Presentatie Ontwikkelingen Organisatie bijeenkomst raad 8 september 2022

Ontwikkeling gemeentelijke organisatie Zwartewaterland INFORMATIEAVOND RAAD 8 SEPTEMBER 2022

Indeling presentatie • Opgaven voor de ambtelijke organisatie • Moderniseren personeelsmanagement • Verbeteren interne bedrijfsvoering • Ontwikkeling inkoop en contractmanagement

• Vragen?

Opgaven voor de organisatie • Wettelijke eisen

− rechtmatigheid − Privacy en gegevensbescherming − Openbaarheid van informatie − Wetgeving in de domeinen

• Efficiënte en klantgerichte dienstverlening: meer digitalisering en lokaal bereikbaar • Bijdrage aan landelijke opgaven • Concurrerende arbeidsmarkt

Modernisering personeelsmanagement • Ontwikkelgericht personeelsmanagement met versterking strategisch HRM • Organisatiebreed: meer vaste medewerkers/ minder inhuur (incl. vaste contracten met marktconforme salarissen) • Versterken competenties noodzakelijk voor regie complexe opgaven

Cijfers personeel (bron: personeelsmonitor gemeenten 2021) ZWL

Vergelijkbare gemeenten

Gemiddelde leeftijd

45 jaar

48 jaar

Uitstroom personeel

13,1%

9,7%

Doorstroom personeel

2,7%

3,2%

Instroom personeel

18,1%

13,1%

Ziekteverzuim*

5,6%

5,8%

Aandeel nulverzuim 2021

63%

57%

Uitgave externe inhuur

25,1%

15,7%

* Best practice ziekteverzuim: 2,8%

Lopende ontwikkelingen personeelsontwikkeling • Organisatieontwikkeling bij externe dienstverlening (beleid, vergunningverlening, burgerzaken) • Strategische HR-beleid ontwikkelen (team en strategische agenda) • Thuiswerken incl. Thuiswerkregelingen • Digivaardigheden ontwikkelen • Informele ontmoetingen onder medewerkers stimuleren

Interne bedrijfsvoering verbeteren (o.a. ict) Aantal ontwikkelingen om interne bedrijfsvoering te verbeteren in de verschillende domeinen in 2021/2022 Voorbeelden afgelopen jaar: • Interne processen en systemen burgerzaken • Vastleggen processen sociaal domein • Professionalisering administratie BOA's met behulp van BRS (op verzoek van medewerkers zelf) • Ontsluiten informatie uit bronsystemen (technische keuzes, ontsluiten productiegegevens burgerzaken, belastingen, geodata, opleiden personeel t.b.v. data-analyse) • Rechtmatigheid inkoop en aanbesteding

Inkoop en contractmanagement Naleving van EU-aanbestedingsregels door auditcommissie geadviseerd als belangrijk verbeterpunt Aanpak 2021 (in samenwerking met SSC-ONS): •Harmoniseren van beleid en inkoopvoorwaarden •Vaststellen standaarddocumenten en dossiervorming •Inkopers aangewezen en getraind Voortgang 2022: •Vaste dagen extra deskundigheid SSC-ONS beschikbaar •Dossiervorming gecentraliseerd •Vaktechnische bijscholing/deskundigheidsbevordering •Toepassing procedures en adequate dossiervorming nog een belangrijk aandachtspunt

Vervolg verbetering interne processen en systemen • Structurele aandacht voor procescontrole en sturing op nieuw gedrag. Uitbreiden capaciteit kwaliteitszorg sociaal domein. • Automatisch en juist archiveren (zaakgericht werken) • Informatieontsluiting naar KCC verbeteren (KCC geeft antwoord, i.p.v. KCC verbindt door) • Versimpelen processen belastingen en financiën • Ontwikkeling stuurinformatie (data-gedreven werken) voor interne sturing, waarbij gestart wordt met sociaal domein en HR-data • Interne informatievoorziening verbeteren met behulp van een nieuw intranet en nieuwe telefoniesysteem

Afronding Presentatie

Discussie/Vragen