1. Brief aan de Colleges van Zwolle en Deventer

College van B&W Gemeente Zwolle College van B&W Gemeente Deventer

Betreft: Stand van zaken huisvesting Collectie Overijssel; verzoek instemming locatiekeuze Zwolle, 22 juli 2024 Geachte colleges, Hierbij informeren wij u over de stand van zaken betreffende de plannen voor nieuwe huisvesting voor Collectie Overijssel (statutaire naam: gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel). In het bijzonder vragen wij u om instemming voor de keuze voor de locatie “Hanzestrook” (Hanzeweg 19) in Deventer dat uit onafhankelijk onderzoek als beste locatie voor realisatie van een centraal collectiecentrum naar voren is gekomen. Wij lichten dit in deze brief nader toe. Wanneer uw colleges in kunnen stemmen, kan de zienswijzeprocedure met de gemeenteraden worden gestart waarna ons Algemeen Bestuur in het najaar een definitief besluit over de locatie zal nemen. Ruim een anderhalf jaar geleden heeft onze directeur aandacht gevraagd voor de huisvestingssituatie van de archieven. Kwalitatief schiet de archiefzorg steeds meer tekort, de klimaatsystemen zijn toe aan vervanging. Ook in kwantitatief opzicht lopen we tegen grenzen aan. Daarbij moet worden bedacht dat de analoge archiefstromen nog een tijd doorlopen, ook al is tegenwoordig digitale archivering bij overheden standaard geworden. De inschatting is dat er 13 kilometer meer plankruimte nodig is. De digitalisering heeft ook een grote impact op de archiefdienstverlening.

Het gebruik van de studiezaal is sterk teruggelopen, terwijl de digitale dienstverlening een hoge vlucht heeft genomen. De huidige huisvesting in Zwolle en Deventer is echter nog toegesneden op de “oude” werkwijze, er is een surplus aan publieksruimte terwijl de depots vol zijn. Voorts is het energieverbruik erg hoog; de huidige huisvesting in Zwolle en Deventer is onvoldoende duurzaam. Er is ook tijdsdruk, in 2028 moeten de klimaatsystemen worden vervangen en moet de locatie Zwolle volledig zijn gerenoveerd, wat een ingrijpende tijdelijke verhuizing van het gehele archief zou betekenen.

Eikenstraat 20 | 8021 WX Zwolle | T 085 488 50 00 info@collectieoverijssel.nl | collectieoverijssel.nl De algemene voorwaarden zijn gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Zwolle onder no. 52/2004 d.d. 28-12-2004. Collectie Overijssel is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK-nummer 54518121)

Renovatie van de bestaande panden en verduurzaming daarvan is een zeer kostbare opgave. Dit zou een significante verhoging van de structurele bijdragen van de partners in de gemeenschappelijke regeling betekenen. Het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel heeft gelet op het bovenstaande besloten om te komen tot 1 centraal collectiecentrum waarmee de archiefzorg op een hoger plan kan komen. Een centrale locatie biedt de beste randvoorwaarden qua organisatie, doelmatigheid en kwaliteit, is toekomstbestendig en financieel de beste optie. Een en ander heeft geleid tot nadere verkenningen uitmondend in een businesscase die dit voorjaar is goedgekeurd door het dagelijks bestuur en die hierbij aan uw colleges wordt aangeboden. Binnen de bestaande bijdragen van de partners van Collectie Overijssel is realisatie van een kwalitatief hoogwaardig collectiecentrum mogelijk. De achtergronden bij en het idee van een centraal collectiecentrum zijn gepresenteerd aan de raadsleden van Zwolle en Deventer (bijeenkomst Den Nul, 20 september 2023) en aan historici / historische verenigingen uit de regio (bijeenkomst Raalte, 12 oktober 2023). Het dagelijks bestuur van de Collectie Overijssel heeft de voorkeur om een totaalpakket voor te leggen aan de gemeenteraden van Zwolle en Deventer. Daarbij hoort naast de businesscase ook de keuze voor een locatie.

