2. Definitief rapport nulmeting leesbaarheid bestuurlijke stukken (2022

verbind

Informatievoorziening IV Stadskantoor Lübeckplein Postbus 538 8000 AM Zwolle Telefoon (038) 498 2383 www.zwolle.nl

Leesbaarheid bestuurlijke stukken Resultaten van de nulmeting

Voor nadere informatie Versie Datum

Gemeente Zwolle, Afdeling Informatievoorziening onderzoek@zwolle.nl Definitief maart 2022

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken

Inhoud 1 1.1 1.2

Inleiding Aanleiding Aanpak

3 3 3

2 2.1 2.2 2.3

Mening over leesbaarheid van stukken Indeling Begrijpelijkheid en volledigheid Algemeen oordeel

5 5 6 6

3

Tips voor verbetering

8

Bijlage 1 Vragenlijst

10

Bijlage 2 Tips en opmerkingen

13

2/15

Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken

1

Inleiding

Datum

In dit rapport zijn de uitkomsten beschreven van het vragenlijstonderzoek naar de leesbaarheid van de bestuurlijke stukken.

1.1

Aanleiding Besluitvorming door college en raad gebeurt meestal aan de hand van schriftelijke stukken. Er worden regelmatig opmerkingen geuit over de leesbaarheid van de stukken. In het verleden zijn middelen ingezet die mede tot doel hadden om te komen tot leesbare stukken; denk aan de formats voor de beslisnota’s, het project Helder Communiceren en de Schrijfwijzer op zwolle.nl. Daarnaast is de schrijftraining ‘Heldere college- en raadsstukken’ beschikbaar, waaraan in de afgelopen drie jaar zo’n 60 medewerkers hebben deelgenomen. Om de leesbaarheid te verbeteren heeft het Versimpelteam een plan opgesteld waarbij de aanpak wordt geïntensiveerd. Het Versimpelteam wil aan de slag met de stukken die naar college en raad gaan. Het gaat dan om beslisnota’s, bijlagen, visies (zoals de Omgevingsvisie), verordeningen, beleidsregels en de doelteksten van de begroting. Het doel van deze aanpak is een betere kwaliteit van de stukken, wat blijkt uit: 1. Minimaal 90% van de stukken heeft leesniveau B1 of B2 (of lager: A). 2. Raadsleden, college, MTZ en griffie zijn tevreden over de leesbaarheid van de stukken. Om te achterhalen of deze twee doelen worden bereikt, worden 1) steekproefsgewijs stukken beoordeeld op het leesniveau en wordt 2) op twee momenten een vragenlijst uitgezet onder het college, de raad, het MTZ, de griffie en bestuursadviseurs.

Dit rapport doet verslag van de uitkomsten van de eerste vragenlijst die is uitgezet onder het college, de raad, het MTZ, de griffie en bestuursadviseurs. Dit is de zogenaamde nulmeting.

1.2

Aanpak Er is een online vragenlijst ontwikkeld. Deze is begin februari per e-mail verstuurd naar alle leden van het college, de gemeenteraad en het MTZ, alle medewerkers van de griffie en alle bestuursadviseurs. Zie bijlage 1 voor de vragenlijst. De vragenlijst konden zij online invullen. Na 1,5 week is een herinnering gestuurd naar de mensen die nog niet hadden gereageerd op de vragenlijst. In totaal zijn 67 mensen uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen. 22 mensen hebben de vragenlijst nagenoeg compleet ingevuld. De respons komt daarmee uit op 33 procent. In tabel 1 is de verdeling van de respondenten naar functie weergegeven. Hierin is te zien dat onder gemeenteraadsleden de respons met 41% het grootst is.

