Raadsvoorstel auditcommissie jaarverantwoording 2021

Raadsvoorstel Raadsvergadering: 23 juni 2022 Agendapunt: (nummer) Portefeuille: Presidium Voor informatie: griffie, H.W. Schotanus, h.schotanus@zwartewaterland.nl JOIN-nr.: Bijlage(n): Concept accountantsverslag Zwartewaterland 2021 Onderwerp: Advies auditcommissie inzake jaarverantwoording 2021

Voorstel: - de jaarverantwoording 2021 van de gemeente Zwartewaterland vast te stellen; - het concept accountantsverslag 2021 ter kennisgeving aannemen; - het college te verzoeken het advies van de accountant op te volgen en een plan van aanpak op te stellen om het inkoop- en aanbestedingsproces te verbeteren. - de raad kennis te laten nemen van het plan van aanpak zoals beschreven onder de vorige bullit; - zich te laten informeren over de voortgang van de verbeteringen van het inkoop- en aanbestedingsproces tijdens de periodieke beeldvormende bijeenkomst over de ontwikkelingen van de organisatie.

Aan de gemeenteraad, Onderwerp Advies auditcommissie inzake jaarverantwoording 2021. Voorstel - de jaarverantwoording 2021 van de gemeente Zwartewaterland vast te stellen; - het concept accountantsverslag 2021 ter kennisgeving aannemen; - het college te verzoeken het advies van de accountant op te volgen en een plan van aanpak op te stellen om het inkoop- en aanbestedingsproces te verbeteren. - de raad kennis te laten nemen van het plan van aanpak zoals beschreven onder de vorige bullit; - zich te laten informeren over de voortgang van de verbeteringen van het inkoop- en aanbestedingsproces tijdens de periodieke beeldvormende bijeenkomst over de ontwikkelingen van de organisatie. Samenvatting De auditcommissie heeft op 14 juni 2022 overleg gehad met de accountant en de ambtelijke adviseurs over de bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2021. Met dit raadsvoorstel wordt de raad voorgesteld het concept accountantsverslag voor kennisgeving aan te nemen. De jaarverantwoording 2021 vast te stellen en kennis te nemen van de aandacht die de auditcommissie heeft gevraagd voor de bevindingen rondom de aanbestedingen. Aanleiding De auditcommissie heeft in het kader van haar controlerende taak ingevolge art. 213 GW periodiek overleg met de accountant, de wethouder Financiën en ambtelijke adviseurs. De auditcommissie heeft in hoofdzaak een adviserende rol.

In dit raadsvoorstel zal de auditcommissie invulling geven aan deze adviserende rol.

-1-

De auditcommissie is content met het feit dat de samenwerking tussen accountant en ambtelijke organisatie plezierig en constructief is verlopen. Zij constateert echter ook dat de accountant van mening is dat het zelfcontrolerend vermogen rondom de jaarrekeningcontrole door de organisatie kan worden verbeterd. Er is een duidelijke ambitie aanwezig om deze verbeterslag te maken, maar de relatief beperkte personele bezetting, de daardoor noodzakelijke inhuur van derden, de afhankelijkheid van derden in het kader van Gemeenschappelijke Regelingen bemoeilijken de uitvoering van deze ambitie. Met de accountant is gesproken over de extra tijd die gestoken is door de accountant in de jaarrekeningcontrole en de daaruit voortvloeiende kosten van meerwerk. De auditcommissie is van mening dat kosten van meerwerk door de accountant tijdig en helder moet worden gemeld en verantwoord. Wanneer er sprake is van 10% meerwerk leidt dit tot een wezenlijke wijziging van de opdracht hierover moet helder worden gecommuniceerd. Het verloop van het jaarrekeningproces zal door de accountant en de ambtelijke organisatie nog worden geëvalueerd.

De auditcommissie acht het relevant dat er ook uitdrukkelijk gesproken zal worden over de ambities en mogelijkheden van de interne beheersing om verwachtingen (en daarmee ook de kosten) van de controleaanpak over het boekjaar 2022 door de accountant goed in beeld te krijgen. De auditcommissie zal worden geïnformeerd over de uitkomsten van deze evaluatie. De auditcommissie heeft geconstateerd dat de accountant bij de jaarrekening 2021 een goedkeurende controleverklaring met betrekking tot de getrouwheid verstrekt, maar een verklaring met beperking met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit laatste wordt veroorzaakt vanwege rechtmatigheidsbevindingen die in hoofdzaak betrekking hebben op het niet naleven van de EU aanbestedingsregels. In de afgelopen jaren is dit een terugkerende bevinding geweest. De auditcommissie constateert de aandacht die er is voor dit proces, maar constateert dat dit wellicht onvoldoende is. Een verbetering van het contractmanagement en de borging op naleving van de EU aanbestedingsregels verdient hoge prioriteit. De accountant adviseert de gemeente om een plan van aanpak op te stellen om het inkoop- en aanbestedingsproces te verbeteren.

De auditcommissie onderstreept dit advies van de accountant en adviseert de raad om zich te laten informeren over het plan van aanpak en zich periodiek door de gemeentesecretaris tijdens een beeldvormende bijeenkomst te laten bijpraten. Kanttekeningen Bij dit raadsvoorstel is een concept accountantsverslag gevoegd. Een door de raad vastgestelde jaarrekening 2021 moet vóór 15 juli bij de Provincie worden ingediend bij voorkeur met een definitief accountantsverslag. Wanneer het definitieve accountantsverslag is ontvangen en deze geen afwijkingen vertoont ten opzichte van de conceptversie zal de definitieve versie worden toegezonden aan de Provincie. Indien er afwijkingen zijn, anders dan tekstuele correcties, tussen de conceptversie en definitieve versie wordt de auditcommissie hiervan in kennis gesteld. Wanneer er voor 15 juli nog geen definitieve versie is ontvangen heeft dit geen gevolgen omdat een definitieve versie de voorkeur heeft, maar niet verplicht is. Middeleninzet N.v.t. Communicatie en participatie N.v.t. Planning N.v.t. Wij stellen u voor te besluiten conform bijgevoegd ontwerp raadsbesluit. de griffier,

de burgemeester,

Ing. H.W. Schotanus-Schutte

ing. E.J. Bilder

-2-

Raadsbesluit De raad van de gemeente Zwartewaterland; Gelezen het voorstel van de auditcommissie; Besluit: -

de jaarverantwoording 2021 van de gemeente Zwartewaterland vast te stellen; het concept accountantsverslag 2021 ter kennisgeving aannemen; het college te verzoeken het advies van de accountant op te volgen en een plan van aanpak op te stellen om het inkoop- en aanbestedingsproces te verbeteren. de raad kennis te laten nemen van het plan van aanpak zoals beschreven onder de vorige bullit; zich te laten informeren over de voortgang van de verbeteringen van het inkoop- en aanbestedingsproces tijdens de periodieke beeldvormende bijeenkomst over de ontwikkelingen van de ambtelijke organisatie.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zwartewaterland van 23 juni 2022. de griffier,

de voorzitter,

ing. H.W. Schotanus-Schutte

ing. E.J. Bilder

-3-