Document · PDF

12. Gemeente Zwolle Boardletter 2024

Raad Besluitvormingsronde 10 februari 2025, gemeente ZwolleBij agendapunt: Kennisnemen van het bericht8.121 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Boardletter 2024 Gemeente Zwolle, 31 januari 2025

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Inhoudsopgave Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Contact Wij beantwoorden graag uw vragen over deze boardletter:

Vanessa Jongbloed Director Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 2025 2002 vjongbloed@deloitte.nl

Len Brandts Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 1039 1192 lbrandts@deloitte.nl

Mehmet Bahceci Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 5005 5402 mbahceci@deloitte.nl

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/2

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025 Deloitte Accountants B.V. Meander 551 6825 MD Arnhem Postbus 30265 6803 AG Arnhem Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle Postbus 10007 8000 GA ZWOLLE

Geacht college,

Onderwerp Boardletter 2024

Wij benadrukken dat de interim-controle er primair op is gericht de interne-beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2024 opgenomen informatie. Het voorgaande impliceert dat onze werkzaamheden niet de hele interne-beheersingsomgeving van de gemeente Zwolle omvatten. Tevens heeft de interimcontrole als doel eventuele aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.

Datum 31 januari 2025 Ons kenmerk 250154E72A/HV

Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk uitgevoerde interim-controle. De aanpak en de aandachtspunten van onze tussentijdse controle, die wij hebben uitgevoerd in opmaat naar de controle van de jaarrekening 2024 van de gemeente Zwolle, zijn vastgelegd in het auditplan 2024.

Wij merken op dat deze boardletter is opgesteld ten behoeve van het college, de auditcommissie en de gemeenteraad van de gemeente Zwolle en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. De inhoud van deze boardletter hebben wij afgestemd met de portefeuillehouder financiën, de directeur financiën en de concerncontroller. Wij hebben onze bevindingen toegelicht in de vergadering van de auditcommissie van 14 januari 2025.

Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en danken u en uw medewerkers voor de plezierige samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze boardletter. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.

drs. V.V. Jongbloed RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Kernboodschap interim-controle

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/4

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Kernboodschap interim-controle De basis voor onze controle is het auditplan 2024 dat wij op 17 september met de auditcommissie hebben besproken. De bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in onze boardletter beogen het management en het college te ondersteunen in het proces van het voortdurend verbeteren van de interne-beheersingsomgeving en de interne risicobeheersing. Wij hebben ons primair gericht op de maatregelen voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening 2024. Hierbij concluderen wij dat Zwolle de interne beheersing voldoende op orde heeft om zich te kunnen focussen op de uitdagingen waarvoor de stad staat. Onderwerp

Boodschap

Overall beeld interimcontrole

De ontwikkelingen binnen de stad Zwolle volgen elkaar in een hoog tempo op. In deze dynamische tijden is het voor de stad Zwolle belangrijk om strak te blijven sturen op betrouwbare prognoses en de tussentijdse informatievoorziening, dit in lijn met het gemeentebrede initiatief ‘datagedreven werken’. De grootste (financiële) uitdagingen voor de stad Zwolle liggen op het gebied van de beheersing en financiering van de van de WMO en Jeugdzorg, de woningbouwopgave welke door de gemeente wordt aangepakt met de ambitieuze (binnenstedelijke) gebiedsontwikkelingen rondom de Spoorzone, Zwartewaterallee, Oosterenk en de Nieuwe Veemarkt, de aangekondigde bezuinigingen vanuit de Rijksoverheid in combinatie met de groei van de stad Zwolle en een onzeker overheidsbeleid. Strategische investeringsagenda (SIA) in relatie tot de realisatiekracht De combinatie van de doelstellingen uit de SIA, investeringskredieten en overige taakstellingen zoals het Integraal Huisvestingsplan (IHP) en investeringen in maatschappelijk vastgoed laat zien dat de stad Zwolle voor een grote uitdaging staat om alle ambities te verwezenlijken. De krapte op de arbeidsmarkt die naar verwachting ook in de komende jaren zal aanhouden, het dreigende tekort aan grondstoffen en factoren als de voortdurende stikstofcrisis en de energietransitie vragen veel van de wendbaarheid van de organisatie.

Hierbij stellen wij de vraag aan uw gemeente of ze voldoende wendbaar is om vertragingen binnen een project om te zetten in een versnelling van een ander project? Een scherpere prioritering in de ambities lijkt ons daarbij noodzakelijk. Een ander belangrijk aandachtspunt blijft de realisatiekracht van de organisatie om ondanks de genoemde uitdagingen ook in de toekomst de ambities van raad en college te kunnen blijven realiseren. Dit aspect zal voorafgaand aan de politieke besluitvorming zorgvuldig afgewogen moeten worden. Alle ambities bieden een (gedeeltelijke) oplossing voor verschillende uitdagingen (woningtekort, bereikbaarheid, klimaatproblematiek) waar Zwolle en de andere grote steden mee te maken heeft. Tegelijkertijd zal een uitbreiding van de stad in aantallen inwoners er toe leiden dat de komende jaren de druk op sociale voorzieningen zal toenemen én navenant de ambtelijke organisatie verder moet worden versterkt, zowel in capaciteit als in kwaliteit. Grondexploitaties en het effect van de adaptieve ontwikkelstrategie mobiliteitshubs De gemeenteraad heeft een besluit genomen rondom de Adaptieve Ontwikkelstrategie mobiliteitshubs, die onder andere gedekt wordt met een financiële bijdragen van ontwikkelaars en corporaties. Dit besluit kan ingrijpende gevolgen hebben voor de verwachte resultaten van grote woningbouwprojecten, zoals de Nieuwe Veemarkt.