3/15

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken Tabel 1 Respons per doelgroep Functie

Uitgenodigd

Gereageerd

Responspercentage

Lid van het college of MTZ

13

1

8%

Lid van de gemeenteraad

39

16

41%

Medewerker griffie of bestuursadviseur

15

5

33%

Totaal

67

22

33%

In tabel 2 is te zien dat het merendeel van de respondenten 2 tot 6 jaar werkzaam is in de huidige functie. Tabel 2 Aantal jaren werkzaam in functie Aantal jaren werkzaam in functie

Aantal

0 - 1 jaar

0

2-5

15

6 - 10 jaar

6

Langer dan 10 jaar

1

Totaal

22

Respondenten zijn gevraagd om de drie onderwerpen waarmee men zich in het afgelopen jaar het meest heeft beziggehouden, aan te kruisen. In tabel 3 zijn de twaalf onderwerpen weergegeven die door drie of meer respondenten zijn aangekruist. De aantallen respondenten per onderwerp zijn te klein om de resultaten uit te splitsen naar onderwerp. We kunnen bijvoorbeeld geen uitspraken doen over bij welke onderwerpen de stukken het best worden beoordeeld qua leesbaarheid. En bij welke onderwerpen er aandachtspunten zijn wat betreft de leesbaarheid van de stukken. Tabel 3 Top 12 onderwerpen mee bezig in het afgelopen jaar Onderwerp

Aantal respondenten

Jeugdbeleid en jeugdzorg, Veilig Thuis

6

Energietransitie en klimaatadaptatie

5

Wonen, volkshuisvesting, ruimtelijke ordening

5

Armoedebestrijding, inkomensbeleid, schulddienstverlening

4

Onderwijs, onderwijs en werk, onderwijshuisvesting, voortijdig schoolverlaten

4

Afval

3

Bereikbaarheid en mobiliteit

3

Communicatie, burgerbetrokkenheid

3

Cultuur en cultuurhistorie

3

Milieu, ruimtelijke ordening en water

3

Regio Zwolle, regionale samenwerking

3

Zorg, beschermd wonen, welzijn, Wmo

3

4/15

Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken

2

Mening over leesbaarheid van stukken

Datum

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de respondenten oordelen over de leesbaarheid van de stukken. Men is gevraagd om drie onderwerpen aan te kruisen waar men zich het meest mee bezig houdt. Vervolgens is per onderwerp gevraagd om de leesbaarheid van de stukken te beoordelen. Hierdoor zijn de vragen vaker dan 22 keer (namelijk maximaal 66 keer) beantwoord.

2.1

Indeling van de stukken Er zijn vier stellingen voorgelegd die met name gingen over de indeling van de stukken. Te weten: 1. Ik vind dat stukken meestal een overzichtelijke indeling hebben. 2. Ik kan meestal snel de kernboodschap uit een stuk halen. 3. Vaak staan hoofd- en bijzaken door elkaar in de stukken. 4. Ik vind de meeste stukken kort en bondig geschreven. Hierbij moet worden opgemerkt dat de 3e stelling negatief is geformuleerd. Bij de analyse is spiegeling toegepast. Oftewel, in figuur 1 betekent (helemaal) mee eens dat men positief is over dit aspect en vindt dat hoofd- en bijzaken gescheiden van elkaar staan. In figuur 1 is te zien dat respondenten gematigd positief zijn over de overzichtelijke indeling van het stuk: 42% vindt dat stukken een overzichtelijke indeling hebben en 36% vindt dat dit niet het geval is. Over of de kernboodschap meestal snel uit een stuk is te halen verschillen de meningen: 39% vindt dat dit zo is en eveneens 39% is het hier niet mee eens. Over de hoofd- en bijzaken en de lengte van de stukken is het merendeel van de respondenten niet tevreden (51% respectievelijk 60%). Figuur 1 Antwoorden op stellingen over indeling stukken (n=59)

overzichtelijke indeling

3%

39%

kernboodschap

3%

36%

hoofd en bijzaken uit elkaar

22%

kort en bondig

20% 0%

22%

31%

22%

29%

27%

20% 20%

41%

Helemaal mee eens Neutraal Helemaal niet mee eens Niet van toepassing

60%

10%

10%

41% 40%

5%

19% 80%

100%

Mee eens Niet mee eens Weet ik niet

5/15

Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken

2.2

Begrijpelijkheid en volledigheid van de stukken

Datum

Er zijn vier stellingen voorgelegd die met name gingen over de begrijpelijkheid en volledigheid van de stukken. Te weten: 1. Als ik een stuk heb gelezen, weet ik wat de argumenten zijn voor een bepaalde keuze. 2. Na het lezen van een stuk kan ik een weloverwogen keuze maken over de inhoud. 3. Als er in stukken vaktermen en afkortingen staan, worden die meestal helder uitgelegd. 4. Ik hoef nota’s meestal maar één keer te lezen om te weten waar het over gaat. In figuur 2 is te zien dat de meningen zijn verdeeld over of na het lezen van een stuk een weloverwogen keuze kan worden gemaakt: 27% is hier positief over en 27% negatief. Bij de overige drie stellingen zien we dat het merendeel van de respondenten het niet eens is. Over de stelling ‘ik hoef nota’s meestal maar één keer te lezen om te weten waar het over gaat’ is 17% het eens en is 57% het niet eens. Figuur 2 Antwoorden op stellingen over volledigheid en begrijpelijkheid stukken (n=59)

