2. Informatienota “213a-onderzoek versterken sturend vermogen beleidscyclus – update proces”, juni 2020

voorstel Informatienota voor de raad Datum

9 juni 2020

Onderwerp Versienummer

213a-onderzoek versterken sturend vermogen beleidscyclus – update proces V1.0

Portefeuillehouder

Klaas Sloots

Informant Afdeling Telefoon Email Bijlagen

G.J. van der Zanden Concernstaf 06 10 08 67 64 G.van.der.Zanden@zwolle.nl 0

Wij stellen u voor kennis te nemen van: De update over het proces met betrekking tot het onderzoek naar versterkend sturend vermogen beleidscyclus.

3

voorstel

Datum

9 juni 2020

Toelichting op het voorstel Inleiding De gemeente Zwolle laat een lerend onderzoek uitvoeren naar de beleidscyclus en hoe het proces en de producten bijdragen aan het sturend vermogen van de Raad. Public Profit heeft de opdracht gekregen om te onderzoeken wat de huidige situatie is, welk verbeterpotentieel er is en hoe dit vertaald kan worden naar concrete voorstellen rondom de beleidscyclus. Met deze informatienota wordt u geïnformeerd over de voortgang van het proces. Kernboodschap De gemeente Zwolle laat een lerend onderzoek uitvoeren naar de beleidscyclus en hoe het proces en de producten bijdragen aan het sturend vermogen van de Raad. Hierover bent u in maart 2020 geïnformeerd. Public Profit heeft de opdracht gekregen om in de maanden maart, april en mei te onderzoeken wat de huidige situatie is, welk verbeterpotentieel er is en hoe dit vertaald kan worden naar concrete voorstellen rondom de beleidscyclus. Door de maatregelen rondom het coronavirus heeft dit proces anders vorm gekregen. Consequenties 1.1 Voortgang aangepast ten opzichte van oorspronkelijke aanpak Het lerende 213a-onderzoek is onder andere naar aanleiding van het plan van aanpak ‘versterken sturend vermogen’ dat de gemeenteraad in 2016 heeft vastgesteld.

Door een externe partij wordt onderzoek of het project ‘versterken sturend vermogen beleidscyclus’ doeltreffend en doelmatig is geweest en of en zo ja welke vervolgstappen er wenselijk zijn op het gebied van de producten en het proces van de totstandkoming van de beleidscyclus. Het College heeft de uitvoering van dit onderzoek gegund aan Public Profit, met beoogde uitvoering in de periode tussen maart en mei. Vragen die minimaal onderzocht worden, zijn:  Hoe heeft dit project bijgedragen aan het vergroten van het sturend en controlerend vermogen van de Raad op basis van de beleidscyclus?  Welke aanbevelingen zijn te doen, zodat de inhoud en vormgeving van de beleidscyclus optimaal aansluit bij de behoefte van de Raad?  Welke aanbevelingen zijn te doen om het interne proces optimaal te laten aansluiten op de externe eindresultaten van de beleidscyclus In de oorspronkelijke opzet van het onderzoek zou informatie worden verzameld via een mix van (groeps)interviews en een digitale enquête. De uitkomsten hiervan zouden de input vormen voor zogenaamde ontwerpateliers. De ontwerpateliers zijn het instrument om te komen tot gewenste verbeteringen aan het proces en de producten uit de beleidscyclus. Gedwongen door de omstandigheden als gevolg van de maatregelen rondom het coronavirus zijn de (groeps)interviews komen te vervallen.

In plaats daarvan is de digitale enquête verspreid onder een grotere groep betrokken bij onderdelen van de beleidscyclus. Dit met het idee dat de uitkomsten van de enquête bruikbare input vormen voor het vervolgproces. Ook u als voltallige Raad heeft de uitnodiging gehad om de enquête in te vullen. In totaal heeft 60% van de aangeschreven personen de enquête ingevuld, te weten 83 personen. De verdeling van de 83 respondenten is circa 1/3 vanuit de Raad en 2/3 vanuit de overige aangeschreven personen. De uitkomsten vormen een interessante basis voor nadere verdieping in het vervolg van het

2/3

3

voorstel

Datum

9 juni 2020

evaluatieonderzoek, mede omdat een aantal onderwerpen regelmatig is aangestipt. Het gaat om input die samenhangt met de volgende punten: - Bewustwording dat sturend vermogen zit in de Perspectiefnota en Begroting, niet in de Berap of Jaarstukken. - Besef dat gecombineerde behandeling met Voorjaars- en Najaarsmoment niet perse helpend is. Zo wordt bijvoorbeeld geopperd om de Jaarstukken los van de Perspectiefnota te bespreken. - Suggesties dat alle producten zouden winnen aan informatiewaarde als ze minder omvangrijk zouden zijn en informatie overzichtelijker aangeboden zou worden (bijvoorbeeld met behulp van drop down van hoofdlijn naar detailinformatie). - Duidelijker handelen naar onderscheidende functies Perspectiefnota (meerjarige strategie) en Begroting (beleid komende jaar). - Een strategisch kader waarmee afwegingen (in met name de Perspectiefnota’s) gemaakt kunnen worden. - Bij Jaarstukken bestaat meer behoefte aan antwoord op waarom-vraag (inzichtelijk maken van effect van beleid) in plaats van antwoord op de hoe-vraag (toelichting op uitgevoerde prestaties). - Vertrouwen in de manier waarop de producten uit de beleidscyclus de financiële positie van Zwolle weergeeft. Vervolg De input wordt betrokken bij het vervolg van het onderzoek en de gesprekken over mogelijke aanpassingen aan de beleidscyclus.

In de oorspronkelijke opzet was beoogd om de uitkomsten van het onderzoek uiterlijk in het derde kwartaal van 2020 met uw Raad te delen. Mede zodat het als input voor de Begroting 2021 kon dienen. De huidige situatie wordt echter dusdanig beïnvloed door effecten van het coronavirus, dat de verwachting is dat (het proces om te komen tot) de Begroting 2021 er anders uit zal zien. Input vanuit de evaluatie wordt daarom betrokken bij de beleidscyclus vanaf de Perspectiefnota 2022 – 2025. Wel wordt in de komende maanden verkend met welke kleine aanpassingen tegemoet kan komen aan de vraag tot meer overzicht binnen de producten van de beleidscyclus vanaf de Begroting 2021. Openbaarheid Openbaar.

Burgemeester en Wethouders van Zwolle,

voorzitter, Peter Snijders

secretaris, Ingrid Geveke

3/3