Bijlage 1 - Rapportage financieel onderzoek Exploitatie zwembaden gemeente Zwartewaterland

Stichting Zwembaden Zwartewaterland (SZZ) t.a.v. het bestuur, i.a.a. voorzitter a.i. Hans Winter Julianastraat 24A 8064 CD Zwartsluis

Datum 11 december 2025 Onderwerp Financieel onderzoek exploitatie zwembaden stichting SZZ Geachte heer Winter, beste Hans, U heeft ons gevraagd om een financieel onderzoek naar de exploitatie van de zwembaden van gemeente Zwartewaterland door stichting SZZ uit te voeren. O.m. desk research, interviews, analyses hebben geleid tot deze rapportage. Met het bespreken van de concept-rapportage en de beantwoording van de bijbehorende vragen na afstemming (met waar nodig tekstuele aanpassingen) heeft hoor- & wederhoor plaatsgevonden. Bijgaand de definitieve rapportage. Met vriendelijke groet, E&M Consultancy B.V. Kasper Riezebos

Arnold van Dijken

E&M Consultancy B.V. www.emconsultants.nl Ridderstraat 10, 8051 EH Hattem

Rapportage financieel onderzoek Exploitatie zwembaden gemeente Zwartewaterland 11 december 2025

2

Inhoudsopgave 1. Management Samenvatting 2. Opdrachtformulering 3. Aanpak onderzoek 4. Beantwoording onderzoeksvragen 5. Aanbevelingen en toekomstgericht advies

4 4 5 7 14

3

1.

Management Samenvatting

Samengevat kan worden geconstateerd: - Dat Stichting Zwembaden Zwartewaterland (hierna: SZZ) al sinds 2018, en waarschijnlijk eerder, in een slechte financiële positie verkeerde. - Dat deze situatie met name door het verouderen van de zwembaden en hogere energieprijzen verder verslechterd is gedurende 2023 en 2024. - Dat deze verslechtering door het ontbreken van stuurinformatie en onvoldoende scherpte bij het bestuur van SZZ niet op tijd is opgemerkt. - Dat de gemeente had scherper moeten zijn in het beoordelen van de jaarrekeningen van de jaren voor 2023, omdat de jaarrekeningen voor de gemeente eerder aanleiding hadden kunnen zijn om met het bestuur van SZZ in gesprek te gaan wegens de slechte financiële situatie. Ook voor de gemeente geldt dat bij haar verdere stuurinformatie ontbrak.

2.

Opdrachtformulering

Conform de offerte is een financieel onderzoek gedaan naar de exploitatie van de zwembaden van gemeente Zwartewaterland door Stichting Zwembaden Zwartewaterland. Het doel van de opdracht is het uitvoeren van een financiële analyse van 2023, 2024 en 2025, met als belangrijkste doel om inzicht te krijgen in de kosten- en inkomstenstructuur. En daarnaast om inzicht te krijgen in de verwerking en besteding van externe bijdragen en subsidies, de kwaliteit van verslaglegging en het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. Het onderzoek richtte zich op de boekjaren 2023, 2024 en het 1e halfjaar van 2025 en legt zich toe op de volgende twaalf onderzoeksvragen: 1. De financiële administratie  Boekhouding en financiële rapportage en inrichting van de planning en control cyclus: Beoordeel de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de boekhouding en rapportages. Let op: er wordt geen accountantscontrole toegepast.  Budgettering, kostenbeheersing en omzetbeheersing: Analyseer de begrotingsdiscipline, significante afwijkingen (o.a. personeelskosten) en beheersmaatregelen.  Facturatie en betalingsverwerking: onderzoek de efficiency en betrouwbaarheid van facturatieprocessen en betalingsstromen. 2. Externe bijdragen en subsidies  Onderzoek op welke wijze structurele en incidentele externe bijdragen of subsidies zijn verwerkt in de begroting en jaarrekening.

 Beoordeel of deze bijdragen op een juiste en doelmatige manier zijn besteed, conform de gestelde voorwaarden.

4

Geef aan hoe deze bijdragen zijn verantwoord richting subsidieverstrekkers en andere stakeholders. 3. Verslaglegging en transparantie  Breng in beeld waar de bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen.  Analyseer de wijze van financiële verslaglegging in de jaarstukken.  Beoordeel of de verslaglegging voldoet.  Onderzoek of de toelichtingen in de jaarrekening voldoende inzicht geven in de financiële positie en prestaties.  Geef concrete aanbevelingen voor verbetering van de transparantie, volledigheid en begrijpelijkheid van de verslaglegging. 4. Toekomstgericht advies  Geef op basis van de financiële cijfers van de afgelopen twee jaar inzicht in trends, risico’s en kansen.  Formuleer verbetervoorstellen voor de financiële sturing, begrotingsdiscipline en het benutten van externe middelen.

3.

