Raadsvoorstel Instellen vertrouwenscommissie nieuwe burgemeester.docx

Raadsvoorstel Raadsvergadering: 27 februari 2025 Agendapunt:

Portefeuillehouder: Presidium Portefeuille: Bestuur Voor informatie: Heleen Schotanus - Schutte, telefoonnummer 14038, JOIN-nr.: 20.757 Bijlage(n): Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Zwartewaterland 2025 Onderwerp: Raadsvoorstel Instellen vertrouwenscommissie nieuwe burgemeester 2025

Voorstel: De Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, vast te stellen.

Aan de gemeenteraad,

Onderwerp Proces nieuwe burgemeester gemeente Zwartewaterland.

Voorstel De Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, vast te stellen.

Samenvatting Vanwege het aangekondigde vertrek van burgemeester Bilder eind 2025 moet er een vertrouwenscommissie worden ingesteld die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt.

Aanleiding Op maandag 20 januari 2025 heeft burgemeester Bilder bekend gemaakt dat hij aan het einde van het jaar 2025 het ambt van burgemeester neer zal leggen. De gemeenteraad heeft een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat er een nieuwe burgemeester wordt benoemd. Het is niet efficiënt en vanuit vertrouwelijkheid ook niet wenselijk dat de hele raad zich even intensief bezighoudt met de benoemingsprocedure. Om deze reden wordt in een vroeg stadium een vertrouwenscommissie bij raadsbesluit ingesteld. Deze commissie heeft als taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden. Onderdeel van deze voorbereiding is het opstellen van een profielschets voor een nieuwe burgemeester alsook het voeren van sollicitatiegesprekken met kandidaat-burgemeesters. Argumenten Op grond van artikel 61 van de Gemeentewet is de raad verplicht bij verordening een vertrouwenscommissie in te stellen. De circulaire 'Benoeming, functioneringsgesprekken en

-1-

herbenoeming burgemeester' van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), geeft hiervoor de kaders aan. De verordening is opgesteld aan de hand van de volgende uitgangspunten: a. de vertrouwenscommissie bestaat uit alle fractievoorzitters van de raad van de gemeente Zwartewaterland; b. de voorzitter van de commissie is de heer A. Beens; c. er worden geen plaatsvervangende leden benoemd. d. De griffier geeft ambtelijke ondersteuning waarbij zij tevens optreedt als secretaris van de commissie. Mevr. S. van der Zwaag is eerste plaatsvervangend secretaris en mevr. G.R. Jordens-Rook is tweede plaatsvervangend secretaris van de vertrouwenscommissie. De secretaris en haar plaatsvervangers zijn geen lid van de commissie en hebben ook geen stemrecht; e. wethouders H. Rietman, J.A.F. van der Poel en M. Slingerland zijn adviseurs van de vertrouwenscommissie. Deze adviseurs zijn geen lid van de commissie en hebben ook geen stemrecht; f. de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie zijn geheim. Dit betekent dat alle beraadslagingen van de vertrouwenscommissie en de stukken die worden ontvangen en gemaakt, geheim zijn. De verordening is afgestemd met het kabinet van de Commissaris van de Koning van de provincie Overijssel. Kanttekeningen Geen.

Middelen inzet De leden van de vertrouwenscommissie ontvangen een vergoeding voor de werkzaamheden gedurende de periode waarin zij hun activiteit uitvoeren. Daarnaast zullen er gedurende het proces diverse kosten worden gemaakt, bijvoorbeeld voor het huren van een locatie voor het voeren van sollicitatiegesprekken. De financiële gevolgen kunnen, voor zover nu ingeschat, worden gedekt uit het beschikbare budget van de raad. Communicatie en participatie De communicatie met betrekking tot de vertrouwenscommissie is gebonden aan de wettelijke vereisten van geheimhouding. Er wordt niet openbaar over de werkzaamheden gecommuniceerd uitgezonderd enkele vastgelegde momenten. Communicatie vindt dan plaats via een persbericht. Planning Wij stellen u voor te besluiten conform bijgevoegd ontwerp raadsbesluit.

Namens het presidium van de gemeente Zwartewaterland, de griffier,

ing. H.W. Schotanus-Schutte

-2-

4.

5. 6.

7.

8.

AIie stukken bestemd voor de vertrouwenscommissie worden onder vermelding van 'geheim' gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd; AIie stukken die van de vertrouwenscommissie uitgaan worden onder vermelding van 'geheim' door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Aan diegenen die geen lid, adviseur of secretaris (meer) zijn van de vertrouwenscommissie wordt geen informatie verstrekt over de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. De vertrouwenscommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht en kan niet worden opgeheven.

