Bijlage 2 - Controleprotocol en Normenkader 2024 pdf

Controleprotocol en normenkader 2024 Doelstelling van het controleprotocol Het controleprotocol is de opdracht aan de accountant, die belast is met de controle van de jaarrekening 2024. Hierin zijn hoofdlijnen vastgelegd voor de accountantscontrole. Toelichting 1. In artikel 213 van de Gemeentewet staat dat: - de accountantscontrole van de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant, die daarvoor door de gemeenteraad is aangewezen; - de gemeenteraad de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vast stelt. 2. Het controleprotocol heeft als doel aanwijzingen te geven aan de accountant over: - de reikwijdte van de accountantscontrole, - de daarvoor geldende normstellingen, - de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Algemeen uitgangspunt voor en reikwijdte van de accountantscontrole De controle van de accountant is zo ingericht dat een oordeel kan worden gegeven over de getrouwheid van de jaarrekening en het financieel beheer, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Toelichting 1. In artikel 213 van de Gemeentewet is bepaald dat de controle van de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: a. de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; b.

de rapportage van het college aan de gemeenteraad waarin verantwoording wordt afgelegd over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening; c. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; d. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening, e. de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (SiSa). 2. Bij de controle zijn bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden: - het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV); - het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten; - de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA); - de (stellige) uitspraken van de commissie BBV.

Te hanteren goedkeuringstoleranties Voor de controle van de jaarrekening gelden de volgende goedkeuringstoleranties: Goedkeuringstolerantie

Beperking

Oordeelonthouding Afkeurend

Fouten in de jaarrekening < 1%

>1% en

-

(%lasten)

<3%

Onzekerheden in de

Goedkeurend

< 3%

controle (%lasten)

>1% en

> 3%

> 10%

<10%

Toelichting goedkeuringstolerantie 1. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten. Hij baseert zich op de risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. 2. De goedkeuringstolerantie is het bedrag aan fouten of onzekerheden die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming kan worden beïnvloed. Op basis van de begroting 2024 en met toepassing van genoemde percentages is 1% aan fouten in de jaarrekening circa €758.000 en 3% circa € 2.274.000. 3. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Als een of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt/worden overschreden, zal de accountant geen goedkeurende controleverklaring verstrekken. 4. In het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Deze minimumeisen zijn overgenomen en van toepassing voor de goedkeuring van de jaarrekening 2024. Te hanteren rapporteringstoleranties De rapporteringstolerantie is € 50.000. Toelichting rapporteringstolerantie 1. Met de rapporteringstoleranties bepaalt de raad dat geconstateerde fouten en onzekerheden groter dan € 50.000 in het verslag van bevindingen worden opgenomen. 2.

De accountant is gehouden aan beroepsvoorschriften en kan daarom mogelijk tot een lagere rapporteringstolerantie komen dan € 50.000. 3. De raad heeft de mogelijkheid om voor (delen van) de jaarrekening met de accountant lagere rapporteringstoleranties overeen te komen.

Rechtmatigheidsverantwoording In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen (fouten1 of onduidelijkheden2). De verantwoordingsgrens is 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief toevoegingen aan de reserves. Afwijkingen worden in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven dit percentage komen. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen groter dan € 50.000 toegelicht. De accountant toetst de getrouwheid van de door het college vastgestelde rechtmatigheidsverantwoording. Toelichting In de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingegaan op de toepassing van het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium. Deze criteria zijn beschreven in paragraaf 3 van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie. Normenkader Voor de rechtmatigheidsverantwoording is het nodig om vast te stellen welke wet- en regelgeving van toepassing is. De regelgeving is vastgelegd in het normenkader (zie bijlage 1). De accountant toetst of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is. Toelichting Het gaat om Europese regelgeving, wettelijke bepalingen en eigen regelgeving, zoals verordeningen vastgesteld door de raad.

Bij de wettelijke bepalingen zijn alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor verordeningen geldt dat alle gemeentelijke verordeningen voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen onderdeel uitmaken van het normenkader. Ook andere besluiten van de raad met een kader stellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn een verplicht onderdeel van het normenkader (begroting, raadsbesluiten over investeringsvoorstellen, beleidsnota’s3). Single Information Single audit (SiSa) Het niet naleven van wet‐ en regelgeving. Zaken waarbij deskundigen en adviseurs (bijvoorbeeld juristen) van mening verschillen over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling die ten grondslag ligt aan baten en lasten en balansmutaties. 1 2

3

Het gemeentelijk inkoopbeleid (vastgesteld door de gemeenteraad op 16 september 2021) is op grond van de adviezen van de Commissies BBV en BADO niet opgenomen in het normenkader.

