplichting tot aanbesteding. De aanbesteding is inmiddels gestart. Digitalisering zal plaatsvinden in 2024.

Publiceren oudste fotocollecties

Dankzij de voorbereiding in 2023 komt in 2024 rechtenvrij fotomateriaal beschikbaar. Naar schatting gaat het om ongeveer 20% van de totale fotocollectie.

Infrastructuur collectiedata

De huidige situatie van het applicatielandschap is in beeld gebracht door de inzet van een externe informatiearchitect. Vanuit deze situatie wordt een doellandschap ontwikkeld. Op basis van standaarden, ontwikkelingen in onze sector en de IT-markt, wordt een mogelijk toekomstbeeld van onze informatiesystemen uitgewerkt. Dit biedt wensen, eisen en (kwaliteits)criteria voor het door ons aan te besteden nieuwe collectiebeheerssysteem.

Op orde brengen organisatiearchief en intern informatiebeheer

Met een interne projectgroep, aangevuld met externe expertise, is een plan van aanpak opgesteld voor het informatie- en archiefbeheer van ons organisatiearchief. Er is geconcretiseerd welk beleid ontbreekt en welke stappen er in 2024 gezet moeten worden om processen en systemen in te richten en de organisatie op te leiden volgens deze nieuwe manier te werken, informatie te beheren en te archiveren.

9

Onderscheidend Vermogen Communicatiecampagne

Hieraan is geen uitvoering gegeven vanwege nieuwe inzichten.

Researchers in residence

In 2023 verstrekten wij onder de noemer ‘fellowships’ drie onderzoekbeurzen binnen de context van een pilot. Deze opdrachten zijn gerelateerd aan het onderzoek naar en de toegankelijkheid van een of meerdere archieven en collecties. De kandidaten worden extern geworven. De eerste drie fellows in dit kader richten zich op de bibliotheekcollectie uit het voormalig gemeentearchief van Zwolle, de statenresoluties van de Provincie Overijssel en het archief van de familie Ankersmit, bekend van hun textielfabrieken in Deventer. De pilot is positief geëvalueerd en ook in 2024 zullen wij opnieuw fellowships verstrekken. De spin-off van de fellowships is groot: wij krijgen een beter beeld van de inhoud en context van onze collecties en de verbeteringen die noodzakelijk zijn als het gaat om de toegankelijkheid. Daarnaast presenteren wij de resultaten van de onderzoeken van de fellows richting onze gebruikers zodat zij ook kennis kunnen nemen van onze collecties.

Ondersteunende processen en overige projecten Organisatiebreed opleidingsplan

Door het grote aantal in te vullen nieuwe posities is in 2023 prioriteit gegeven aan de werving en introductie van onze nieuwe collega’s. Daarnaast is een medewerkerstevredenheidsonderzoek succesvol uitgevoerd. Samen met de conclusies hieruit kan ons Opleidingsplan daarom met nog meer kracht in 2024 worden opgezet.

Medewerkersonderzoek

Een organisatiebreed medewerkerstevredenheidsonderzoek is eind 2023 uitgevoerd. In algemene zin kan gesteld worden dat medewerkers met veel plezier bij Collectie Overijssel werken. Inhoud van het werk en de onderlinge collegialiteit worden gezien als sterke punten van de organisatie, naast goed werkgeverschap. Dit resulteert in een tevredenheidscijfer van 8,3. Een significante verbetering ten opzichte van de 7,5 van 2021.

RI&E

De RI&E is uitgevoerd voor onze locaties, waarbij een plan van aanpak is opgesteld met daarin een prioritering op basis van urgentie en impact voor het kleiner maken van bepaalde risico’s. Een aantal van de aangegeven te nemen maatregelen is inmiddels opgelost.