Als gevolg van het besluit zal deze grondexploitatie naar verwachting verlieslatend worden, wat directe gevolgen heeft op het resultaat van Meerjaren Prognose Vastgoed en dus het resultaat in de jaarrekening. Dit besluit kan mogelijk een vergelijkende impact hebben op toekomstige woningbouwprojecten binnen de gebieden van de mobiliteitshubs van Zwolle. De (financiële) beheersing van het Sociaal Domein Als gevolg van de macro economische ontwikkelingen waarbij gemeenten moeten bezuinigen op het sociaal domein en de stijgende salariskosten vanuit de CAO zien wij een landelijke tendens dat de financiële druk op zorginstellingen toeneemt. Hoewel er slechts enkele zorgaanbieders met geringe financiële omvang de zorgen hebben geuit richting de gemeente is recent gebleken wat deze financiële druk kan veroorzaken bij zorginstellingen. Uit onderzoek door Follow The Money komt naar voren dat er mogelijk zorgfraude is gepleegd door een grote jeugdzorgaanbieder die actief is voor de gemeente Zwolle. Wij hebben uw ambtelijke organisatie gevraagd inzicht te geven in de situatie om te bepalen of er signalen gemist zijn. Dit tevens om in te schatten of dergelijk casussen zich ook bij andere zorgaanbieders (kunnen) voordoen.

Interne beheersing op voldoende niveau De gemeente Zwolle heeft in de afgelopen jaren stappen gezet in het verbeteren van de interne beheersing en het optimaliseren van haar derde lijn controle. Dit vertaalt zich in een positieve constatering dat de gemeente in control is, de basis op orde heeft om de verschillende uitdagingen aan te gaan die de stad voor haar heeft liggen. Ook kijken wij positief terug op een prettige samenwerking met de ambtelijke organisatie. Met duidelijke afspraken en heldere communicatielijnen vinden wij elkaar steeds beter en versterken ieders rol. Door deze samenwerking en de periodieke afstemmingen die wij samen met de concerncontroller en de coördinator Internal Audit voeren, komen we niet voor verassingen te staan en zorgen we ervoor dat de interim-controle op een effectieve en efficiënte wijze uitgevoerd is.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/5

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Interne beheersingsomgeving Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/6

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Interne beheersingsomgeving Onderwerp

Boodschap

Beheersing uitgaven | Sociaal domein

Landelijke ontwikkeling Zoals eerder met u gedeeld is binnen het zorgdomein (WMO en Jeugd) sprake van een aanzienlijke toename van de lasten, welke in 2023 voor een groot deel werd veroorzaakt door een verschuiving naar zwaardere en duurdere zorgvormen. Als gevolg van de macro economische ontwikkelingen waarbij gemeenten moeten bezuinigen op het sociaal domein en de stijgende salariskosten vanuit de CAO zien wij dat de landelijke tendens dat de toenemende financiële druk op zorginstellingen doorzet. Daarnaast zien wij dat zorginstellingen moeite hebben om aan de stijgende vraag te voldoen vanwege capaciteitsbeperkingen en personeelstekorten, mede in combinatie met het verscherpt toezicht op schijnzelfstandigheid, wat resulteert in een discrepantie tussen de gewenste en feitelijke zorgverlening. Uitdagingen Jeugdzorg Zwolle richt zich in het kader van de Hervormingsagenda Jeugd 2023-2028 met preventieve maatregelen en interventies tot besparingen in de jeugdzorg. Dit is vertaald naar een nieuwe Routekaart Jeugdbeleid Zwolle die op 12 november 2024 is voorgelegd aan de raad. Koersvastheid blijft een belangrijk uitgangspunt. Hoewel het feitelijk meten van de besparingen lastig is (welke zorginzet is daadwerkelijk voorkomen) blijkt uit de interne evaluatie van uw gemeente van 160 casussen dat de pilot van de proeftuinen succesvol is.

Uit dezelfde evaluatie blijkt tevens een stijging van de kwaliteit (passende inzet van wijkteams of specialisten) en een realisatie van een besparing in de jeugdzorg ten opzichte van de begroting (-/- 1,8 miljoen euro in Berap 2). Een stijging in de kosten Jeugdzorg is, onder andere door een stijgend aantal inwoners van de stad en de jaarlijkse indexatie, wel duidelijk zichtbaar. Wij adviseren om met data-analyse meer inzicht te krijgen in de inzet in uren van wijkteam-medewerkers en jeugdzorgspecialisten (in plaats van euro’s) om beter inzicht te krijgen in de effecten die de besparende maatregelen hebben gehad binnen Zwolle. Dit is ook een ontwikkelwens van de gemeente die momenteel verkend wordt. Capaciteitsproblemen WMO De capaciteitsproblemen en personeelstekorten ziet Zwolle ontstaan bij de zorginstellingen die WMO levert voor Zwolle. Dit vertaalt zich in een voordeel dat gerealiseerd is ten opzichte van de begroting. Zorgaanbieders kiezen, in overleg met de gemeente, daarom voor een lagere inzet (minder frequent/minder intensief) van bijvoorbeeld WMO thuisondersteuning. Ondanks de beperkte invloed van de gemeente hierop, adviseren wij deze tendens te blijven volgen en inzicht te krijgen in de mogelijke negatieve impact van de uitgestelde zorg.

Data-analyse Vanuit het gemeentebrede initiatief ‘datagedreven werken’ zien wij ook binnen het sociaal domein de positieve ontwikkeling dat data-analyse modellen ontwikkeld worden om meer inzicht te krijgen in de financiële impact van preventieve maatregelen en interventies. Ook in de derde lijn wordt gebruikgemaakt van data-analyse om de interne audits op de onderliggende processen op een datagedreven wijze uit te voeren. De eerste uitkomsten zijn veelbelovend. Echter zien wij nog enkele punten van aandacht waarmee Zwolle verder “in-control” kan komen: •

Ontwikkelen van monitoring op inzet van uren: Het verkrijgen van inzicht hierin vindt handmatig plaats. Een data-analyse oplossing hierop ontbreekt nog.

•

Wij hebben geconstateerd dat in de transitie naar een centrale toepassing van data-analyse binnen het sociaal domein het dashboard WMO al geruime tijd niet operationeel is. Hierdoor ontbreekt momenteel de sturingsinformatie binnen WMO die voorheen gebruik werd om de WMO-uitgaven door zorgaanbieders te beheersen.

•

Inzet van data-analyse om frauduleuze kenmerken bij zorgaanbieders te identificeren, zoals hoge bezoldigingen van bestuurders, hoge omzet per FTE en hoge uitputting van toegekende beschikkingen (verzilveringsgraad) vergeleken tot andere zorgaanbieders. Binnen de jeugdzorg zal dit uitgevoerd moeten worden in samenwerking met de RSJ, die belast is met het contractenbeheer.

