d. Bijlage 4 - Aanbiedingsbrief Begrotingswijzigingen Ons 2021 BK

Aan:

Provinciale Staten Overijssel en de gemeenteraden van Kampen, Dalfsen, Westerveld, Zwolle en Zwartewaterland. Begrotingswijzigingen Ons 2021 12 april 2021

Betref: Datum:

Geachte heer, mevrouw, In artikel 15 van de Gemeenschappelijke Regeling Ons is opgenomen dat bij begrotingswijzigingen die leiden tot een verhoging van de bijdrage van de partners de gemeenteraden van Zwolle, Kampen, Dalfsen, Westerveld en Zwartewaterland en de provinciale staten Overijssel de mogelijkheid hebben tot het indienen van een zienswijze. Hierbij stellen wij u in de gelegenheid om voor onderstaande wijzigingen in de begroting 2021 Ons een zienswijze in te dienen. Per begrotingspost wordt een korte toelichting gegeven. 1. Wijzigingen exploitatiebegroting 2021: € 1.655K  Mutatie kapitaallasten  Nieuwe partners  Doorontwikkeling ONS dienstverlening  Organisatie ontwikkeling ONS  Individuele partners (maatwerk) 2. Aanvulling investeringsbegroting 2021: € 597K  Security  Doorontwikkeling ONS ICT  Organisatie ontwikkeling ONS 3. Administratieve wijzigingen 2021:  Egalisatiereserve Laptops

€ -204K € +959K € +237K € + 92K € +571K € +422K € +130K € +45K

Toelichting:

1. Wijzigingen exploitatiebegroting 2021: Mutatie kapitaallasten (€ -204K) De kapitaallasten worden vanaf 2021 structureel € 91k lager door geannuleerde projecten. Daarnaast zorgen herplanning van projecten in 2021 voor een eenmalig voordeel van € 113k. In 2022 zijn deze kapitaallasten die samenhangen met de herplanning opgenomen in de concept begroting 2022.. Nieuwe partners (€ +959K) Door toetreding van Zwartewaterland als partner, en HR- en Inkoopdienstverlening voor Ommen nemen de structurele kosten toe. Dit heeft in 2021 geen effect op de bestaande bijdrage van de partners.

Doorontwikkeling ONS Dienstverlening (€ +237K) Op het gebied van doorontwikkeling dienstverlening Ons worden voor een aantal zaken middelen gevraagd Bijvoorbeeld voor het beter in control komen voor gebruik van licenties (€ 50K), inzet op HR kwaliteitsmanagement/compliance (€ 87K) zodat we kunnen voldoen aan de stijgende ISAE vereisten en wet-/regelgeving, alsmede middelen voor versterking van ICT portfoliomanagement om de operationele capaciteit en externe verwachtingen beter te managen (€100K). Over invulling van portfoliomanagement worden nog gesprekken gevoerd. Definitieve besluitvorming na afronding van deze gesprekken volgt (inclusief de financiële vertaling hiervan in de begroting). Organisatieontwikkeling ONS (€ +92K) Bij de oprichting van ONS is het opleidingsbudget gezet op 1,75% van de loonkosten. Deze kosten zijn sinds 2014 alleen geïndexeerd, terwijl ONS van 90 naar 120 interne medewerkers is gegroeid. Om dit terug te brengen naar 1,75% van de loonkosten, en identiek de algemene personeelskosten bij te trekken, stijgen de structurele kosten met € 77K. Daarnaast wil ONS voor haar medewerkers een adequate thuiswerkplek faciliteren (€ 15K). Individuele partners (€ +571K) Dit zijn maatwerk ontwikkelingen die specifiek voor bepaalde partners gelden. 1.

Laptops (€ +329K) Gedurende 2020 heeft ONS voor diverse partners laptops aangeschaft, dit zorgt voor een jaarlijkse stijging in de exploitatie (kapitaallasten, onderhoud en beheer); 2. Inkoopdiensten (€ +150K) Bij Overijssel zijn 1500 uur specifieke inkoopdiensten van meerwerk naar maatwerk omgezet (€ +136K), en bij Zwolle is 0,11 maatwerk contractmanager toegevoegd (€ +14K); 3. Projectmanagement (€ -75K) In afwachting van de toekomstvisie op projectmanagement is besloten om de vacatureruimte niet in te vullen. Deze bijdrage vloeit naar rato terug naar de partners; 4. Microsoft licenties (€ +125K) Bij de jaarlijkse meting van Microsoft in juni 2020 bleken er bij bepaalde partners meer licenties in gebruik te zijn dan begroot. Conform de contractvoorwaarden betekent dit een toename van kosten voor het gebruik van MS licenties. 5. Overige maatwerk dienstverlening (€ +42K) Voor Zwolle en Overijssel wordt een Learning Management Systeem (LMS) uitgerold ter vervanging van Coachview (€ +50K), daarentegen vervalt specifieke HR maatwerkdienstverlening (€ -39K). Verder stijgen bij ICT de maatwerkkosten door meer iBabs en VMWare licenties (€ +31K).

