1. Kadernota Vastgoedmanagement 2025-2030

herhaalschades zoveel mogelijk te voorkomen. Leegstandsrisico - In elke vastgoedportefeuille komt leegstand voor. Leegstand kan leiden tot een waardevermindering van het vastgoed, maar kan ook zorgen voor minder inkomsten en dus afwijkingen ten opzichte van de begroting. Leegstand in de gemeentelijke vastgoedportefeuille kan veroorzaakt worden doordat er geen of minder subsidie verstrekt wordt en de huurder hierdoor de huur niet meer kan betalen. Het leegstandsrisico moet in dergelijke gevallen vooraf integraal meegewogen worden in de afweging tot aanpassing van de subsidie. Eventuele missende inkomsten door leegstand en kosten voortkomend uit mutaties van huurders worden indien nodig meegenomen in de reguliere P&Ccyclus. Waarderisico - Wanneer gebouwen niet tot het kernbezit behoren, beoordelen we eens per twee jaar hoe de boekwaarde zich verhoudt tot de marktwaarde. Dit wordt in eerste instantie gedaan door een vergelijk tussen de WOZ-waarde en de boekwaarde. Wanneer de boekwaarde hoger is dan de WOZ-waarde wordt een taxatie uitgevoerd om de actuele marktwaarde te bepalen. Als de boekwaarde hoger is dan de getaxeerde marktwaarde moet het gebouw in overeenstemming met het BBV afgewaardeerd worden. Eventuele afwaarderingen komen ten laste van de algemene middelen en worden meegenomen in de reguliere P&C-cyclus.

Btw risico - In beginsel is het verhuren van vastgoed vrijgesteld van btw. Op de factuur aan de huurder wordt dan ook geen btw in rekening gebracht, maar kan de btw over de kosten ook niet terug gevorderd worden van de fiscus, deze btw is kostprijsverhogend. Er zijn echter ook gebouwen die btw-belast verhuurd worden, in dit geval kunnen we de btw op kosten wel terugvorderen van de fiscus. Vooral bij een grote investering gaat het hier om aanzienlijke bedragen. Wanneer de btw op investeringen afgetrokken wordt en het gebruik binnen 10 jaar na oplevering verandert naar een gebruik waar de btw niet meer aftrekbaar is, dan moet de eerder afgetrokken btw deels worden terugbetaald. Periodiek wordt gecontroleerd of het juiste btw-regime gehanteerd wordt om zo het risico op naheffingen of terugbetaling te minimaliseren.

28

29

Bijlage 1 - Zwolse Vastgoedkaders Kader 1 - De vastgoedportefeuille moet ruimte bieden om het gemeentelijk beleid te kunnen uitvoeren.

vastgoed blijft in ons bezit, tenzij er geen courante exploitatie gehaald wordt of de inschatting is dat er in de toekomst geen haalbare exploitatie mogelijk is door bijvoorbeeld de locatie of matige technische staat.

Het in eigendom hebben van vastgoed is voor ons geen doel op zich. Gemeente Zwolle heeft een vastgoedportefeuille om haar beleidsdoelstellingen te kunnen behalen.

Kader 5 - Als de gemeente het vastgoed langjarig nodig heeft, is eigendom het uitgangspunt.

Kader 2 - Gemeente Zwolle heeft een kernportefeuille met maatschappelijk, monumentaal en strategisch vastgoed. De kernportefeuille bestaat uit vastgoed voor onze gemeentelijke organisatie, het realiseren van gemeentelijke doelstellingen op het vlak van bijvoorbeeld welzijn, sport en bewegen en cultuur en het vervullen van een wettelijk taak. Ook hebben wij monumentaal vastgoed in bezit die van belang zijn voor de uitstraling van de stad, ook al zijn deze gebouwen vaak verliesgevend.

Kader 6 - Het Zwolse vastgoedmanagement is gebaseerd op vijf uitgangspunten, waarvan centrale sturing en scheiding tussen huur en subsidies de belangrijkste zijn. Deze vijf uitgangspunten liggen ten grondslag aan ons vastgoedmanagement:

Kader 3 - De vastgoedportefeuille bestaat uit kernbezit en niet kernbezit.

1. 2.

De vastgoedportefeuille in bezit van de gemeente bestaat uit vastgoed dat wij hebben om de gemeentelijke organisatie te huisvesten, beleidsdoelstellingen te realiseren of een wettelijke taak te vervullen. We hebben de portefeuille onderverdeeld in kernbezit en niet kernbezit.

3.

4.

Kader 4 - We houden een flexibele schil aan om in te kunnen op de veranderende vraag.

5.

