Raadsvoorstel Protocol geheimhouding

Raadsvoorsûel Raadsvergadering:

Agendapunt: (nummer)

Portefeuillehouder: 1. Burgemeester E. Bilder. Poftefeuille: Kwaliteit van het openbaar bestuur/ Algemene zaken Voor informatie: Elise Hoogendoorn-Koster, telefoonnummer 14038, e.hoogendoorn@zwartewaterland.nl, Heleen Schotanus-Schutte, h.schotanus@zwartewaterland.nl

JOIN-nr.:20.493 Bijlage(n): Protocol geheimhouding (onderdeel raadsbesluit) Juridisch advies & Van de Laar Reactie juridisch advies Onderwerp: Protocol geheimhouding

Voorstel: 1.

Het Protocol geheimhouding college en raad gemeente Zwaftewaterland, voor zover het aangelegenheden van de raad betreft, vaststellen

Aan de gemeenteraad, Ondelwerp Voorstel

1. Het Protocol geheimhouding college en raad gemeente Zwartewaterland, voor zover het aangelegenheden van de raad betreft, vaststellen

Samenvatting Vanuit de raad is de behoefte ontstaan om duidelijke afspraken te maken over de geheimhouding van stukken. Het vast te stellen protocol geeft hier invulling aan.

Aanleiding Openbaarheid is in het openbaar bestuur het uitgangspunt. Toch kunnen er goede redenen zijn om stukken niet openbaar te maken. Vanuit de raad is de behoefte ontstaan om duidelijke en werkbare afspraken te maken over het geheimhouden van stukken. Dit Protocol geheimhouding geeft hier invulling aan. Juridisch kader Geheimhouding en openbaarheid is omkleed door een scala van juridische kaders: De Wet open overheíd (hierna: Woo) beschrijft in artikel 5.1 de gronden op basis waaruan de geheimhouding kan worden opgelegd, bijvoorbeeld bedrijfsgegevens, de economische belangen van de gemeente, bijzondere persoonsgegevens of toezicht door bestuursorganen ; De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheÍmhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waaryan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet

1.

2.

vermoeden;

3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt ín artikel 272 de stafbaarheid van het schenden van de geheim houdingspl icht;

L

4, De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 25 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding en in artikel 86 de regels voor besloten commissievergaderingen (hierna: besloten informatiecommissie); 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden, bepaalt in aftikel 55 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding over het in collegevergaderingen besprokene of over aan het college overlegde stukken, en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen; De agendacommissie heeft extern juridisch advies ingewonnen bij & Van de Laar. Het juridisch advies en de ambtelijke reactie daarop is opgenomen in de bijlage. Het juridisch advies is gewogen en verwerkt in het Protocol geheimhouding. Ten tijde van het inwinnen van het advies was de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) nog van toepassing. Per 1 mei wordt deze wet vervangen door de Woo. Vandaar dat in de bijlage soms nog de Wob genoemd wordÇ terwijl dit in het Protocol is aangeduid als de Woo.

Argumenten l.l.Openbaarhei.d r1s het uitgangspunt, maar er is fuhoefre aan duidel[ikhei.d over geheimhouding (H1) Het kan niet vaak genoeg benadrukt worden: binnen het openbaar bestuur is openbaarheid het uitgangspunt. Dat is dan ook opgenomen in het eerste artike! van het protocol. Desondanks kunnen er situaties zijn waarin openbaarheid niet wenselijk is, bijvoorbeeld als dit de economische belangen van de gemeente kan schaden. Vanuit de raad was er behoefte om te verduidelijken hoe het college en de raad het beste om kunnen gaan met de situatie waarin openbaarheid niet passend is. Dit protocol verduidelijK de wet- en regelgeving over openbaarheid en geheimhouding en omvat werkafspraken waar de raad en het college zich aan zullen houden.