Herzien en afsluiten DVO’s

In 2023 is een productenboek ontwikkeld. Dit beschrijft de dienstverlening van Collectie Overijssel aan haar GR- en DVO-partners. Het productenboek is, na consultatie bij de GR- en DVO-partners, vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Als vervolgstap wordt een nieuwe kostendekkende tariefstelling ontwikkeld, die in 2024 10

voorgelegd wordt aan het Algemeen Bestuur en de DVO-partners. Collectie Overijssel is de eerste archiefinstelling in Nederland met een productenboek waarin alle diensten en producten beschreven zijn. Informatiebeveiliging kantoor- en collectiedata

In 2023 heeft een nieuwe werkgroep Informatieveiligheid een nieuw meerjarig Informatiebeveiligingsbeleid opgesteld. Deze is vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Vanuit dit beleid wordt een jaarplan voor 2024 opgesteld, met activiteiten die bijdragen aan het steeds meer voldoen aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Daarnaast is CISO-dienstverlening ingekocht, die per 2024 zal starten.

Meerjarenonderhoudsplan

Vanuit het meerjarenonderhoudsplan is een aantal activiteiten verricht aan het pand Eikenstraat/Van Wevelinkhovenstraat in Zwolle. Een deel van de geplande werkzaamheden is niet in 2023 uitgevoerd vanwege vertraging in aanbesteden en wordt doorgeschoven naar 2024.

Benutting leegstand

Door de snelle transitie van analoge naar digitale raadpleging, is grote leegstand van publieksruimten ontstaan in onze panden. Hoewel we onder voorwaarden tijdelijk gebruik door derden toestaan, zal een meer structurele oplossing liggen in een nieuw te ontwikkelen Collectiecentrum. De publiekshal in pand Eikenstraat/Van Wevelinkhovenstraat in Zwolle is in het eerste deel van 2023 gebruikt door Stichting Overijsselacademie, Het Oversticht en Natuur en Milieu Overijssel. Er lopen gesprekken met Rijksvastgoedbedrijf en gemeente Zwolle over gebruik voor ‘placemaking’ in het kader van de gebiedsontwikkeling Noorderkwartier. Klooster 3 in Deventer wordt gebruikt door Stichting Industrieel Erfgoed Deventer. Er lopen gesprekken met gemeente Deventer over gebruik van deze locatie voor archiefbewerking.

Klachtenprocedure Collectie Overijssel hanteert een formele klachtenprocedure. In 2023 zijn 0 klachten van klanten ontvangen. Integriteit Collectie Overijssel heeft een externe vertrouwenspersoon. In 2023 heeft deze 1 melding ontvangen. Hiervoor is door hem opvang geboden en advies gegeven hoe om te gaan met de situatie. 1.2. Paragrafen Weerstandsvermogen en Risicobeheersing In het verslagjaar zijn risico’s opnieuw beoordeeld. Dit heeft niet geleid tot een aanpassing van de samenstelling of het totaal van de Algemene Reserve. De algemene reserve voldoet aan de norm dat deze minder dan 10% van de deelnemersbijdragen is.

11

Weerstandsvermogen berekening (€ '000)

Realisatie 2023

Realisatie 2022

Algemene Reserve idem als % deelnemersbijdragen

165 3%

165 3%

Algemene Reserve Nog te bestemmen resultaat

165 137

165 287

Weerstandsvermogen

302

452

Algemene Reserve (€ '000)

Impact 200 200 100 100 50 50

Gebouwen - huurdersrisico's Depots - Calamiteiten Inflatie - Kosten boven index Ziekte - kosten vervanging Projecten - tegenvallers Onvoorzien

Kans 10% 10% 50% 25% 50% 50%

Totaal Kengetallen Financiële kengetallen conform BBV

Reserve 20 20 50 25 25 25 165

Realisatie 2023

Realisatie 2022

Netto Schuldquote Solvabiliteit

<0 58%

< 0 Netto schuld / Baten 53% Eigen vermogen / Balanstotaal

Structurele Exploitatieruimte

2%

5% Structureel resultaat / Baten

Kapitaalgoederen Collectie Overijssel heeft geen eigen gebouwen in bezit. Gehuurde c.q. in gebruik zijnde gebouwen zijn: Gebouw

Soort overeenkomst

Eigenaar

Eikenstraat 20 Zwolle Het Klooster 3+12 Deventer Kunstdepot Zwolle

Gebruik Huur Huur

Rijksvastgoedbedrijf Gemeente Deventer Marktpartij

Melkmarkt 41 Zwolle (deels)

