Raadsvoorstel vergaderstructuur

Raadsvoorstel Raadsvergadering: 1 juli 2021 Agendapunt:

Portefeuille: Presidium Voor informatie: Griffie / H.W. Schotanus Bijlage: heziene jaarplannin g 202L Onderwerp : Aanpassingen vergaderstructuur

Voorstel

- Het invoeren van informatiebijeenkomsten nieuwe stijl waarin beeldvormende beraadslag i n gen plaatsvi nden over raadsvoorstel len ;

- Het instellen van een agendacommissie; - Het inspreken over agenda gerelateerde onderwerpen tijdens informatiebijeenkomsten nieuwe stijl mogelijk maken.

- Het inspreken tijdens de raadsvergadering beperken tot ondenruerpen die niet agenda gerelateerd zijn. - De aanscherpingen van de vergaderstructuur uitproberen voor een proefperiode van vier maanden en deze veruolgens evalueren. - De heziene jaarplanning 2021 vaststellen.

Aan de gemeenteraad,

1. Reden raadsbesluit Ten jaar geleden is de huidige vergaderstructuur in de gemeente Zwaftewaterland íngevoerd. In de afgelopen 10 jaar is er ook veel veranderd. Dit rechWaardigt een kritische blik op de effectiviteit van de huidige vergaderstructuur. Dit is de reden dat de huidige vergaderstructuur in de afgelopen periode onder de loep is genomen. In de basis is er tevredenheid over de vergaderstructuur, maar het gebruik van de vergaderstructuur kan op onderdelen effectiever.

2. Aanleiding In de afgelopen tien jaar is er veel veranderd in gemeenten. Denk aan de transities in het sociaal domein, de aanstaande invoering van de Omgevingswet, de energietransitie en de vele vormen van burger- en overheidspafticipatie. Dit vraagt om een vergaderstructuur die meebeweegt met deze veranderingen. Hieruoor zijn verschillende mogelijkheden er bestaat geen blauwdruk. Elke gemeente is anders, de inrichting van het democratisch proces moet aansluiten op de lokale context. In veel gemeenten reflecteren raden zich op hun rol. Zo ook in de gemeente Zwartewaterland. Door middel van diverse gesprekken en een inspiratiesessie is gebleken dat er behoefte is aan een duidelijkere scheidslijn tussen beeldvorming, oordeels- en besluiWorming. De invulling van de huidige vergaderstructuur geeft soms een veftroebeling van het

besluitvormingsproces van de raad. Daarnaast er is weinig debat tussen raadsleden onderling. Er wordt hoofdzakelijk gesproken door de raad met het college. Ook worden er tijdens raadsvergaderingen veel technische vragen gesteld. Ten aanzien van de participatie ligt er een wens om meer ruimte te creëren voor betrokkenheid van inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen aan de voorkant van het besluitvormingsproces. Dit alles heeft geleid tot het voorstel van een aantal praktische aanscherpingen van de huidige vergaderstructuur.

3. Argumenten Voor een proefperiode van een vier maanden worden een aantal praktische aanscherpingen voorgesteld. Deze kunnen worden onderuerdeeld in vier punten:

1. Invoering informatiebijeenkomsten nieuwe stijl De huidige informatiebijeenkomsten bieden een bepaalde ruimte voor beeldvorming, maar zouden meer ingevuld kunnen worden op de behoeften van de raad. De ruimte voor interactie wordt gemist. De huidige informatiebíjeenkomsten kunnen breder worden

ingezet waardoor naast informatie overdracht er meer wordt ingezet op beeldvorming. Beeldvorming is immers een eerste stap in het besluitvormingsproces van de gemeenteraad. De raad wordt daarom voorgesteld om informatiebijeenkomsten nieuwe stijl in te voeren. Tjdens deze informatiebijeenkomsten staan raadsvoorstellen op de agenda die door het college aan de raad zijn aangeboden. De beeldvorming over deze raadsvoorstellen is gericht op het breed kíjken, het in beeld brengen van de maatschappelijke consequenties, mogelijke belangenstegenstellingen, het aan alle kanten ondezoeken en nog geen oordeel hebben. Insprekers/ belanghebbenden zijn van harte welkom. Van de raad wordt een open, nieuwsgierige maar ook neutrale houding venruacht. Alle invalshoeken'en perspectieven worden ondezocht. Na deze beeldvormende bijeenkomst hebben raadsleden voldoende kennis om tot politieke oordeelsvorming te kunnen overgaan. De portefeuillehouder uit het college is de eerst aangewezen persoon om de raad te helpen bij de beeldvorming.