Aanpak onderzoek

Om de geformuleerde onderzoeksvragen zoals hierboven weergegeven te beantwoorden, is onderstaande aanpak gehanteerd:

Na de gunning van de opdracht (financieel onderzoek exploitatie van de zwembaden van gemeente Zwartewaterland) door SZZ zijn de benodigde stukken voor het onderzoek uitgevraagd. Op 22 september 2026 heeft er een startbijeenkomst plaatsgevonden met een afvaardiging vanuit SZZ, de Gemeente Zwartewaterland en E&M Consultants. In eerste instantie zijn de volgende stukken uitgevraagd en (waar mogelijk) gefaseerd aangeleverd: 1) Jaarrekening 2023 (met controleverklaringen) en de concept jaarrekening 2024, alsmede de voorlopige halfjaarcijfers 2025 2) Een uitdraai (in Excel) van alle mutaties uit de boekhouding uit 2023, 2024 & 2025 inclusief aansluiting op de jaarrekeningen. 3) Alle kwartaal-, maand- en andere tussentijdse rapportages in de genoemde jaren.

5

4) Begrotingen 2023, 2024 & 2025. Met daarnaast (van de cijfers) ook de onderliggende berekeningen/modellen. In zoveel mogelijk detail, en waar mogelijk in Excel. 5) Lijst met subsidieverstrekkers, inclusief bijbehorende verantwoordingen voor de jaren 2023, 2024 & 2025. 6) Procesbeschrijvingen facturatie- en betalingsproces 7) Procesbeschrijvingen opstellen van tussentijdse cijfers (maand, kwartaal of halfjaarafsluiting) 8) Procesbeschrijvingen ‘opbrengsten’ (vb. verkoop abonnementen), ‘personeel’ & ‘inkoop’ Verder zijn stukken van algemene aard stukken uitgevraagd en (waar mogelijk) gefaseerd aangeleverd: 9) Relevante MT-stukken, College & Raadsbesluiten inzake SZZ van de afgelopen 5 jaren 10) Agenda en Notulen van de bestuursvergaderingen SSZ over de afgelopen 5 jaren 11) Indien aanwezig (bestuurlijke) visie documenten inzake SSZ 12) Wezenlijke correspondentie tussen Bestuur SZZ & gemeente Zwartewaterland Na bestudering van de aangeleverde stukken (desk research) zijn interview vragen geformuleerd en zijn er gesprekken ingepland met: - Voormalig Voorzitter Bestuur SZZ - Secretaris Bestuur SZZ - Ad interim Voorzitter Bestuur SZZ - Ad Interim Manager SZZ - Voormalig Manager SZZ - Financieel controller Gemeente Zwartewaterland - Controlerend Register Accountant De afgenomen interviews kunnen zich kenschetsen als constructief, er konden open gesprekken worden gevoerd.

Vanuit aanvullende vragen zijn aansluitend nog stukken aangeleverd, hier werden verder geen restricties opgelegd. Voorbeelden van de aanvullende uitvraag: 13) Crediteurenstamgegevens, inclusief mutaties en bijbehorende controles daarop (indien aanwezig). 14) Dump bankmutaties vanaf 1-1-2023 tot en met heden 15) Overzicht van de rechten in bankgegevens met de bijbehorende mutaties vanaf 1-1-2023 tot en met heden. 16) Twee voorbeelden verkoop- & inkoopfacturen inclusief routing Basecone 17) Beknopt overzicht met signalering vanuit de jaarrekening 18) Stukken ter plekke getoond met eigen inbreng van de geïnterviewden (memo’s, eigen overzichten, analyses, afspraken etc.)

6

4.

Beantwoording onderzoeksvragen

4.1 De financiële administratie 4.1.1

Boekhouding en financiële rapportage en inrichting van de planning en control cyclus. Beoordeel de volledigheid, juistheid en tijdigheid van boekhouding en rapportages. Let op: er wordt geen accountantscontrole toegepast

Om deze beoordeling uit te voeren zijn de volgende onderdelen uitgevraagd en vervolgens beoordeeld:  Boekhouding  Rapportages  P&C cyclus Voor dit onderzoek is de gevoerde boekhouding van SZZ in de periode 2023 tot en met halverwege 2025 uitgevraagd, aangeleverd en uitvoerig beoordeeld. Hierin zijn er geen bijzonderheden aangetroffen. De boekhouding wordt uitgevoerd door een externe boekhouder op een locatie van het gecontracteerde accountantskantoor. Op een andere locatie van (hetzelfde) accountantskantoor wordt de salarisadministratie uitgevoerd en vindt binnen een ander team het samenstellen en controleren van de jaarrekeningen plaats. Zoals doorgaans wenselijk is, vindt het opstellen en controleren van de jaarrekening dan ook plaats door andere personen dan die de administratie voeren. De accountant die de jaarrekening controleert geeft SZZ eveneens advies, met betrekking tot bijvoorbeeld de begroting en liquiditeit. Hoewel grotendeels voldoende functiescheiding is gewaarborgd, is het niet wenselijk om het opstellen en controleren van de jaarrekening en het geven van advies in één hand te leggen. Dat wil zeggen, dit is wel mogelijk binnen hetzelfde accountantskantoor, maar bij voorkeur niet door dezelfde persoon. De crediteurenstamgegevens kunnen alleen worden aangepast door een medewerker van het accountantskantoor.