woord'vertrouweläk' wordt nizt langer gebruikt (H2) In de praKijk komt het niet zelden voor dat op een stuk het woord 'vertrouwelijK wordt gezet. Dit woord heeft juridisch echter geen enkele binding. Daarom hanteren we voortaan de (wettelijke) termen openbaar, embargo, niet openbaar en geheim. Hierdoor is duidelijk dat het overtreden van de regels (strafrechtelijke) consequenties heeft . 1. 2. Het

l.3.Wanneer stukken niet openbaar of geheim z[in, wordt gemotiveerd waarom (H2) In de praKijk komt het veelvuldig voor dat stukken niet openbaar zijn. Dit wordt símpelweg aangekruist op een collegevoorstel. Een motivering ontbreeK. Omdat openbaarheid het uitgangspunt is, spreken we af dat gemotiveerd wordt waarom stukken niet openbaar of geheim zijn. Daarbij wordt zoveel mogelijk bekeken of enkele alinea's niet openbaar gemaaK kunnen worden, in plaats van het hele voorstel.

1.4.Het Protocolgaat uit van een gelff'ke informatiepostie van de raad (H2) Om die reden wordt zeer terughoudend omgegaan met het aanbieden van stukken aan éen of enkele raadsleden. Gehonoreerde veaoeken om college-informatie worden met de gehele raad gedeeld. 1.5.8r ß een heldere procedure voor met de raad gedeelde collegebesluiten en -stukken (H3) In het protocol staat een heldere procedure voor collegestukken en andere stukken die de raad wil inzien (art. 11 Protocol). Hierbij wordt - naast openbaar - onderscheid gemaakt in drie categorieën: - Embargo.Iets tijdelijk niet openbaar maken, gebaseerd op onderlinge afspraak. Raadsleden kunnen stukken onder embargo van het college ontvangen. Raadsleden respecteren dit embargo en doen geen mededelÍng over de stukken totdat het embargo is vervallen.

-

Niet openbare stukken: iets niet openbaar maken omdat één van de (limitatieve) gronden uit de Woo van toepassing is, zoals bij bíjzondere persoonsgegevens, de economische belangen van de gemeente, toezícht of persoonlijke beleidsopvattingen. Raadsleden die niet-openbare collegestukken willen inzien, dienen een verzoek in bij de griffie. Het college wordt dan in de

-2-

gelegenheid gesteld om het stuk alsnog openbaar aan de raad te verstrekken, of onder geheimhouding. Geheimhoudingn geheimhoudíng is een zwaar instrument: informatie wordt met niemand gedeeld. Daarom is terughoudendheid nodig. Redenen voor geheimhouding zijn uitsluitend gelegen in de gronden uit de Woo. Geheimhouding t.b.v. persoonlijke beleidsopvattingen is niet toegestaan. Raadsleden hebben alleen toegang tot geheime collegestukken wanneer het college deze stukken onder geheimhouding met de raad deelt. In het protocol is expliciet afgesproken dat raadsleden geen mededeling doen over stukken onder embargo. Alle documenten worden voozien van een watermerk met bijvoorbeeld'embargo'erop. Voor de besluitenlijst van het college (art. 10 Protocol) geldt dat er voortaan geen niet openbare lijst maar een geheime besluitenlijst is. De optie 'niet openbaar' is namelijk juridisch niet toegestaan voor besluitenlijsten (wel voor achterliggende collegestukken). De raad heeft voor een periode van vier weken inzage in de geheime besluitenlijst. Wat te doen met door de raad opgevraagde stukken die geen collegestukken betreffen (art. 12 Protocol)? Deze gaan eerst langs het college, zodat ze binnen het hieruoor beschreven kader aangeboden kunnen worden aan de raad. Op deze manier kan er geen onduidelijkheid bestaan over de status van een document.

-

1.6.Het college kan onder geheimhouding stukken delen met een informatiecommissie (H2, 4 en

5) Tot op heden was het gebruikelijk om niet openbare informatiebijeenkomsten te beleggen. In deze informatiebijeenkomsten kwam de raad bijeen om te spreken over een onderwerp dat geheim was. Er ontbreekt echter een juridische grondslag om op deze manier onder geheimhouding met elkaar in gesprek te gaan. Daarom wordt het vehikel van de informatiecommissie gebruiK om voortaan onder formele geheimhouding informatie met elkaar te delen. Uiteraard wordt hier zeer terughoudend mee omgegaan, aangezien openbaarheid het uitgangspunt is. In het Protocol is geregeld op welke manier informatie gedeeld wordt met de ínformatiecommissie en hoe de geheimhouding weer opgeheven kan worden.