Huur

Gemeente Zwolle

Financiering Onze interne regelgeving is vastgelegd in ons Treasury Statuut. Per jaareinde waren er geen vaste of vlottende schulden. Er werd aldus zowel aan de renterisico-norm (vaste schulden) als aan de kasgeldlimiet (vlottende schulden) voldaan. De renterisiconorm is het maximum van de renteherzieningen plus aflossingen van de vaste schulden, als % van de baten. De kasgeldlimiet is het maximum van de netto vlottende schuld, als % van de baten. Van de SNS-kredietfaciliteit (€ 250k) is in 2023 geen gebruik gemaakt. Bedrijfsvoering In 2023 is een nieuwe organisatiestructuur ingevoerd. Onze bedrijfsvoeringactiviteiten bleven daarbij gecentraliseerd in één afdeling Bedrijfsvoering. 12

Ter bevordering van integriteit en beperking van frauderisico’s zijn sinds 2022 een Gedragscode, Klokkenluidersregeling en Klachtenregeling van kracht. Vanaf 2023 is nieuwe regelgeving van kracht m.b.t. rechtmatigheid. Het Bestuur bewaakt de naleving hiervan. In de Jaarrekening is daartoe een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Verbonden partijen Een verbonden partij is een organisatie waarin Collectie Overijssel een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Collectie Overijssel had per balansdatum geen verbonden partijen. Beleidsindicatoren Hieronder staan de vijf verplichte BBV-indicatoren vermeld voor het taakveld Bestuur & Ondersteuning. Beleidsindicatoren

2023 Toelichting

FTE per 1000 inwoners FTE per 1000 inwoners Kosten per inwoner (€) Ext. inhuur % Personeelskosten

Bezetting Formatie Apparaatkosten Externe inhuur

0,21 0,21 12,35 9%

Overhead % Totale kosten

Overhead

22% Naar rato FTE management + staf

Naar rato inwoners Zwolle + Deventer Naar rato inwoners Zwolle + Deventer Naar rato inwoners Zwolle + Deventer Als % van totale personeelskosten

FTE per inwoner: Fte’s naar rato inwoners Zwolle en Deventer t.o.v. aantal inwoners Zwolle en Deventer Overhead volgens definitie BBV: Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces.

Algemene dekkingsmiddelen Dit zijn vrij besteedbare baten waar geen directe bestedingsverplichting tegenover staat. Het betreft de vaste baten van onze GR- en DVO-partners. Subsidies en overige baten vormen hiervan geen onderdeel. Algemene dekkingsmiddelen € '000

Realisatie 2023

Realisatie 2022

Baten GR-deelnemers Baten DVO-partners

5.152 672

4.905 641

Totaal

5.824

5.546

Kasstroom en EMU-saldo - Wet Houdbare Overheidsfinanciën (Wet HOF) Kasstroom en EMU-saldo Realisatie Realisatie € '000 2023 2022 Exploitatieresultaat Mutatie vaste activa Mutatie voorzieningen

137 39 -143

287 -43 370

EMU-saldo Mutatie werkkapitaal Mutatie financiering

33 -410 0

614 198 0

Kasstroom

-377

812

Liquide middelen 1 januari Liquide middelen 31 december

4.882 4.506

4.070 4.882

Kasstroom

-377

812

Liquide middelen: Saldi banken en rekening courant Rijk. 13

1.3. Subsidieverantwoording - Gemeente Zwolle Collectie Overijssel maakte in 2023 gebruik van diverse subsidieregelingen. Hieronder is de subsidieverantwoording Beheer Museale Collectie (gemeente Zwolle) vermeld. De verantwoording voor andere subsidies, waaronder van de Provincie Overijssel en overige subsidiegevers, vindt separaat plaats. Van subsidieregelingen van de Gemeente Deventer werd geen gebruik gemaakt. In totaal werd € 253k besteed aan het beheer van deze museale collectie, waarvan € 223 gedekt werd door de subsidie, en € 30k uit interne middelen. Daarmee werden de benodigde beheerkosten nog onvoldoende gedekt door de hoogte van de subsidie. Subsidie verantwoordingen Gemeente Zwolle (€'000)

Museale Collectie

Beschikking Besteed – Personeel Besteed – Materieel – Huren Besteed – Materieel - Overig