Een analyse van de crediteurenstamgegevens heeft verder geen bijzonderheden aan het licht gebracht. Tussentijdse rapportages zijn niet op een gestructureerde manier aangetroffen (of aangeleverd). Er werden in de genoemde periode op onregelmatige basis cijfers gedeeld, toelichting hierop ging veelal mondeling en een vast interval ontbrak. Een vast rapportageformat werd niet aantoonbaar gebruikt. Dit heeft gevolgen voor een tijdige aan- e/o bijsturing binnen SZZ. Hoewel de jaarrekening wel achteraf sturingsinformatie geeft, is deze niet geschikt als stuurinformatie gezien deze informatie pas achteraf beschikbaar is (de laatste jaren eerst in oktober van het volgende boekjaar beschikbaar) en op dat moment is aan- e/o bijsturing niet meer mogelijk. Daarnaast is er niet zichtbaar vastgesteld dat er een personeelsplanning is gebruikt waaruit blijkt hoeveel fte op welke locatie op welke dag wordt ingezet, waardoor ook sturing op personeelsinzet erg lastig is. Hierdoor is er mogelijk geen efficiënte personeelsinzet. De vastlegging van de verschillende beheersmaatregelen en controles in het proces zijn niet zichtbaar. Te denken valt aan controles op tellingen van kasgeld, en het vastleggen van bezoekersaantallen.

7

Ten slotte komt uit de interviews komt ook naar voren dat mogelijk verschillende tarieven worden gerekend voor de huurders. Ook is er geen zichtbaar vastgelegde contractadministratie, waardoor het lastig is na te gaan wat de afspraken zijn met diverse huurders. Uit de bovenstaande beantwoording van deze onderzoeksvraag kan worden geconcludeerd dat in de basis de volledigheid en juistheid van de boekhouding voldoende was, maar de (tussentijdse) rapportages ofwel ontbraken, ofwel qua tijdigheid en volledigheid niet op orde waren, waardoor tijdige besluitvorming en scherpte in besluitvorming ontbreekt. Nogmaals, er is geen accountantscontrole uitgevoerd, maar hebben op basis van de gedane analyse geen aanleiding te twijfelen aan de volledigheid en juistheid van de administratie, zoals deze ook door de accountant van SZZ is gecontroleerd. 4.1.2

Budgettering, kostenbeheersing en omzetbeheersing: Analyseer de begrotingsdiscipline, significante afwijkingen (o.a. personeelskosten) en beheersmaatregelen.

Om dit onderdeel te kunnen vaststellen zijn de volgende onderdelen uitgevraagd en vervolgens beoordeeld:  Begrotingen  Analyses van realisatie versus begroting  Eventuele tussentijdse rapportages  Notulen vergaderingen bestuur Omdat er geen sprake is van (zichtbare) tussentijdse rapportages, is van kostenbeheersing en omzetbeheersing gedurende het jaar niet of nauwelijks sprake. Niet eerder dan bij het uitbrengen van de jaarrekening is een vergelijk mogelijk tussen de begroting en realisatie, maar dat is de afgelopen jaren (zoals eerder benoemd) pas 10 maanden na afloop van het betreffende boekjaar. Een organisatie is 'In Control' als een organisatie zodanig is ingericht dat de juiste discussie op het juiste moment op het juiste niveau wordt gevoerd zodat (indien nodig) bijgestuurd kan worden om zo de doelstellingen te realiseren, dit geldt vanzelfsprekend ook voor SZZ. Dit vanuit een adequate, tijdige en actuele informatieverstrekking vanuit de werkprocessen. Op het eerste gezicht ligt boekjaar 2023 ruwweg in lijn met de begroting voor dat jaar, en wijkt vooral 2024 fors negatief af van de begroting. Na analyse blijkt dat dit komt doordat 2024 over de hele linie té positief is begroot. Grootste pijnpunt tussen begroting en realisatie 2024 is het terugbetalen van de Specifieke Uitkering Meerkosten Energie Openbare Zwembaden (SPUK MEOZ) uit 2023.

Deze terugbetaling is uiteindelijk in de realisatie van 2024 opgenomen. In onze optiek had deze in 2023 moeten worden opgenomen, zie ook 4.2.1 en 4.3. Voor de terugbetaling van de SPUK MEOZ aan de gemeente is door de gemeente uitstel van betaling verleend, waardoor de impact op de liquiditeit van SZZ momenteel nog nihil is. Daarnaast zien we bij een vergelijking tussen de begroting van 2024 en de realisatie van 2024 meer specifiek in ieder geval de volgende punten die als niet realistisch kunnen worden geduid: a) Over de gehele linie zijn er over 2024 alleen tegenvallers, geen meevallers. b) Er zijn in de begroting 2024 geen of te weinig kosten opgenomen voor waterkwaliteit, schoonmaak en kleine aanschaf. De uiteindelijke kosten hiervoor in 2024 zijn € 65.000,-. Omdat voor deze onderdelen de kosten in 2023 al in dezelfde orde grootte aanwezig waren hadden