argumenten

32%

31%

weloverwogen keuze

27%

41%

vaktermen en afkortingen uitgelegd 5%

maar één keer te lezen

19%

3% 14% 0%

24%

20%

14%

20%

7% 5%

37%

25%

Helemaal mee eens Neutraal Helemaal niet mee eens Niet van toepassing

2.3

24%

14%

49% 40%

60%

8% 80%

100%

Mee eens Niet mee eens Weet ik niet

Algemeen oordeel over de stukken Respondenten zijn gevraagd om met een rapportcijfer een algemeen oordeel te geven over de stukken over het betreffende onderwerp. Omdat respondenten 3 onderwerpen konden aankruisen, kregen ze ook maximaal 3 keer de kans om een rapportcijfer in te vullen. In figuur 3 is te zien dat de meerderheid (78%) de stukken met een 6 of een 7 beoordeelt. 6/15

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken Het gemiddelde cijfer dat respondenten geven is een 6,1. De 16 raadsleden geven gemiddeld een 5,9. Figuur 3 Rapportcijfer voor de stukken (n=59) 100% 80% 60% 42% 36%

40% 20%

8%

12%

2% 0%

7/15

Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken

3

Tips voor verbetering

Datum

Op het einde van de vragenlijst is aan de respondenten gevraagd welke tips zij hebben voor het verbeteren van de stukken. 17 van de 22 respondenten hebben hier iets ingevuld. In bijlage 2 staan alle opmerkingen en tips weergegeven. Veruit de meeste tips en opmerkingen gaan over dat de kernboodschap duidelijker en sneller naar voren moet komen in stukken: • “Het zou goed zijn ook te denken vanuit ontvangend perspectief en dan terug te lezen of de boodschap en vraagstelling voldoende naar voren komt.” • “De kernboodschap is veel te lang, dus maak hier een echte kernboodschap van.” • “Puntiger formuleren en kwalitatief uitstekende management samenvattingen met conclusies en aanbevelingen maken voor de informatie- en beslis nota’s. Deze adviezen gelden ook voor diverse visies”. • “De stukken zijn veel te veel pagina's,” • “Minder ronkende promoteksten met weinig inhoud en meer 'to the point'” • “Minder herhaling, minder tekst, minder overbodige informatie, sneller naar de kern” Er worden meerdere opmerkingen gemaakt over de transparantie en objectiviteit. Het is niet altijd helder hoe bepaalde keuzes en afwegingen zijn gemaakt, welke argumenten er voor en tegen zijn, welke dilemma’s een rol spelen en welke keuzes de raad heeft. • “Ik vind dat de stukken objectiever moeten worden geschreven. Nog te vaak moet je zoeken naar wat er niet staat.

Of er wordt verhullend taalgebruik gebezigd. Uiteraard mag het stuk de keuzes van het college bevatten. Maar er mag beter verwoord worden waarom andere keuzes juist niet zijn gemaakt. Daar wordt een stuk niet korter van. Wel begrijpelijker en leesbaarder”. • “Er wordt vaak naar het voorstel toegeschreven met de argumenten, terwijl er ook altijd een andere kant is (tegenargumenten) die afweging is niet terug te zien in de stukken waardoor een inhoudelijke afweging lastig is voor raadsleden”. • “Zeker in een beslisnota zou ik zoveel mogelijk feitelijke informatie willen met een bondige duiding. Dat moet dan makkelijk terug te vinden zijn in het onderliggende stuk”. • “Zorg dat essentie van het stuk door gebruik van tussenkopjes en het beschrijven van de dilemma's (ipv enkel de gekozen oplossing) in 30 seconden duidelijk is voor de lezer” • “Scherper duidelijk maken waar keuzemogelijkheden voor de raad zitten”. Ook worden opmerkingen gemaakt over dat stukken gekleurd zijn: • “Het komt regelmatig voor dat stukken een vrij lange inleiding hebben die eigenlijk een soort opsomming is van (geslaagde) projecten. Dat leidt af van wat je echt wilt weten en stuurt ook een bepaalde denkrichting aan (namelijk dat het goed gaat)”.