Gelet op mogelijke gevoeligheden hebben wij als dagelijks bestuur het voorstel van de gemeente Zwolle gevolgd om een onafhankelijk locatieonderzoek te laten doen. Dit onderzoek is uitgevoerd door het bureau DTNP uit Nijmegen. De opdracht strekte zich uit tot een aantal gemeenten in Salland. Diverse verkenningen in Twente laten zien dat er daar geen concrete belangstelling is voor deelname in nieuwe huisvesting en/of de gemeenschappelijke regeling. We hebben besloten te gaan kiezen voor die locatie die het beste voldoet aan een reeks van voorwaarden, die ambtelijk en bestuurlijk zijn getoetst en waarvoor we akkoord hebben gekregen van de partners in de gemeenschappelijke regeling. DTNP heeft op 28 maart 2024 de bevindingen aan het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel gepresenteerd. Op basis van het onderzoek is op grond van een reeks factoren een longlist van 45 locaties teruggebracht tot een ‘midlist’ van 14 locaties. Deze is na ambtelijke consultatie door het dagelijks bestuur vastgesteld. De criteria voor de keuze van een locatie die door DTNP zijn gebruikt en die later door ons zijn aangescherpt zijn 1) omvang kavel minimaal 5000m2, 2) opleverdatum uiterlijk 2028, 3) zo min mogelijk bestuurlijke complexiteit, concreet: de grond zelf in eigendom en ‘stand alone’ ontwikkeling zodat er geen afhankelijkheid is van derden en 4) goede ruimtelijke kwaliteit.

Binnen het dagelijks bestuur is er tevredenheid over de wijze waarop het locatieonderzoek door DTNP is uitgevoerd. Vervolgens heeft het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel een interne ronde gehouden m.b.t. de ‘midlist’. Toepassing van de aangescherpte criteria heeft geleid tot een shortlist van drie locaties: Hanzestrook Deventer, Nieuwe Veerallee Zwolle en Zwartewaterallee Zwolle. Deze shortlist is akkoord bevonden door het dagelijks bestuur. De directeur heeft op basis van de shortlist een nadere verkenning gedaan en aanvullend ambtelijk overleg gevoerd. De Nieuwe Veerallee viel bij de nadere verkenning af omdat deze gebruikt zal worden voor de infrastructurele ontsluiting van de Spoorzone aan de zuidwestkant van het station in Zwolle.

Deze locatie is bovendien niet in eigendom van de gemeente. De Zwartewaterallee Zwolle heeft een redelijke ruimtelijke kwaliteit, de grond is in handen van ontwikkelaars, er is voldoende ruimte (5000m2). De Hanzestrook Deventer kenmerkt zich door goede ruimtelijke kwaliteit, de grond is in handen van de gemeente, de infrastructurele verbindingen zijn goed en er is veel ruimte (7000m2). Wethouder Schuttenbeld, vertegenwoordiger van de gemeente Zwolle in het dagelijks bestuur, heeft vervolgens aangegeven dat zij vanwege het afvallen van de Nieuwe Veerallee ambtelijk opnieuw onderzoek wil laten doen naar locaties binnen de Spoorzone. Wij hebben hier als dagelijks bestuur in onze vergadering van 27 juni jl. ruim aandacht aan besteed. De Spoorzone kwam reeds voor op de longlist van DTNP. Daarbij is toen aangetekend dat de kavelomvang onduidelijk is, er geen ‘stand alone’ ontwikkeling mogelijk is en dat het eigendom bij derden ligt. Bij nader beraad over de shortlist op 12 juni is de Spoorzone opnieuw aan de orde geweest. Nadere verkenningen onzerzijds laten zien dat de bestuurlijke complexiteit groot is (veel projecten in ontwikkeling, eigendom niet bij de gemeente, geen ‘stand alone’). De bevindingen m.b.t. de Spoorzone Zwolle zijn voor ons derhalve geen aanleiding om de afronding van het locatieonderzoek aan te houden.

Onze conclusie is dat de ‘Hanzestrook’ in Deventer de beste locatie is voor realisatie van een centraal Collectiecentrum, waarin de archieven van Zwolle, Deventer en het Rijk duurzaam, efficiënt en toekomstbestendig worden bewaard en beheerd. Bovendien biedt deze locatie volop ruimte voor het aansluiten van eventuele toekomstige partners. Daarbij heeft de wethouder van Zwolle zoals gemeld een voorbehoud gemaakt. Wij verzoeken u om instemming met deze locatie, waarna u de raden kunt vragen om een zienswijze en het Algemeen Bestuur van de Collectie Overijssel een besluit kan nemen. Graag zijn wij bereid tot een nadere toelichting. Met vriendelijke groet,

J.C. Gerritsen, voorzitter dagelijks bestuur Collectie Overijssel