Actuele ontwikkeling Recent onderzoek door Follow The Money heeft naar voren gebracht dat mogelijk zorgfraude is gepleegd door een zorgaanbieder die ook voor de gemeente Zwolle actief is. Wij hebben de ambtelijke organisatie gevraagd inzicht te geven in de situatie en de mogelijke gevolgen voor de gemeente Zwolle. Tevens is het van belang te beoordelen in hoeverre dergelijke casussen zich ook bij andere zorgaanbieders (kunnen) voordoen.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/7

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Interne beheersingsomgeving Onderwerp

Boodschap

Grondexploitatie

Belangrijke landelijke uitdagingen hebben een raakvlak met c.q. impact op de ruimtelijke ontwikkeling binnen uw gemeente, zoals de versnelling van de woningbouwopgave en de klimaattransitie (verduurzaming, stikstofproblematiek en netcongestie). Door de vaak lange looptijden van de grondexploitaties zijn projecten extra gevoelig voor volatiliteit in kosten en opbrengsten, oplopende rentepercentages en een langere duur van de bouwwerkzaamheden. De calculaties strekken zich in veel gevallen uit over meerdere jaren en kunnen oplopen tot meer dan tien jaar. De effecten van de genoemde onzekerheden kunnen dus veel impact hebben op het resultaat (en de te treffen voorzieningen) van het project en dus op het resultaat van de jaarrekening van de gemeente Zwolle. Wij geven de volgende specifieke aandachtspunten mee ten aanzien van de actieve grondexploitaties: 1. 2. 3. 4. 5.

Als gevolg van de vaak lange looptijden van de grondexploitaties zijn deze projecten extra gevoelig voor volatiliteit in kosten en opbrengsten. De gedurende de looptijd wijzigende rentepercentages. De (beperkte) beschikbaarheid van grondstoffen en middelen. De krapte op de arbeidsmarkt. een langere doorlooptijd van de bouwwerkzaamheden werken risico-verhogend.

De calculaties voor de verschillende projecten strekken zich in veel gevallen uit over meerdere jaren (bijvoorbeeld bij De Nieuwe Veemarkt). De effecten van de met deze projecten samenhangende onzekerheden kunnen dus veel impact hebben op het resultaat (en de te treffen verliesvoorzieningen) van het project en dus op het resultaat van de jaarrekening van de gemeente Zwolle. Deze worden jaarlijks vastgelegd in de Nota van uitgangspunten. De gemeente zal vanaf dit jaar meer gebruikmaken van openbare informatie in plaats van het inschakelen van externe expertise. Hierbij vragen wij een gedegen onderbouwing van de toepasbaarheid van deze bronnen op de gemeente Zwolle. De Nota van uitgangspunten zal eind 2024 in concept beschikbaar komen en zullen wij vervolgens beoordelen in het kader van onze controle van de jaarrekening 2024. De civiele ramingen binnen de grondexploitaties zijn de afgelopen twee jaren geïndexeerd op basis van een algemeen indexcijfer. Bij de actualisatie voor de jaarrekening 2024 worden voor enkele projecten de ramingen volledig herzien. Deze herziening wordt uitgevoerd door een externe kostendeskundige. Tijdens onze gesprekken met de gemeente Zwolle hebben wij geconstateerd dat een gedegen onderbouwing bij de ramingen niet aanwezig is.

Wij benadrukken daarom het belang van het baseren van deze ramingen op externe bronnen en verifieerbare aannames zodat Zwolle een gedegen interne toets uit kan voeren op de calculaties en de dossiervorming voldoet aan de vereisten van onze externe audit. Verder hebben wij kennis genomen van het raadsbesluit rondom de Adaptieve Ontwikkelstrategie mobiliteitshubs, die onder andere gedekt wordt met een financiële bijdragen van ontwikkelaars en corporaties. Uit de inventariserende gesprekken blijkt dat dit besluit significante gevolgen kan hebben voor grote woningbouwprojecten, zoals de Nieuwe Veemarkt. De verplichte bijdrage aan de mobiliteitshubs zorgt voor een lagere residuele grondwaarde, waardoor het project als gevolg van dit besluit verlieslatend wordt. Wij hebben uw organisatie gevraagd een position paper op te stellen met de gevolgen van dit besluit op de huidige grondexploitaties, in samenhang met de hiervoor geldende wet- en regelgeving van de Commissie BBV. Met de (geactualiseerde) afspraken en acties staat opnieuw een raamwerk dat bijdraagt aan een efficiënt en effectief opstel- en controleproces van de (waardering van de) grondexploitatie bij de jaarrekening 2024.

Het is in dit kader belangrijk de balans te blijven bewaken tussen de planningsafspraken/acties, de beschikbare personele capaciteit en de mogelijke wijzigingen in bestuurlijke prioriteiten, bijvoorbeeld om de woningbouwopgave te versnellen. Ook de (macro) economische ontwikkelingen – waaronder de inflatie – kunnen mogelijk de komende tijd extra aandacht vragen, afhankelijk van de mate waarin deze ontwikkelingen leiden tot wijzigingen ten opzichte van de nu gehanteerde gegevens, uitgangspunten en aannames. Voorgaande jaren hebben wij uitgebreid met uw organisatie gesproken over het belang van een actuele Nota Grondbeleid. Wij zien dat uw organisatie momenteel bezig is met de actualisatie van de Nota Grondbeleid, welke naar verwachting in 2025 afgerond zal zijn. Daarnaast spreekt het voor zich dat het belangrijk is de ontwikkelingen en de voortgang ter zake gezamenlijk nauwgezet te monitoren en tijdig met elkaar te overleggen indien zich situaties voordoen die (mogelijk) een impact hebben op het controleproces. Over onze uiteindelijke bevindingen inzake de beheersing en waardering van de grondexploitatie rapporteren wij in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2024.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/8

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Interne beheersingsomgeving Onderwerp