Kanttekeningen 1.5.1. Het verctrekken van de geheime besluiten[J'st ß niet in overeenstemming met artikel 60 lid 3 Gemeentewet In artikel 60 lid 3 van de Gemeentewet staat dat het college openbaarmaking van de besluitenlijst achterwege laat wanneer geheimhouding is opgelegd. Toch is in artikel 10 van het Protocol de keuze gemaakt om de geheime besluitenlijst voor de duur van vier weken inzichtelfk te maken voor de raad. Dit betekent niet (laat daar dan ook geen misverstand over bestaan) dat de geheime besluitenlijst daarmee openbaar is; de raadsleden houden deze besluiten geheim. Het betekent wel dat het college de geheime besluitenlijst deelt met de raad terwijl dit striK juridisch niet de bedoeling is. Immers: de essentie van geheimhouding op collegebesluiten is dat deze zich beperkt tot de kring van het college. Het college is bereid om - in aansluiting op de huidige praktijk - de geheime besluitenlijst te delen met de raad vanuit de gedachte dat transparantie richting de raad een groot goed is. Om het bÍjzondere karaKer van deze informatie te benadrukken kunnen raadsleden weliswaar kennisnemen van de geheime besluítenlijst, maar is het niet de bedoeling dat er op meerdere plekken eigen archieven ontstaan.

Het RIS bevat raadsstukken en is niet de aangewezen plek om een archief van geheime B&W besluiten aan te leggen, Ook opslag op persoonlijke schijven of het printen van de lijst is niet toegestaan. De raad kan de geheime besluiten vier weken inzien, waarna ze door de griffie weer verwijderd worden.

-3-

Middeleninzet Aan dit voorstel zijn geen kosten verbonden.

Communicatic en participatie Na vaststelling wordt het protocol gepubliceerd op overheid.nl. Na inwerkingtreding van de Wet bevorderen integriteit en functioneren openbaar bestuur wordt er een nieuw raadsvoorstel gemaaK waarbij het protocol op enkele punten technisch gewijzigd wordt. Daarnaast wordt op korte termijn de in het protocol aangehaalde informatiecommissie (ter vervanging van de besloten informatiebijeenkomsten waarbinnen het juridisch niet mogelijk is om formeel geheimhouding op stukken en het besprokene te leggen) juridisch geformaliseerd.

Planning Wij stellen u voor te besluiten conform bijgevoegd ontwerp raadsbesluit' Bu rgemeester en wethouders va n Zwa rtewaterla nd,

de secretaris,

drs. D.S. Ruddijs

de

t

Bilder

4

Raadsbesluit De raad van de gemeente Zwartewaterland, voor zover het hun bevoegdheden betreft; Overwegende, dat: openbaarheid een groot goed en regel is in het openbaar bestuur; beslotenheid en geheimhouding per definitie gevoelige onderwerpen betreffen; het daarom belangrijk is dat voor een ieder duidelijk is hoe in dergelijke gevallen te handelen; het daarom wenselijk is om hierover politiek-bestuurlijke afspraken te maken en deze vast te leggen in een protocol;

-

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, d.d. 12 april2022;

Gelet op het bepaalde in aftikel 2:5 Algemene wet bestuursrechÇ artikel 272 Wetboek van strafrechÇ artikel 23,24,25,54,55, 60 en 86 van de Gemeentewet en aftikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid en het Reglement van Orde van de raad van de gemeente Zwartewaterland; Besluit vast te stellen het:

Protocol geheimhouding college en gemeenteraad ZwaÊewaterland Hoofdstuk 1: Algemeen

Atikel I Geheimhouding als uitzondering

1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de vergaderingen

2. 3.

van de raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

AËikel 2 Wettelijke kadens voor geheimhouding

1. De Wet open overheid beschrijft in artikel 5.1 de gronden op basis waaruan de geheimhouding kan worden opgelegd;

2. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan íemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Dit ís een algemene regel; 3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de stafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht; De Gemeentewet bepaalt in aftikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 25 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding en in aftikel 86 de regels voor besloten commissievergaderingen (hierna: besloten informatiecommissie); 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderíngen met gesloten deuren plaatsvinden, bepaalt in aftikel 55 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding over het in collegevergaderingen besprokene of over aan het college overlegde stukken, en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen;

4.

