1. Opzet participatieproces om te komen tot een Zwolse participatieaanpak

Opzet participatieproces om te komen tot een Zwolse participatieaanpak

Inhoudsopgave 1.

Vernieuwing van het participatiebeleid: waarom?

p. 4

2.

Vernieuwing van het participatiebeleid: met welk doel?

p. 8

3.

Een vliegende start

p. 9

4.

Eerste kaders voor de uiteindelijke participatieaanpak

p. 10

5.

Hoe komen we tot een nieuwe participatieaanpak?

p. 12

6.

Processtappen

p. 15

7.

Rollen in dit proces

p. 22

8.

Eerste vervolgstappen

p. 23

2

Vernieuwing van het participatiebeleid: waarom?

Aanleiding Quickscan lokale democratie & Verbeteragenda

4

Aanleiding De invoering van de Omgevingswet…

5

Aanleiding Steeds complexere opgave die we als gemeente niet alleen willen en kunnen oplossen

6

Aanleiding Behoefte van inwoners om zelf met initiatieven aan de slag te gaan en de behoefte aan sturing

7

Vernieuwing van het participatiebeleid: met welk doel?

Doel “We maken met Zwolle een concrete Zwolse participatieaanpak. Deze is opgesteld in een samenwerking tussen inwoners, ondernemers, organisaties, belangrijkste partners, ambtenaren en het bestuur van de stad. Door de herkenbaarheid en praktische vorm wordt de aanpak in de nabije toekomst automatisch als basis gebruikt bij samenwerking. Dit kan gaan om ontwikkelingen die de gemeente initieert en waarin anderen participeren of om initiatieven in Zwolle van andere partijen (ondernemers, maatschappelijke organisatie of inwoners). De aanpak activeert en verbindt partijen om met elkaar initiatieven te realiseren waar Zwolle beter van wordt.”

“Een participatieaanpak van en door alle Zwollenaren en voor iedereen die in Zwolle aan de slag gaat”

9

Een vliegende start… We beginnen niet bij nul: • Inventarisatie relevante documenten en eerdere gesprekken • Sessie met ambtenaren • Sessie met de DOE!-tank met Zwolse partners, waaronder • Jongerenraad Opmerking: de wens is om • Participatieraad ervoor te zorgen dat er • Platform Zwolse wijken voldoende diversiteit in de DOE!-tank zit • Hedon • KHN • … • Sessie met de gemeenteraad en het college ! Dit document is gebaseerd op de uitkomsten van bovenstaande acties en beschrijft de stappen die we de komende periode gaan zetten. 10

Eerste kaders voor de participatieaanpak De nieuwe aanpak… • Bevat enkele universele uitgangspunten/principes bij participatieprocessen; • Geeft inzicht in belangrijke fases van een participatieproces met daarbij de belangrijke aandachtpunten; • Helpt om bij de start van een proces goede afspraken te maken met alle betrokkenen; • Bijvoorbeeld over het doel, kaders, rollen en verantwoordelijkheden • Sluit aan op de vereiste op het gebied van participatie in de omgevingswet; • Bevat in ieder geval voor de gemeente een handreiking hoe de nieuwe aanpak is toe te passen door de raad, college en ambtelijke organisatie; • Geeft duidelijkheid over de positie van de gemeenteraad bij de start van een participatieproces; • Legt de verbinding met wettelijke inspraakprocedure en de toekomstige participatieverordening;

• Is niet alleen gericht op het betrekken van Zwollenaren bij projecten van de gemeente (burgerparticipatie) maar ook op samenwerkingen bij initiatieven in Zwolle van anderen (inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties); • Stimuleert Zwollenaren om mee te doen. Ook die Zwollenaren die dat normaal gesproken minder uit zichzelf doen of die tot nu toe vaak vroegtijdig afhaken; • Zorgt ervoor dat als de aanpak op de juiste manier wordt toegepast, de initiatiefnemer voldoende invulling geeft aan participatie. De nieuwe aanpak is qua vorm: • Zowel offline als online toegankelijk in begrijpelijke taal en vormgeving; • Uitnodigend om mee aan de slag te gaan; • Geeft initiatiefnemers praktische handvatten om participatieprocessen in te richten.

11

Vernieuwing van het participatiebeleid: Hoe komen we tot een nieuwe participatieaanpak?

Uitgangspunten voor het proces Uitgangspunt 1: Gedeeld eigenaarschap. • Een aanpak die samen met Zwollenaren is opgesteld zodat iedereen zich er eigenaar van voelt • Commitment van belangrijke partners op dit participatieproces om te komen tot de nieuwe aanpak • De raad heeft vertrouwen in het proces en de randvoorwaarden die de partijen aan de start van dit proces samen hebben opgesteld. Uitgangspunt 2: Iedereen met goede wil moet mee kunnen doen. • Op wijkniveau kijken we hoe we met een zo groot mogelijke diversiteit aan Zwollenaren in gesprek komen • Een creatieve mix aan participatiemiddelen (online en offline) • Eenvoudige en begrijpelijke (beeld)taal • We gaan actief naar buiten gaan in plaats van mensen uit te nodigen naar ‘ons’ toe te komen.