Boodschap

Datagedreven werken, artificial intelligence en automatisering

Onze directe omgeving is de laatste jaren steeds sterker afhankelijk geworden van automatisering, artificial intelligence (AI) en van het verwerken van data. Dit helpt ons om processen op een meer efficiënte en effectieve wijze uit te voeren. Gemeenten kennen een groot aantal zogenoemde ‘rule based’ processen, zowel in de beleidsuitvoering als in de ondersteuning. Of het nu gaat om het verstrekken van een subsidie of om het uitbetalen van een factuur, in al dit soort processen wordt een meer of minder complexe beslisboom doorlopen, waarna er al dan niet tot een handeling wordt overgegaan. Dergelijke processen lenen zich goed voor zogenoemde ‘end tot end’ automatisering; het geheel of gedeeltelijk elimineren van menselijke handelingen in het proces. Geautomatiseerde interne-beheersingsmaatregelen – zoals het automatisch matchen van een factuur met een inkooporder of het checken of een subsidieaanvraag niet al eerder is afgewezen – verhogen hierbij de betrouwbaarheid van de procesuitvoering. Daarnaast worden er binnen de gemeente, onder andere in deze processen, steeds meer data gegenereerd en opgeslagen. Deze data kunnen uw organisatie helpen bij het op een efficiënte en effectieve wijze bereiken van uw beleidsbeleidsdoestellingen en bij het formuleren van deze doelstellingen.

Wij zien zowel dit datagedreven werken als het verder automatiseren van de processen als belangrijke trends binnen de gemeentelijke sector en hebben in dit verband een visiedocument gepubliceerd: “Investeer nu in executiekracht!”. Wij adviseren hierbij om ook de mogelijke kansen te identificeren om bedrijfsprocessen en handelingen op een efficiëntere wijze te kunnen inrichten. De gemeente Zwolle heeft stappen gezet om datagedreven werken verder te integreren binnen haar organisatie. Een belangrijk initiatief hiertoe is de ontwikkeling van een periodieke gemeentebrede rapportage vanuit de derde lijn, waarin ook nadruk ligt op datagedreven werken. In dit kader heeft het team Internal Audit (IA) een pilot data-analyse gelanceerd, in samenwerking met een externe specialist en in afstemming met proceseigenaren binnen het Sociaal domein en Sociale zaken. Deze pilot heeft als doel te onderzoeken hoe data-analyse kan bijdragen aan efficiëntere en doelgerichtere derdelijns audits. Door het gebruik van data-analyse streeft de gemeente ernaar om meer zekerheid te bieden over de interne controle en compliance, en om meer waarde voor de organisatie te leveren. Bovendien vindt er samenwerking plaats met collega's die betrokken zijn bij datagedreven werken, om ervoor te zorgen dat de IA-analyses en -dashboards binnen de reguliere Zwolse kaders beheerd en verder ontwikkeld kunnen worden.

Wij onderschrijven deze ontwikkelingen en erkennen ze als positieve stappen in de richting van een efficiëntere en meer toekomstgerichte gemeentelijke organisatie.

IT-omgeving | Algemene IT-beheersmaatregelen

In 2024 heeft een reorganisatie plaatsgevonden van de afdeling informatievoorziening. Hierbij is de afdeling opgesplitst in de secties Beheer, Geo-Data en onderzoek, Informatiebeheer en kwaliteit en Regie. Deze laatste twee afdelingen zijn o.a. gericht op de bevindingen die wij in de afgelopen jaren aan u hebben gerapporteerd rondom de General IT Controls (GITC) en de beheersing van uitbestede processen op het gebied van IT. Wij constateren dat met deze reorganisatie een duidelijke eigenaarschap is gedefinieerd, wat een belangrijke stap is in het verbeteren van de kwaliteit van de beheersing van de informatiesystemen. Vanuit onze interim-controle hebben wij de opvolging van de bevindingen ten aanzien van de GITC van JD Edwards, Suite4Sociaal Domein en MO-platform getoetst. Wij merken op dat stappen zijn gezet in de opvolging van onze bevindingen, zoals de stappen in het regionaal implementeren van de IAM en in het proces van beheersing van JD Edwards dat gebruikt kan worden richting de implementatie van de nieuwe applicatie ERPx. Wij zien echter ook een verschil in de wijze en de kwaliteit van IT-beheersing op verschillende systemen en IT-processen. Hiertoe heeft uw organisatie het ‘Projectplan opvolging Management Letter’ opgesteld, waarin concrete invulling wordt gegeven aan de benodigde acties, planning en benodigde middelen en capaciteit.

Met dit projectplan worden de eerste effecten in 2025 verwacht op gebied van Uitbestede processen SSC ONS en de Algemene IT-beheersmaatregelen. Wij adviseren, als onderdeel van dit projectplan, een uniform (IT-)beheersingsraamwerk op te stellen met de minimale kwaliteit van ITbeheersing op basis van het risicoprofiel van een systeem c.q. onderliggende data. De gemeente Zwolle ziet haar IT-ambities steeds meer als onderdeel van het algehele interne beheersingssysteem van de organisatie. In dit kader heeft de derde lijn nu ook één gemeentebrede interne audit rapportage waarin de uitdagingen op gebied van IT-beheersing onderdeel uitmaken van de totale verbeteropgave. Dit is een positieve ontwikkeling gezien de verantwoordelijkheden die de afdelingsmanagers hebben, zowel in het functionele beheer als in de regie van externe partijen, daar belegd worden. In het hoofdstuk Speerpunten auditcommissie gaan we in op de huidige stand rondom de implementatie van de nieuwe financiële applicatie.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/9

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Interne beheersingsomgeving Onderwerp

Boodschap

IT-omgeving | Cyber security

Zwolle heeft de afgelopen jaren gefocust op het hervormen van de afdeling informatievoorziening, het formuleren van een nieuwe strategie, uitvoeren van nulmetingen en investeren in de implementatie van maatregelen op gebieden waarvan het belang in het kader van continuïteit het grootst werd gezien (bijvoorbeeld externe back-ups die nodig zijn in geval van data-gijzeling). Met het Uitvoeringsplan Cyberbeveiligingswet wilt de gemeente invulling geven aan het implementeren van de actuele richtlijnen zoals de Baseline Informatiebeveiliging overheid (BIO2) en de Europese richtlijn NIS2. Zwolle zal een externe partij inschakelen om de cyberbeveiligingswet te implementeren en certificeerbaar te raken op de voorgenoemde richtlijnen. Om dit te realiseren heeft de gemeente Zwolle de ambitie in de samenwerking van met SSC ONS verstevigd. Hierbij verkent Zwolle de opties tot het laten afleggen van verantwoording over de effectiviteit en kwaliteit van de interne beheersing die bij deze partner is belegd. De implementatie van de Cyberbeveiligingswet door Zwolle zal een gezamenlijk traject worden met de serviceorganisatie SSC ONS en de externe partij. Wij adviseren op basis van een risicoanalyse prioriteiten te stellen in de scope van systemen en data, alsmede in de scope van de maatregelen die getroffen moeten worden om certificeerbaar te zijn.