Waar in het verleden onze strategie gericht was om vastgoed af te stoten als het geen beleidsfunctie had, willen we het vastgoed nu bij voorkeur behouden. Onze vastgoedportefeuille kent nauwelijks leegstand, waardoor wij geen ruimte kunnen bieden in onze portefeuille voor de groei van beleidsmatige activiteiten. Door onze vastgoedportefeuille nog verder af te slanken verliezen we teveel positie in de stad en kunnen we lastig inspelen op toekomstige ontwikkelingen. Met deze reden kiezen wij ervoor de stelregel “behouden, tenzij..” te hanteren. Het

De gemeente wil eigenaar zijn van het kernbezit. Als we zeker dat we het vastgoed langjarig nodig hebben, is het efficiënter om hier zelf eigenaar van te zijn. Zo kunnen we ook beter sturen op de kwaliteit van het gebouw en overige voorwaarden.

De kaders uit de Kadernota Vastgoedmanagement zijn leidend. Het eigendom en de bijbehorende risico’s zijn centraal belegd bij de vastgoedorganisatie. De vastgoedorganisatie heeft inzicht in de huurinkomsten en weet op basis van welk huurprijsbeleid er verhuurd wordt. Er worden geen verkapte subsidies verstrekt vanuit de vastgoedorganisatie door bijvoorbeeld een verlaagde huur. Er wordt met een bedrijfskundige blik naar het vastgoed gekeken.

Kader 7 - In de bestuurlijke verantwoordelijkheden wordt onderscheid gemaakt tussen het vastgoed en het beleidsprogramma. De vastgoedruit maakt bestuurlijke rolverdeling helder tussen het vastgoed en het beleidsprogramma. Dit vertaalt zich ook in de rolverdeling binnen de gemeentelijke organisatie en haar gebruikers. Deze duidelijkheid zorgt voor eenduidige behandeling van en communicatie met de gebruikers van ons vastgoed.

30

Kader 8 - Het kernbezit onderhouden wij op conditieniveau 3 conform de NEN 2767 methodiek. Het kernbezit onderhouden wij op minimaal het conditieniveau 3 (redelijk) op basis van de norm vastgelegd in de NEN 2767. Alle gebouwen hebben meerjarenonderhoudsplannen die 1x per 4 jaar worden geactualiseerd. Hiermee zorgen wij voor uniformiteit en doelmatigheid. Kader 9 - Het niet kernbezit onderhouden we risico gestuurd. Bij het niet kernbezit dat we voorlopig willen behouden hanteren we dezelfde uitgangspunten als bij het kernbezit. Bij de gebouwen waar we voornemens zijn deze (op termijn) af te stoten wordt als uitgangspunt genomen dat het functioneel en veilig moet zijn, het moet voldoen aan de wettelijke eisen en bruikbaar zijn voor de functie waarvoor het wordt ingezet. Kader 10 - De kosten van renovaties worden gedekt door de huuropbrengsten. De kwaliteit van het vastgoed houden we op het juiste niveau door onderhoud uit te voeren. Op termijn kan het zo zijn dat de functionaliteit van een gebouw niet meer aansluit bij het gewenst gebruik en dat alleen onderhoud niet meer voldoende is. Er is dan een renovatie nodig om daarmee de levensduur van het gebouw te verlengen. De investering die nodig is voor deze renovatie wordt in samenspraak met de huurder en het (beleids-) programma bepaald.

Voor deze investeringen zijn geen middelen beschikbaar in de vastgoedbegroting en zal krediet aangevraagd moeten worden via een afzonderlijk raadsvoorstel of de reguliere P&Ccyclus. De kosten voortkomend uit de investering worden gedekt door een verhoging van de kostprijsdekkende huur. Kader 11 - We verbeteren de toegankelijkheid van ons vastgoed op basis van wensen van de huurders of gebruikers. Een deel van ons meest openbare vastgoed, zoals het Stadhuis, Stadskantoor en diverse wijkcentra, zijn al toegankelijker gemaakt. Daarnaast kunnen gebruikers van ons vastgoed bij ons terecht met een verzoek om een gebouw toegankelijker te maken als zij bij het gebruik van het gebouw beperkingen

ervaren. We zoeken dan in gezamenlijkheid een passende oplossing. Kader 12 - Verduurzaming van ons vastgoed doen we deels vanuit onderhoud en deels integraal. De Routekaart verduurzaming voor het gemeentelijk vastgoed geeft inzicht in onze opgave om onze vastgoedportefeuille te verduurzamen als gevolg van onze eigen ambities en wettelijke verplichtingen. Het verduurzamen doen we deels op natuurlijke momenten in het onderhoud. Zo isoleren wij het dak als deze vervangen wordt of vervangen we een cv-ketel met een warmtepomp. Daarnaast pakken we gebouwen ook integraal op, waarbij we direct de hele schil isoleren, zonnepanelen plaatsen en de verwarmingsinstallatie vervangen. Hiervoor vragen we Dumava-subsidie aan bij het rijk, wat deels zorgt voor dekking van onze kosten. Overige dekking wordt aangevraagd bij de begroting. Kader 13 - Type gebruiker is leidend bij het bepalen van het huurtarief. Maatschappelijke huurders betalen een kostendekkende huurtarief en (semi) commerciële huurders een marktconform huurtarief. Het kostendekkende tarief wordt bepaald op basis van de kosten die de gemeente aan het gebouw heeft, zoals kapitaallasten en onderhoud. Een marktconform tarief bepalen we doormiddel van een taxatie. Kader 14 - Verhuren van het vastgoed is gebaseerd op basis van standaard overeenkomsten gebaseerd op de landelijk gehanteerde ROZ-modellen.