223 -67 -89 -67

Saldo per jaareinde

0

Beschikking Museale Collectie dd. 29-12-2022 en 20-11-2023

Museale Collectie Op 10 juli 2018 hebben de Gemeente Zwolle en Collectie Overijssel een overeenkomst gesloten m.b.t. het collectiebeheer van de stedelijke museale collectie van de Gemeente Zwolle. In opdracht van gemeente Zwolle heeft Collectie Overijssel in 2023 wederom het beheer, de administratie en het toezicht uitgevoerd van deze stedelijke museale collectie Zwolle. Daarnaast werden activiteiten uitgevoerd voor vraagafhandeling, registratie, (preventieve) conservering en het faciliteren van bruikleenverkeer. Specifiek vond ook dienstverlening plaats voor ANNO Stadsmuseum Zwolle waaronder de schouw van objecten en monitoring van klimaatomstandigheden. Financiering vond plaats op basis van een specifieke projectsubsidie, verstrekt door gemeente Zwolle. Bestede kosten in 2023 betroffen de inzet van personeel van Collectie Overijssel, huurkosten van het depot (inclusief facilitaire kosten en energie), collectiebeheersoftware, en overige externe kosten (waaronder inzet van externe expertise).

14

2. JAARREKENING

15

2.1. Baten en Lasten Baten en Lasten € '000

Realisatie

Begroting Realisatie

Baten GR Rijk

2023 2.247

2023 2.207

2022 2.084

Baten GR Gemeente Zwolle

1.662

1.662

1.614

Baten GR Gemeente Deventer

1.243

1.243

1.207

Baten DVO Provincie Overijssel

631

631

613

Baten DVO's Overige

41

28

28

Baten Provinciaal Programma

401

401

402

Baten Museale Collectie

223

220

229

Baten Kenniscomponent

50

50

1

Baten Overig

420

386

160

Baten

6.918

6.828

6.338

Personeel salarissen

-3.076

-3.431

-3.226

Personeel overig

-470

-357

-349

Huisvesting energie

-526

-300

-224

Huisvesting overig

-885

-587

-649

Organisatie projecten

-572

-1.350

-389

Organisatie overig

-429

-543

-488

Projectkosten subsidies

-704

-671

-551

Afschrijvingskosten

-269

-200

-174

Rente

150

-

-1

Lasten

-6.781

-7.439

-6.051

Resultaat exploitatie

137

-611

287

Toevoeging reserves

-265

-389

-287

Onttrekking reserves

128

1.000

-

0

0

0

Resultaat na bestemming

NB: De vermelde begroting betreft de vastgestelde herziene begroting, dd. juni 2023.

2.2. Balans BALANS € '000

Realisatie 2023

Realisatie 2022

530

569

Kortlopende vorderingen Liquide middelen Overlopende activa

4.537 12 230

4.909 3 76

Vlottende activa

4.779

4.988

ACTIVA

5.310

5.557

Eigen vermogen Voorzieningen Vaste schulden

3.084 234 0

2.948 377 0

Vaste Activa

16

Vaste Passiva

3.318

3.325

Vlottende Passiva

1.992

2.232

PASSIVA

5.310

5.557

2.3. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Algemeen Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Activa en passiva Materiele vaste activa Materiele vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met lineaire afschrijvingen, gebaseerd op economische levensduur. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Vorderingen, overlopende activa, liquide middelen en vlottende passiva Deze worden opgenomen tegen nominale waarde. Vorderingen waar nodig onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. Eigen vermogen De algemene reserve dient als buffer om eventuele toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten.

De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde. Vaste schulden Vaste schulden zijn schulden met een resterende looptijd van meer dan een jaar. De schulden worden gewaardeerd op de nominale waarde. 2.3.3. Resultaatbepaling Algemeen Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. Afschrijvingen Afschrijvingen worden berekend via vaste percentages van de aanschafwaarde. De volgende termijnen worden gehanteerd: 17

• • •

Bedrijfsgebouwen (renovatie c.q. nieuwbouw) Installaties, inventaris, meubilair Automatiseringsapparatuur

