Raadsvoorstel Aanvraag krediet voor de Visie vitaal gemeentehuis

Raadsvoorstel Raadsvergadering: 16 oktober 2025 Agendapunt: (nummer)

Portefeuillehouder: 4. Weth. M. Slingerland. Portefeuille: Financiën Voor informatie: Dick Toornstra, telefoonnummer 14038, d.toornstra@zwartewaterland.nl JOIN-nr.: 20.803 Bijlage(n): 1. Visie vitaal gemeentehuis 2. Investeringsoverzicht en kapitaal- en exploitatielasten (onder geheimhouding)

Onderwerp: Aanvraag krediet voor de Visie vitaal gemeentehuis

Voorstel: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kennis te nemen van de Visie Vitaal Gemeentehuis. Te investeren in de verbouw, het binnenklimaat en het verduurzamen van het gemeentehuis en daarvoor een extra krediet beschikbaar te stellen van€ 7.000.000. Een reserve "kapitaallasten vitaal gemeentehuis" in te stellen. Een bedrag van € 7.000.000 uit de algemene reserve te storten in de reserve "kapitaallasten vitaal gemeentehuis". De jaarlijkse kapitaallast van€ 341.000 in de meerjarenbegroting met ingang van 2029 te verwerken en te dekken uit de reserve "kapitaallasten vitaal gemeentehuis". In de begroting vanaf 2029 de budgetten voor energie en gas te verlagen met € 85.000 en de budgetten voor onderhoud te verhogen met€ 128.000.

Aan de gemeenteraad, Onderwerp Aanvraag krediet voor de Visie vitaal gemeentehuis

Voorstel 1. Kennis te nemen van de Visie Vitaal Gemeentehuis. 2. Te investeren in de verbouw, het binnenklimaat en het verduurzamen van het gemeentehuis en daarvoor een extra krediet beschikbaar te stellen van € 7.000.000. 3. Een reserve "kapitaallasten vitaal gemeentehuis" in te stellen. 4. Een bedrag van € 7.000.000 uit de algemene reserve te storten in de reserve "kapitaallasten vitaal gemeentehuis". 5. De jaarlijkse kapitaallast van € 341.000 in de meerjarenbegroting met ingang van 2029 te verwerken en te dekken uit de reserve "kapitaallasten vitaal gemeentehuis". 6. In de begroting vanaf 2029 de budgetten voor energie en gas te verlagen met € 85.000 en de budgetten voor onderhoud te verhogen met€ 128.000.

-1-

Samenvatting In de Visie vitaal gemeentehuis beschrijven wij: Het voldoen aan arbo-eisen en kwaliteitscriteria; Het toegankelijker maken van het gemeentehuis voor inwoners en ondernemers; Het nemen van maatregelen voor het verbeteren van het klimaat in het gebouw en voldoen aan de duurzaamheidsvereisten. We willen dit realiseren door: Noodzakelijk onderhoud en aanpassingen waaronder werkplekconcept, publieke ruimte, raadzaal; Vervanging van installaties en verlichting; Maatregelen voor verbeteren van het binnenklimaat; Het plaatsen van een warmte-koude installatie. Voor de uitvoering van deze visie is geld nodig. Daarom vragen wij een krediet aan.

Aanleiding Het gemeentehuis van Zwartewaterland is gebouwd in 1992 voor de gemeente Hasselt. Omdat de gemeenten Hasselt, Genemuiden en Zwartsluis in 2000 zijn samengevoegd, is het gemeentehuis van Hasselt in 2009 uitgebreid met een aanbouw waarin de dienstverlening aan de inwoners, het bestuur en de ambtenaren centraal gehuisvest zijn. Vanaf 2000 zijn de eisen die aan (het werken in) het gemeentehuis worden gesteld veranderd door toename van taken, andere manieren van werken, klimaatomstandigheden en duurzaamheidsvereisten. Het gemeentehuis is gebouwd en ingericht naar de manier van werken rond het jaar 2000. Maar taken, normen en waarden zijn veranderd. We hebben een andere manier van werken. We werken op basis van onze kernwaarden: Oog en oor voor iedere stem, Sterke samenwerking, Dienstbaarheid, Kwaliteit en Menselijke maat. De blik van het bestuur en de ambtenaren is steeds meer naar buiten gericht. De inrichting van en de faciliteiten in het gemeentehuis moeten die manier van werken mogelijk maken. In verband met deze ontwikkelingen is een Visie vitaal gemeentehuis opgesteld.