8/15

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken •

•

“Verder vind ik de persberichten (maar ook informatienota's en beslisnota's) soms wel heel erg gekleurd. Nou snap ik wel dat je als college je keuzes wilt 'verkopen'. Je kunt dat enerzijds creatief noemen (hulde aan de voorlichters en communicatie adviseurs want zij verstaan hun vak), maar je zou anderzijds ook kunnen stellen dat zoiets 'kruipt naar de grens van misleiding'. Ik zet het bewust wat te stellig neer om het helder te maken”. “Het zijn marketing verhalen”.

Veel opmerkingen gaan ook over de begrijpelijkheid van de teksten, zoals het taalgebruik, lange zinnen en afkortingen: • “Zorg voor minder 'technische' stukken. Stukken zouden ook voor inwoners begrijpelijk moeten zijn”. • “Minder vaktermen gebruiken. Ook al worden die verklaard en uitgelegd. Kortere zinnen.” • “Simpeler taalgebruik” • “Afkortingenlijst indien die gebruikt worden.” • “Tips: eenduidig taalgebruik, niet verschillende woorden gebruiken voor hetzelfde. Zinnen kunnen soms in vier of vijf afzonderlijke zinnen worden gevat”. Tot slot doet een aantal respondenten de suggestie om de stukken (uitvoeriger) te laten controleren op fouten en/of leesbaarheid: • “Finale check op taal/stijlfouten en leesbaarheid voordat stukken naar de raad gaan”. • “In de stukken staan vaak ook veel spelfouten. Heel hinderlijk, zonder dat zijn de stukken al ingewikkeld genoeg”. • “Altijd een communicatie adviseur laten meelezen die is een expert in kern boodschappen schrijven”.

9/15

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken

Bijlage 1 Vragenlijst Besluitvorming door college en raad gebeurt meestal aan de hand van schriftelijke stukken. De afgelopen tijd zijn meerdere malen opmerkingen geuit over de leesbaarheid van de stukken. Om de leesbaarheid te verbeteren heeft het Versimpelteam een plan opgesteld. Komende jaren voeren we dit plan uit. Om te achterhalen of we het doel bereiken, zetten we twee keer een vragenlijst uit onder het college, de raad, het MTZ, de griffie en bestuursadviseurs. Dit is de eerste vragenlijst, bedoeld als nulmeting. De tweede vragenlijst volgt over een paar jaar. Daarnaast checken we regelmatig steekproefsgewijs of stukken op B1/B2-niveau zijn geschreven. Uw antwoorden behandelen we vertrouwelijk. In de rapportage zijn ze niet herleidbaar naar u. 1. Wat is uw functie? □ Lid van het college of MTZ □ Lid van de gemeenteraad □ Medewerker griffie of bestuursadviseur 2. Hoe lang heeft u deze functie? …jaar 3.

Met welke drie onderwerpen heeft u zich het afgelopen jaar het meest beziggehouden? □ Afval □ Archeologie en monumenten □ Armoedebestrijding, inkomensbeleid, schulddienstverlening □ Bedrijfsterreinen en vastgoed □ Bedrijfsvoering en financiën □ Beheer openbare ruimte □ Bereikbaarheid en mobiliteit □ Communicatie, burgerbetrokkenheid □ Cultuur en cultuurhistorie □ De wijken en wijkgericht werken □ Dienstverlening en toegankelijkheid □ Dierenwelzijn □ Digitale transitie □ Economie, circulaire economie, creatieve economie, toerisme, evenementen □ Energietransitie en klimaatadaptatie □ Gezondheidsbeleid, vitaal en waardig ouder worden □ Groenbeleid, recreatie, sport □ Jeugdbeleid en jeugdzorg, Veilig Thuis □ Lobby en positionering, internationale contacten □ Maatschappelijke opvang, vluchtelingenwerk □ Milieu, ruimtelijke ordening en water □ Onderwijs, onderwijs en werk, onderwijshuisvesting, voortijdig schoolverlaten □ Openbare orde en veiligheid □ Regio Zwolle, regionale samenwerking 10/15

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken □ □ □

Toezicht en handhaving Zorg, beschermd wonen, welzijn, Wmo Anders, namelijk….

