1. Aanbiedingsbrief bij Bevindingenverslag 2024

Gemeente Zwolle College van Burgemeester en Wethouders

Betreft: Aanbieding bevindingenverslag 2024 27-11-2024

Geacht College,

De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten tot goed archief- en informatiebeheer. Horizontaal toezicht hierop is opgedragen aan de gemeentearchivaris. Ingevolge de gemeentelijke Archiefverordening (AV) doet de gemeentearchivaris jaarlijks verslag aan uw College over het gevoerde toezicht en over het beheer van de archieven in archiefbewaarplaats. Een dergelijk verslag wordt opgesteld op basis van een door de VNG ontwikkeld raamwerk van prestatieindicatoren, gebaseerd op de archiefwet- en regelgeving. Bijgaand bied ik u het “Bevindingenverslag archief- en informatiehuishouding 2024 gemeente Zwolle” aan. Uit de verslaglegging blijkt dat, over het algemeen, Zwolle deels voldoet aan de eisen die worden gesteld in het toezichtkader. Vier van de acht kpi’s zijn (nagenoeg) volledig dan wel grotendeels op orde. Van de overige vier zijn er twee deels op orde en twee (interne kwaliteitszorg en overbrenging archiefbescheiden) niet op orde. De aandachtspunten die hierop betrekking hebben zijn samengevat op pagina 4 en 5 van het meegezonden verslag. In mijn rapportage over 2022 schreef ik nog over een onvolledig kwaliteitszorgsysteem met een gebrekkige kwaliteitsborging. Nu moet ik echter constateren dat Zwolle geen intern kwaliteitszorgsysteem heeft en dat aan de kwaliteitsborging zeker nog de nodige aandacht besteed moet worden.

Tevens schreef ik dat de overbrenging van het archiefblok 1990-1994 nagenoeg was afgerond. Dit niet gelukt. De planning is nu medio 2025. Daarnaast moeten nog ca 109 m1 archief uit de periode 1835-1989 worden bewerkt voordat deze kunnen worden overgebracht.

Eikenstraat 20 | 8021 WX Zwolle | T 085 488 50 00 info@collectieoverijssel.nl | collectieoverijssel.nl De algemene voorwaarden zijn gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Zwolle onder no. 52/2004 d.d. 28-12-2004. Collectie Overijssel is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK-nummer 54518121)

Hoewel aan een aantal tekortkomingen reeds wordt gewerkt is het zaak dat Zwolle werk maakt van alle aandachtspunten die in deze rapportage worden genoemd. Het niet voldoen aan deze punten levert risico’s op voor de gemeente. Niet alleen is er kans op verlies van archief (het geheugen van de organisatie), maar het is ook mogelijk dat de gemeente hierdoor tekortschiet in haar dienstverlening en het verstrekken van informatie aan de burger (WOO). Met dit verslag dient uw College de Raad jaarlijks te informeren over het informatiebeheer ingevolge art. 15 AV. Omdat de provincie gebruik maakt van de verantwoordingsinformatie voor de Raad bij het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht, dient dit verslag, vergezeld van uw verbetervoorstellen, tevens worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten.

Met vriendelijke groet,

drs V. Robijn, gemeentearchivaris

Voor nadere informatie: J. Beens, archiefinspecteur, tel: 06 22 206 245