Uitgangspunt 3: We maken gebruik van de kennis die er al is. • We leren van bestaande Zwolse initiatieven • We haken aan op trajecten die al lopen (zoals de Omgevingswet) • We betreken partners actief om bestaande netwerken te activeren

Raad: “Het participatieproces om te komen tot een nieuwe participatieaanpak gebruiken we om te leren. Fouten maken mag!”

13

Uitgangspunten voor het proces Uitgangspunt 4: Een flexibel proces met resultaat. • Zorgvuldigheid; een zorgvuldig proces is belangrijker dan een strakke deadline. • Ruimte om in te spelen op creatieve en spontane ideeën die we onderweg tegenkomen. • Goede afstemming op de planning van de Omgevingswet. Uitgangspunt 5: Een goede raad is goud waard. •

We betrekken de raad vanaf het begin bij het proces

•

De raad stelt bij de start van het proces (=nu) heldere kaders. We kunnen dan gericht in gesprek met Zwollenaren en iedereen weet waar het gesprek wel en niet over kan gaan.

•

De raad toetst aan het eind van het proces het resultaat aan de kaders.

14

Stappen

15

Stappenplan 4 Stap 4: Terugkoppeling en feedback

Stap 1: Plan van Aanpak

3 1

2

Stap 2: In gesprek met het bestuur

5 Stap 3: Interactief ontwerpproces

Stap 5: Aansprekend eindproduct

6 Stap 6: Lancering! jk chijnli s r a a W na de zingen verkie

Stap 3: Hoe gaan we in gesprek? Gemeentebreed • Met Burgerpanel kwantitatieve data ophalen (borgen van ‘inhoudelijke representativiteit’ van het proces) • In gesprek met Zwolse partners: DOE!-tank • Zwollenaren zorgvuldig informeren en activeren: • Website • Communicatiemiddelen (social media, lokale media, etc.)

De wijken en dorpen in (door gemeente + DOE!-tank) • Evalueren en leren van afgeronde en lopende initiatieven (initiatiefnemers én deelnemers) (actieonderzoek – ‘user stories’) • Zwolse partners gaan in gesprek met (ook ‘moeilijker bereikbare’) Zwollenaren (huisartsen, scholen, welzijn, wijkvereniging, etc.)

• Met de gemeentelijke organisatie in gesprek tijdens diverse sessies om ervaringen en ideeën op te halen voor de aanpak en de implementatie ervan

• De straat op! Op plekken in de wijken waar veel mensen komen, gaan we in gesprek met individuele inwoners.

• Met de gemeenteraad en het college in gesprek over de eigen rol(len), de invulling daarvan en onderling samenspel

• Met jongeren in gesprek via het onderwijs (BO / VO)

• Gemeenteraad en college meenemen in diverse bijpraatsessies en participatiemomenten

Raad: “Betrek naast de gebruikelijke netwerken ook individuele inwoners”

! We zorgen er ook als corona voortduurt voor dat iedereen met ‘goede wil’ kan meedoen

17

Hoe zorgen we ervoor dat we Zwollenaren in stap 3 enthousiasmeren en activeren? Gespreksonderwerpen voor DOE!-tank en sessie met ambtenaren: • Campagnenaam? (bijv. Zwolle kracht!) • Eigen campagneconcept? • Ludieke interactieve middelen?

Wens van de gemeenteraad: Zorg voor enthousiasme, creativiteit en plezier!

18

Stap 4: Terugkoppeling en feedback o Op basis van alle input in stap 3 maken we een conceptparticipatieaanpak. De concept-participatieaanpak bespreken we met het projectteam en met de werkgroep van betrokken ambtenaren. We maken het product compleet om te delen. o We gaan met de DOE!-tank in gesprek over de conceptparticipatieaanpak. We halen input op om de inhoud mee aan te scherpen én bespreken hoe we de brede terugkoppeling en feedbackronde gaan inrichten. We bespreken ook welke rol de DOE!-tank hierin heeft. o Met het concept eindproduct gaan we terug naar de inwoners, ondernemers en organisaties. We delen het resultaat van het interactieve ontwerpproces en hebben daarbij twee doelen: 1. Hebben we alle inbreng juist verwerkt en voelt men zich gehoord? 2. Is het resultaat helder en bruikbaar voor inwoners die aan de slag willen? o We delen de opbrengst van de feedbackronde met de betrokken ambtenaren en de DOE!-tank en bespreken met hen wat we hiervan meenemen in het eindproduct.

