Raadsvoorstel Nieuw Inkoopbeleid 2021 Zwartewaterland

Raadsvoorstel Raadsvergadering:

Agendapunt: (nummer)

Portefeuillehouder Portefeuille:

Voor informatie:

4. Weth. M. Slingerland. Facilitaire zaken & Inkoop Benny Tuin, tel, nr. 038-385.3445, b.tuin@zwartewaterland.nl Harm Tijms, tel.nr. 038-498.5196, h.tijms@ssc-ons'nl

JOIN-nr.: 20.472

Bijlage(n):

Inkoopbeleid Zwartewaterland 2021 (Versie C1.0)

Ondenrrrerp : N ieuw In koopbelei d 202L Zwartewaterla nd

Voorstel: 1. Het Inkoopbeleid Zwartewaterland 2021 vast te stellen, met als datum van inwerkingtreding 1 oktober 2021. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018 gelijktijdig in te trekken

2.

Aan de gemeenteraad, Onderwerp Nieuw Inkoopbeleid gemeente Zwartewaterland 2021

Voorstel

1. Vaststellen van het Inkoopbeleid Zwarteu¿aterland 2021

2. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018 gelijktijdig in te trekken Samenvatting

Als partner van SSC Ons wordt met dit nieuwe inkoopbeleid de mogelijkheden tot effectief en efficiënt samenwerken vergroot en vraagt dit harmonisatie van het inkoopbeleid. Het voorliggende inkoopbeleid is nagenoeg geheel in overeenstemming met die van Zwolle, Kampen, Dalfsen en Overijssel. In 2021 venn¡acht ook de gemeente Westerveld haar nieuwe inkoopbeleid vast te stellen.

Aanleiding Vanaf 1 mei 2020 maakt de gemeente Zwartewaterland gebruik van de diensten van SSC Ons te Zwolle, in het bijzonder de inkoopfunctie. Dit is bekrachtigd door het formeel toetreden van Zwartewaterland als partner van de Gemeenschappelijke regeling SSC Ons' Deelname aan SSC ONS vergroot ook de mogelijkheden van samen inkopen met de andere partners van SSC ONS, namelijk de gemeenten Zwolle, Kampen, Dalfsen, Westerveld en de provincie Overijssel. Een belangrijke voorwaarde voor samenwerken is het hebben van een'identiek'inkoopbeleid' Door een geharmoniseerd inkoopbeleid bevorderd dit zoÙvel de samenwerking met Ons als ook de onderlinge samenwerking tussen een of meerdere partners als ze samen gaan inkopen. Ook voor het MKB betekent dit een beperking van administratieve lasten, één inkoopbeleid voor de zes organisaties is wel zo makkelijk te hanteren.

472_L_L Raadsvoorstel ZWL Versie Concept '\ 20210705-d

pc.Ll4

Het gebruik van één compact document werkt effectiever en efficiënter dan de huidige twee separate documenten (inkoopbeleid en -protocol). Zowelde medewerkers/inkopers, de interné controle, de accountant als de inkoopadviseurs van SSC Ons en de marktpartijen hebben hier baat bij.

Argumenten

1. Geharmonßeerd inkoopbeleid bevordeft samenwerking Door een nagenoeg geharmoniseerd inkoopbeleid bevorderd dit zowel de samenwerking met Ons als ook de onderlinge samenwerking tussen een of meerdere partners (Zwolle, Karipen,

Dalfsen, Westerueld en de provincie Overijssel, als ze samen inkopen.

2. Beperking lasten voor MKB

Ook voor het MKB betekent dit een beperking van administratieve lasten, Eén inkoopbeleid

3.

voor de zes organisaties die geografisch ook nog eens dicht bij elkaar liggen is wel zo makkelijk te hanteren. Nieuw inkoopbeleid is LEAN Op dit moment hebben we als gemeente Zwartewaterland nog twee separate documenten, namelijk het inkoopbeleid en -protocol. Het gebruÍk van één compact document werkt makkelijker (LEAN) en voorkomt veel zoeken. Zowel de medewerkers/inkopers, de interne controle, de accountant als de inkoopadviseurs van SSC Ons en de marktpartijen hebben hier baat bij.