Artikel 6 - Vergaderingen 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten. De vertrouwenscommissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. 3. De voorzitter doet van elke vergadering zo mogelijk vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de vertrouwenscommissie. In geval er gesprekken plaats hebben met sollicitanten, geschiedt de oproep tenminste drie dagen voorafgaand aan de vergadering. Artikel 7 - Informatie over en gesprek met sollicitant De secretaris nodigt, namens de voorzitter, sollicitanten uit voor een gesprek met de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten. Artikel 8 - Stemming 1. De vertrouwenscommissie streeft naar unanimiteit; 2. De vertrouwenscommissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. 3. Bij het staken van de stemmen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering.

Is uitstel van de beslissing niet mogelijk, of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de vertrouwenscommissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. Artikel 9 - Verslag 1. De vertrouwenscommissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. 2. Het verslag van bevindingen bevat tenminste: a. een weergave van de wijze waarop de vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de vertrouwenscommissie; c. een gemotiveerde concept aanbeveling van twee personen. Artikel 10 - Archivering 1. De secretaris van de vertrouwenscommissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als 'geheim' worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats. 2.

De secretaris van de vertrouwenscommissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefweg 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met -4-

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zwartewaterland, gelet op de artikelen 61, 61c, 84, 87 t/m 89, 147 en 149 van de Gemeentewet, artikel 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995; gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; Besluit: vast te stellen de 'Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt' Artikel 1 - Taak De vertrouwenscommissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden. Artikel 2 - Samenstelling commissie 1. De vertrouwenscommissie bestaat uit zes leden, te weten: • de heer A. Beens; • de heer L.K. Felix; • mevr. A. Kijk in de Vegte-Floor; • de heer R.D. van Zandwijk; • de heer D.J. Hoekman; • de heer J.M.B.P. Smits; 2. De voorzitter van de commissie is de heer A. Beens; 3. De voorzitter van de commissie vertegenwoordigt de commissie en treedt op als contactpersoon en woordvoerder; 4. De commissie kan een plaatsvervangend voorzitter uit haar midden aanwijzen; 5. De commissie kent geen plaatsvervangende leden; 6. Alleen leden van de commissie hebben stemrecht. Artikel 3 - Ambtelijke ondersteuning 1. De griffier is secretaris van de vertrouwenscommissie en geeft uit dien hoofde advies en ambtelijke ondersteuning aan de vertrouwenscommissie. 2.

De eerste plaatsvervangend secretaris van de vertrouwenscommissie is mevr. S. van der Zwaag. 3. De tweede plaatsvervangend secretaris van de vertrouwenscommissie is mevr. G.R. JordensRook. 4. De secretaris en haar plaatsvervangers zijn geen lid van de vertrouwenscommissie en hebben geen stemrecht in de vertrouwenscommissie. Artikel 4 - Adviseur 1. De heren H. Rietman, J.A.F. van der Poel en M. Slingerland zijn adviseurs van de vertrouwenscommissie; 2. De adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de vertrouwenscommissie; 3. De adviseurs zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht. Artikel 5 - Geheimhouding 1. Op alle informatie van de vertrouwenscommissie rust op grond van de wet de verplichting tot geheimhouding, die zich uitstrekt tot iedereen die van de informatie kennis draagt; 2. De vergaderingen van de vertrouwenscommissie zijn besloten. De voorzitter wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht; 3. AIie stukken van de vertrouwenscommissie zijn geheim. De secretaris ziet toe op de vertrouwelijkheid in de procesgang.

-3-

3.

toepassing van artikel 15, lid 1 sub a van de Archiefweg 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar. De secretaris van de vertrouwenscommissie draagt er bij de procedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 11 - Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de vertrouwenscommissie bij meerderheid van stemmen. Artikel 12 - Inwerkingtreding 1. Deze verordening wordt aangehaald als 'Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Zwartewaterland 2025'. 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking; 3. De vertrouwenscommissie wordt ontbonden op de dag van de installatie van de burgemeester. 4. Deze verordening vervalt de dag volgend op de installatie van de burgemeester, uitgezonderd de uit de verordening voortvloeiende geheimhouding. Aldus besloten door de raad van de gemeente Zwartewaterland in zijn openbare vergadering van 27 februari 2025. De raad voornoemd,

De voorzitter,

de griffier,

ing. E.J. Bilder

ing. H.W. Schotanus-Schutte

JOIN-nr.: 20.757

-5-