25 - 40 jaar 10 - 20 jaar 2 - 5 jaar

2.4. Toelichting op Baten en Lasten Zie paragraaf 2.1 voor de getalsmatige specificatie van baten en lasten. Baten De rijksbijdrage GR was hoger dan begroot door indexeringseffecten. Overige baten werden beïnvloed door incidentele inkomsten. Lasten Kosten van Organisatie projecten waren lager dan begroot, door o.a. een latere timing van enkele grote projecten. Huisvestingskosten waren echter hoger, m.n. door zeer sterk gestegen energietarieven en groot onderhoud. Wij werden geconfronteerd met energiekosten van ruim € 0,5 mln, meer dan dubbel zo hoog als 2022. Afschrijvingen waren hoger door enkele buiten gebruik gestelde activa. Overige personeelskosten waren hoger door meer uitzendkrachten, echter gecompenseerd door lagere salariskosten. Renteresultaten waren gunstiger door gestegen renteniveaus. Structureel begrotingssaldo Structureel begrotingssaldo € '000

Realisatie 2023

Realisatie 2022

0

0

Af: Incidentele baten Bij: Incidentele lasten Af/Bij: Incidentele reservemutaties

-674 674 137

-632 632 287

Structureel begrotingssaldo

137

287

6.918

6.338

2%

5%

Resultaat na bestemming

Totale baten Structurele exploitatieruimte %

Opstelling op basis van het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (GTK).

Incidentele baten en lasten betreffen onze meerjaren-subsidieprogramma’s en -rijksbijdrages die op termijn eindigen. Dit zijn: • Provincie Overijssel Provinciaal programma ‘Erfgoed verbindt’ • Gemeente Zwolle Museale Collectie • Rijk Bijdrage Kenniscomponent Daarnaast zijn alle reservemutaties incidenteel (tenzij sprake is van reserves kapitaallasten, deze zijn echter niet van toepassing).

2.5.

Toelichting op Balans

Vaste Activa Materiele Vaste Activa

Ultimo

Ultimo 18

Bruto en netto boekwaarde

2023

2022

Bruto boekwaarde Cumulatieve afschrijvingen

1.985 -1.455

2.841 -2.272

530

569

Netto boekwaarde

Materiele Vaste Activa Verloopoverzicht (€ '000) Gebouwen Automatisering Inrichting & inventaris Totaal

Ultimo 2022

InvestTeringen

Afschrijvingen

Ultimo 2023

86 246 237

1 208 19

-12 -132 -123

75 322 133

569

228

-267

530

Vlottende Activa Vlottende Activa € '000

Ultimo 2023

Ultimo 2022

44 0 4.493

30 0 4.879

Kortlopende Vorderingen

4.537

4.909

Te ontvangen - overheden Te ontvangen - overig Vooruitbetaalde bedragen

55 54 122

0 45 31

230

76

Kas Bank

0 12

0 3

Liquide Middelen

12

3

VLOTTENDE ACTIVA

4.779

4.988

Vorderingen - openbare lichamen Vorderingen - overig Rekening Courant Rijk

Overlopende Activa

Regeling Schatkistbankieren decentrale overheden Decentrale overheden zijn verplicht zijn hun overtollige middelen boven een drempelbedrag in rekening courant bij het Rijk aan te houden (in de ‘schatkist’). In 2023 werd voldaan aan de Regeling Schatkistbankieren. Middelen op bankrekeningen buiten de schatkist bedroegen het gehele jaar minder dan het drempelbedrag van € 1 mln.

Vaste Passiva Eigen Vermogen Eigen Vermogen € '000

Ultimo 2023

Ultimo 2022 19

Algemene Reserve Bestemmingsreserves Resultaat lopend boekjaar

165 2.782 137

165 2.496 287

Totaal

3.084

2.948

Ult.2022

Resultaat Toevoeging

Eigen Vermogen - € '000 Onderhoud Datakwaliteit & Collectiebeheer Digitale dienstverlening

1.117 979 400

287

Subtotaal Bestemmingsreserves

2.496

287

0

Algemene Reserve Resultaat lopend boekjaar

165 287

-287

137

Totaal Eigen Vermogen

2.948

0

137

Onttrekking Ult.2023 1.117 979 687 0

2.783 165 137

0

3.084

Toelichting Bestemmingsreserves • Onderhoud: Ten behoeve van toekomstig onderhoud van in gebruik zijnde panden. • Sinds 2019 is het onderhoud van het pand Eikenstraat Zwolle voor onze rekening. • Datakwaliteit & Collectiebeheer: Ter verbetering van kwaliteit van de data en het collectiebeheer. • Digitale Dienstverlening: Ter versterking van onze digitale dienstverlening. In het Voorstel Resultaatsbestemming wordt een onttrekking voorgesteld van de Reserve Onderhoud, ter grootte van de betreffende kosten in 2023. Voorzieningen Voorzieningen € '000

