2. brief aan AB over rapport Huis voor Klokkenluiders

Aan: het algemeen bestuur van Omgevingsdienst IJsselland

Zwolle, 21 december 2023 Geachte leden van het algemeen bestuur, Vandaag heeft het Huis voor Klokkenluiders (hierna: het Huis) het rapport gepubliceerd over haar onderzoek naar een vermeende misstand bij Omgevingsdienst IJsselland (hierna: de OD). Het rapport vindt u op www.huisvoorklokkenluiders.nl Namens het dagelijks bestuur van de OD, informeren wij u over de conclusies van het Huis, de aanbevelingen die het Huis doet en de reactie van het dagelijks bestuur daarop. Daarnaast staan we stil bij de impact op de medewerkers. Conclusies Huis voor Klokkenluiders Naar aanleiding van een anoniem verzoek, heeft het Huis besloten onderzoek te doen naar vermeende misstanden bij de OD. Gaandeweg het onderzoek is de onderzoeksvraag versmald tot het doen van onderzoek naar de inhuur van een vijftal personen uit een netwerkorganisatie voor zelfstandigen, in de periode 2020 tot en met 2022. Samengevat trekt het Huis de volgende conclusies: 1. De Omgevingsdienst IJsselland handelde bij de inhuur van twee van de vijf deelnemers van de netwerkorganisatie voor zelfstandigen niet conform het eigen inkoopbeleid. Volgens het inkoopbeleid van de OD moeten inhuurtrajecten met een waarde boven de € 30.000,- meervoudig onderhands aanbesteed worden. Bij twee inhuurtrajecten met een opdrachtwaarde van respectievelijk € 41.000,- en € 39.000,- is dat niet gebeurd. 2.

De Omgevingsdienst IJsselland schond bij de inhuur van het hoofd Bedrijfsbureau en de concerncontroller voorschriften uit de Aanbestedingswet 2012. Het Huis beschouwt de inhuurtrajecten voor het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller als twee ongedeelde opdrachten. Vanuit die optiek bezien, overschreden de opgetelde inhuurbedragen in de loop van 2022 het Europese drempelbedrag en had een Europese aanbesteding plaats moeten vinden.

OD IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle

0885251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl KVK 68066805 BTW NL857287722B01 IBAN NL23BNGH0285172956 BIC BNGHNL2G

3. Er was bij de externe inhuur door Omgevingsdienst IJsselland sprake van belangenverstrengeling. Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller hadden financieel baat bij de inhuur door de Omgevingsdienst van specifiek deelnemers van de Netwerkorganisatie, waarvan het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller persoonlijk deel uitmaakten. Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller meldden hun financieel belang niet aan de OD en handelden daarmee niet in lijn met het integriteitsbeleid van de OD. Ook meldden zij niet hun nevenfunctie als medebestuurders van de stichting waarbinnen de betreffende provisieverrekeningen plaatsvonden. Het financieel belang bedroeg voor het hoofd bedrijfsbureau ongeveer € 2.300,op jaarbasis en voor de concerncontroller ongeveer € 1.500,- op jaarbasis. 4. De Omgevingsdienst trof enkele maatregelen, maar het is onzeker of deze voldoende borging bieden om belangenverstrengeling of afwijkingen van inkoopbeleid en aanbestedingsregelgeving te voorkomen. Het Huis ziet dat de OD gedurende het onderzoek van het Huis enkele maatregelen trof. Zo ondertekenden alle ingehuurde medewerkers (alsnog) de integriteits- en geheimhoudingsverklaring en is de procedurebewaking verbeterd. Het Huis ziet hierin nog niet voldoende borging om belangenverstrengeling of afwijking van het inkoopbeleid of aanbestedingsregelgeving te voorkomen.

