Bijlage 1 - Brief aan Flynth Audit van 26 mei 2025

geme~

Zwartewaterland Genemuiden • Hasselt • Zwartsluis

Flynth Audit B.V. T.a.v. de heer Vink Groningersingel 1 6835 EA Arnhem

Uw brief van

Behandeld door Pieter Goedhart

Uw kenmerk

Bijlage(n)

Ons kenmerk

64921

Onderwerp

Hasselt, 26 mei 2025

Uitkomst aanbesteding accountantsdiensten

Geachte heer Vink, Op 25 april 2025 om 12:21 uur heeft u een inschrijving met kenmerk 24.ZW.171 ingediend op de Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten van de gemeente Zwartewaterland. Voor deze Europese openbare aanbesteding is er in totaal één (1) Inschrijving ontvangen. Graag informeren wij u over de uitkomst van de beoordeling van uw inschrijving. Wij zijn van plan de opdracht aan u te gunnen. Zoals in de aanbestedingsdocumenten vermeld is uw inschrijving beoordeeld volgens de beoordelingssystematiek, die is beschreven in het Beschrijvend document aanbesteding 2025. De beoordeling heeft plaats gevonden door een beoordelingscommissie, die bestond uit leden van de raad, de griffier een wethouder en control- en financiële adviseurs. De beoordelingscommissie heeft uw plan van aanpak beoordeeld met 'ruim voldoende'. Een toelichting op deze score is hierna in deze brief opgenomen. Dit voornemen tot gunning is geen aanvaarding van het aanbod als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek. De gunning wordt definitief nadat de gevraagde bewijsmiddelen zijn ontvangen en goedgekeurd. Wij leggen dat uit in deze brief. Beoordeling kwaliteitscriterium Wij hebben uw inschrijving beoordeeld op de vijf (5) criteria die zijn genoemd in het aanbestedingsdocument. De beoordeling vond plaats op basis uw Plan van aanpak en de presentatie daarvan.

Het maximaal aantal te behalen punten voor 'kwaliteit' was 70. Uw inschrijving is voor dit onderdeel gewaardeerd met 51 punten. De scores van de beoordelingscommissie staan in de volgende tabel.

Gunningscriterium

Beoordeling/ Inschrijfsom

Aantal punten

1. Controleaanpak

Ruim voldoende

11

2. Taken en verantwoordelijkheden gemeente

Ruim voldoende

11

3. Controleteam

Ruim voldoende

11

H4. Controleproces

Ruim voldoende

11

5. Natuurlijke adviesfunctie

Ruim voldoende

7 51

rrotaal aantal punten kwaliteit Punten prijs

€ 151.150,00

30

[Totaal aantal punten

81

Ranking

1

Controleaanpak Bij dit criterium heeft de beoordelingscommissie (hierna: commissie) gekeken of uw inschrijving "een uitgewerkte beschrijving is van een haalbare en realistische controleaanpak (inclusief risicoanalyse met vertaalslag naar controleaanpak)". De commissie heeft vastgesteld dat de controleaanpak duidelijk is beschreven. U maakt gebruik van het zelf controlerend vermogen van de gemeente en controle-op-controle wordt zoveel als mogelijk voorkomen. De continuous auditsystematiek, zoals door u beschreven en in de presentatie toegelicht, lijkt praktisch en efficiënt en voegt waarde toe aan de uitvraag. Van meerwaarde is ook de pre-auditmeeting, waarin ook al de risicoanalyse ter sprake komt. Dit criterium is gewaardeerd met een 'ruim voldoende'. Taken en verantwoordelijkheden van de gemeente In het plan van aanpak werd gevraagd om "een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de gemeente Zwartewaterland om een succesvolle interim- en jaarrekeningcontrole te waarborgen". De commissie is van mening dat uw beschrijving 'ruim voldoende' is. De presentatie heeft deze score bevestigd. U streeft naar een duidelijke afstemming voorafgaand aan een jaarcyclus. Dat resulteert in een auditplan waarin afspraken worden vastgelegd en die (ook) is afgestemd met het interne controleplan.

U geeft ruimte aan de gemeente om zelf verantwoordelijk te zijn voor de kwaliteit van de controles en tegelijk geeft u aan bij te dragen aan versterking van die kwaliteit. Uw beschrijving van de verantwoordelijkheden van de raad met betrekking tot de informatiebehoefte en het vaststellen van de rapporteringstolerantie voegen waarde toe aan de uitvraag. Controleteam In het plan van aanpak werd gevraagd om "een beschrijving van het controleteam over ervaring binnen gemeenten of decentrale overheden, de wijze waarop continuïteit van werkzaamheden wordt geborgd bij wijzigingen in de samenstelling van het controleteam, de verschillende rollen en verantwoordelijkheden en een (korte) CV". Uw controleteam bestaat uit zes (6) personen en is evenwichtig opgebouwd. In uw plan van aanpak geeft u een heldere beschrijving van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van het controleteam. Op basis van de CV's constateert de commissie dat het beoogde team voldoende ervaring met de werkzaamheden heeft. Het team voldoet aan de gevraagde functieprofielen (bijlage 7 bij het Beschrijvend document aanbesteding 2025.) En de continuïteit van het team lijkt goed geborgd. Regelmatige aanwezigheid van teamleden en korte lijnen met de aanspreekpunten is van toegevoegde waarde ten opzichte van de uitvraag. Daarnaast zijn specialisten voor specifieke onderwerpen inzetbaar.