We vragen de bewoners naar: o Het gevoel dat zij hebben bij het doorlopen proces o Of zij het idee hebben dat hun inbreng op de juiste wijze is meegenomen o Of het resultaat helder en bruikbaar is o Of men nog iets mist om concreet aan de slag te kunnen gaan?

19

Stap 5: Definitieve participatieaanpak Oplevering van een nieuwe Zwolse participatieaanpak ü Opgesteld binnen de uitgangspunten (zie voorin dit document) ü Met een goed gevoel van deelnemers over het gevoerde proces ü Vastgesteld door de gemeenteraad ü Uitnodigend om te lezen (geen dik boekwerk) ü Begrijpelijke taal en vormgeving Enkele willekeurige voorbeelden van andere gemeenten. Wij kiezen een eigen Zwolse vorm die lokaal aanspreekt.

20

Stap 6: Lancering en implementatie Nu begint het pas! o Presentatie nieuwe Zwolse participatieaanpak o Advies over doorontwikkeling en implementatie in de ambtelijke organisatie en bij partners in de stad: alle geleerde lessen gedurende het proces nemen we mee om te zorgen dat initiatiefnemers én deelnemers klaar zijn om met deze aanpak aan de slag te gaan.

Gemeenteraad: “We hebben straks een lerende participatieaanpak die we regelmatig evalueren en wanneer nodig bijstellen. Fouten maken mag!”

Stap 6 is de laatste stap van dit proces, maar het begin van de volgende fase. De samenwerking tussen raad, college, ambtelijke organisaties en de lokale samenleving is een continu leerproces. We kiezen bewust voor een lerende aanpak.

21

Rollen in dit proces De DOE!-tank • Fungeert als ambassadeur voor het proces richting de stad • Is een afspiegeling van verschillende netwerken: diversiteit! • Helpt met het ontwerpen en uitvoeren van de wijkaanpak voor het participatieproces • Gaat in gesprek met inwoners, ondernemers en organisaties die in Zwolle actief zijn • Is sparringpartner voor de gemeente en de gemeenteraad op zowel inhoud als proces Maatschappelijke partners, ondernemers, inwoners van de stad en ambtenaren •

Leveren op diverse manieren input op de aanpak (stap 3)

•

Checken of hun input op zorgvuldige wijze is verwerkt (stap 4)

Raad en college • Zijn vroegtijdig en continu betrokken om input te leveren m.b.t. haar eigen rol in de uiteindelijke aanpak en te leren van het proces • Stellen kaders en zien toe op de kwaliteit van het proces • Stellen de uitkomst vast op basis van de kaders (stap 5) Ambtelijke projectgroep • Verantwoordelijk voor de uitvoering van dit proces binnen de gestelde kaders Brede kerngroep ambtenaren • Denkt mee op zowel inhoud (sluit de aanpak aan bij de lopende zaken in de gemeente) en proces (hoe maken we een aanpak die werkbaar is voor iedereen?) en is ambassadeur richting de ambtelijke organisatie

22

Eerste vervolgacties We organiseren ter voorbereiding op stap 3 nog minimaal één sessie met ambtenaren en één met de DOE!-tank en in samenwerking met hen ondernemen we de volgende acties:

Bij de eerstvolgende bijeenkomst met de DOE!-tank nodigen we ook actief de raadsleden en de betrokken wethouders uit.

• Bespreken Plan van Aanpak en commitment ophalen

Met de gemeenteraad en het college gaan we tijdens een volgende sessie in gesprek over de inhoud van de aanpak: • Waarover willen raad en college gaan als het over participatieprocessen gaat? • Rollen van de gemeenteraad voor, tijdens en na afloop van participatieprocessen • Wat vragen deze rollen van college en ambtelijke organisatie? Op basis van de uitkomst van dit gesprek gaan we vervolgens ‘oefenen’ (lerende aanpak) om die rollen en onderlinge samenwerking in de praktijk te brengen.

• Afgeronde en lopende Zwolse initiatieven in beeld brengen om te bezoeken • Per wijk de plekken in beeld brengen waar veel Zwollenaren komen • Per wijk de partners in beeld brengen die contact hebben met (ook moeilijker bereikbare) Zwollenaren • Creatieve, activerende en uitnodigende campagne(concept) en middelen uitwerken • Gesprekshandleidingen maken voor ambassadeurs en partners in het participatieproces • Benoemen wie (concreet welke persoon) welke bijdrage gaat leveren in stap 3 • • •

Interviewers / onderzoekers (die in gesprek gaan met initiatieven, partners en op drukke plekken) Ontwerpers (die de opbrengsten vertalen in een nieuwe aanpak) Creatieven (die meewerken aan een creatieve campagne en communicatie)

Daarnaast: • Raadsleden worden regelmatig uitgenodigd voor participatiemomenten en bijv. sessies met de DOE!-tank. • De gemeenteraad wordt regelmatig via raadsbrieven op de hoogte gehouden van de voortgang. 23

24