Informatiebijeenkomsten oude stíjl blijven bestaan. Er zal nog steeds behoefte zijn om de raad te informeren over complexe onden¡rerpen. Ook over de werkwijze, prestaties en sturing van verbonden paftijen en andere externe partijen, (bijvoorbeeld de GGD, OmgevingsdiensÇ Veiligheidsregio, Rekenkamer) is het gewenst dat de raad periodiek inhoudelijk wordt geïnformeerd. Bij deze informatiebijeenkomsten is het zeer gepast om technische vragen te stellen. Het ís de opzet dat met name vakspecialisten en ambtenaren van de gemeente de toelichtingen op de dossiers op zich nemen. De informatiebijeenkomsten nieuwe stijl worden een week voorafgaand aan de raadsvergadering gehouden en zullen wisselend worden voorgezeten door de volgende voorzitters vanuít de raad:

Dhr. B. Tamminga Dhr. W.Th. Bisschop Mevr. M.J.C. Bosma-van Wieren Dhr. T. Spoelstra

2. Aanscherping bespreking A-onderwerpen tijdens raadsvergaderingen Op de huídige raadsagenda staan A- en B- onden¡¡erpen. Een A-ondenryerp betreft een raadsvoorstel op de raadsagenda waarbij beeldvorming, oordeelsvorming en mogelijk ook al besluitvorming door gemeenteraad plaatsvindt. Een B-ondenruerp venruijst

naar een onden /erp op de raadsagenda waarbij het de bedoeling is dat tijdens de vergadering een besluit over het onderwerp wordt genomen. Ttjdens de raadsvergadering is er nauwelijks onderling debat tussen raadsleden. Wel is er discussie tussen raadsleden en college en worden er veel technische vragen gesteld. Doordat ondenruerpen straks eerst beeldvormend tijdens de informatiebijeenkomsten nieuwe stijl worden besproken ís er meer ruimte tijdens raadsvergaderingen om het onderling debat met elkaar aan te gaan. Bij het bespreken van een A-onden¡¡erp wordt de mening c.q. het oordeel van de raad gevraagd over het betreffende raadsvoorstel. Oordeelsvorming is gericht op het wegen van belangen, het gezamenlijk bepalen van de opgave en de mogelijke maatregelen. In de oordeelsvormende fase gaat het om het verkennen, helder maken en soms uiWergroten van de belangentegenstellingen. Het debat wordt onderling door de raad gevoerd en niet met het college. De raad neemt op dat moment een eigenstandige rol in. Er is geen ruimte meer om technische vragen te stellen. De voozitter van de raad zal hier op handhaven. Het is aan de raad zelf om te bepalen of na de oordeelsvorming er ook direct besluiWorming kan plaatsvinden. Bij het bespreken van een B-onderwerp is de beeldvorming en oordeelsvorming afgerond en kan besluitvorming plaatsvinden.

Ook kan van te voren door de agendacommíssie zijn ingeschat dat beeld- en oordeelsvorming niet nodig ís zodat ook besluiWorming kan plaatsvinden. De raad besluit echter zelf op dat moment of er besluiWorming plaatsvindt, niet de agendacommissie.

3. Wijzigen van het inspreekrecht Inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen beschikken in de huidige structuur over de mogelijkheid om in te spreken tijdens raadsvergaderingen. Dit inspreekrecht is in het hele proces van beraadslagíngen vrij laat. Immers vaak bevindt zich een raadsvoorstel al dichtbij het punt van besluiWorming. Het is wenselijk om inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen eerder te betrekken in het politieke besluitvormingsproces. Tjdens de informatieb'rjeenkomsten nieuwe stijl bevindt de raad zich in het proces van beeldvorming. Dat is het geschikte moment om ook de stem te horen van inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. De raad wordt daarom voorgesteld tijdens de informatiebijeenkomsten nieuwe stijl op de agenda ruimte te geven voor inspreekrecht over ondenruerpen die geagendeerd staan op de desbetreffende agenda. Het inspreekrecht tijdens raadsvergaderingen kan vervolgens alleen nog worden gebruikt om in te spreken over ondenruerpen die niet agenda gerelateerd zijn.