Ultimo 2022

Toevoegingen

Aanwendingen

Voorziening organisatie Voorziening verlofsparen Voorziening WW 3e jaar

370 7 0

38 9

-157

Totaal

377

47

-157

Vrijval

Ultimo 2023

-7

225 9 0

-7

234

Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt volgens BBV geen voorziening getroffen. Deze worden verantwoord in het jaar waarin de uitbetaling plaatsvindt. De voorziening Organisatie betreft personele lasten gerelateerd aan organisatieaanpassingen. Vaste schulden Per eind 2023 werd geen gebruik gemaakt van leningen. Voor onze SNS-kredietfaciliteit van € 250k zijn geen zekerheden gesteld. Hiervan is dit jaar ook geen gebruik gemaakt.

20

Vlottende passiva Vlottende Passiva € '000

Ultimo 2023

Subsidieverplichtingen Te betalen - belastingen & premies Te betalen – overig Voorschotbedragen - van Nederlandse overheidslichamen Vooruit ontvangen - overig Subtotaal overlopende passiva Crediteuren Subtotaal overige schulden

Ultimo 2022

36 435 101

2 425 110

1.150 14

1.412 58 1.737

255

Totaal Voorschotbedragen Te besteden specifieke uitkeringen A. Europese overheden

2.006 226

255

226

1.992

2.232

Ultimo Ontvangen Vrijgevallen 2022 bedragen bedragen 0

- Nat. Archief (gebouw) - Nat. Archief (digitalisering) - Delta Plan - Rijksvastgoedbedrijf

0

392 669 25 84

B. Het Rijk

1.169

Ultimo 2023

0 -216

0

0 392 453 25 84

-216

953

-46

138 45 14

- Gem. Zwolle (digitalisering) - Gem. Deventer (digitalisering) - Gem. Deventer (overig)

184 45 14

C. Overige NL overheden

243

0

-46

197

1.412

0

-262

1.150

Totaal Door het Bestuur is in 2020 besloten om 75% van de genoemde digitaliserings-bijdragen van de gemeente Zwolle en het Nationaal Archief (edepot bijdragen) in te zetten voor digitale dienstverlening aan het publiek.

Niet uit de balans blijkende verplichtingen Langlopende verplichting Type Kosten Periode Pand Eikenstraat 20, Zwolle Gebruik € 180k per jr. jaarlijks opzegbaar Pand Klooster 3+12, Deventer Huur € 35k per jr. jaarlijks opzegbaar Pand Marslanden, Zwolle Huur € 88k per jr. t/m 2024 Zaal Melkmarkt 41, Zwolle Huur € 75k per jr. t/m 2031 Scanners/printers Huur € 24k per jr. t/m 2024 Saldo van niet opgenomen € 83k per ultimo boekjaar verlofuren • Collectie Overijssel heeft geen waarborgen of garanties verstrekt.

21

Contractpartij Rijks Vastgoed Bedrijf Gemeente Deventer Marktpartij Gemeente Zwolle Marktpartij Medewerkers

Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben zich geen gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan die relevant zijn voor de jaarrekening. Medio 2024 kunnen mogelijke besluiten worden genomen t.a.v. toekomstige huisvesting. 2.6. Voorstel bestemming resultaat Statutaire bepalingen over resultaatbestemming (artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling): Een batig saldo kan worden bestemd voor toevoeging aan de reserve, of worden uitbetaald. Het Bestuur besluit: • De jaarrekening 2023 vast te stellen, met als resultaat € 137.000,• een bedrag van € 128.000,- te onttrekken aan de bestemmingsreserve Onderhoud • een bedrag van € 265.000,- toe te voegen aan de bestemmingsreserve Datakwaliteit.