8

deze meegenomen dienen te worden in de begroting 2024. Eenzelfde verschil treedt op tussen begroting 2023 en realisatie 2023 voor dit onderdeel. c) Automatiseringskosten waren begroot op € 25.000,-, de realisatie hiervan is € 50.000,-. De realisatie in 2023 is €35.000 euro, dus ook hier had een hogere inschatting van de kosten dienen te worden meegenomen. Contributies en abonnementen waren begroot op €20.000,-, realisatie is € 38.000,d) De te betalen rente aan de Belastingdienst (ad €10.000,-) is niet meegenomen, dit had tijdens het opstellen van de begroting opgemerkt dienen te worden. Uit bovenstaande kan worden geconcludeerd dat de begrotingen van 2023 en 2024 weliswaar op voldoende detailniveau waren, maar op een aantal onderdelen te positief. Voor boekjaar 2023 werd dit nog gemaskeerd door (onbewust) een te grote bate SPUK MEOZ te nemen tegenover lagere kosten gas en elektra dan begroot. Voor boekjaar 2024 was dit niet meer het geval, en waren de tegenvallers ook groter. De gemeente heeft in een brief aangegeven de vinger aan de pols te houden over de reële compensatie van de werkelijke energiekosten, uit de interviews blijkt dat dit wegens het ontbreken van een definitieve jaarrekening 2024 nog niet is gebeurd. In de begroting 2025 is in eerste instantie door SZZ rekening gehouden met te lage lasten, met als gevolg een te lage exploitatiebijdrage.

Er is een exploitatieovereenkomst voor het jaar 2023, deze is met onbepaalde tijd verlengd. In de exploitatieovereenkomst is formeel afgesproken dat SZZ voor alle zwembaden onderhoud pleegt, en dat volgens een met de gemeente overeengekomen onderhandsplanning. In overleg met de gemeente is vanaf 2018 de gemeente verantwoordelijk voor de kosten van het groot onderhoud, waarvoor ook een onderhoudsplanning is opgesteld in 2018. Wegens verwachte renovatie en/of herbouw van verschillende zwembaden is minimaal geïnvesteerd in de zwembaden. Als gevolg hiervan krijgt SZZ meer onderhoudskosten en worden er weinig investeringen gedaan in duurzaamheid die de energiekosten doen afnemen. Er treedt hierbij dus een discrepantie op tussen degene die verantwoordelijk is voor het doen van investeringen, en de partij die de lusten of lasten heeft van het (ontbreken van) investeringen. Investeringen in nieuwe, duurzamere en/of overige apparatuur komt bijvoorbeeld voor rekening van de gemeente, terwijl dit de exploitatielasten van SZZ drukt. Andersom is het zo dat ontbrekende (duurzaamheids)investeringen vanuit de gemeente Zwartewaterland zorgen voor hogere exploitatielasten voor SZZ. 4.1.3

Facturatie en betalingsverwerking: onderzoek de efficiency en betrouwbaarheid van facturatieprocessen en betalingsstromen.

Om dit onderdeel te kunnen vaststellen zijn de volgende onderdelen uitgevraagd en vervolgens beoordeeld:  Facturatie  Verwerking inkoopfacturen  Interne procedures en controles processen Voor het opstellen van verkoopfacturen wordt gebruik gemaakt van twee verschillende kassasystemen, één voor vrij zwemmen en één voor diplomazwemmen. Als gevolg hiervan dient de facturatie van zwemlessen handmatig te worden verwerkt vanuit een apart kassasysteem. Nadeel hiervan is de

9

foutgevoeligheid en arbeidsintensiviteit. Uit de interviews is naar voren gekomen dat SZZ werkt aan een migratie naar één systeem en het centraliseren van de bijbehorende administratieve processen. Voor het verwerken van inkoopfacturen wordt er gebruik gemaakt van de applicatie Basecone, een applicatie voor factuurherkenning en –autorisatie. Tot halverwege 2025 werden in Basecone alleen door één bestuurslid (niet zijnde de penningmeester) de facturen geaccordeerd. Uit de interviews komt naar voren dat de bestuursleden te veel op afstand staan van de dagelijkse gang van zaken, en daardoor niet inhoudelijk kunnen beoordelen of een factuur daadwerkelijk klopt. Uit de interviews blijkt dat niet alle facturen volledig worden gecontroleerd door bestuursleden. Mitigerend is wel dat de facturen worden ingeboekt door de externe boekhouder, zodat in theorie het vier-ogenprincipe is gewaarborgd. De bijbehorende betalingen zijn na het akkoord op de betaalbatch (door de manager SZZ) betaald vanuit de bankrekening door het accountantskantoor zonder verder akkoord vanuit SZZ binnen de bankapplicatie. Bij een essentiële bank-applicatie (en de bijbehorende rechten), dient het vier-ogen-principe te worden ingericht. Het is gebruikelijk om aftekening van betalingen te laten plaatsvinden door minimaal door één bestuurslid.