In 2025 zal het Rekenkameronderzoek starten waarbij de informatieveiligheid van de gemeente Zwolle getoetst wordt door onderzoeksbureau Prae-advies. Zwolle heeft met het nieuwe Uitvoeringsplan Cyberbeveiligingswet geconcludeerd dat nog diverse stappen gezet moeten worden om de informatieveiligheid te verbeteren. De uitkomsten van het rekenkameronderzoek kunnen dan ook dienen als input voor de verbeteracties die Zwolle gaat uitvoeren vanuit dit uitvoeringsplan. VNG Digitale Agenda 2024-2028 Met de nieuwe Common Ground visie hebben gemeenten in samenwerking met de VNG gezamenlijk gekozen om te werken naar een gemoderniseerde informatievoorziening die minder versnipperd is en waarbij gegevens altijd beveiligd en actueel zijn. Hiermee willen gemeenten goede dienstverlening bieden en slim en datagedreven werken aan de maatschappelijke opgaven, tezamen met andere overheidsorganisaties. In september 2024 heeft de VNG de Digitale Agenda 2028 gelanceerd om deze doelstellingen te realiseren. De Digitale agenda 2024-2028 is geschreven langs 3 hoofdlijnen: 1. Normeren en democratiseren 2. Mogelijk maken 3. Kansen benutten Met een burgemeester die voorzitter is VNG-commissie informatiesamenleving is de gemeente nauw betrokken geweest in de totstandkoming van de nieuwe Digitale Agenda 2024-2028. Dit is te zien in het conceptstuk ‘Digitale strategie Zwolle’.

Hiermee tracht uw organisatie een wendbare strategie te formuleren waarmee de stad kan meebewegen met de vele ontwikkelingen die inherent zijn aan het onderwerp cybersecurity en informatiebeveiliging. Een belangrijk van de strategie is het thema Eigen huis op orde; het op orde hebben van de eigen IT-beheersing en voldoen aan de relevante wet- en regelgeving op gebied van informatiebeveiliging en privacy. Per augustus 2024 is de vernieuwde Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO2) gepubliceerd. Hiermee is het kader herzien waaraan gemeenten moeten voldoen om tot een veilige digitale omgeving te komen. Met de vernieuwde BIO2 heeft de VNG de belangrijke Europese richtlijnen zoals de NIS2 samengebracht tot één raamwerk. De NIS2 ziet toe op het versterken van de cyberweerbaarheid. Beide zijn onderdeel van het Uitvoeringsplan Cyberbeveiligingswet zoals hierboven beschreven.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/10

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Interne beheersingsomgeving Onderwerp

Boodschap

Interim-controle | Procesbevindingen

In overeenstemming met de initiële risico-inschatting en het auditplan 2024, zijn de opzet en de implementatie van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen getoetst voor de periode januari 2024 tot en met oktober 2024. Dit betreffen de interne beheersingsmaatregelen in de volgende bedrijfsprocessen: • • • • • • • • •

Administratie & Verslaglegging (waaronder de memoriaalboekingen, tussentijdse informatievoorziening e.d.) Aanbestedingen, inkopen en betalingsverkeer Grondexploitatie Sociaal domein en sociale uitkeringen Subsidieverstrekkingen Personeel & Salarissen Treasury Opbrengstenstromen: algemene uitkering en subsidiebaten Automatiseringsomgeving

Wij hebben de ambtelijke organisatie voorzien van het overzicht van procesbevindingen die wij gedurende de interim-controle hebben geïdentificeerd en uw organisatie kunnen helpen in het optimaliseren van het systeem van interne beheersing om de (financiële) risico’s in die processen te mitigeren.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/11

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Speerpunten auditcommissie Verslag speerpunten auditplan

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/12

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Speerpunten auditcommissie Onderwerp

Boodschap

Samenhang SIA, restantkredieten en bestemmingsreserves en de realisatiekracht van Zwolle

Met de Strategische Investeringsagenda (SIA) houdt de stad Zwolle zicht op de ambities en toekomstige investeringen in de stad. De financiering van grootschalige investeringen in gebiedsontwikkelingen en mobiliteitsvraagstukken zijn hierin opgenomen. De SIA geeft hiermee inzicht in de toekomstige financieringsbehoefte en dient als afwegingskader om te bepalen hoeveel investeringsruimte in de komende jaren nodig is. Indien de gemeenteraad een positief besluit neemt over een toekomstige investering verhuist deze vanuit de SIA naar een investeringskrediet. Om een volledig beeld te krijgen van de toekomstige investeringen moeten de doelstellingen uit de SIA, de investeringskredieten uit de jaarrekening en overige doelstellingen (zoals de IHP) in samenhang beoordeeld worden. Met de tabel hiernaast is inzicht gegeven in de ambitie en taakstelling van de stad Zwolle. Hieruit blijkt een totale opgave aan bruto investeringen van € 1,2 miljard waarvan de uitvoering in de komende 8 tot 10 jaar gepland staat. Dit is de vertaling van de grote ambities bijvoorbeeld op gebied van woningbouw (zoals de Spoorzone, Stadshart, Zwartewaterallee en Oosterenk), mobiliteit, de energietransitie en huisvesting onderwijsinstellingen (IHP).