4. EnkeleverbeterÌngen

Door de harmonisatie van het inkoopbeleid worden ook een aantal verbeteringen ten opzichte van het huidige inkoopbeleid doorgevoerd. In het nieuwe inkoopbeleid is onder andere de mogelijkheid tot Bibob onderzoek opgenomen. Ïevens is een paragraaf over belangenscheiding opgenomen, om belangenverstrengèling (of de schijn van) te voorkomen. De basis is het beleid van R¡-kswaterstaat. In het nieuwe inkoopbeleid wordt aangesloten bij de klachtenregeling van Ons Inkoop en Contractmanagement, zij hebben een klachtenmeldpunt, conform de Aanbestedingswet, ingesteld voor haar paftners. Zij kunnen snel en objectief adviseren over afdoening van een ingediende klacht.

5. Nreuw inkoopbeleid veruangt huidig inkoopbelerd Invoering van een nieuw inkoopbeleid leidt tot het logische gevolg om het huidige inkoopbeleid en inkoopprotocol, welke in 2018 door de raad respectievelijk het ðollege zijn vastgesteld in te è

trekken

Kanttekeningen

1.1 Geharmoniseerd inkoopbelerd G atui¡'king)

Aangegeven is dat het inkoopbeleid nagenoeg volledig is geharmoniseerd. Er is 1 añruijking. Vanwege het politieke gegeven dat veel belang wordt gehecht om de lokale ondernemers een goed kans te geven mee te dingen naar opdrachten van de gemeenten, hanteren Dalfsen en Zwartewaterland ieder een ander uitgangspunt dan de anderen voor het begrip'Lokaal'. Dalfsen hanteeft een straal van 25 km. en daarbinnen is lokaal. Kampen en Zwolle hanteren de Regio Zwollel als grens voor Leikaal. Zwartewaterland hanteert nu, en dat is ook wederom opgenomen in voorliggende inkoopbeleid 202I, voor lokaal haar gemeentegrens. Ïn het inkoopbeleid 202L is voor regionaal als gebied de Regio Zwollel opgenomen.

5.1 Veruanging huidþ inkoopbeleid

In het huidige inkoopbeleid 2018 is een hardheidsclausule opgenomen om indien het noodzakelijk is om af te wijken van het inkoopbeleid. Hieruoor dient een gemotiveerd vezoek gedaan te worden aan het college. Dit is in het nieuwe inkoopbeleid 202i ongewijzigd. ì Middeleninzet o Er gaan geen kosten gepaard met deze harmonisatie.

1

Regio Zwolle: samenwerkingsverband van 22gemeenten liggende in 4 provincies. https://resiozwol le. i nfo/bestu u rli ike-sa menwerkins/

472_l_I Raadsvoorstel ZWL Versie Concept 2O?tO7OS-d

pe.2/4

Communicatie en paÉicipatie

o Na vaststelling door de Raad zal het nieuwe inkoopbeleíd worden gepubliceerd op overheid,nl en in de Stadskoerier. o Tevens worden de inkopers van de gemeente Zwartewaterland uitgebreid geihformeerd over het nieuwe inkoopbeleid.

Planning Wij stellen u voor te besluiten conform bijgevoegd ontwerp

Burgemeester en wethouders van Zwa de

drs. D.S. Ruddijs

ñd,

E.J.

472_I_1. Raadsvoorstel ZWL Versie Concept 2A2L0705-d

pc.3/4

Raadsbesluit De raad van de gemeente Zwartewaterland; Overwegende, dat ... Gelezen

het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, d.d.

(datum);

Gezien

het inkoopbeleid Zwartewaterland 2021 Gelet op het bePaalde in artikel 212 Gemeentewet en art. 20 Financiële beheersverordening Besluit tot 1

Het vaststellen van het Inkoopbeleid Zwartewaterland 2021, met als datum

2

Het gelijktudig intrekken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid

1 oktober 2021

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de

inwerkingtreding

2018

gemeente Zwartewaterland van

(datum), de

griffier,

ing. H.W. Schotanus - Schutte

de voozitter'

ing. E.J. Bilder

JOIN-nr.:20.472

\r

472

t tRaadsvoorstel ZWL Versie Concepi 2O2LO7o5-d

p8.414