Hoofdstuk 2 - Geheimhouding van documenten van het college, de burgemeester of de informatiecommissie aan de raad of informatiecommissie

Aftikel 3 Geheim en veltrouwelijk Het college en de burgemeester gebruiken voor alle documenten die zij aan de raad of de besloten informatiecommissie onder geheimhouding overleggen, altijd de term'geheim'. De term'vertrouwelijk'

wordt niet gebruikt.

-5-

Atikel 4 Gronden voor geheimhouding Het college, de burgemeester, de informatiecommissie of de raad leggen enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing ís (zo volgt uit art. 25, 55 en 85 Gemeentewet), of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is. Geheimhouding wordt opgelegd met vermelding in het besluit van: De grondslag in de Gemeentewet en de gronden uit artikel 5.1 van de Wet open overheid; b. Horizonbepaling: het college, de burgemeester, de informatiecommissie en de raad vermelden in alle gevallen onder welke voorwaarde of na welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven. Bestaat er noch een voorwaarde waaronder - noch een datum waarna de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding 'voor onbepaalde tijd' dient te gelden. Welke onderdelen van het voorstel geheim zijn; Indien het een stuk van het college, de burgemeester of de informatiecommissie aan de raad betreft: het gelijKijdige verzoek aan de raad om de geheimhouding te bekrachtigen.

a.

c. d.

In de toelichting op het besluit wordt de motivatie voor de geheimhouding van het besluit gemotiveerd, en wordt uitgelegd wat de consequentie is als geen geheimhouding wordt opgelegd.

AÊikel 5 Hoofddocument openbaar Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen.

AÊikel 6 Herkenbaarheid geheime documenten Iedere pagina van een geheim document wordt door de burgemeester, het college, de informatiecommissie en de raad (elk voor zover zij geheimhouding opleggen) voozien van de aanduiding 'GEHEIM'.

AÊikel 7 Aanbieding geheime documenten aan één of enkele raadsleden Met het aanbieden van geheime documenten aan één of enkele raadsleden wordt zeer terughoudend omgegaan, om de gelijke informatiepositie van de raad te bevorderen. Daarom wordt een vezoek om geheime documenten door een raadslid bij voorkeur bij de griffie ingediend. De griffie draagt er dan zorg voor dat de geheime documenten aan de hele raad beschíkbaar worden gesteld.

Artikel I Aanbieding geheime documenten aan de informatiecommissie Het college zendt stukken waarop geheimhouding rust en die bedoeld zijn voor behandeling in de informatiecommissie gelfiKijdig onder geheimhouding naar de raad.

AÊikel 9Inzien raadsstukken door de raad

1. Geheime informatiecommissie- en raadsstukken worden in het raadsinformatiesysteem

geplaatst in de vergadermap'geheime stukken raad', en zijn alleen toegankelijk voor raadsleden, de griffie, het college en de secretaris na inlog in het raadsinformatiesysteem. 2. Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie.

Hoofdstuk 3 - Documenten en besluitenlijsten van de collegevergadering AÉikel 1O Geheime besluitenlijst van het college 1. In beginsel zijn alle besluitenlijsten van het college openbaar.

2. Slechts in bepaalde gevallen - zoals omschreven in artikel 60 Gemeentewet - legt het college geheimhouding op een besluit op.