4. Instellen van een agendacommissie Bij de voorgestelde w'rjzigingen is er een duidelijke scheiding tussen beeldvorming en oordeelsvorming en besluiWorming. Het vraagt vooraf een weging of een raadsvoorstel dat door het college aan de raad is aangeboden eerst beeldvormend moet worden besproken ín een informatiebijeenkomsten nieuwe stijl. Om meer vorm te geven aan participatie tijdens de beeldvormende bijeenkomst moet vooraf ook een inschatting worden gemaakt van de mate van participatie. De raad wordt voorgesteld om een agendacommissie in te stellen en die o.a. te belasten met de agenda en organisatie van informatiebijeenkomsten nieuwe stijl. De agendacommissie checkt wie in het vooftraject van het voorstel z'rjn betrokken en wie bij de informatiebijeenkomsten nieuwe stijl moeten worden uitgenodigd. In deze agendacommissie zullen zitting nemen als leden:

dhr. E.J. Bilder, burgemeester raadslid (oppositie) raadslid (oppositie) dhr. C.J.M. Ooms dhr. K. Huisbrink en als adviseurs: dhr. S.R. Ruddijs, gemeentesecretaris mevr. H.W. Schotanus, griffier

4. Kanttekeningen De voorgestelde aanscherpingen van de vergaderstructuur zijn ín afiruijking van het huidige regelement van orde. De raad wordt voorgesteld dit raadsvoorstel als juridísch kader te beschouwen voor de voorgestelde w'rjzigingen. Na de evaluatie zal het

regelement van orde worden aangepast op grond van de wijzigingen die definitief worden doorgevoerd in de vergaderstructuur.

5. Middeleninzet

Uit de praktijk zal moeten blijken of de voorgestelde wijzigingen door de griffie binnen de huidige formatie kunnen worden uitgevoerd. De formatieve en daarmee financiële consequenties zullen nog in beeld worden gebracht. Van de beeldvormende bijeenkomsten zal dígitale verslaglegging plaatsvinden. De kosten hieruan worden ingeschat op minimaal circa 250 euro per bijeenkomst (indien niet digitaal gehouden).

6. Communicatie en pafticipatie De wijziging van het inspreekrecht heeft gevolgen voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen . Er zal communicatie plaatsvinden over de onden¡¡erpen die

beeldvormend worden besproken tijdens de informatiebijeenkomsten nieuwe stijl zodat duidelijk is dat over deze ondenruerpen kan worden ingesproken.

7. Planning De raad wordt voorgesteld om de aanscherping van de vergaderstructuur uit te proberen

voor een proefperiode van vier maanden. Mochten zaken echt onwerkbaar zijn is tussentijdse bijsturing op advies van de agendacommissie gedurende de proefperiode mogelijk. In januari 2022zal door de agendacommissie een evaluatie worden uitgevoerd. In februari 2022zal de agendacommissie een advies aan het presidium uitbrengen wat in februari 2022 door het presidium zal worden besproken. Veruolgens zal het presidium de raad een voorstel doen met definitieve aanscherpingen van de vergaderstructuur.

Wij stellen u voor te besluiten conform bijgevoegd ontwerp

€f,

W

de burg

nus-Schutte ing. E.J.

Raadsbesluit De raad van de gemeente Zwartewaterland;

Besluit:

- Het invoeren van informatiebijeenkomsten nieuwe stijl waarin beeldvormende beraadslagingen plaatsvinden over raadsvoorstellen;

- Het instellen van een agendacommissie; - Het inspreken over agenda gerelateerde onderwerpen tijdens informatiebijeenkomsten nieuwe stijl mogelijk maken.

- Het inspreken tijdens de raadsvergadering beperken tot ondenruerpen die niet agenda gerelateerd zijn. - De aanscherpingen van de vergaderstructuur uitproberen voor een proefperiode van vier maanden en deze veruolgens evalueren. - De heziene jaarplanning 2021 vaststellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zwartewaterland van 1 juli 202L,

de griffier,

de voozitter,

ing. H.W. Schotanus - Schutte

ing. E.J. Bilder