Aanbevelingen Huis voor Klokkenluiders Op basis van het voorgaande is het eindoordeel van het Huis dat er in de periode 2020 tot en met 2022 bij de OD sprake was van een misstand met maatschappelijk belang bij de inhuur van deelnemers van de netwerkorganisatie. Dit eindoordeel leidt tot de volgende aanbevelingen van het Huis: 1. Onderzoek de noodzaak om het huidige proces van externe inhuur door de Omgevingsdienst aan te passen, met daarbij aandacht voor de borging van rechtmatigheid; 2. Verstevig de interne toezichtfunctie met betrekking tot de naleving van integriteits- en inhuurregels, waaronder de gedragscode (in het bijzonder ook met betrekking tot nevenfuncties, persoonlijke/ financiële belangen en het intern melden daarvan) en aanbestedingsregelgeving;

OD IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle

0885251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl KVK 68066805 BTW NL857287722B01 IBAN NL23BNGH0285172956 BIC BNGHNL2G

3. Bevorder het integriteitsbewustzijn van de organisatie door: a. In de sturing van de organisatie integriteit en compliance als randvoorwaarde te stellen voor alle taken van de organisatie, en de organisatie in staat te stellen om aan die randvoorwaarde te voldoen door haar tijd en middelen daarvoor te bieden; b. Als algemeen bestuur, dagelijks bestuur en managementteam in houding en gedrag het belang van integriteitsregels uit te dragen; c. De integriteitsregels van de organisatie structureel onder de aandacht te brengen bij bestaande en bij nieuwe – ook ingehuurde – medewerkers. Het Huis verzoekt het algemeen bestuur van de OD om binnen zes maanden na publicatie van dit rapport het Huis een schriftelijke beschrijving van de genomen besluiten en maatregelen toe te zenden. Reactie dagelijks bestuur Als dagelijks bestuur van de OD bestrijden wij de conclusies van het Huis niet. Wel vinden wij het belangrijk dat de conclusies worden gelezen in de juiste tijdsgeest. Het onderzoek van het Huis ziet namelijk op de periode 2020 t/m 2022. Eind 2020 constateerden we als bestuur van de OD dat de bedrijfsvoering van onze jonge organisatie vanaf de start te krap bemenst bleek en onvoldoende geëquipeerd voor een adequate en professionele uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken van de dienst. Mede daarom is in de loop van 2021 het programma Samen Toekomstbestendig gestart.

Vervolgens heeft het algemeen bestuur van de OD op 20 januari 2022 besloten tot het financieren en inrichten van het Bedrijfsbureau. In de loop van 2022 is het Bedrijfsbureau ingericht, zijn er flinke professionaliseringsslagen gemaakt en wordt de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken doorlopend verbeterd. De OD is dus al volop aan de slag met het opvolgen van de aanbevelingen van het Huis. Wij zullen, conform de wens van het Huis, een schriftelijke beschrijving van de genomen besluiten en maatregelen opstellen en deze toezenden aan het Huis. Deze beschrijving zullen we ook met u en de medewerkers van onze dienst delen. Impact op de medewerkers Wij constateren dat deze kwestie impact heeft op medewerkers van de OD. Wij hechten er daarom waarde aan om te melden dat het dagelijks bestuur het volste vertrouwen in al haar medewerkers heeft en hen steunt nu de OD publiekelijk in verlegenheid wordt gebracht. Het dagelijks bestuur heeft daarom een medewerkersbijeenkomst georganiseerd en het managementteam van de OD gevraagd maatregelen te treffen om de impact zo beperkt mogelijk te laten zijn. OD IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle

0885251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl KVK 68066805 BTW NL857287722B01 IBAN NL23BNGH0285172956 BIC BNGHNL2G

Woordvoering en vragen We kunnen ons voorstellen dat u wellicht vragen krijgt van uw college of vanuit uw gemeenteraad, dan wel Provinciale Staten in het geval van de provincie. Mocht dit het geval zijn, schroomt u dan niet om een beroep op ons te doen. Wij helpen u graag met het beantwoorden van vragen over onze dienst. Daarnaast kunt u deze brief desgewenst doorzenden aan uw college en/of uw griffie. Mocht u vragen krijgen uit de pers, dan verzoeken wij u dit te melden via: communicatie@odijsselland.nl We vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Namens het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst IJsselland. Met vriendelijke groet, voorzitter,

secretaris-directeur a.i.,

Maarten Offinga

Jan Dirk Nijkamp

OD IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle

0885251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl KVK 68066805 BTW NL857287722B01 IBAN NL23BNGH0285172956 BIC BNGHNL2G