3. De besluitenlijst met geheime besluiten van collegevergaderingen is tot vier weken na publicatie via het raadsinformatiesysteem inzichtelijk voor raadsleden na inlog ín het raadsinformatiesysteem. Raadsleden respecteren de geheimhouding en doen geen mededeling over deze besluiten. Het respecteren van de geheimhouding betekent onder meer dat het opslaan, afdrukken of op andere wijze (mondeling) delen of vermenigvuldigen van de geheime besluitenlijst niet is toegestaan. De griffie draagt zorg voor het publiceren en

verwijderen van de geheime besluitenlijst.

-6-

Artikel ll Inzien collegestukken door de raad

1. Collegestukken kunnen (gedeeltelijk) openbaar, onder embargo, niet openbaar op grond van artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid of geheim op grond van aftikel 55 Gemeentewet zrjn.

2. Raadsleden kunnen stukken onder embargo van het college onWangen. Raadsleden respecteren dit embargo en doen geen mededeling over de stukken totdat het embargo is veruallen. 3. Iedere pagina van een document onder embargo wordt voozien van de aanduiding'onder embargo tot [datum]'. Raadsleden die niet-openbare collegestukken willen inzien, kunnen híertoe een verzoek doen bij de griffie. Het college wordt in dat geval eerst in de gelegenheid gesteld om te bepalen of het college het voorstel alsnog onder geheimhouding wil delen met de raad. Wanneer dit het geval is wordt tijdens de eerstvolgende collegevergadering geheimhouding opgelegd, zoals beschreven in artíkel 25 en 55 Gemeentewet. Stukken die na het bepaalde in het vijfde lid niet openbaar zijn, worden volledig zichtbaar in het raadsinformatiesysteem geplaatst in de vergadermap'geheime stukken raad', en zijn alleen na inlog in het raadsinformatiesysteem toegankelijk voor raadsleden, de griffie, het college en de secretaris en de ambtelijke organisatie. Raadsleden respecteren de niet openbaarheid en doen geen mededeling over de niet openbare stukken. Iedere pagina van een document dat niet openbaar is, wordt vooaien van de aanduíding 'niet openbaar'. Raadsleden hebben alleen toegang tot geheime collegestukken wanneer het college deze stukken onder geheimhouding met de raad deelt.

4.

5.

6.

7. 8.

A¡tikel 12Inzien andere stukken door de raad

1. Aftikel 11, tweede en derde lid, is ook van toepassing op andere stukken (informatÍe als bedoeld in aÉikel 169 en 180 Gemeentewet) dan collegestukken.

2. Ter nadere duiding van artikel 42 van het Reglement van Orde voor de raad, kan een lid van de raad met tussenkomst van de griffie het college verzoeken om inlichtingen die niet openbaar zijn op grond van aftikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid. 3. Voordat een vezoek om inlichtingen als bedoeld in het tweede lid wordt ingewilligd, wordt het college in de gelegenheid gesteld het vezoek te agenderen voor de eersWolgende collegevergadering, behoudens wettel$ke beperkingen. Het college heeft dan gelegenheid om de informatie die op grond van aftikel 5.1 van de Wet open overheid niet openbaar is, onder geheimhouding te verstrekken aan de raad.

Hoofdstuk 4 Vergaderen in beslotenheid door de gemeenteraad en informatiecommissie

Artikel 13 Openbare aankondiging en opening Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheím stuk of onderwerp wordt besproken, tenzij met het gebruik van globale termen een deel van de geheime inhoud openbaar wordt. In dat geval wordt het onderwerp van de besloten vergadering niet bekend gemaaK.

Aftikel 14 Sluiten van deuren

1. Als de deuren na een vezoek als bedoeld in art. 23lid 2 Gemeentewet worden gesloten, besluit de raad of de informatiecommissie of er naast raadsleden en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezÍg mogen zíjn (bijvoorbeeld betrokken

ambtenaren).

2. Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt gestopt.

3. Voor een besloten vergadering worden aparte presentielíjsten gebruiK. Er is een presentielijst waarop de raadsleden tekenen en een presentíelijst voor eventuele overige aanwezigen en derden.