De commissie is van mening dat dit voor de gemeente van toegevoegde waarde is. Op deze manier kan de gemeente multidisciplinair advies vragen over diverse complexe onderwerpen en dit wordt als positief beoordeeld. Dit criterium is gewaardeerd met een 'ruim voldoende'.

geme~

Zwartewaterland Genemuiden • Hasselt • Zwartsluis Controleproces Bij dit criterium werd gevraagd om "een efficiënte inrichting van het controleproces waardoor de doorlooptijd van de controles zo kort mogelijk is". In uw plan van aanpak wordt het controleproces duidelijk en schematisch met doorlooptijden en producten weergegeven. Een korte doorlooptijd van controles en de planning van de oplevering van rapportages wordt goed naar voren gebracht, beschreven en onderbouwd. Door uw fysieke aanwezigheid en de beschikbaarheid van de medewerkers van de gemeente kunt u gebruik maken van korte communicatielijnen. Dit vindt de commissie positief en beoordelen zij als meerwaarde bij uw inschrijving. De commissie vindt het positief dat u de eventuele problemen in een vroegtijdig stadium met elkaar (Opdrachtgever en Opdrachtnemer) wilt afstemmen. Dit voorkomt verrassingen voor de gemeente bij de jaarlijkse controle van de jaarrekening. Dit criterium is gewaardeerd met een 'ruim voldoende'. Natuurlijke adviesfunctie In uw plan van aanpak hebt u de natuurlijke adviesfunctie beschreven. En in uw presentatie bent u daar ook uitgebreid op ingegaan. Uw beschrijving en de gegeven toelichting zijn door de commissie met 'ruim voldoende' gewaardeerd. Aan de natuurlijke adviesfunctie wordt vooral invulling gegeven in de bespreking van de "reguliere" rapportages.

U heeft aangegeven dat u ook graag adviseert als omstandigheden of actuele ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De twee continuous auditdagen, webinars en de door u genoemde workshops voor raadsleden geven invulling aan en zijn van meerwaarde voor de natuurlijke adviesfunctie. Gevraagde bewijsmiddelen De gemeente Zwartewaterland verzoekt u zo spoedig mogelijk, binnen 5 werkdagen, de volgende bewijsmiddelen toe te sturen: • Een gedragsverklaring aanbesteden (GVA). De GVA mag niet ouder zijn dan (2) twee jaar, te rekenen vanaf de datum van Inschrijving. • Een Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen, afgegeven door de Belastingdienst. Deze verklaring is maximaal zes (6) maanden oud, terug te rekenen vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van Inschrijving. • Een kopie van de actuele polis van de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering waarin is opgenomen een minimaal verzekerd bedrag van €1.500.000 per gebeurtenis met een minimum van twee (2) gebeurtenissen per jaar. • Een kopie van de geldige Wta-vergunning verstrekt door de Autoriteit Financiële Markten. • De onderbouwing van de geoffreerde prijs per jaar, waaruit blijkt dat de in het Prijzenblad genoemde uurtarieven zijn toegepast. Tijdige en volledige toezending is noodzakelijk om in aanmerking te komen voor het sluiten van de overeen komst.

Definitieve gunning Er wordt geen bezwaartermijn gehanteerd, omdat er slechts één inschrijving is ontvangen. Dit is in overeenstemming met artikel 2.127, lid 4, sub b van de Aanbestedingswet 2012. Indien de tijdig ontvangen bewijsmiddelen worden goedgekeurd, wordt over de definitieve gunning een besluit genomen in de vergadering van de gemeenteraad van Zwartewaterland op donderdag 19 juni 2025. Na dat besluit zal de gemeente contact met u opnemen voor het verdere vervolg. Een eventuele definitieve gunning (sluiten van de overeenkomst) zal door de gemeente expliciet schriftelijk aan u worden bericht.

Neem gerust contact op als u vragen heeft Wilt u meer informatie over deze brief en ons voornemen tot gunning, neem dan contact op met Jur Dekker, inkoopadviseur SSC ONS, via de berichtenmodule van TenderNed. Na het raadsbesluit op 19 juni 2025 zal Pieter Goedhart, Concerncontroller conta vervolgafspraken te maken. Met vriendelijke groet,

~q ~------«

/

$

5= ' de griffier,

de~er, ing. E.J. Bilder

ing. H.W. Schotanus - Schutte

Postadres Postbus 23 8060 AA Hasselt

Bezoekadres Telvorenstraat 2 8061 CB Hasselt

Telefoon 14038

Internet info@zwartewaterland.nl www.zwartewaterland.nl

BNG Bank IBAN Rekeningnummer: NL91 BNGH 0285 0928 71