Op gebied van kasgeldtellingen waren in de periode 2023 tot en met halverwege 2025 geen zichtbare controles aanwezig. Bovenstaande leidt tot de conclusie dat in de periode 2023 tot halverwege 2025 de interne beheersing aandacht behoeft, dit vanwege het ontbreken van: i. Zichtbare controles op kasgeldtellingen, ii. Zichtbare inhoudelijke controles op inkoopfacturen, iii. Zichtbare contractadministratie, iv. Zichtbare controles op uitgaande betalingen vanuit de bank. Als gevolg van het ontbreken van e/o onvoldoende zichtbare ingerichte werkprocessen (waarbinnen contante betalingen, inkoop, betalingsverkeer & contractbeheer vallen) en onvoldoende (vastlegging van) controles kan worden gesteld dat de interne beheersing aandacht behoeft. Als gevolg hiervan kunnen zich verschillende risico’s voordoen, bijvoorbeeld operationele-, strategische, financiële, juridische en reputatie risico’s. In paragraaf 6.1 wordt duidelijk dat de tekorten van de afgelopen jaren bij SZZ worden veroorzaakt door een disbalans in de exploitatie, en niet door fraude. 4.2 Externe bijdragen en subsidies 4.2.1

Onderzoek op welke wijze structurele en incidentele externe bijdragen of subsidies zijn verwerkt in de begroting en jaarrekening.

Om dit onderdeel te kunnen vaststellen zijn de volgende onderdelen uitgevraagd en vervolgens beoordeeld:  Jaarverslaglegging SZZ en gemeente Zwartewaterland  Notulen  Subsidieregelingen

10

De exploitatiesubsidie van de gemeente Zwartewaterland is een structurele subsidie. Deze bijdrage is correct verwerkt in de jaarrekeningen. In de begrotingen is deze bijdrage incidenteel wel te positief meegenomen (begroot 2023 was € 709.120,- versus realisatie 2024 van € 640.000,- en begroot 2024 is €759.459,- versus realisatie 2024 van € 690.000,-). In het boekjaar 2023 is een substantiële subsidie als opbrengst verwerkt, de eerdergenoemde Specifieke Uitkering Meerkosten Energie Openbare Zwembaden (SPUK MEOZ). Deze landelijke subsidieregeling is via gemeente Zwartewaterland voor de jaren 2022 en 2023 toegekend aan de zwembaden, de verantwoording en uitbetaling verliep via gemeente Zwartewaterland. In het jaarverslag 2023 is met betrekking tot de SPUK MEOZ uitgegaan van een hogere subsidiebaat dan uiteindelijk is toegekend in 2025 aan subsidiebaten. Dit had eerder opgemerkt kunnen worden, met name omdat vooraf bekend was in hoeverre de subsidieregeling de meerkosten energie zou moeten dekken. Ondanks een afhankelijkheid van wanneer het daadwerkelijke energieverbruik en de bijbehorende energieprijzen bekend waren of (betrouwbaar ingeschat) hadden kunnen worden, hadden de verschillende partijen vanuit een juiste monitoring kunnen inschatten dat een terugbetaling van de SPUK MEOZ zou moeten volgen.

En vervolgens hoe hoog de terugbetaling van de SPUK MEOZ bij benadering zou gaan worden. Dat er een terugbetaling van de SPUK MEOZ zou gaan plaatsvinden, zou moeten zijn opgemerkt door; I. In het geval van tijdige en juiste monitoring middels rapportages (uiterlijk halverwege 2023) door de manager van SZZ, en ook rond die tijd door het bestuur van SZZ; II. Begin 2024 door de gemeente Zwartewaterland, bij het invullen en indienen van Single Information Single Audit (SiSa) verantwoording, gezien de gemeente penvoerder is voor deze regeling heeft de gemeente hier ook een verantwoordelijkheid toezicht om te houden op een juiste toepassing van deze subsidie bij SZZ zelf; III. Begin 2024 door de controlerend accountant van SZZ, bij het samenstellen en controleren van de jaarrekening 2023. Vanuit de interviews is teruggekoppeld dat, toen de afrekening van de SPUK MEOZ op 27 februari 2025 kwam, dit door alle partijen als een verrassing werd gezien. Dit betekent niet dat de terugbetaling van de SPUK MEOZ anders was geworden voor SZZ, maar wel eerder bekend was. De terugbetaling van de SPUK MEOZ vertekend de jaarcijfers voor 2024 omdat het in beginsel gaat om een terugbetaling van een subsidieregeling ad €224.000,- welke betrekking had op boekjaar 2023 en vervolgens in 2024 in de jaarcijfers is verwerkt.