Visies en Kredieten Strategische investeringsagenda (SIA)

Investeringskredieten Uit de jaarrekening 2023 blijkt een realisatie van netto investeringen van € 96 miljoen (2022: € 69 miljoen). In de visies en kredieten vanuit de SIA wordt een bedrag van € 204 miljoen vanuit andere bronnen gedekt, zoals de cofinanciering vanuit het Rijk. Dit betekent voor deze Integraal huisvestingsplan (IHP) vergelijking een netto opgave van € 982 miljoen. Met een looptijd van SIA visies en doelstellingen van 10 jaar zijn deze ambities op basis van Totaal deze vergelijking uitdagend. Daarnaast merken wij op er ambities in de SIA zijn opgenomen die nog niet zijn vertaald naar de financiële effecten, alsmede dat er opgaves liggen die niet in de SIA zijn opgenomen, zoals op gebied van maatschappelijk vastgoed. Aanvullend op het overzicht constateren wij hierbij een opstapeling van bestemmingsreserves in het kader van ‘nog uit te voeren werken’ op gebied van Vastgoed en Sociaal Domein.

Stand per begroting 2024 € 526 miljoen € 411 miljoen € 250 miljoen € 1.186 miljoen

In het kader van prioriteren en keuzes maken in ambities door het college en de gemeenteraad is het van belang om een volledig beeld te hebben van de ambities. Momenteel is er nog geen gegeven aan de eerdere plannen om de SIA uit te breiden naar opgaves op het gebied van cultuur, onderwijshuisvesting en het sociaal domein om een volledig beeld te krijgen van alle uitdagingen waar de stad Zwolle voor staat. Richting de komende SIA wordt naast de actualisatie en prioritering op basis van het beschikbare budget ook het instrumentarium onder de loep genomen, waarbij wij adviseren deze dit laatste te integreren. Daarnaast adviseren wij om, net als bij de SIA, een tijdspad op te zetten waarin de uitvoering van investeringskredieten en het IHP inzichtelijk wordt gemaakt. Wij merken ook op dat tussentijds inzicht in realisatie van deze twee categorieën nog ontbreekt. Het afgelopen jaar zijn raadsvragen gesteld over de uitvoerbaarheid van de investeringen. Als gevolg hiervan wordt nu door de gemeente inzichtelijk gemaakt in welke jaren de uitvoering wordt verwacht. Wij onderschrijven het belang van hiervan. Zwolle staat voor een grote toekomstige opgave waarbij veel projecten het afgelopen jaar in de planfase hebben gezeten. Het uitvoering geven aan deze uitdagingen vraagt de organisatie wendbaar te zijn.

Is Zwolle in staat om capaciteit optimaal in te zetten, ook wanneer projecten vertraging oplopen door (externe) factoren, en hiermee de realisatiekracht van de stad optimaal te benutten?

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/13

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Speerpunten auditcommissie Onderwerp

Boodschap

Proces en aandachtspunten aanbesteding nieuw financieel pakket

De aanbesteding van de nieuwe financiële applicatie is gegund, afspraken over de inrichting en borging van een succesvolle implementatie moeten nog gemaakt worden. De gemeente Zwolle heeft, na een Europese aanbestedingsprocedure, gekozen voor de cloud-oplossing ERPx van Unit4 als nieuwe applicatie voor de financiële administratie en vervanger van de huidige applicatie JD Edwards. De transitie naar ERPx is voor de gemeente Zwolle een belangrijk project. Ook voor de jaarrekeningcontrole van Zwolle is het van groot belang dat de overgang op financieel gebied betrouwbaar verloopt. De livegang van het pakket is gepland op 1 januari 2026. Voor de implementatie is een coördinator ingehuurd met geruime ervaring op gebied van implementaties, als ook kennis van de interne organisatie van de gemeente Zwolle. Als accountant zijn wij in een vroeg stadium gevraagd mee te denken over aandachtspunten voor en mogelijke risico’s bij een dergelijk implementatietraject. Hierbij hebben wij risico’s en valkuilen gedefinieerd en aan uw organisatie meegegeven. De belangrijkste risico’s en valkuilen zijn hieronder opgenomen. Risico’s:

• Geen duidelijke afbakening van het implementatietraject. Welke systemen worden wel en niet gekoppeld aan de financiële administratie. • Interne rapportages voldoen niet aan de verwachtingen of hebben handmatige aanpassingen nodig. • Datamigratie vindt onnauwkeurig of onvolledig plaats waardoor integriteit van de data niet gewaarborgd is. • De beschikbaarheid van deskundig personeel en de afhankelijkheid van de externe consultants die Zwolle helpt bij de implementatie. • Onvoldoende aandacht hebben voor de transitie door gebruikers en gebruikersacceptatie van het nieuwe systeem. Valkuilen: • • •

Geen duidelijke conversiestrategie met eigenaarschap, mijlpalen en wat de gevolgen zijn als mijlpalen niet behaald worden. Het kopiëren van de oude situatie in een nieuw systemen zonder optimaal gebruik te maken van de kansen van het nieuwe systeem. Te veel steunen op externe partijen waardoor Zwolle-specifieke aandachtspunten gemist worden.

Tijdens de interim-controle hebben wij vastgesteld dat opvolging gegeven wordt aan bovenstaande risico’s en aandachtspunten in de vorm van werkgroepen op het gebied van koppelingen, rapportages en gebruikersacceptatie. Ook is uw gemeente in gesprek met andere gemeenten die de implementatie van JD Edwards naar ERPx reeds hebben uitgevoerd, of in een verder stadium zijn dan Zwolle. Hiermee worden adviezen ingewonnen om de daar bekende valkuilen te voorkomen. Wij hebben uw ambtelijke organisatie gewezen op de efficiëntievoordelen die behaald kunnen worden met het automatiseren van standaard controles (application controls) in plaats van handmatige controles. Daarnaast wijzen wij u op de complexiteit van de implementatie en de hiermee samenhangende afhankelijkheid van externe partijen (met name Unit4) om deze implementatie succesvol te maken. Het afstemmen van mijlpalen en het maken van afspraken rondom de gevolgen van het niet behalen van de mijlpalen wordt hierbij aanbevolen. Afsluitend gaan wij graag in op het belang van een pre- of postimplementatiereview op de belangrijkste General IT Controls (GITC). Een goede inrichting hiervan zorgt ervoor dat de geïmplementeerde inrichting van de nieuwe financiële applicatie gewaarborgd blijft in de toekomst. Denk hierbij aan het handhaven van de gewenste rechtenstructuur wanneer deze bij implementatie juist ingericht wordt.