Gemeente Zwolle hanteert een standaard huurovereenkomst bij het verhuren van ons vastgoed dat gebaseerd op de landelijk gehanteerde ROZmodellen. Hierdoor creëren we eenduidigheid naar onze huurders en een beheersbare, overzichtelijke werkwijze voor ons zelf. Kader 15 - We onderzoeken vooraf of aankoop of ontwikkeling wel echt nodig is. De vraag om aankoop of nieuwbouw komt voort uit een functie die nodig is vanuit een wettelijke taak, gemeentelijk beleid of het huisvesten van de eigen organisatie. Strategische verwerving vallen binnen de kaders van de Nota Grondbeleid.

31

Wanneer vanuit een ruimtevraag huisvesting nodig is, maar er geen geschikt vastgoed beschikbaar is in de portefeuille wordt aanhuur, aankoop of ontwikkeling van vastgoed overwogen. Hierbij beantwoorden diverse vragen, zoals of er alternatieven zijn, er lange termijn behoefte is aan de functie en wat de risico’s zijn. Kader 16 - Voor uitbreidingen van de vastgoedportefeuille hanteren we standaard vereisten. Als vastgoed aan onze portefeuille wordt toegevoegd willen wij dat deze toegankelijk zijn voor, energieneutraal, bijdragen aan een klimaatbestendige stad en at de principes van circulair bouwen waar mogelijk worden toegepast. We sluiten hierbij aan bij de actuele beleidsnota’s op de verschillende onderwerpen. Kader 17 - Bij alle aankopen of ontwikkelingen hanteren we een TCO-benadering. Bij aankoop of ontwikkeling van vastgoed vanuit een ruimtevraag kijken we verder dan alleen de initiële investering. In de afweging bij nieuwe investeringen wordt uitgegaan van de Total Cost of Ownership (TCO)-benadering. Volgens deze benadering worden alle relevante kosten over de levensduur van het gebouw meegenomen in de afweging. De te verwachten exploitatiekosten worden integraal meegenomen in het raadsvoorstel voor het investeringskrediet. Kader 18 - Verkopen doen we alleen als een gebouw niet geschikt is voor een eventuele toekomstige ruimtevraag.

Als een gebouw niet tot het kernbezit behoort, gezien wordt als overig vastgoed en niet nodig is voor de flexibele schil, neemt het college na advies van de vastgoedorganisatie een besluit om over te gaan tot verkoop. Hierbij wordt uitgegaan van het uitgangspunt dat we al het vastgoed dat we hebben in eigendom houden tenzij het gebouw nu en in de toekomst geen toegevoegde waarde biedt voor gemeentelijke huisvestingsvragen. Kader 19 - Verkopen doen we tegen de marktwaarde.

Te verkopen gebouwen worden aangeboden tegen marktwaarde waarbij de taxatiewaarde als ondergrens wordt gesteld. Deze marktwaarde wordt bepaald op basis van een onafhankelijke taxatie. Bij verkopen van specifiek vastgoed kan het wenselijk zijn om naast de opbrengst ook de maatschappelijke impact of de monumentale waarde mee te wegen in een verkoopbesluit.

Bijlage 2 - Afweging huurregime Type gebruiker

Activiteit

Type huur

Maatschappelijke gebruiker

Bibliotheek, culturele instellingen, ateliers,

Kostprijsdekkende huur

welzijnswerk, wijkcentra, scouting, sportactiviteiten, bewonersinitiatieven

Kader 20 - Verkopen vinden plaats met een openbare selectieprocedure, tenzij één-op-één uitgifte mogelijk en wenselijk is.

met maatschappelijke doelstelling en veiligheidsregio. (Semi-)commerciële gebruiker

Wij hanteren als uitgangspunt dat het vastgoed verkocht wordt middels een openbare selectieprocedure. Hierdoor zijn verkopen transparant en is het voor marktpartijen mogelijk dat zij onder de gestelde selectiecriteria vrij kunnen mededingen. Kader 21 - In de paragraaf vastgoed rapporteren we over de ontwikkelingen in de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Het gemeentelijke vastgoed is voor het overgrote deel gekoppeld aan verschillende beleidsprogramma’s maar de kosten en opbrengsten worden centraal gerapporteerd op het programma Vastgoed.