De gemeente is verplicht voor een aantal specifieke uitkeringen verantwoordingsinformatie op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening. De accountant moet deze informatie controleren. Daarbij gelden specifieke, door het rijk vastgestelde, tolerantie- en rapportagegrenzen. De rapporteringstoleranties zijn afhankelijk van de financiële omvang van de specifieke uitkering en zijn: •

€ 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn;

•

10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn;

•

€ 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. Toelichting Op grond van wettelijk voorschrift wordt voor een aantal specifieke uitkeringen verantwoordingsinformatie opgenomen in een bijlage bij de jaarrekening. Daarvoor is door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een model voorgeschreven.

Communicatie en overleg Gemeente en accountant overleggen tijdens het controlejaar met elkaar over de uitvoering van de opdracht. Toelichting Voor een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole is het gewenst dat periodiek overleg plaats vindt tussen de accountant, de raad, het college van burgemeester en wethouders, de concerncontroller, concernmanager bedrijfsvoering en eventueel anderen binnen de ambtelijke organisatie. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de overleggen. Rapportering accountant De accountant doet verslag van zijn werkzaamheden in rapporten voor gemeenteraad, college en management. Toelichting 1. Interim-controles. Door de accountant wordt een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt in november een verslag uitgebracht aan het management. Bestuurlijk relevante zaken worden aan het college en de auditcommissie gerapporteerd. 2. Jaarrekeningcontrole. Na de controle wordt door de accountant een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College van Burgemeester en

Wethouders. In dat verslag rapporteert de accountant over zijn bevindingen bij overschrijding van de rapporteringstolerantie. En over onderwerpen waarvan hij meent dat deze voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad relevant zijn. Daartoe behoort in ieder geval: - Een oordeel over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie. - Analyses van de informatie in de jaarrekening en het geven van eventueel aanvullende toelichtingen. - De vermelding van eventuele bevindingen. 3. Controleverklaring. In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze verklaring is bestemd voor de gemeenteraad en wordt opgenomen bij de door het college van burgemeester en wethouders opgemaakte jaarrekening.

Bijlagen 1. Normenkader 2. Communicatie en periodiek overleg.

Bijlage 1: Normenkader Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving van hogere overheden en de door de raad vastgestelde regelgeving. Het gaat om de financiële beheershandelingen in de regelgeving. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar geactualiseerd. Het normenkader is vooral voor de toepassing en controle op het voorwaardencriterium van belang. NB: Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen.

Proces

Extern / Intern Regelgeving / Verordening

Alle processen Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern

Algemene wet bestuursrecht Gemeentewet Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) Burgerlijk Wetboek (BW) Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, tweede afdeling (staatssteun) Wet milieubeheer

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern

Wet financiering decentrale overheden (Fido) Wet houdbare overheidsfinanciën (HOF) Besluit leningvoorwaarden lagere overheid Financiële verhoudingswet Wet gemeentelijke schuldsanering Wet op de omzetbelasting Wet BTW compensatiefonds Wet op de vennootschapsbelasting Regeling schatkistbankieren decentrale overheden Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden

Financiële administratie

Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden Regeling schatkistbankieren decentrale overheden Tarieventabel bij de legesverordening 2024 Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Zwartewaterland 2023 Treasurystatuut 2023 Verordening Starterslening gemeente Zwartewaterland Verordening blijverslening Beleidsregel betaling en invordering civiele geldvorderingen 2012 gemeente Zwartewaterland

Extern Extern Extern Extern Extern Intern

Wet BTW compensatiefonds Wet op de omzetbelasting Europese richtlijnen aanbestedingswet Aanbestedingswet 2012 Wet markt en overheid Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Zwartewaterland 2023

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern

Ambtenarenwet Algemene pensioen- en uitkeringswet politieke ambtsdragers Wet op de loonbelasting Sociale verzekeringswetten Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) CAO gemeenten 2024 Wet verbetering poortwachter Arbowet Wet zorg en arbeid Wet normering topinkomens (Wnt) Regeling controleprotocol Wnt 2024 Bezoldigingsregeling Werkkostenregeling

Inkopen en aanbestedingen

Personeel- en salarisadministratie

Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern

Pensioenwet Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Gedragscode integriteit bestuurders Gedragscode integriteit volksvertegenwoordigers Zwartewaterland Gedragscode integriteit dagelijks bestuurders Zwartewaterland Verordening rechtspositie raadsleden en wethouders 2013

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

Financiële-verhoudingswet Algemene wet inzake Rijksbelastingen Wet waardering onroerende zaken Invorderingswet 1990 Kostenwet invordering rijskbelastingen Algemene termijnwet Wet op de lijkbezorging Verordening onroerende-zaakbelastingen 2024 Verordening op de heffing en invordering van leges 2024 Verordening precariobelasting 2024 Verordening rioolheffing 2024 Verordening eenmalig rioolaansluitrecht 2024 Verordening afvalstoffenheffing 2024 Verordening toeristenbelasting 2024 Verordening watertoeristenbelasting 2024 Verordening forensenbelasting 2024 Verordening hondenbelasting 2024 Verordening begraafrechten 2024 Verordening havengelden 2024 Verordening reclamebelasting Kernzone Genemuiden Verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen

Belastingen en heffingen

Uitkeringen,inkomensondersteuning en participatiewet Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern

Participatiewet Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ) Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemer (IOAW) Wet BRP Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (TOZO) Regeling opvang ontheemden Oekraïne Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne Wet Inburgering Besluit inburgering 2021 Regeling inburgering 2021 Wet gemeentelijke schuldhulpverlening 2021 Verordening sociaal domein Regeling collectieve zorgverzekering voor minima in de gemeente Zwartewaterland

Extern Extern Extern Extern

Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet BRP Verordening sociaal domein Uitvoeringsbesluit WMO 2015

Extern Extern Extern Intern

Jeugdwet Regeling jeugdwet Wet gemeenschappelijke regelingen Verordening sociaal domein

Wet maatschappelijke ondersteuning

Jeugdzorg

Grondexploitatie Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern

Financiële verhoudingswet Wet op de omzetbelasting Wet BTW compensatiefonds Wet op de vennootschapsbelasting Woningwet Omgevingswet Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken Nota Grondbeleid 2017-2021 Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Zwartewaterland 2023 Verordening op de gemeentelijke adviescommissie omgeving (erfgoed en welstand) Zwartewaterland 2022 Verordening uitvoering en handhaving (omgevingsrecht) Zwartewaterland

Omgevingsvergunning Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern

Financiële verhoudingswet Woningwet Omgevingswet Bouwbesluit Erfgoedwet Algemene Verordening Ondergrondse Infrastructuur 2016 Verordening op de heffing en invordering van leges 2024 Verordening aansluiting riolering gemeente Zwartewaterland 2003 Verordening op de gemeentelijke adviescommissie omgeving (erfgoed en welstand) Zwartewaterland 2022

Intern Intern Intern Intern

Algemene subsidieverordening Zwartewaterland Subsidieverordening gecertificeerde instellingen Regio Ijsselland Subsidieregeling woningisolatie gemeente Zwartewaterland Nadere regels subsidie gemeentelijke monumenten Zwartewaterland 2022

Subsidieverstrekkingen

Intern

Nadere regels subsidie Fonds Eenmalige Culturele Activiteiten

Extern Extern Extern Extern

Financiële verhoudingswet Algemene Subsidieverordening Overijssel 2005 Besluit informatieverstrekking SiSa (inclusief regelgeving voor de van toepassing zijnde SiSaregelingen) Regeling specifieke uitkering Sportstimulering

Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern

Financiële verhoudingswet Paspoortwet Wet BRP Besluit burgelijke stand 1994 Verordening op de heffing en invordering van leges 2024 Tarieventabel bij de legesverordening 2024 Algemene plaatselijke verordening

Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern

Financiële verhoudingswet Omgevingswet Wet betaalbare huur Huisvestingswet Leegstandswet Verordening op de heffing en invordering van leges 2024 Tarieventabel bij de legesverordening 2024 Pachtbeleid 2024

Extern

Financiële verhoudingswet

Subsidieontvangsten (inclusief SiSa)

Leges burgerzaken

Huren en pachten

Marktgelden

Intern Intern

Verordening op de heffing en invordering van marktgelden 2024 Marktverordening

Extern Intern

Wet op de expertisecentra Verordening leerlingenvervoer

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern

Leerplichtwet Onderwijsachterstanden beleid (OAB) Wet op de expertisecentra Wet kinderopvang Wet op het primair onderwijs Wet op het voorgezet onderwijs Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Zwartewaterland 2015

Leerlingenvervoer

Onderwijs

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid kunnen gesprekken gecombineerd worden. Onderwerp Intern Controleplan

Managementletter concept versie

Managementletter definitieve versie

Managementletter definitieve versie

Verslag van bevindingen en Accountantsverklaring concept versie

Wie Concerncontroller, VIC, Coördinator F&C Concerncontroller, VIC, Coördinator F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering Portefeuillehouder Financiën, Gemeentesecretaris, Concerncontroller, Coördinator F&C Auditcommissie

Wanneer juni

Wat Aanpak en planning van de procescontroles

November

Jaarlijks doet de accountant een interim-controle, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De definitieve rapportage met de bevindingen uit de interim-controle moet jaarlijks uiterlijk 15 november aan het management zijn aangeboden. Een samenvatting van de definitieve rapportage met de bevindingen uit de interim-controle (boardletter). Het verslag van bevindingen gaat in ieder geval in op de fouten en onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid en de rechtmatigheidsverantwoording van het college (in relatie tot de controletoleranties), de inrichting van het financieel beheer en eventueel door de raad benoemde specifieke punten.

November

December

Concerncontroller, Mei VIC, Coördinator F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering Verslag van Portefeuillehouder Mei bevindingen en Financiën, Accountantsverklaring Gemeentesecretaris, definitieve versie Concerncontroller, Coördinator F&C Verslag van Auditcommissie Juni bevindingen en Accountantsverklaring definitieve versie