Bij het uitvoeren van dergelijke reviews aan de voorkant zorgen we dat eventuele discrepanties in relatie tot de IT-audit zoveel mogelijk worden beperkt aan de voorkant en dat niet achteraf diverse herstelacties nodig zijn.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/14

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Overige aandachtspunten

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/15

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Overige aandachtspunten Onderwerp

Boodschap

Frauderisicomanagement

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij zowel het toezichthoudend orgaan als het college van burgemeester en wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing als nodig is om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. In de beleidsnota “Fraudebeleid gemeente Zwolle” staat het proces rondom bewustwording binnen uw gemeente en de totstandkoming van de gemeentebrede frauderisicoanalyse toegelicht. Binnen de gemeente Zwolle is de frauderisicoanalyse een onderdeel van de gemeentebrede risicoanalyse. Het actualiseren van de gemeentebrede risicoanalyse vindt jaarlijks plaats, tevens worden de frauderisicogebieden periodiek besproken met directie en het college. In 2023 heeft de gemeente pilot sessies over 'niet-integer handelen' georganiseerd binnen enkele afdelingen. Deze sessies werden als nuttig ervaren, waarna is besloten om ze breder binnen de organisatie uit te rollen.

Wij onderschrijven deze ontwikkelingen en benadrukken het belang van dergelijke initiatieven voor het versterken van de integriteitscultuur binnen de gemeente. Naar aanleiding van onze boardletter 2023 is in 2024 een concept Plan van aanpak Fraude opgesteld. Uit gesprekken met de concerncontroller en coördinator Internal Audit hebben wij vernomen dat het huidige concept nog niet aansluit op de huidige structuur van Zwolle, waarbij een duidelijke toekenning van verantwoordelijkheden tussen de tweede en derde lijn gerealiseerd zal moeten worden. Het concept Plan van Aanpak Fraude zal daarom herzien worden en naar verwachting in 2025 aangeboden worden aan het college. Met bovenstaande ontwikkeling blijft ons advies de frauderisico-inventarisatie verder uit te werken met (mogelijke) financiële impact (kwantificering). Tevens hebben wij het college in overweging gegeven – voor de belangrijkste risico’s – periodiek thema-gerichte onderzoeken uit te voeren c.q. deze onderwerpen onderdeel te laten uitmaken van het jaarplan van de interne auditafdeling. Hierbij brengen wij ons advies nogmaals onder uw aandacht. U bent als college tezamen met de gemeenteraad primair verantwoordelijk voor het beoordelen van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet en regelgeving.

Het transparant rapporteren over fraude en M&O wordt steeds belangrijker. Ook de commissie BBV heeft zich daar over uitgelaten en adviseert de thema's fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) onderdeel te laten zijn van de verplichte paragraaf bedrijfsvoering. Wij hebben geconstateerd dat fraude géén vast (jaarlijks) onderdeel uitmaakt van de agenda van de auditcommissie. Daarom adviseren wij de gemeentebrede frauderisicoanalyse ook periodiek op de agenda van het college en de auditcommissie te plaatsen. Op basis van onze uitgevoerde interim-werkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in het auditplan 2024 en onze planning van onze controlewerkzaamheden.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/16

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Overige aandachtspunten Onderwerp

Boodschap

Aandachtspunten controledossier jaarrekening 2024

Voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2024 benoemen wij, op basis van onze ervaringen opgedaan bij de jaarrekeningcontrole 2023 en de uitkomsten van de interim-controle 2024, de volgende specifieke aandachtspunten: •

Bij de start van de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat de concept-jaarstukken (jaarverslag én jaarrekening) gereed zijn en zichtbaar zijn gecontroleerd, inclusief de checklist BBV.

•

Alle balansposten, transactiestromen en toelichtingen in de jaarrekening zijn door de gemeente zichtbaar gecontroleerd en eventuele correcties naar aanleiding van deze interne beoordeling zijn verwerkt in het controle-exemplaar van de jaarrekening.

•

De interne controles ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording zijn afgerond en conclusies zijn toereikend onderbouwd (belangrijkste elementen zijn de EU-aanbesteding, de begrotingsrechtmatigheid en het M&O-beleid).

•

Belangrijke schattingsposten (de waardering van de grondexploitatieprojecten en de voorzieningen) zijn – bij de start van de controle – onderbouwd in een position paper en zichtbaar gecontroleerd door een tweede medewerker.

•

Het aantal regelingen dat uw gemeente moet verantwoorden in de SiSa-bijlage neemt naar verwachting in 2024 verder toe. Het is belangrijk de interne controle op de getrouw een rechtmatige verantwoording in de SiSa-bijlage tijdig uit te voeren en adequaat te documenteren.

•

Sluitende en intern gecontroleerde verloopoverzichten inzake de overlopende posten (activa én passiva).

Over de voorbereiding voor de controle van de jaarrekening en de samenstelling van het controledossier hebben wij goede afspraken gemaakt met de ambtelijke organisatie. Daarnaast hebben wij maandelijks afstemmomenten met de concerncontroller en coördinator van de afdeling Internal Audit (IA) om eventuele bijzonderheden tijdig met elkaar af te stemmen. WNT-verantwoording 2024

Bij de gemeente zijn de gemeentesecretaris en griffier topfunctionarissen. Als een (andere) functionaris de functie volgens officieel benoemingsbesluit, aanstellingsbesluit of andere overeenkomst waarneemt, is ook die functionaris topfunctionaris gedurende de periode van waarneming. In die periode is de WNT van toepassing op deze functionaris en moet deze opgenomen worden in de WNT-verantwoording. Indien in deze situatie twee secretarissen of griffiers de functie feitelijk gelijktijdig bekleden, dan zijn er meerdere topfunctionarissen bij dezelfde WNT-instelling en dient dit verantwoord te worden. Wij vragen uw organisatie om de gevolgen van de sabbatical van D. Emmer, en de tijdelijke waarneming van zijn taken door het afdelingshoofd concernstaf (secretaris-rol) en de directeur financiën (algemeen directeur rol), te toetsen aan deze bepaling en de volgen voor de WNT-verantwoording 2024 te bepalen. Met de jaarrekeningcontrole besteden wij expliciete aandacht aan deze ontwikkeling en zullen wij overwegen of het nodig is om specialisten in te schakelen om voldoende zekerheid te verkrijgen bij deze uitzonderingssituaties.