-7 -

4. Indien voozienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond.

Aftikel 15 Opleggen van geheimhouding

1. Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad respectievelijk de

informatiecommissie ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 25, eerste lid respectievelijk 86, eerste lid Gemeentewet. De voozitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: 'k stel u voor geheimhoudíng op te lqgen op wat in deze vergaderlng is behandeld'i Daarbij wordt ook benoemd welke grond(en) van artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing is en ingeroepen is. 2. Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan weltussentijds de vergadezaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de vootzitter en

griffie.

AÉikel 16 Opheffen van geheimhouding

1. Indien de raad of de informatiecommissie op grond van aftikel 25, derde en vierde lid, aftikel 55, derde lid, of artikel 86, eerste, tweede en derde lid, van de Gemeentewet - ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft - voornemens is de geheimhouding op te heffen wordÇ

indien daarom wordt vezocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. 2. Op basis van art. 86, tweede lid, Gemeentewet is de raad uitsluitend bevoegd tot het opheffen van geheimhouding op stukken die door het college met de informatiecommissie en met de raad zijn gedeeld. Het opheffen van geheimhouding op mondelinge informatie uit een informatiecommissie gebeurt tijdens een commissievergadering, met dien verstande dat voor de termijn van openbaarmaking zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de openbaarmaking van de bijbehorende stukken door de raad.

AÊikel 17 Verclag

1. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een apaft audioverslag en besluitenlijst gemaaK. Het verslag wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage.

2. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende

orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelfjke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. 3. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering. 4. Het vastgestelde verslag wordt door de (commissie)voozitter en de (commissie)griffier ondertekend.

Aftikel 18 Overleg in raadsfracties

1. Overleg tussen raadsfractíegenoten over verstreKe geheime informatie is mogelíjÇ ook als er leden van de fractie níet aanwezig zijn geweest bij de besloten vergadering.

2. Alle raadsleden kunnen kennisnemen van het audioverslag van een besloten vergadering. 3. Steunfractieleden mogen geen kennisnemen van geheime stukken en geheime verslagen, en kunnen geen gesprekken in de fractie over geheime informatie bijwonen.

Hoofdstuk 5 Register en publicatie AÉikel 19 Register

1. De secretaris legt een register aan van alle stukken en besluiten waar het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd, met uitzondering van de stukken die door de raad zijn bekrachtigd.

-8-

2, De griffie legt een register aan van alle documenten waar de raad of de informatiecommissie geheimhouding heeft opgelegd/ bekrachtigd.

3. De griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen van de raad of de informatiecommissie die in beslotenheid zijn gehouden en waarbij op het verhandelde geheimhouding is opgelegd.

4. De genoemde registers bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stu( de datum van de raadsvergadering waarin de geheimhouding is bekrachtigd of de

5.

collegevergadering waarin de geheimhoudíng is opgelegd, de reden van geheimhouding en indien aanwezig de horizon bepa ling. De secretaris bewaaK de horizonbepalingen in de gevallen dat het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd en zorgt eruoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan het college wordt gedaan. De griffie bewaaK de horizonbepalingen in de gevallen dat de raad of de informatiecommissie geheimhouding heeft opgelegd dan wel bekrachtigd en zorgt eruoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de raad of de informatiecommissie wordt gedaan. Daarnaast kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding over overgelegde of toegezonden stukken doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

AÉikel 20 Publicatie openbaar geworden stukken 1. Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door het college of de burgemeester is aangenomen plaatst de secretaris het besluit alsnog op de besluitenlijst van de datum waarop het besluit is genomen. Onderlíggende stukken worden voorafgaand aan verstrekking eerst getoetst aan artíkel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid. 2. Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door de raad of de informatiecommissie is aangenomen plaatst de griffie de desbetreffende stukken openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit. Voordat de stukken voor een ieder openbaar worden gemaaK, worden deze eerst getoetst aan artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.

AÉikel 21 CiteeÊitel en inwerkingtreding

1. Deze regeling kan aangehaald worden als'Protocol geheimhouding college en gemeenteraad gemeente Zwaftewaterland'.

2. Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zwartewaterland van 21

april2022. de griffier,

de voozitter,

ing. H.W. Schotanus - Schutte

ing. E.J. Bilder

JOIN-nr.: 20.493

-9-