Raadsvoorstel Najaarsnota en Plan- en controlcyclus

Raadsvoorstel Raadsvergadering : 30 septembe¡ 202I Agendapunt: (nummer)

Po¡tefeuillehouder: 4. Weth. M. Slingerland. Portefeuille : Fina nciën

Voor informatie: Mariska Derksen-Zondervan, telefoonnummer 14038, m.derksen@zwartewaterland.nl bereikbaar maandag tm donderdag.

JOIN-nr.: 20.474 Bijlage(n): aangepaste Financiële Beheersverordening gemeente Zwaftewaterland Onderwerp: Najaarsnota en Plan- en controlcyclus

Voorstel: Instemmen met het opstellen van Najaarsnota

Aan de gemeenteraad, Ondelwerp Voorctel In de auditcommissie van mei van dit jaar is gesproken over het invoeren van een Najaarsnota. De auditcommissie was hier positief over, maar wilde dit graag breed in de raad bespreken. Het vezoek is gedaan om een voorstel te schrijven over de rol van de Najaarsnota in de plan- en controlcyclus. In dit voorstel zullen wÍj daarop ingaan.

Samenvatting

Jaarlijks wordeñ in het kader van de plan- en controlcyclus een aantal documenten aan de raad aangèboden. Hier willen we een document aan toe voegen, namelijk de Najaarsnota. In deze Najaarsnota wordt ingegaan op de prognose van het resultaat voor het huidige jaar, de aanvraag van buãgetten mede in het kader van de rechtmatigheid en eventueel de overheveling van budgetten naar het volgende jaar. Het is dus een nota die alleen gericht is op het lopende begrotingsjaar, eventuele structurele aanvragen zullen worden verwerkt in de Zomernota van het daaropvolgende jaar.

Aanleiding De plan- en controlcyclus, zoals deze is opgenomen in de "Financiële beheersverordening 2018 gemeente Zwartewaterland" van enig jaar van de gemeente Zwartewaterland bestaat uit de volgende

documenten:

1. Kadernota, deze nota wordt vastgesteld in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar 2. Begroting en meerjarenraming, deze nota wordt vastgesteld in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar

3. Zomernota, deze nota wordt aan de raad aangeboden in meifuni van het lopende jaar en geeft

een prognose op basis van de eerste vier maanden voor het gehele lopende jaar 4. Jaarrekening, deze nota wordt vastgesteld na afloop van het begrotingsjaar Wat ontbreekt ¡ñ deze cyclus is om verder in het lopende jaar inzicht te geven in de financiële stand van zaken. Mede in het kader van de rechtmatigheid is het van belang om toekenning van budgetten in het jaar zelf vast te stellen. Ook kan in deze nota een aanvraag tot de overheveling van budgetten naar hêt volgende jaar gedaan worden. Dan hoeft daarmee niet te worden gewacht tot de jaarrekening. De bedoeling van de Najaarsnota is een verantwoording over de eerste negen maanden van het lopende jaar. Deze wordt begin december aangeboden aan uw raad. Deze Najaarsnota gaat

-r-

in princípe alleen over het lopende jaar, structurele mutaties zullen in de Zomernota van het volgende jaar venruerkt worden. Daarnaast wordt er ook geen update gegeven over de beleidsdoelen, waardoor het een beperkte financieel gedreven rapportage wordt.

Argumenten Door het invoeren van deze financieel ingestoken Najaarsnota kan worden voldaan aan: Informatievooziening richting de raad, u krijgt op deze manier tussentijds inzicht in de financiële positie van de gemeente en dus niet alleen bij de Zomernota en de Jaarrekening Eisen van rechtmatigheíd, namelijk dat budgetten of kredieten waaryan verwacht wordt dat deze licht worden overschreden, wel met instemming van de raad worden overschreden. Beschikbaarheid van budgetten in het volgende jaar, wanneer door omstandigheden bepaalde werkzaamheden niet kunnen worden uitgevoerd, kan via de Najaarsnota een vezoek worden gedaan om deze budgetten over te hevelen. Deze budgetten zijn dan per I januari van het volgende jaar beschikbaar in plaats van dat deze overheveling bij de jaarrekening plaatsvind en dus de budgetten pas halverwege het jaar beschikbaar zijn.

-

Kanttekeningen Door het invoeren van een tweede tussentijdse rappoftage wordt meer inzicht gegeven, maar dit geeft nog geen garantie voor het uiteindelijke resultaat. Het blijft een prognose en een verwachting. Door de uitputting van negen maanden zal het wel dichter bij het uiteindelijke resultaat komen. Doordat deze Najaarsnota pas in december zal worden aangeboden aan de raad kan er niet meer worden bijgestuurd, aangezien het jaar nagenoeg voorbij is. Het geeft wel inzicht in de stand van dat moment.

Het invoeren van de Najaarsnota betekent een aanpassing van de financiële beheersverordening die is opgesteld op grond van artikel 2I2van de gemeentewet. Het is een minimale aanpassing van artikel 9. Het ligt in de planning binnen de komende twee jaar deze verordening volledig te actualiseren. Hierdoor bestaat de mogelijkheid dat binnen kofte tijd deze verordening nog een keer aan uw raad wordt aangeboden.

Middeleninzet Niet van toepassÍng

Communicatie en participatie Het opstellen van deze rappoftage past bÍnnen de plan- en controlcyclus. Voorafgaand aan het opstellen hieruan zullen intern gesprekken worden gevoerd met alle medewerkers over de stand van hun budgetten, zodat een volledig beeld ontstaat. Voor de ambtelijke organisatie is dit onderdeel van

de cyclus.

Planning Wij stellen u voor te besluiten conform bijgevoegd ontwerp raadsbesluit.

Burgemeester en wethouders van Zwa

de secretaris,

drs. D.S. Ruddijs

de

Bilder

2

Raadsbesluit De raad van de gemeente Zwartewaterland; Overwegende, dat Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, d.d. (datum); Gezien is voorgesteld in het bijgevoegde raadsvoorstel;

Gelet op het bepaalde in artikel 2I2van de Gemeentewet waarin is gesteld dat de raad de inrichting van de financiële organisatie vaststelt en daarmee ook de verantwoordingsrappoftages; Besluit: De Najaarsnota toevoegen als product in de P&C cyclus, en daartoe een eerste lid toe te voegen aan aftikel 9 van de Financiële beheersverordening, onder vernummering van de overíge artikelleden: "1. Het college informeert de raad door middelvan tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste 4 maanden en de eerste 9 maanden van het lopende

boekjaar." Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zwaftewaterland van

(datum). de griffier,

de voorzitter,

ing. H.W. Schotanus - Schutte

ing. E.J. Bilder

JOIN-nr.: 20.474

3