2. Aanvulling investeringsbegroting 2021 (€ +597K) Security (€ +422K) Om te voldoen aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overhead) en ISO27001, kwetsbaarheid voor gijzeling door malware te voorkomen en continuïteitsrisico’s bij partners te mitigeren is € 422K investering nodig. Dit betreft € 237K incidentele kosten, en € 185K activeerbare kosten. Doorontwikkeling ONS ICT (€ +130K) Dit betreft incidentele kosten voor implementatie van licentiemanagement (€ 50K) en begeleiding van de werkplek aanbesteding (€ 80K). Hoewel de fasering naar de toekomstige werkplek nog wordt geanalyseerd is de gezamenlijke richting wel bekend. Om daar te komen moet er worden aanbesteed en gezien we vanaf 2022 willen starten is er in 2021 reeds € 80K nodig. De fasering wordt de komende maanden door het SPO uitgewerkt en zal voor de begrotingsrondes bij de partners bekend zijn zodat dit tijdig mee kan worden genomen in de begroting 2022.

Organisatie ontwikkeling ONS (€ +45K) Om voor de ONS medewerkers een thuiswerkplek te faciliteren is naast structureel € 15K, incidenteel € 45K extra nodig om de initiële vergoeding te financieren.

3. Administratieve wijzigingen 2021 Egalisatiereserve Laptops In verband met de dienstverlening op het gebied van laptops wordt voorgesteld een egalisatiereserve laptops in te stellen. Dit omdat ONS start met afschrijvingen in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het nieuwe kapitaalgoed gereedkomt/verworven wordt. Daarentegen worden laptops reeds in het begrotingsjaar dat het nieuwe kapitaalgoed gereedkomt afgerekend conform P*Q met de afnemer. Dit zorgt enerzijds voor te hoge dekking in het begrotingsjaar van ingebruikname, en anderzijds (voor hetzelfde bedrag) te lage dekking aan het einde van de levensduur van de laptop. Om die reden legt ONS een egalisatiereserve aan die op € 0,- uitloopt en alleen voor dit doel gebruikt wordt. Resultaatbestemming 2020 Om het resultaat te dekken van 2020, verder uitgewerkt in de resultaatbestemming 2020 in de jaarrekening 2020, wordt in 2021 de dekking van dit resultaat als begrotingswijziging verwerkt zodat de begrote en werkelijke bijdrage in 2021 aansluit.

4. Effecten bijdrage partners exploitatiebegroting De totale wijziging op de exploitatiebegroting 2021 bedraagt €1.655K. Op basis van de toepassing van het bijdragebesluit betekent dit de volgende aanpassing in de bijdrage 2021 van de partners: € * 1000 Standaard Maatwerk Provincie Overijssel 60 Gemeente Kampen 7 Gemeente Zwolle* 40 Gemeente Dalfsen 4 Gemeente Westerveld -2 Gemeente Zwartewaterland 633 Bijdrage derden (Ommen) 0 Totaal € 742 *Inclusief indirecte dienstverlening voor OD- en RSJ IJsselland.

Totaal 373 23 97 59 6 194 162 € 912

433 30 137 63 4 826 162 € 1.655

5. Effecten bijdrage partners investeringsbegroting Het totale aanvullende investeringsvolume bedraagt € 597K, waarvan € 185K geactiveerd kan worden. Het niet-activeerbare deel van € 412K wordt als incidentele kosten in 2021 verrekend met de partners. Dit betekent per partner de volgende incidentele bijdrage in 2021:  Provincie Overijssel: € 141K  Gemeente Kampen: € 61K  Gemeente Zwolle*: € 146K  Gemeente Dalfsen: € 24K  Gemeente Westerveld: € 26K  Gemeente Zwartewaterland: € 13K Totaal € 412K *Inclusief indirecte dienstverlening voor OD- en RSJ IJsselland.

Procedure begrotingswijzigingen Wij stellen u in de gelegenheid om vóór 10 juni 2021 uw zienswijze op deze begrotingswijzigingen schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Wij horen ook graag van u terug indien u geen gebruik maakt van deze mogelijkheid. De ingebrachte zienswijzen betrekken wij bij het voorstel over de begrotingswijzigingen 2021 aan het bestuur van ONS. Dit voorstel bespreken wij in de vergadering van 18 juni 2021. Tot slot Wij hopen u op deze manier voldoende geïnformeerd te hebben. Indien u nog vragen heeft over deze brief kunt u contact opnemen met Vincent Siegmund, directeur Ons (038-4982232) of Peter Zwiers, afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Control (038-4984237). Hoogachtend, namens het bestuur BVO SSC Ons,

Bort Koelewijn, voorzitter Bijlage: Begroting Shared Service Centrum ONS 2022 (inclusief meerjarenraming 2023-2025)