Te bestemmen resultaat € '000

2023 Voorstel

Te bestemmen resultaat Onttrekking aan reserves Subtotaal Toevoeging aan reserves

137 128 265 -265

Resultaat na bestemming

0

2.7. Wet normering topinkomens (WNT) Bezoldiging topfunctionarissen: Dhr. V. Robijn (x € 1) Functiegegevens Aanvang functievervulling Einde functievervulling Omvang dienstverband (FTE) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Bezoldiging

2023 Directeur 01/01 31/12 1,0 Ja

2022 Directeur 01/01 31/12 1,0 Ja

118.337

110.349

18.974

18.987

137.311

129.336

223.000

216.000

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

137.311

129.336 22

Topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.800 of minder: Naam Dhr. J.C. Gerritsen Mevr. H.M.M. Schuttenbeld Dhr. P. Guldemond Dhr. A.H. Buiks Mevr. I. Duursma Dhr. R.C. König

Functie Voorzitter bestuur Lid bestuur Lid bestuur Lid bestuur Lid bestuur Lid bestuur

Dagelijks Bestuur V V

V

Algemeen Bestuur V V V V V V

2.8. Vennootschapsbelasting (VpB) Sinds 2016 tot heden is er meermalen contact geweest met de Belastingdienst, met als uitkomst: • •

Het uitvoeren van archief-wettelijke taken voor een overheidsorgaan o.b.v. een DVO valt niet onder de VpB. Activiteiten waarvoor VpB van toepassing zou kunnen zijn, zijn in 2018 beëindigd.

2.9. Rechtmatigheid Rechtmatigheid – Verantwoordelijkheid Bestuur In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen, en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheerhandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves. Conclusie Het Dagelijks Bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: Er waren geen geconstateerde afwijkingen.

In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het Dagelijks Bestuur beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

23

BIJLAGE 1: 2023 IN CIJFERS

24

Vanuit onze strategiekaart zijn een aantal pijlers benoemd waarop we willen meten, (bij)sturen en rapporteren. Deze zijn nog in ontwikkeling en worden de komende jaren stapsgewijs toegevoegd aan de jaarstukken. Mate van gebruik/Hergebruik Aantal scans dat is bekeken en/of gedownload is via de toegangen op onze website 2021

2022

2023

674.790

773.409

1.302.290

Aantal fysieke raadplegingen van stukken / inventarisnummers op onze studiezalen 2021 2022 2023

Vragen per chat/telefoon/e-mail (totaal) 2021

2022

2023

6722

7373

6629

6682

7616

6006

Fysieke bezoeken naar locatie 2021

2022

2023

Deventer

Zwolle

Deventer

Zwolle

Deventer

Zwolle

418

601

585

716

453

555

Niveaus van Bruikbaarheid Aantal stukken / inventarisnummers aanvraagbaar via de toegangen op onze website. 2021

2022

2023

Niet beschikbaar

Niet beschikbaar

985.540

2021

2022

2023

39

38

49

2021

2022

2023

39

42

46

2021

2022

2023

50

46

57

Bedrijfsvoering FTE’s (jaareinde)

FTE gemiddeld (over gehele jaar)

Aantal medewerkers per jaareinde

25

FTE bezetting (per 1000 inwoners) 2021

2022

2023

0,16

0,18

0,21

Man/Vrouw verdeling (Aantal medewerkers) 2021

2022

2023

Man

Vrouw

Man

Vrouw

Man

Vrouw

19

31

21

25

26

31

Gemiddelde leeftijd 2021

2022

2023

51

50

46

2021

2022

2023

2,5%

5%

8%

Inhuur tov Personeelskosten (%)

Ziekteverzuim (%)

Ziekteverzuim frequentie

2021

2022

2023

2021

2022

2023

5%

6%

9%

0,7

1,4

1,5

Kosten per inwoner van gemeente Zwolle en Deventer 2021

2022

2023

€ 5,93*

€ 12,27

€ 12,35

* Andere definitie dan 2022 en 2023

Beveiligingsincidenten (privacy) 2021

2022

2023

Waarvan gemeld Totaal bij AP Niet beschikbaar Niet beschikbaar 2

Waarvan gemeld Totaal bij AP 1 10

Totaal

Formele klachten 2021

2022

2023

0

2

0

2021

2022

2023

2

1

1

Meldingen vertrouwenspersoon

26

Waarvan gemeld bij AP 1