Argumenten 1. 1 In de visie wordt het gemeentehuis beschreven als een toekomstbestendig "huis van de gemeente" Werkzaamheden zijn veranderd en het aantal medewerkers is toegenomen De gemeente heeft andere en meer taken gekregen, onder andere door decentralisatie vanuit het rijk. Voorbeelden daarvan zijn de uitvoering van de jeugdwet, de Wmo en de omgevingswet. Dit vraagt meer van het bestuur en de ambtelijke organisatie, zowel in het aantal als ook in de manier van werken. In de werkomgeving heeft de groei van het aantal ambtenaren geleid tot werkvloeren waar in eenzelfde ruimte meer bureaus bijgeplaatst werden. In een aantal werkruimten is de dichtheid van de werkplekken zo groot dat het Arbo-technisch niet verantwoord is. De verwachting is dat het aantal ambtenaren de komende jaren verder groeit. Er is behoefte aan formele en informele ruimtes en plekken om te vergaderen en te ontmoeten voor ambtenaren, collegeleden en raadsfracties. 1.2 Het gemeentehuis voldoet niet aan Arbo- en kwaliteitseisen Het gebouw voldoet niet meer aan de eisen van een eigentijds kantoorgebouw. Delen van het kantoor zijn qua temperatuur te koud of te warm, geen goede luchtcirculatie en ventilatie en niet goed regelbaar. Het tapijt is niet goed meer schoon te maken en versleten en muren vangen door de oneffen bakstenen stof op.

Met grote regelmaat komen klachten binnen over irritaties aan luchtwegen, hoofdpijn en droge ogen. De kantoorinrichting is verouderd en voldoet deels niet aan het concept van flexibel werken. De inrichting van het gebouw draagt onvoldoende bij aan het waarborgen van privacy en veiligheid van bezoekers en medewerkers.

-2-

Rioleringen en sanitair zijn regelmatig verstopt en moeten gedeeltelijk worden vervangen en zijn in de kantoren en spreekkamer goed hoorbaar. Kortom: Er is sprake van achterstallig onderhoud. Het is noodzakelijk maatregelen te nemen voor een werkomgeving die aan de eisen voldoet en geen gezondheidsklachten oplevert. 1.3 Door de dubbele ingang is de privacy van een bezoeker onvoldoende beschermd Onduidelijk is wat de juiste ingang is. En de receptiebalie is onlogisch gepositioneerd. De looproutes van bezoekers en medewerkers zijn onvoldoende / niet van elkaar gescheiden. Het is wenselijk dat bezoekers bij binnenkomst een korte looproute hebben naar de receptiebalie. Daarom is het idee de receptiebalie te verplaatsen naar de hoofdingang. Tevens ontstaat er een versmalling in de gang bij de balies van Burgerzaken waar sprake is van geluidsoverlast waar bezoekers en medewerkers ongevraagd kunnen meeluisteren met gesprekken bij de balie. 1.4 De raadzaal is niet geluiddicht en privacybeschermend en de inrichting is verouderd. Door de glazen wanden van de raadzaal is volop zichtbaar wat er in de raadszaal gebeurt en is in de hal hoorbaar wat er gezegd wordt. Daardoor kan informatie ongewenst worden verspreid. Het meubilair, de audiovisuele middelen en de vloerbedekking zijn verouderd en versleten.

1.5 Regelgeving en werkcomfort vragen om klimaat- en duurzaamheidsmaatregelen Het gebouw heeft energielabel C. De wettelijke eis is dat verder moet worden verduurzaamd, tot uiteindelijk aardgasvrij in 2050. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft een Erkende Maatregelenlijst (EML) opgesteld met daarin de energiebesparende maatregelen die uitgevoerd moeten worden. De Omgevingsdienst IJsselland ziet erop toe dat die maatregelen uitgevoerd worden. De weersveranderingen hebben ook invloed op het gebouw. We moeten voorbereid zijn op temperatuurwisselingen (koude en (extreme) warmte), wateroverlast, schaarser drinkwater. Daarom moeten we aanpassingen doen. Voorbeeld zijn isolerende maatregelen en gebruik van evt. regenwater voor doorspoelen toiletten. We kiezen voor verbetering van het binnenklimaat om zo het gehele gebouw vitaal te kunnen blijven gebruiken en met deze maatregelen sturen we richting een sterke verbetering van het energielabel. We hebben 6 alternatieven (inclusief bestaande situatie doorzetten) onderzocht waarvan drie niet mogelijk zijn in verband met netcongestie De gekozen oplossing past binnen de mogelijkheden van het elektriciteitsnetwerk en heeft als voordeel dat het luchtsysteem per ruimte is te regelen.