De volgende stellingen gaan over de leesbaarheid van de stukken. Met stukken bedoelen we alle teksten die naar college en raad gaan. Denk aan beslisnota’s, informatienota’s, bijlagen, visies, verordeningen, beleidsregels en de doelteksten van de begroting. 4. U heeft aangegeven dat u zich bezighoudt met het onderwerp [naam1]. We willen graag weten wat u vindt van de stukken over dit onderwerp. In hoeverre bent u het eens met de volgende stellingen? a) Ik vind de meeste stukken kort en bondig geschreven. b) Ik vind dat stukken meestal een overzichtelijke indeling hebben. c) Vaak staan hoofd- en bijzaken door elkaar in de stukken. d) Ik kan meestal snel de kernboodschap uit een stuk halen. e) Als er in stukken vaktermen en afkortingen staan, worden die meestal helder uitgelegd. f) Ik hoef nota’s meestal maar één keer te lezen om te weten waar het over gaat. g) Als ik een stuk heb gelezen, weet ik wat de argumenten zijn voor een bepaalde keuze. h) Na het lezen van een stuk kan ik een weloverwogen keuze maken over de inhoud. Helemaal mee eens / mee eens / niet mee eens en niet mee oneens / niet mee eens / helemaal niet mee eens / weet ik niet / niet van toepassing 5. Hoe beoordeelt u de stukken over het onderwerp [naam1] in het algemeen? 1 (heel slecht) 10 (uitstekend) 6. U heeft aangegeven dat u zich bezighoudt met het onderwerp [naam2].

We willen graag weten wat u vindt van de stukken over dit onderwerp. In hoeverre bent u het eens met de volgende stellingen? a) Ik vind de meeste stukken kort en bondig geschreven. b) Ik vind dat stukken meestal een overzichtelijke indeling hebben. c) Vaak staan hoofd- en bijzaken door elkaar in de stukken. d) Ik kan meestal snel de kernboodschap uit een stuk halen. e) Als er in stukken vaktermen en afkortingen staan, worden die meestal helder uitgelegd. f) Ik hoef nota’s meestal maar één keer te lezen om te weten waar het over gaat. g) Als ik een stuk heb gelezen, weet ik wat de argumenten zijn voor een bepaalde keuze. h) Na het lezen van een stuk kan ik een weloverwogen keuze maken over de inhoud. Helemaal mee eens / mee eens / niet mee eens en niet mee oneens / niet mee eens / helemaal niet mee eens / weet ik niet / niet van toepassing

11/15

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken 7. Hoe beoordeelt u de stukken over het onderwerp [naam2] in het algemeen? 1 (heel slecht) 10 (uitstekend) 8. U heeft aangegeven dat u zich bezighoudt met het onderwerp [naam3]. We willen graag weten wat u vindt van de stukken over dit onderwerp. In hoeverre bent u het eens met de volgende stellingen? a) Ik vind de meeste stukken kort en bondig geschreven. b) Ik vind dat stukken meestal een overzichtelijke indeling hebben. c) Vaak staan hoofd- en bijzaken door elkaar in de stukken. d) Ik kan meestal snel de kernboodschap uit een stuk halen. e) Als er in stukken vaktermen en afkortingen staan, worden die meestal helder uitgelegd. f) Ik hoef nota’s meestal maar één keer te lezen om te weten waar het over gaat. g) Als ik een stuk heb gelezen, weet ik wat de argumenten zijn voor een bepaalde keuze. h) Na het lezen van een stuk kan ik een weloverwogen keuze maken over de inhoud. Helemaal mee eens / mee eens / niet mee eens en niet mee oneens / niet mee eens / helemaal niet mee eens / weet ik niet / niet van toepassing 9. Hoe beoordeelt u de stukken over het onderwerp [naam3] in het algemeen? 1 (heel slecht) 10 (uitstekend) 10. Tot slot, heeft u tips voor het verbeteren van de stukken? ….. Dit is het einde van de vragenlijst. Hartelijk bedankt voor uw antwoorden!

