1. Aanbiedingsbrief bevindingenverslag archiefinspectie

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Zwolle Postbus 10007 8000 GA Zwolle 8000 Postcode Plaats

Betreft: Bevindingenverslag archief- en informatiehuishouding 2020 gemeente Zwolle

18-10-2021

Klik of tik om tekst in te voeren.

Geacht college, De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten tot goed archief- en informatiebeheer. Horizontaal toezicht hierop is opgedragen aan de gemeentearchivaris. Ingevolge de artikelen 16 en 17 van de gemeentelijke Archiefverordening (AV), doet de gemeentearchivaris jaarlijks verslag over het gevoerde toezicht en over het beheer van de archieven in archiefbewaarplaats. Een dergelijk verslag wordt opgesteld op basis van een door de VNG ontwikkeld raamwerk van prestatie-indicatoren, gebaseerd op de archiefwet- en regelgeving. Bijgaand bied ik u het “Bevindingenverslag archief- en informatiehuishouding 2020 gemeente Zwolle” aan. Uit de verslaglegging blijkt dat, over het algemeen, Zwolle grotendeels voldoet aan de eisen die worden gesteld in het toezichtkader. Maar er zijn zeker aandachtspunten. Deze zijn beschreven op pagina 4 van het meegezonden verslag. Hoewel aan een aantal tekortkomingen reeds wordt gewerkt, is het zaak dat Zwolle werk maakt van alle aandachtspunten die in het verslag worden genoemd. Het niet voldoen aan deze punten levert risico’s op voor de gemeente. Niet alleen is er kans op verlies van archief (het geheugen van de organisatie), maar het is ook mogelijk dat de gemeente hierdoor tekort schiet in haar dienstverlening en het verstrekken van informatie aan de burger (WOB en toekomstige WOO).

Met dit verslag dient uw college de Raad jaarlijks te informeren over het informatiebeheer. Ingevolge art. 19 AV wordt daarbij tevens een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht te treffen maatregelen met een eventuele kostenraming gevoegd.

Eikenstraat 20 | 8021 WX Zwolle | T 085 488 50 00 contact@collectieoverijssel.nl | collectieoverijssel.nl De algemene voorwaarden zijn gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Zwolle onder no. 52/2004 d.d. 28-12-2004. Collectie Overijssel is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK-nummer 54518121)

Omdat de provincie gebruik maakt van de verantwoordingsinformatie voor de Raad bij het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht, dient dit verslag, vergezeld van uw voorstel, tevens worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten. Als gevolg van personele capaciteitsproblemen (ziekte, functiewisseling, pensionering) is de verslaglegging over 2020 ernstig vertraagd. Hiervoor bied ik u mijn excuses aan. Inmiddels heb ik een archiefinspecteur kunnen aantrekken, waardoor een dergelijke vertraging in de nabije toekomst kan worden voorkomen.

Met vriendelijke groet,

drs V. Robijn, gemeentearchivaris