Daarnaast is er een mogelijkheid tot een subsidie aanvraag die resulteert in de laagste kapitaallasten ten opzichte van de andere 2 alternatieven. (Het is niet mogelijk maatregelen voor een gebouw met een hoger energielabel los van maatregelen voor het binnenklimaat te realiseren. De werking van deze maatregelen is nauw met elkaar verbonden). 1. 6 De uitvoering van de visie zorgt voor lagere energiekosten De energiebesparende maatregelen verdienen zich terug door minder energie- en gasverbruik(€ 85.000). De verwachting is dat de komende jaren de beschikbaarheid van (aard)gas verandert en de prijs stevig zal stijgen. Een goed alternatief is gebruik te maken van warmte en koude opslag in de bodem (WKO). Binnen het energiecontract is nog capaciteit beschikbaar voor de aansluiting van een WKO. 2.1 De raad is bevoegd om een krediet beschikbaar te stellen Voor het uitvoeren van de visie is nog geen krediet in de begroting opgenomen. Wel is een bedrag geraamd voor regulier werkzaamheden zoals vervanging van installaties en vloerbedekking. In de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 5) is bepaald dat de raad nieuwe investeringskredieten autoriseert of wijzigingen van al eerder geautoriseerde kredieten voor investeringen met een meerjarig karakter goedkeurt. 2.2 Dit bedrag is aanvullend nodig om de visie uit te voeren Het totaal benodigde krediet is€ 9. 758.000.

In de meerjarenbegroting is voor vervanging van installaties en vloerbedekking een krediet beschikbaar van € 1.255.000. En we vragen een bijdrage van € 1.500.000 uit de subsidieregeling duurzaam maatschappelijk vastgoed (DUMAVA). -3-

2.3 Een deel van de totale kapitaal/ast van de investering is al gedekt De totale kapitaallast van de investering is€ 523.000. In de begroting is al rekening gehouden met een kapitaallast van€ 111.500. En de DUMAVA-subsidie leidt tot een vermindering van de kapitaallast met€ 70.500. Totale kapitaallast

523.000

Beschikbaar

-111.500

Subsidie

-70.500

Extra nodiq

341.000

2.4 Door het investeringsbedrag te storten in een reserve is er geen extra exploitatie/ast vanaf 2029 De kapitaallasten kunnen dan gedekt worden ten laste van de reserve "kapitaallasten vitaal gemeentehuis". Er blijft daardoor ruimte voor andere noodzakelijk budgetvragen. 2.5 De algemene reserve is ruim toereikend om de onttrekking van€ 7.000.000 te doen De beschikbare weerstandcapaciteit is na deze onttrekking € 32 miljoen. De weerstandsratio verandert is dan 5,08 en is daarmee nog steeds gekwalificeerd als "uitstekend". Het subsidiebedrag wordt ineens in mindering gebracht op het te activeren investeringsbedrag. Dat is voorgeschreven in de Notitie materiële vaste activa van de Commissie BBV. 2. 6 De kapitaallasten worden geactiveerd als alle werkzaamheden zijn uitgevoerd. Als het krediet beschikbaar is, kan gestart worden met de werkzaamheden. De verwachting is dat de werkzaamheden half 2028 zijn afgerond, waardoor de kapitaallasten van investering vanaf 2029 in de begroting moeten worden opgenomen. Want ons beleid schrijft voor dat de afschrijving van investeringen start in het eerste jaar na afronding van de werkzaamheden. 2. 7 Door de duurzaamheidsmaatregelen dalen de energielasten Want we verbruiken minder energie en geen gas. De kosten dalen met€ 85.000 (prijsniveau 2025).

2.8 De onderhoudsbegroting is geactualiseerd In die begroting zijn we er vanuit gegaan dat de voorgestelde maatregelen worden uitgevoerd.

Kanttekeningen 3.1 Er zijn andere mogelijkheden om het gebouw te verbeteren Die andere mogelijkheden dragen echter onvoldoende bij aan het realiseren van arbo-eisen en duurzaamheidsdoelstellingen. Te denken is bijvoorbeeld aan het aanbrengen van vloerverwarming. Deze oplossing is minder flexibel (schakelen van koud naar warm en omgekeerd kost tijd). De genoemde problemen worden niet opgelost en er blijven gezondheidsklachten. Andere mogelijkheden leiden niet tot de energiebesparing en de kostenbesparing die wordt gerealiseerd bij de voorgestelde oplossing. 3.2 De subsidie is nog niet toegekend Als de subsidie niet (volledig) wordt toegekend is een hoger krediet nodig of kunnen een aantal gewenste maatregelen niet worden uitgevoerd. Indien die situatie zich voordoet informeren wij u en doen een voorstel. Als we een wko installeren en de kosten voor de levering van gas daarmee weg vallen, is de verwachting dat de subsidie wordt toegekend, gelet op de voorwaarden waaraan moet worden voldaan voor het krijgen van de subsidie. 3.3 Aanbesteding van de werkzaamheden kan leiden tot een gewijzigde begroting Een Europese aanbesteding van de werkzaamheden is nodig. Inschrijvingen worden beoordeeld op de "beste prijs-kwaliteitsverhouding". De geoffreerde prijzen kunnen hoger of lager zijn dan de bedragen in het investeringsoverzicht.