Om beter inzicht te krijgen zal in de rest van deze rapportage de terugbetaling SPUK MEOZ in de cijfers worden gecorrigeerd naar 2023, en niet in 2024 worden gepresenteerd. De Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) is niet beoordeeld, omdat deze buiten de onderzochte periode valt. Wel kan worden vastgesteld dat per balansdatum 31 december 2022 er een NOW-schuld was van ongeveer € 60.000,- kortlopend en € 148.000,- langlopend, die ontstaan is in de jaren 2020-2022. Deze schuld is in de baten en lasten van deze jaren verwerkt, en heeft geen invloed op de exploitatie in de rapportageperiode (2023-2025). De nog terug te betalen NOW-schulden staan nog steeds op de balans als kortlopende schuld door de slechte cash positie van SZZ.

11

4.2.2

Beoordeel of deze bijdragen op een juiste en doelmatige manier zijn besteed, conform de gestelde voorwaarden.

Voor zover de bijdragen niet zijn teruggevorderd, geeft het onderzoek geen reden om aan te nemen dat de eerdergenoemde subsidies niet juist e/o niet doelmatig zijn besteed. 4.2.3

Geef aan hoe deze bijdragen zijn verantwoord richting subsidieverstrekkers en andere stakeholders.

De SPUK MEOZ is verantwoord via het jaarverslag Gemeente Zwartewaterland 2023, als onderdeel van de SiSa. SZZ heeft hiervoor aan de gemeente Zwartewaterland de benodigde documentatie aangeleverd. Daarnaast heeft SZZ de ontvangst van de subsidies in de eigen jaarrekening opgenomen onder de baten. 4.3 Verslaglegging en transparantie 4.3.1

Breng in beeld waar de bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen.

Om dit onderdeel te kunnen vaststellen zijn de volgende onderdelen uitgevraagd en vervolgens beoordeeld:  Bevoegdheden  Verantwoordelijkheden  Workflow inkoopfacturen  Workflow verkoopfacturen Het voeren van de financiële administratie, geven van financieel advies, het samenstellen en controleren van de jaarverslaggeving en het uitvoeren van bankbetalingen wordt uitgevoerd door een extern accountantskantoor. Het goedkeuren van de inkoop- en verkoopfacturen wordt uitgevoerd door een bestuurslid (niet zijnde de penningmeester) van SZZ, vanuit de interviews komt naar voren dat per eind 2025 daarnaast ook nog goedkeuring plaatsvindt door de Ad Interim Manager SZZ. De afstemming op het gebied van groot onderhoud met de gemeente wordt veelal gedaan door manager SZZ, de formele toestemming van het bestuur van SZZ geschied achteraf. Tenslotte het aangaan van contracten en verplichtingen, dit is belegd bij de manager SZZ waar de formele toestemming van het bestuur van SZZ hier ook achteraf plaatsvond. Het opstellen van de begroting is in eerste instantie een product van de manager SZZ (met gevraagd advies aan de accountant SZZ over de begroting) waarna het bestuur en de manager SZZ voor het geven van een definitief akkoord de begroting nog bespreken met de gemeente.

12

4.3.2

Analyseer de wijze van financiële verslaglegging in de jaarstukken.

De jaarrekeningen zijn vergeleken met de boekhouding, hieruit blijkt dat de jaarrekening van SZZ vrij gedetailleerd is. Hoewel bijna op grootboekniveau, kan worden gesteld dat dit voldoende transparant is. Daarnaast sluit de jaarrekening 2023 aan op de boekhouding. Het jaarverslag 2024 is nog in concept omdat deze nog geen controleverklaring heeft van de controlerend accountant van SZZ. Dit is gelegen in het feit dat de continuïteit van SZZ onzeker is, en omdat het bestuur de continuïteit onvoldoende kon vaststellen, kan de accountant geen goedkeurende verklaring afgeven. 4.3.3

Beoordeel of de verslaglegging voldoet.

De jaarverslaglegging van SZZ voldoet. De wettelijke grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening van deze stichting zijn toegepast, dit is toegelicht in de jaarrekening onder de grondslagen. Zoals eerder aangegeven is deze gedetailleerd, maar geeft deze voldoende inzicht in positie voor belanghebbende partijen. Blijft echter staan dat de lagere vaststelling SPUK MEOZ al eerder gezien had dienen te worden, ook door gemeente Zwartewaterland en de accountant van SZZ. Met als gevolg dat e.e.a. al in het jaarverslag 2023 verwerkt had moeten worden, eventueel middels foutherstel in de jaarrekening van 2024. 4.3.4

Onderzoek of de toelichtingen in de jaarrekening voldoende inzicht geven in de financiële positie en prestaties.

De jaarverslaggeving geeft voor belanghebbenden voldoende inzicht in de financiële positie en prestaties. Hoewel dit onderzoek zich (conform offerte) richt op 2023, 2024 en eerste helft 2025 is ook gekeken naar de cijfers uit de jaarrekeningen vanaf 2018. In deze eerdere jaarverslagen wordt al zichtbaar dat reeds in 2018 al sprake was verschillende signalen:  Een negatief eigen vermogen van minus € 21.878,- (ofwel een negatieve solvabiliteit)  Een negatief werkkapitaal  En relatief weinig liquide middelen (€ 35.279,-) In de verklaring van 2018 benoemd de controlerend accountant de continuïteit nog niet direct als thema. In de controleverklaring van 2019 wordt hier (mede door de ondertussen uitgebroken coronacrisis) wel voor gewaarschuwd door de accountant. Onder het kopje ‘Materiële onzekerheid over de continuïteit’, wordt benoemd dat “de stichting mede als gevolg van de uitbraak van COVID-19 in een verslechterde financiële positie terecht is gekomen”. Het bestuur zelf constateert in hetzelfde jaarverslag eveneens dat “wel is zeker dat de Corona-uitbraak negatief effect zal hebben op de financiële positie van de stichting”, maar constateert niet of onvoldoende dat de financiële positie van de stichting sowieso al onder druk staat.