Kinderopvanginstellingen, instellingen voor beroepsonderwijs, eerste- en tweedelijnszorg, bedrijven in de zakelijke dienstverlening, creatieve maakindustie, woningen, detailhandel en horeca.

Intern, gemeentelijke gebruiker

Gemeentelijke afdelingen en beleidsdiensten

Interne verrekening van kosten

Onderwijsinstelling

Onderwijshuisvesting van de WPO, WEC of WVO

Geen huur

(Sport-)vereniging

Gebruik van sporthal, gymzaal of

Maatschappelijk tarief

buitensportaccommodatie Bijzonder gebruik

Tijdelijk vastgoed

Gebruiksvergoeding

Kader 22 - Investeringen in groot onderhoud en verduurzaming worden geactiveerd. De vervangingsinvesteringen in het planmatig onderhoud boven de € 5.000 wordt gekapitaliseerd en hiervoor is een stelpost kapitaallasten in de begroting opgenomen. Ook de investeringen in verduurzaming worden geactiveerd. Overige onderhoudsinvesteringen worden gedekt vanuit de reserve Onderhoud verhuurde gebouwen. Kader 23 - De risico’s zijn in beeld en worden verwerkt in de gemeentelijke begroting en jaarrekening. In de kadernota is een overzicht gegeven van de risico’s die betrekking hebben op het in eigendom hebben van vastgoed. Het risicomanagement is in de vastgoedorganisatie belegd en wordt verwerkt in de begroting.

32

Marktconforme huur

33

Bijlage 3 - Begrippenlijst Circulair - Circulair bouwen of beheren betekent dat grondstoffen, materialen en producten zoveel mogelijk worden hergebruikt en verspilling wordt voorkomen. Het doel is een gesloten kringloop waarbij afval wordt geminimaliseerd en materialen een zo lang mogelijk leven krijgen. Dumava-subsidie – Dumava staat voor Duurzaam Maatschappelijk Vastgoed, een subsidieregeling die eigenaren van maatschappelijk vastgoed ondersteunt bij het verduurzamen van hun gebouwen. De subsidie is bedoeld om de kosten te dekken voor maatregelen die bijdragen aan energieefficiëntie en CO2-reductie. Economisch claimrecht - het economisch claimrecht is een term uit de onderwijswetgeving, waar bij wet geregeld is dat op het moment dat de onderwijsfunctie vervalt het gebouw automatisch ‘om niet’ terugvalt aan de gemeente. IHP (Integraal Huisvestingsplan) - Een IHP is een meerjarenstrategie van een gemeente voor onderwijshuisvesting. Het plan brengt de staat van schoolgebouwen, toekomstige ruimtebehoefte en investeringen in kaart en zorgt voor afstemming tussen schoolbesturen en gemeente. Iv3-verantwoording - Iv3 staat voor Informatie voor Derden (versie 3) en is een gestandaardiseerde financiële rapportage van gemeenten aan het CBS. Hiermee wordt landelijke inzichtelijkheid en vergelijkbaarheid van overheidsfinanciën gewaarborgd.

Kritische installaties - Dit zijn gebouwinstallaties die essentieel zijn voor veiligheid, gezondheid of continuïteit, zoals brandmeldinstallaties, liften of noodstroomvoorzieningen. Het goed functioneren ervan is cruciaal om risico’s te voorkomen. NEN 2767 - NEN 2767 is de Nederlandse norm voor conditiemeting van gebouwen en installaties. Op basis van visuele inspectie wordt de technische staat objectief beoordeeld met een score van 1 (goed) tot 6 (zeer slecht). P&C (Planning en Control) - P&C is het systeem waarmee een organisatie beleidsdoelen plant, prestaties meet, en zo nodig bijstuurt. Bij gemeenten bestaat de cyclus uit producten als de kadernota, begroting, tussenrapportages (Beraps) en jaarrekening. Paris Proof - Paris Proof verwijst naar gebouwen die zó energiezuinig zijn dat ze passen binnen de klimaatdoelen van Parijs. De nadruk ligt op laag werkelijke energieverbruik (bijv. ≤50 kWh/m² per jaar) in plaats van alleen energielabels. Trias Energetica - De Trias Energetica is een duurzaamheidsprincipe dat stelt: 1. beperk de energievraag, 2. gebruik hernieuwbare bronnen 3. gebruik fossiele energie alleen zo efficiënt mogelijk. Het is een leidraad voor energiezuinige gebouwen.

34

35

Dit is een uitgave van gemeente Zwolle, juli 2025

Kadernota vastgoedmanagement 2025-2030 Opmaak: Team vormgeving, afdeling Communicatie

zwolle.nl