Raadsvoorstel Controleprotocol 2020

Raadsvoorctel Raadsvergadering: 21 januari 2021 Agendapunt:

Portefeuillehouder: 4. Weth. M. Slingerland. Portefeuille: Financiën Voor informatie: Ben Winkelman, telefoonnummer 14038, B.Winkelman@zwaftewaterland.nl

JOIN-nr.: 20.433 Bijlage(n) : Controleprotocol, normenkader en toetsingskader

Onderwerp: Controleprotocol 2020

Voorstel: Het controleprotocol 2020, inclusief het bijbehorende normen- en toetsingskader vast te stellen

Aan de gemeenteraad, Onderwerp Voorctel

1. Het controleprotocol 2020, inclusíef het bijbehorende toetsings- en normenkader vast te stellen.

Samenvatting In het controleprotocol geeft uw raad aan het college het beleídskader aan, waarbinnen het college rechtmatig moet handelen. Voor de externe accountant geeft het controleprotocol aan, welke normenen maatstaven voor de controle van de jaarrekening gehanteerd moeten worden. Gebruíkelijk ís om éénmaal per raadsperiode het controleplan door de raad te laten vaststellen. Voor deze raadsperiode is daarom in 2018 een controleprotocol vastgesteld door uw raad. In verband met de coronacrisis is 2020 echter een bijzonder jaar. Om het college de ruimte te geven om, met inbegríp van de financiële gevolgen van de coronacrisis, binnen door de raad gestelde kaders uitvoering aan het beleid te geven, zijn in het controleprotocol een aantal specifieke passages opgenomen. Hiermee willen we ook voor de accountant een helder kader scheppen, zodat niet in het jaarrekeningtraject allerlei extra werkzaamheden worden opgepakt door de accountant (met bijbehorende meerwerkrekening), omdat in de striK formele juridische zin er sprake is van onrechtmatigheden. Uiteraard worden daarbij landelijke richtlijnen gerespecteerd om het rechtmatig handelen van de organisatíe voldoende te borgen.

Tevens hebben wij onze eigen verbijzonderde interne controle (VIC) opdracht gegeven extra interne controle werkzaamheden uit te voeren om voor uw raad exact inzichtelijk te maken om welke processen en om welke financiële middelen het gaat. Daarom stellen wij voor het controleprotocol voor 2020 vast te stellen.

Aanleiding Normaliter wordt het controleprotocol éénmaal per raadsperiode vastgesteld. Dat is in 2018 ook gebeuft. De coronacrisis maakt het noodzakelijk dat voor 2020 een specifiek beleidskader wordt vastgesteld, zodat het college de ruimte heeft om te handelen met inbegrip van de corona maatregelen die moeten worden getroffen.

Argumenten

T

Ad 1. Het controleprotocol, inclusief het bijbehorende normenkader en toetsingskader uast te stellen Indien door uw raad voor 2020 geen apart controleprotocol wordt vastgesteld, worden alle maatregelen die het college moest en nog moeten nemen in de coronacrisis in de juridische zin onrechtmatig. Dit terwijl de toepassing en uiWoering van maatregelen wel gewenst is om de samenleving te behoeden voor nog weer economische en sociale schade dan nu al het geval is. Wij willen ook de accountant een helder kader voor de controle van de jaarrekening 2020 meegeven. Als wij dat nÍet doen leidt dat tot allerlei gedoe met de accountant in het jaarrekeningproces met Vertraging en een hoge meerwerkrekening als resultaat. Uiteraard geven wij uw Raad in de jaarrekening exact inzicht in de processen waar het om gaat en de financiële middelen die daarmee zijn gemoeid. Concreet Ís de aanvulling nodig omdat de vigerende regelgeving voorschrijft dat aan de betalingen een prestatie ten grondslag ligt. Dit kan zijn het vervoeren van een leerling of een onderdeel van een traject in de jeugdzorg. Als onderdeel van de maatregelen om de Corona-crisis te bestrijden is er zowel voor het leerlingenveruoer, de WMO als de jeugdzorg sprake van betalingen die als hoofddoel hebben dat de vooziening in stand kan bl$ven, ook al wordt er op dat moment niet gepresteerd.

In het kader van de Jeugdzorg en de WMO is daarbij aangegeven dat tegen over de betaling later als nog een prestatie in de vorm van zorg moet worden gegeven. Door de samenhang tussen de verschillende regelingen is het echter mogelijk dat de instelling aangeeft dat deze prestatie niet zal kunnen plaatsvinden en de bijdrage is aangewend om het vooftbestaan van de ínstelling mogelijk te maken. Strikt genomen valt dit buiten de afgesproken prestaties en mag dít niet gezien worden als een rechtmatige betaling. Met de toegevoegde passage in het controleprotocol wordt hieruoor de gewenste ruimte gegeven. In financiële termen gaat het naar het inzicht van medio november om een bedraq van afgerond € 0,3 miljoen, waarvoor dan geen prestatietoets hoeft plaats te vinden. In de jaarrekening zal worden aangegeven in de paragraaf bedrijfsvoering voor welk bedrag er continuiteitsbijdragen zijn verleend en waaruoor niet alsnog een prestatie wordt verlangd.

Kanttekeningen N.v.t.

Middeleninzet De extra inzet van de verbijzonderde ínterne controle kan binnen de bestaande formatie en binnen de

begroting worden opgevangen.

Communicatie en participatie N.v.t.

Planning W¡- stellen u voor te besluiten conform bijgevoegd ontwerp raadsbesluit.

Burgemeester en wethouders van Zwa

de secretaris,

drs. D.S. Ruddijs

de

Bilder

-2-

Raadsbesluit De raad van de gemeente Zwartewaterland; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, d.d. 3 november 2020

Besluit:

1. Het controleprotocol 2020, inclusief het bijbehorende normenkader en toetsingskader, vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zwartewaterland van

de griffier,

de voozitter,

ing. H.W. Schotanus - Schutte

ing. E.J. Bilder

-3-