Raadsvoorstel auditcommissie inzake jaarverantwoording 2020

Raadsvoorstel Raadsvergadering: 17 juni 2020 Agendapunt: Portefeuille: Presidium Voor informatie: Griffie / H.W. Schotanus Bijlage: Accountantsverslag 2020 Onderwerp: Advies Auditcommissie n.a.v. de jaarrekening 2020 en het accountantsverslag 2020 Voorstel: - Kennis te nemen van het concept accountantsverslag 2020; - De jaarverantwoording 2020 tijdens de raadsvergadering van 17 juni inhoudelijk te bespreken, maar niet vast te stellen omdat het huidige accountantsverslag 2020 nog een conceptversie is; - De jaarverantwoording 2020 tijdens de raadsvergadering van 24 juni of 1 juli vast te stellen (afhankelijk van de ontvangst van het definitieve accountantsverslag 2020); - Kennis te nemen van de aandacht die de auditcommissie heeft gevraagd voor de bevindingen die hebben geleid tot rechtmatigheidsfouten. Aan de gemeenteraad, 1. Reden raadsbesluit De auditcommissie heeft overleg gehad met de accountant en de ambtelijke adviseurs over de bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2020. Met dit raadsvoorstel wordt de raad voorgesteld het concept accountantsverslag voor kennisgeving aan te nemen. Het vaststellen van de jaarverantwoording 2020 uit te stellen en kennis te nemen van de aandacht die de auditcommissie heeft gevraagd voor de bevindingen die hebben geleid tot rechtmatigheidsfouten. 2.

Aanleiding De auditcommissie heeft in het kader van haar controlerende taak ingevolge art. 213 GW overleg met de accountant, de wethouder Financiën en ambtelijke adviseurs. De auditcommissie heeft in hoofdzaak een adviserende rol. In dit raadsvoorstel zal de auditcommissie invulling geven aan deze adviserende rol. 3. Argumenten De auditcommissie is content met het feit dat de accountant heeft geconstateerd dat door de organisatie een follow-up is gegeven aan de bevindingen van de managementletter 2019 en dat de controle van de jaarverantwoording 2020 soepel is verlopen. De auditcommissie constateert dat er in de afgelopen 1,5 jaar hard is gewerkt om zaken op orde te krijgen. Er

is een toenemend bewustzijn dat er continue geacteerd moet worden op terugkerende fouten. De accountant constateert dat er een uitdaging ligt bij de beperkte organisatie die voortvloeit uit een kleine gemeente. Dit brengt kwetsbaarheid met zich mee. De auditcommissie constateert dat het goed is dat de organisatie op het gebied van automatisering, door aansluiting bij SSCONS, minder kwetsbaar is geworden. Ook de extra personele inzet op de controle van de interne beheersing is waardevol gebleken. Ook op andere kwetsbare terreinen zal de vinger aan de pols moeten worden gehouden om de stijgende lijn die is ingezet, ook vast te houden. De auditcommissie heeft geconstateerd dat er rechtmatigheidsfouten zijn geconstateerd bij het aanbestedingsbeleid en bij het bepalen van de bouwsom bij de omgevingsvergunning. De auditcommissie vindt het zorgelijk dat er meerdere keren een onjuiste bouwsom is vastgesteld wat tevens geleid heeft tot verminderde opbrengsten en vraagt hiervoor aandacht. De onrechtmatigheden rondom het aanbestedingsbeleid zouden door een goede interne beheersing niet meer mogen voorkomen. De auditcommissie constateert ook in de ambtelijke reactie op het accountantsverslag 2020 dat de rechtmatigheidsfouten inmiddels serieus zijn opgepakt.

De aangescherpte procedure en een periodieke toetsing van de voortgang rondom het aanbestedingsbeleid geven de auditcommissie vooralsnog het vertrouwen dat deze rechtmatigheidsfouten tot het verleden behoren. Dit geldt ook voor het bepalen van de omvang van de verschuldigde leges. De auditcommissie onderstreept de woorden van de ambtelijke organisatie dat het van groot belang is dat er bewustwording is dat noodzakelijke regels goed worden toegepast. Het voorliggende accountantsverslag is een conceptverslag. In bijlage A zijn de SiSa bijlagen opgenomen. Deze bijlagen zijn nog niet volledig omdat de Tozo regeling een interne accountantstoets moet ondergaan. Deze interne toets is nog niet afgerond. De accountant heeft aangegeven dat er tijdens de accountantscontrole geen onrechtmatigheden naar voren zijn gekomen en verwacht bij de interne accountantstoets geen problemen. De auditcommissie is van mening dat de jaarverantwoording 2020 alleen kan worden vastgesteld als er een definitief accountantsverslag ligt. Om niet in de planningsproblemen te komen met de behandeling van de Zomernota en de Kadernota adviseert de auditcommissie de raad om de jaarverantwoording 2020 wel inhoudelijk te behandelen, maar pas vast te stellen als het definitieve accountantsverslag is ontvangen. 4. Kanttekeningen n.v.t. 5. Middeleninzet n.v.t. 6.

Communicatie en participatie De raad wordt over het besluitvormingsproces rondom de jaarverantwoording 2020 nog geïnformeerd. 7. Planning

17 juni: inhoudelijke behandeling jaarverantwoording 2020 en concept accountantsverslag 2020. 24 juni of 1 juli: besluitvorming jaarverantwoording 2020 en accountantsverslag 2020.

Wij stellen u voor te besluiten conform bijgevoegd ontwerp raadsbesluit. de griffier, ing. H.W. Schotanus-Schutte

de burgemeester, ing. E.J. Bilder

Raadsbesluit De raad van de gemeente Zwartewaterland;

Besluit: - Kennis te nemen van het concept accountantsverslag 2020; - De jaarverantwoording 2020 tijdens de raadsvergadering van 17 juni inhoudelijk te bespreken, maar niet vast te stellen omdat het huidige accountantsverslag 2020 nog een conceptversie is; - De jaarverantwoording 2020 tijdens de raadsvergadering van 24 juni of 1 juli vast te stellen (afhankelijk van de ontvangst van het definitieve accountantsverslag 2020); - Kennis te nemen van de aandacht die de auditcommissie heeft gevraagd voor de bevindingen die hebben geleid tot rechtmatigheidsfouten. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zwartewaterland van 17 juni 2020, de griffier,

de voorzitter,

ing. H.W. Schotanus - Schutte

ing. E.J. Bilder