De financiële positie van de stichting was per eind 2018 (en mogelijk al eerder) al onder druk stonden, dit bezien vanuit een negatief eigen vermogen.

13

In het jaarverslag 2023 (afgetekend in oktober 2024) was het eigen vermogen gedaald tot welgeteld minus € 115.392,- (indien gecorrigeerd met SPUK MEOZ: minus € 335.370,-), was het werkkapitaal positief (plus € 58.480,-, maar gecorrigeerd met SPUK MEOZ minus € 161.498,-). Onder het kopje grondslagen in het jaarverslag van 2023 is opgenomen dat door gerealiseerde verliezen, stijgende prijzen en niet stijgen van de exploitatiesubsidies “is de financiële positie van kritiek geworden. Er is sprake van een negatief eigen vermogen en druk op de liquiditeitspositie”. Hetzelfde beeld komt naar voren uit de controleverklaring van dat jaar. Zie voor de voornaamste financiële parameters per jaar de hieronder toegevoegde tabel:

4.3.5

Geef concrete aanbevelingen voor verbetering van de transparantie, volledigheid en begrijpelijkheid van de verslaglegging.

De verslaglegging in het jaarverslag is voldoende transparant, volledig en begrijpelijk. Wel had op prominentere plekken, en eerder in een begeleidend schrijven aan het bestuur, en via het bestuur richting de stakeholders (zoals de gemeente), nog duidelijker benadrukt kunnen worden dat de financiën onder druk stonden.

5.

Aanbevelingen en toekomstgericht advies

5.1 Geef op basis van de financiële cijfers van de afgelopen twee jaar inzicht in trends, risico’s en kansen. Uit de cijfers blijkt dat de financiën van SZZ in 2018 al onder druk stonden. Uit de vergelijking van de cijfers tussen 2018 en 2024 blijkt de verdere verslechtering van de financiële situatie bijna geheel wordt veroorzaakt door stijgende exploitatiekosten en een daarop achterblijvende omzet en exploitatiesubsidie van de gemeente. De stijging van de personeelskosten, omzet en de exploitatiebijdrage tussen 2018 en 2024 is ongeveer even groot, met ongeveer 18%. Uit de jaarrekeningen en onderliggende details blijkt dat prijzen worden geïndexeerd, en dat de omzet stijgt (zie de tabel) met 18% tussen de jaren 2018 en 2024. De bezoekersaantallen zijn door een ontbrekende registratie op dit gebied niet te verifiëren.

De exploitatiekosten stijgen echter significant harder (met 63%), dit komt met name door:  Energiekosten: een stijging van € 168.000,- (2018) naar € 383.000,- (2024) o In 2018 was dit 12,9% van de totale baten, in 2024 25,1% van de totale baten  Reparatie en onderhoud: een stijging van € 34.000,- (2018) naar € 172.000,- (2024) o In 2018 was dit 2,6% van de totale baten, in 2024 was dit 11,3% van de totale baten  Automatiseringskosten en contributies: een stijging van € 22.000,- (2023) naar € 87.402,- (2024) o In 2018 was dit 1,7% van de totale baten, in 2024 was dit 5,7% van de totale baten

14

De financiële cijfers vanaf 2018 tot en met 2024 zijn in de tabel hieronder weergegeven, met hierin de terugbetaling van de SPUK MEOZ gecorrigeerd van 2024 naar 2023:

Tabel verslag Resultaat (2023 en 2024 gecorrigeerd) Exploitatiesubsidie Omzet Loonkosten Overige exploitatiekosten