12/15

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken

Bijlage 2 Tips en opmerkingen Letterlijke weergave van de antwoorden op de vraag “Tot slot, heeft u tips voor het verbeteren van de stukken?” - Zorg voor minder 'technische' stukken. In het bijzonder mbt gemeenschappelijke regelingen, meer Zwolse duiding (waar zit Zwolse keuzeruimte, waar zitten problemen/dilemma's) - Stukken zouden ook voor inwoners begrijpelijk moeten zijn - Scherper duidelijk maken waar keuzemogelijkheden voor de raad zitten - Finale check op taal/stijlfouten en leesbaarheid voordat stukken naar de raad gaan Afkortingenlijst indien die gebruikt worden. Stukken zijn heel erg geschreven vanuit zenden. Het zou goed zijn ook te denken vanuit ontvangend perspectief en dan terug te lezen of de boodschap en vraagstelling voldoende naar voren komt. De kernboodschap is veel te lang, dus maak hier een echte kernboodschap van. Belanghebbenden zijn niet in kaart gebracht in de stukken, zou helpen als dit wel zo was. Het is niet inzichtelijk op welke manier de nota's in de beleidscyclus passen: aan welke doelen draagt het voorstel bij, op welke financiële potjes heeft het effect en wat is er dan nog over aan financiële middelen. Er wordt vaak naar het voorstel toegeschreven met de argumenten, terwijl er ook altijd een andere kant is (tegenargumenten) die afweging is niet terug te zien in de stukken waardoor een inhoudelijke afweging lastig is voor raadsleden.

De stukken zijn veel te veel pagina's, het zijn marketing verhalen en niet geschreven op de rol van de raad. haha, ja, Minder vaktermen gebruiken. Ook al worden die verklaard en uitgelegd. Kortere zinnen en hoofd en bijzaken van elkaar scheiden Het komt regelmatig voor dat stukken een vrij lange inleiding hebben die eigenlijk een soort opsomming is van (geslaagde) projecten. Dat leidt af van wat je echt wilt weten en stuurt ook een bepaalde denkrichting aan (namelijk dat het goed gaat). Zeker in een beslisnota zou ik zoveel mogelijk feitelijke informatie willen met een bondige duiding. Dat moet dan makkelijk terug te vinden zijn in het onderliggende stuk. De verbinding tussen beide is dus ook belangrijk. Het komt nu - bijvoorbeeld - ook voor dat een belangrijk argument in de beslisnota, ergens in een lopende tekst naar voren komt op pagina 24. Structureer de langere documenten zo dat je kun switchen tussen besluit (beslisnota) en achtergrond (beleidsstuk). Ik heb zojuist op gevoel mijn opmerkingen gemaakt. Maar kwaliteit van stukken, ook binnen de genoemde portefeuilles zijn sterk wisselend van kwaliteit. Van uitermate helder tot lastig te begrijpen, afhankelijk van de adviseur. Ik ben bereid een toelichting te geven indien nodig. In de stukken staan vaak ook veel spelfouten. Heel hinderlijk, zonder dat zijn de stukken al ingewikkeld genoeg.

Tips: eenduidig taalgebruik, niet verschillende woorden gebruiken voor hetzelfde. Zinnen kunnen soms in vier of vijf afzonderlijke zinnen worden gevat. Meer vanuit de inwoner, bedrijven en organisaties schrijven. Nu zijn stukken vaak beleidsmatig ingestoken. Minder ronkende promoteksten met weinig inhoud en meer 'to the point' Vooral op het gebied van Ruimtelijke Ordening scheelt dat al snel tientallen pagina's. politieke sensitiviteit mag verbeterd worden, ook de context waarin een dilemma speelt en wat de kernvraag is