Rechtmatigheidsverantwoording

In boekjaar 2024 zal het college van B&W voor het tweede jaar zelfstandig verantwoording afleggen over de naleving van de wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Vorig jaar rapporteerden we dat de gemeente Zwolle het jaarplan interne audit heeft geactualiseerd, gebaseerd op het 3-lijnen model, als goede basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van de werkzaamheden voor boekjaar 2023 en onze ervaringen daarmee, benadrukken we het belang van het zichtbaar onderbouwen van alle toetspunten uit de meest actuele kadernota rechtmatigheid – oktober 2024. Belangrijkste wijzigingen in de kadernota rechtmatigheid 2024 ten opzichte van 2023: •

Modelteksten rechtmatigheidsverantwoording aangepast en teksten met betrekking tot begrotingsrechtmatigheid verduidelijkt.

•

Geconstateerd misbruik waarbij het M&O beleid juist is uitgevoerd en op een getrouwe wijze is verwerkt in de jaarrekening, wordt niet betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en de (financiële) impact van het bij de gemeente geconstateerde misbruik. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op het terugvorder van onterecht verstrekte uitkeringen (de fraudevorderingen in de jaarrekening).

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/17

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Overige aandachtspunten Onderwerp

Boodschap

Duurzaamheidsrapportage en -verantwoording

Deloitte heeft, in samenwerking met diverse partners binnen de 'Coalition of the Willing', een uitgebreide handreiking opgesteld om decentrale overheden te ondersteunen bij hun duurzaamheidsverslaggeving. Deze handreiking biedt richtlijnen en praktische tips voor het meten, rapporteren en verbeteren van duurzaamheidsprestaties. Door gebruik te maken van een geharmoniseerd raamwerk zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), helpt het overheden om meer transparantie te creëren over hun impact op duurzaamheid en om deze prestaties te verbeteren via benchmarking en best practices. Met deze handreiking kunnen gemeenten, provincies en waterschappen hun duurzaamheidsstrategie effectief vormgeven en verantwoorden: Handreiking Duurzaamheidsrapportage- en verantwoording decentrale overheden.

Wijzigingen in het BBV

In december 2023 heeft de commissie BBV belangrijke notities over Rente, Overhead en Grondexploitatie geactualiseerd. We geven hieronder de belangrijkste wijzigingen per notitie weer en hun impact op de jaarrekening. Deze notities gelden vanaf begrotingsjaar 2025, maar mogen vanaf begrotingsjaar 2024 al worden toegepast. Notitie Grondexploitatie De belangrijkste wijzigingen in de notitie Grondexploitatie houden verband met de Omgevingswet, die leidde tot aanpassingen in de lijst van verhaalbare kostensoorten. Deze zijn van kracht per 1 januari 2024 en beïnvloeden voornamelijk verslaggevingsaspecten bij faciliterend grondbeleid en biedt de gemeente meer keuzemogelijkheden tot het verhalen van kosten. Andere wijzigingen betreffen voorwaarden voor warme gronden, voorbereidingskosten en gemengde projecten. Daarnaast is de rentetoerekening gewijzigd alsmede worden er zwaardere eisen gesteld aan winstnemingen. Notitie Rente De meest significante wijziging in de notitie Rente betreft de toerekening van rentelasten aan grondexploitaties. Tot en met 2023 was het enkel toegestaan de werkelijke rente over vreemd vermogen evenredig toe te rekenen aan deze exploitaties. Dit geldt ook voor toekomstige rentelasten. Met ingang van boekjaar 2025 (en optioneel 2024) wordt in het BBV geen onderscheid meer gemaakt, en vindt rentetoerekening plaats op basis van de reguliere omslagrente.

Notitie Overhead De commissie BBV heeft de regelgeving omtrent de toerekening van overhead geactualiseerd en samengevoegd in één notitie. De belangrijkste uitspraken uit deze notitie zijn:

Aanpassingen BADO

•

De definitie van overhead uit artikel 1 van het BBV wordt nader geduid als: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen.

•

Voor de berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening.

•

De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan overige taakvelden van de begroting.

Op basis van de huidige verwachtingen zal het Besluit accountantscontrole decentrale Overheden (BADO) vanaf 2025 worden aangepast, waarbij de goedkeuringstolerantie wordt aangepast van 1% naar 2% (en voor onzekerheden van 3% naar 2%). Daarnaast wordt ook de omvangsbasis aangepast. Op dit moment omvat dit de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves. Dit laatste komt te vervallen, waardoor de omvangsbasis alleen de lasten omvat, exclusief de reservemutaties. Dit heeft in beginsel geen gevolgen voor de gemeente of voor de controlewerkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan dit betekenen dat er sprake is van een impact op de omvang van uit te voeren controlewerkzaamheden vanaf boekjaar 2025, zoals het uitvoeren van detailcontroles. Op basis van de begroting 2025 kan een eerste inschatting gemaakt worden van de impact hiervan tussen boekjaar 2024 en 2025. Wij treden tijdig met u in overleg om te bespreken wat deze wijziging voor boekjaar 2025 betekent.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/18

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Bijlage Reikwijdte van onze werkzaamheden

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/19

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2024, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Zwolle, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en voor zover mogelijk en efficiënt het testen van de interne beheersingsmaatregelen die zijn gerelateerd aan en relevant zijn voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controle-omgeving die relevant is voor onze oordeelsvorming over de jaarrekening. De boardletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2024. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2024.

De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons als accountant van de gemeente Zwolle toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de gemeente Zwolle uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in de boardletter.

Kernboodschap interim-controle

Interne beheersingsomgeving

Speerpunten auditcommissie

Overige aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Bijlage

Gemeente Zwolle | Boardletter 2024 250154E72A/HV/20

Digitally signed by Vanessa Jongbloed on 31 Jan 2025

Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL’’ of ‘’Deloitte Global’’), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte-organisatie”). DTTL en haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichten of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteiten zijn aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belastingadvies- en juridische diensten, en diensten op het gebied van consulting, financial advisory, en risk advisory aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op haar meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.

Ontdek hoe de meer dan 415.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte-organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2025. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Zwolle&id=c33f9571-455d-462c-9fef-0e6a0b18c57e