2018

2019

2020

2021

2022

2023

2024

% stijgin g 2 0 2 4 vs 2 0 1 8

-38.087 590.000 711.290 731.681 607.696

-18.157 637.725 765.415 746.533 674.764

-2.280 797.240 500.543 747.706 552.357

-589 651.000 642.083 593.268 700.404

-38.155 677.011 768.021 818.636 664.551

-254.311 640.000 826.883 802.681 918.513

-333.171 690.000 836.410 868.578 991.003

16,9% 17,6% 18,7% 63,1%

Eigen vermogen Werkkapitaal Current ratio fte's

-21.878 -68.873 0,55 19,5

-40.035 -123.523 0,27 22,4

-42.315 118.262 1,43 20,9

-42.904 400.620 3,39 16,7

-81.059 229.245 1,61 18,1

-335.370 -161.498 1,19 17,0

-668.541 -628.608 0,13 18,4

5.2 Formuleer verbetervoorstellen voor de financiële sturing, begrotingsdiscipline en het benutten van externe middelen. Met de bevindingen in het achterhoofd kunnen de volgende verbetervoorstellen worden geformuleerd. In het desbetreffende verbetervoorstel is een verwijzing opgenomen naar de desbetreffende paragraaf  4.1.1 Boekhouding en financiële rapportage en inrichting van de planning en control cyclus. Beoordeel de volledigheid, juistheid en tijdigheid van boekhouding en rapportages. Let op: er wordt geen accountantscontrole toegepast  4.1.2 Budgettering, kostenbeheersing en omzetbeheersing: Analyseer de begrotingsdiscipline, significante afwijkingen (o.a. personeelskosten) en beheersmaatregelen.  4.1.3 Facturatie en betalingsverwerking: onderzoek de efficiency en betrouwbaarheid van facturatieprocessen en betalingsstromen.  4.2 Verslaglegging en transparantie Verbetervoorstellen: 





Werk toe naar minimaal kwartaal-, en mogelijk maandrapportages op het gebied van (in ieder geval financiën), combineer dit met een operationele en strategische personeelsplanning waarover ook op kwartaal- of maandbasis wordt gerapporteerd. o Betrek hierbij het door de gemeente Zwartewaterland gewenste inzicht (zie paragraaf 4.1.1 en 4.1.2 en 4.2) o Maak gebruik van een strategische personeelsplanning, SZZ is hiermee in de tweede helft van 2025 reeds mee gestart (zie paragraaf 4.1.3). Werk toe naar afspraken met de gemeente Zwartewaterland op een dusdanige wijze dat de lasten van achterstallig onderhoud, of de baten van investeringen, ook daar vallen waar de investeerder zit en onduidelijkheid in deze wordt weggenomen. o Ofwel: bij het niet doen van investeringen dienen de gevolgen bij de gemeente Zwartewaterland te vallen, evenals dat bij besparingen door het doen van investeringen de voordelen ook (gedeeltelijk) terechtkomen bij de gemeente Zwartewaterland. De methodiek van de verrekening dient te worden vastgelegd in een nieuwe exploitatieovereenkomst (zie paragraaf 4.1.2) De gemeente en SZZ willen naar een RvT model, in verband met het verbeteren van de governance van de stichting (zie 4.1.1). Hiermee krijgt de gemeente ook een directere invloed

15



  



in de stichting. Sinds 2022 worden hierover gesprekken gevoerd, maar dit nog steeds niet is afgewikkeld. Werk toe naar de aanpassing van de governance structuur, omdat zonder wijzigingen t.o.v. de huidige situatie er geen verbeteringen in de scherpte en tijdigheid van governance beslissingen verwacht kunnen worden. Gemeente kan dan in de paragraaf ‘Verbonden partijen’ SZZ opnemen als verbonden partij. Werk toe naar de afspraak met het accountantskantoor om het geven van advies en het voeren van administratie in één hand te leggen, en de controle en het opstellen van de jaarrekening elders binnen het accountantskantoor, (zie paragraaf 4.1.1) daarnaast adviseren we: o Het accountantskantoor geen betalingen meer te laten goedkeuren in bank, maar (afgedwongen middels toegekende rechten) alleen betalingen te laten klaarzetten. Het goedkeuren van betalingen moet dan gebeuren door de manager en bestuur (van SZZ). Daarom adviseren wij om voortaan de bank zo in te richten dat betalingen goed moeten worden goedgekeurd door de directeur en 1 (of 2 middels gezamenlijk goedkeuren) bestuurslid/leden. Op die manier dwing je het vier-ogenprincipe af. Denk daarbij ook aan het inrichten van backup in geval ziekte een van de goedkeurders. Laat in mandateringsregeling vastleggen hoe deze rechten zijn toegekend (zie paragraaf 4.1.3).

o Als er wordt overgegaan naar RvT model adviseren wij kritisch te kijken naar hoe het vier-ogenprincipe in de bankapplicatie kan worden ingericht (zie paragraaf 4.1.3). Werk toe naar een afspraak met het accountantskantoor om jaarlijks een managementletter te laten opstellen en ook te delen met de voornaamste stakeholders (zie paragraaf 4.3.4) Werk toe naar een splitsing van het goedkeuren van facturen in Basecone in een inhoudelijk beoordelaar en een budgettair beoordelaar om ook hier het vier-ogenprincipe te waarborgen. (zie paragraaf 4.1.3) Werk toe naar het voeren van een deugdelijke contractadministratie zodat afspraken achteraf ingezien kunnen worden. o Heroverweeg contracten met scholen en verenigingen waarbij gebruik wordt gemaakt van een standaard contractformat met standaardtarieven, zodat gebruikers dezelfde tarieven betalen voor dezelfde diensten. (zie paragraaf 4.1.3) Werk toe naar een centralisatie van de administratie en het overgaan e/o fuseren naar één kassasysteem. (zie paragraaf 4.1.3).

16