13/15

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken Ik vind dat de stukken objectiever moeten worden geschreven. Nog te vaak moet je zoeken naar wat er niet staat. Of er wordt verhullend taalgebruik gebezigd. Uiteraard mag het stuk de keuzes van het college bevatten. Maar er mag beter verwoord worden waarom andere keuzes juist niet zijn gemaakt. Daar wordt een stuk niet korter van. Wel begrijpelijker en leesbaarder. Te vaak worden stukken gezonden die 'te hoog over' zijn en waar vervolgens ook geen financiële onderbouwing bij ligt. Dan wordt dat een visie genoemd. Maar daarmee geef je al wel richting zonder de consequenties echt goed te kunnen doorgronden. Die stukken zijn vaak wel makkelijk leesbaar, omdat ze niet diepgaand zijn. Maar doordat het zo 'hoog over' is, zijn ze anderzijds juist niet goed leesbaar omdat je bij elke algemene zin moet nadenken wat daar in praktijk (soms veel later) de consequenties van kúnnen zijn. Vaak is die bedoeling er al op de achtergrond. Maar wordt dat minder helder in de visie beschreven. Verder vind ik de persberichten (maar ook informatienota's en beslisnota's) soms wel heel erg gekleurd. Nou snap ik wel dat je als college je keuzes wilt 'verkopen'. Je kunt dat enerzijds creatief noemen (hulde aan de voorlichters en communicatie adviseurs want zij verstaan hun vak), maar je zou anderzijds ook kunnen stellen dat zoiets 'kruipt naar de grens van misleiding'.

Ik zet het bewust wat te stellig neer om het helder te maken. Neem het voorbeeld van de communicatie rond het afschaffen van de zorgpolis. Los van wat je daar politiek van vindt, was die communicatie niet objectief en de inhoud van de beslisnota (en het onderzoek) bevatte inhoudelijke fouten. Dat is niet direct hetzelfde als leesbaarheid. Maar doordat je dat merkt, word je (wellicht onnodig) argwanend of de rest wel klopt. En dat komt het leesbaarheid weer niet ten goede. Maar neem bijvoorbeeld ook het wat onschuldiger voorbeeld van de communicatie rond het 'Koggepark'. Weer los van wat je daar inhoudelijk van vindt; dat is natuurlijk helemaal geen park. Het is een verbouwde straat tussen hoogbouw, waarin in de bermen wat hogere begroeiing en bomen staan getekend. Ook dat raakt aan leesbaarheid. Nogmaals, dit is een vrij onschuldig voorbeeld, maar woordkeus en woordgebruik doen er wel toe. Het hoort wellicht ook enigszins bij het politieke spel. Maar het leek met goed om te benoemen. Feitelijk juiste en objectieve beslis- en informatienota's zijn om meerdere redenen van belang. Je houdt het politiek zuiver. En biedt de lezers meer houvast. Met name oppositie, maar ook andere gemeenteraadsleden. Immers zij hebben toch vaak een zekere mate van kennis- en informatie achterstand. En hebben, na de overdracht, qua tijd ook niet altijd alle ruimte meer.

Dat geldt trouwens ook voor 'gewone' inwoners die dat soort stukken af en toe lezen als het hen aan gaat. Dat komt Zwolle als gemeente volgens mij ten goede qua uitstraling. Leesbaarheid draagt daarmee (in)direct bij aan betrouwbaarheid, transparantie en openheid. Het bovenstaande zou volgens mij tot verbetering kunnen leiden. Goed dat jullie dit oppakken. Ik vind de vragen in die zin moeilijk te beantwoorden daar niet alle stukken van een zelfde afdeling door dezelfde persoon worden geschreven. En ook vereist het onderwerp waarover wordt geschreven een andere benadering/indeling van teksten. De ene keer is een tekst een 5 waard en een andere weer een 8. Voor deze redenen dat ik de vragen vrij open vind en denk ik dat hierdoor minder gericht en minder juist kan worden beoordeeld. Niet direct. Het blijft een kunst om goed te schrijven. Altijd een communicatie adviseur laten meelezen die is een expert in kern boodschappen schrijven omdat ze vaak een persbericht maken van ellenlange nota’s. Als formats aangepast moeten worden kan dat ook. Daar gaan we zelf over Puntiger formuleren en kwalitatief uitstekende management samenvattingen met conclusies en aanbevelingen maken voor de informatie- en beslis nota’s. Deze adviezen gelden ook voor diverse visie’s. 14/15

Datum Ons kenmerk

maart 2022 leesbaarheid stukken simpeler taalgebruik, minder herhaling, minder tekst, minder overbodige informatie, sneller naar de kern Zorg dat essentie van het stuk door gebruik van tussenkopjes en het beschrijven van de dilemma's (ipv enkel de gekozen oplossing) in 30 seconden duidelijk is voor de lezer

15/15