Brief college van 9 mei 2023 over Collegestandpunt rapport Juridische kwaliteitszorg

\

getììeente ì

Zwørtewøterlønd Aan de raad van de gemeente Zwaftewaterland

Uw brief van

Behandeld door S.

Ruddijs

Uw kenmerk

Bijlage(n)

Ons kenmerk 20.945

Onderwerp Collegestandpuntrappottjuridische

Hasselt, 9 mei 2023

kwaliteitszorg

Geachte raadsleden, Bij deze bieden we u het Pro facto rapport "doorlichting juridische kwaliteitszorg'formeel aan

Aanleiding Door de overdracht van steeds meer taken naar gemeenten staat de uiWoeringskracht van kleine gemeenten geregeld ter discussie. Naast de toename van gedecentraliseerde taken, zorgen ook nieuwe maatschappelijke opgaven en ontwikkelingen voor meer taken en verantwoordelijkheden op lokaal niveau De kwetsbaarheid van kleine gemeenten komt daarbij in beeld. Kleine gemeenten lopen steeds vaker aan tegen grenzen. Ook in Zwartewaterland staat het adequaat uiWoeren van alle gemeentelijke taken binnen de wettelijke kaders onder druk. Zeker met een te krap ambtelijk apparaat en het soms ontbreken van noodzakelijke kennis en expertise. De gemeente Zwartewaterland is tot op heden terughoudend geweest met het door anderen laten organiseren van uiWoeringstaken. Er is bewust gekozen om zelf zoveel mogelijk de controle te houden. Om niet door het ijs te zakken moet wel bewaakt worden dat de kwantiteit en kwaliteit van onze uiWoeringskracht op orde is. Het bewaken van de kwaliteit en kwetsbaarheid van onze uiWoeringskracht is een structureel aandachtspunt. Blik op de organisatie

In de jaarlijkse bijpraat sessie met de gemeentesecretaris is de kwetsbaarheid van de organisatie meermalen met u besproken. Naast het realiseren van de politiek inhoudelijke doelen van uw raad streven we er al een aantaljaren naar, waar nodig, de kwaliteitszorg en de bedrijfsvoering stapsgewijs te verbeteren. De managementletter met aanbevelingen van de accountant en de bevindingen van onze "eigen" verbijzonderde interne controle bepalen nog steeds in belangrijke mate de agenda van onze organisatieontwikkeling. Daarnaast bekijken we per vakgebied, stapsgewijs, en indien nodig met een externe doorlichting, hoe het staat met de kwaliteit. Op die manier is ook de juridische kwaliteitszorg in beeld gekomen. In april2022 zijn de eerste gesprekken gevoerd met bureau Pro Facto met het idee om te onderzoeken hoe de juridische kwaliteitszorg in de gemeente Zwartewaterland kon worden geborgd en verbeterd. Het daaruit voortkomende onafhankelijke onderzoek is in december 2022 afgerond. O n a fh a n ke Irj k o n de rzoe k na a r u ridis ch e k wa Iite itszo rg

i

Enerzijds komt uit het onderzoek naar voren dat de juridische kwaliteit tot op heden niet tot problemen leidt in de zin van procedures en/of schade. "Dat het tot nu toe (einde 2022) 'goed gaat' (dat de situatie niet uit de hand loopt) komt door de grote inzet van en het risico bewustzijn van medewerkers, en door de Zwartewaterlandse cultuur, die wordt omschreven als gemoedelijk en niet gejuridiseerd." Anderzijds wordt met het oog op de toekomst (met juist wel gejuridiseerde verhoudingen) uit het onderzoek onmiskenbaar de kwetsbaarheid van met name de juridische kwantiteit in de organisatie Aan de raad van de gemeente Zwaftewaterland Uw brief van Behandeld door S. Ruddijs Hasselt, 3 mei 2023 Uw kenmerk Bijlage(n) Ons kenmerk 20.945 Onderwerp Collegestandpunt rapport juridische kwaliteitszorg duidelijk. Door het streven om open en transparant te werken, en het beantwoorden van een exponentieel groeiend aantal WOO-verzoeken groeit, misschien paradoxaal, het wantrouwen in de overheid. Ook de gemeente Zwaûewaterland ligt onder een vergrootglas. De hoeveelheid werk neemt toe en alle procedures moeten op tijd en tot in alle details foutloos worden afgehandeld. Verder blijkt dat met veel inhuur (en dus

wisselende medewerkers) en te weinig juridische functies het werken volgens vaste fiuridische) werkprocessen met voldoende kwaliteitscontrole in de knel komt. De organisatie is daarmee op korte termijn niet meer voldoende in staat om de juridische kwaliteit te leveren die nodig is. Het bureau adviseert onder andere om een been bij te trekken door te investeren in meer juridische medewerkers op HBO- of academisch niveau.

Standpunt college Het college herkent de uitkomsten van het onderzoek, De constatering dat we tot nu toe kwalitatief niet hebben'bnder-gepresteerd" geeft aan dat de basis goed is. Daar zijn we blij mee. Uit het rapport blijkt weliswaar dat in een enkele casus best zaken beter hadden gekund, maar van een structureel kwaliteitsprobleem is volgens de onderzoekers tot op heden geen sprake. Kwantitatief is de juridische basis echter wankel. Het college wil daarom deze tweede constatering zeer serieus nemen, De veranderende omstandigheden nopen tot een kwalitatieve maar vooral kwantitatieve uitbreiding. Het één op één overnemen van de aanbevelingen heeft echter substantiële financiële consequenties. Indien de organisatie wil blijven doen wat ze nu doet, dan zijn er ook andere taakvelden in de organisatie waarin geinvesteerd zal moeten worden. Om te voorkomen dat inderhaast wordt gekozen om fors te investeren in de juridische kwaliteitszorg, en andere noden of financiële íntensiveringen daardoor worden verdrongen, is een breder zicht op de gewenste organisatieontwikkeling nodig. Die gewenste organisatieontwikkeling kan echter niet worden losgezien van het toekomstbeeld op de gemeente.

Wat is ons antwoord op de vraag: wat voor gemeente willen we zijn? De volgende fundamentele vragen zouden in uw raad aan de orde moeten komen: Hoe zien we de toekomst van de gemeente Zwartewaterland en wat voor gemeente (met gemeentelijk apparaat) willen we zijn? Op welk niveau willen we als gemeentelijke overheid onze ambities waarmaken? (Grote ambities gaan noodgedwongen gepaard met zwaardere financiële lasten voor burgers en ondernemers en

. .

omgekeerd).

o Met welk tempo willen en kunnen we de kwetsbaarheden (de doorontwikkeling) van de organisatie wel/ niet aanpakken (in stappen vanaf 20231 2024 en verder...) Voorstel college naar aanleiding uan het Pro facto rapport Concluderend stelt het college voor samen met u de aanbevelingen uit dit rapport te beschouwen in een breder kader. Dit bredere kader is nodig omdat de samenleving blijft veranderen en de verzwaring van taken bij de gemeente door lijkt te groeien. Onze wens is om dit met u in een themasessie te bespreken. Bij voorkeur nog voor de behandeling van de Zomernota en Kadernota.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Zwartewaterland,

de secretaris,

de bu

drs. D.S. Ruddijs

Postadres Postbus 23 8060 AA Hasselt

Bezoekadres

Telvorenstraat 2 8061 CB Hasselt

.J. Bilder

Telefoon 14038

Internet info@zwaftewaterland. nl www.zwartewaterland. nl

BNG Bank IBAN Rekeningnummer: NL91 BNGH 0285 0928 71