Wij informeren u over de uitkomst van de aanbesteding en doen een voorstel voor gunning aan de aanbieder met de "beste prijs-kwaliteitsverhouding".

-4-

3. 4 Het Waterschap moet een vergunning verlenen voor het boren en opslaan van de WKO De vergunning moet nog wel worden aangevraagd en beoordeeld. Er is een quick-scan gedaan, waaruit blijkt dat de vergunning waarschijnlijk wel verleend zal worden. 3.S De gemiddelde Jaarlijkse onderhoudskosten stijgen Na de uitvoering van de werkzaamheden is periodiek onderhoud van installaties en voorzieningen nodig. Goed en tijdig onderhoud verlengd de levensduur. De onderhoudskosten zijn hoger dan nu in de begroting opgenomen. Dat komt onder andere doordat de nieuwe installaties een "ingewikkelder" configuratie hebben. Een andere reden is dat de onderhoudsbegroting niet is geactualiseerd in afwachting van aanpassingen en verbeteringen in het kader van de uitvoering van de Visie vitaal gemeentehuis.

Middeleninzet In bijlage 2 zijn de investeringen en kapitaallasten uitgewerkt. De gevolgen voor de overige exploitatiekosten (onderhoudskosten en energielasten) zijn berekend. Samengevat in dit overzicht (afgeronde bedraaen): exploitatie TOTALEN investering afsch rijving rente kapitaallast Investeringen € 9.758.000 € 455.000 € 68.000 € 523.000 €-1.253.000 € -8.000 €-111.500 Al geraamd in de € -103.000 begroting € 128.000 Onderhoud €70.500 Subsidie €- 1.500.000 €- 85.000 Energiebesparing € 341.000 € 43.000 € 7.005.000 € 352.000 € 60.000

Communicatie en participatie Over dit project zal zowel intern (maandelijks) als extern gecommuniceerd worden. Via de media zullen de inwoners worden geïnformeerd over de plannen met het gemeentehuis. Bijlage 2 is geheim om te voorkomen dat financiële belangen worden geschaad. Het presidium zal als klankbordgroep intensiever betrokken worden en mn. in de ontwerpfase, keuzes voor inrichting en audiovisuele middelen van de Raadzaal.

Planning De voorbereiding en de aanbesteding van de werkzaamheden is gepland in de periode tot half 2026. Na de zomer van 2026 kan dan gestart worden met de werkzaamheden voor de raadszaal en de publieke ruimte. Daarna vinden werkzaamheden aan de kantoren plaats. De verwachting is dat half 2028 alle werkzaamheden klaar zijn. Tijdens de verbouw zal de raad op een andere locatie vergaderen. Personeel zal meer gaan thuiswerken of op een andere locatie werken.

Burgemeester en wethouders van Zwartewaterland,

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zwartewaterland; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 30 september 2025; Gezien de Visie vitaal gemeentehuis; Gelet op het bepaalde in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 5) dat de raad nieuwe investeringskredieten autoriseert of wijzigingen van al eerder geautoriseerde kredieten voor investeringen met een meerjarig karakter goedkeurt; Besluit: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kennis te nemen van de Visie Vitaal Gemeentehuis. Te investeren in de verbouw, het binnenklimaat en het verduurzamen van het gemeentehuis en daarvoor een extra krediet beschikbaar te stellen van€ 7.000.000. Een reserve "kapitaallasten vitaal gemeentehuis" in te stellen. Een bedrag van € 7.000.000 uit de algemene reserve te storten in de reserve "kapitaallasten vitaal gemeentehuis". De jaarlijkse kapitaallast van€ 341.000 in de meerjarenbegroting met ingang van 2029 te verwerken en te dekken uit de reserve "kapitaalasten vitaal gemeentehuis". In de begroting vanaf 2029 de budgetten voor energie en gas te verlagen met € 85.000 en de budgetten voor onderhoud te verhogen met€ 128.000.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zwartewaterland van 16 oktober 2025

de griffier,

de voorzitter,

ing. H.W. Schotanus - Schutte

ing. E.J. Bilder

JOIN-nr.: 20.803

- 6-