a Bijlage - Accountantsverslag Zwartewaterland 2021
Tekst van het document
ACCOUNTANTSVERSLAG 2021
Gemeente Zwartewaterland
Definitief, d.d. 22 juni 2022
Aanbiedingsbrief
Aan:
Geachte leden van de raad,
de raad van gemeente Zwartewaterland T.a.v. mevrouw H.W. Schotanus-Schutte, raadsgriffier Postbus 23 8060 AA HASSELT
Wij hebben de jaarrekening 2021 van gemeente Zwartewaterland (hierna te noemen ‘gemeente’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 5 oktober 2021, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2021. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen.
Groningen, 22 juni 2022 Kenmerk: RHB/JW/1065622/006
Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar een aanzienlijke inspanning. Zeker gezien het feit dat wij dit jaar voor het eerst de jaarrekening van de gemeente Zwartewaterland hebben mogen controleren. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de gemeente Zwartewaterland bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle, zeker aangezien (een deel van) de controle wederom op afstand heeft moeten plaatsvinden, wat het niet eenvoudiger maakt. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,
Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA
VOLGENDE PAGINA
INHOUDSOPGAVE
DASHBOARD
w.g. drs. R.H. Bouman RA Partner en extern accountant gemeente Zwartewaterland
Inhoudsopgave
1. DASHBOARD
2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE
4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE
4
1. Dashboard
1.1 Dashboard accountantscontrole
1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING
De jaarrekening 2021 is getrouw.
De baten en lasten alsook de balansmutaties in de jaarrekening 2021 zijn niet in alle gevallen in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen. Wij verstrekken een verklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid vanwege de naleving van de aanbestedingsregels.
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 650.000 respectievelijk € 1.950.000.
5
AANDACHTSPUNTEN VOOR 2022
RESULTAAT 2021
Naar aanleiding van onze controle over het boekjaar 2021 willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor 2022 benoemen:
(x €1.000)
2021
Begroting (na wijziging)
Saldo van baten en lasten
2.715
-/- 1.007
Mutatie reserves
-/- 186
1.007
Resultaat
2.529
0
1.
Ontwikkeling interne beheersing, VIC en IT.
2.
Verbeteren inkoopproces en contractmanagement in het kader van naleving EU-aanbestedingsregels.
3.
Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van boek- en kalenderjaar 2023.
4.
Rapportering over fraude in de controleverklaring vanaf 2022.
Het resultaat 2021 bedraagt € 2,5 miljoen voordelig en bestaat uit een groot aantal posten op diverse programma’s.
Het zelfcontrolerend vermogen rondom de jaarrekeningcontrole kan nog worden verbeterd (zie 2.4). De samenwerking is wat ons betreft constructief en plezierig geweest.
Het weerstandsvermogen is volgens eigen analyse uitstekend. Dit houdt naar onze (globale) inschatting echter vooral verband met de lage inschatting van de omvang van de risico’s (in vergelijk met andere gemeenten). Wij adviseren de risico inschatting en inschatting van het weerstandsvermogen te actualiseren.
ONTWIKKELING GREX / SOCIAAL DOMEIN
BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN
Ontwikkeling GREX:
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV en WNT wordt nageleefd.
Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSabijlage.
De netto boekwaarde van de grondexploitaties betreft € 6,3 mln. per ultimo boekjaar (2020: € 8,6 mln.).
De (tussentijdse) winst- en verliesnemingen van exploitaties betreft per ultimo boekjaar € 731.000 (2020: € 42.000).
Ontwikkeling Sociaal Domein:
Wij hebben voor € 467.000 fouten geconstateerd met betrekking tot aanbestedingsrechtmatigheid (2020 € 271.000) en één onrechtmatige subsidie van € 158.000.
RATIO WEERSTANDSVERMOGEN 46,00
Wij hebben diverse onzekerheden geconstateerd in het sociaal domein. Deze zijn als volgt opgebouwd: - WMO ZIN ad. € 276.000 - Jeugd ZIN ad. € 36.000 - PGB WMO & Jeugd ad. € 107.000
41,00
Wij hebben enkele presentatiecorrecties geconstateerd.
21,00
36,00 31,00
Lasten jeugd dalen per saldo met € 215.000 t.o.v. 2020.
Lasten WMO stijgen per saldo met € 111.000 t.o.v. 2020.
16,00
Sprake van minimale aansluitingsverschillen tussen productieverantwoordingen en gemeentelijke lasten.
11,00
Er is sprake van een onzekerheid ten aanzien van het sociaal domein (WMO en Jeugd inclusief PGB) van € 418.000.
1,00
DASHBOARD
JAARREKENING
39,10
31,42
26,00
30,60
6,00
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
JR '20
BIJLAGEN
JR '21
PB '22
6
2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole
2.1 De jaarrekening is getrouw 2.2 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.3 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole 2.4 Zelfcontrolerend vermogen jaarrekeningcontrole 2.5 Aandachtspunten voor 2022
2.1 De jaarrekening is getrouw De jaarrekening 2021 is getrouw
7
Wij verstrekken bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Zwartewaterland een goedkeurende controleverklaring met betrekking tot de getrouwheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Tijdens onze controle zijn controleverschillen geconstateerd welke door de gemeente zijn gecorrigeerd. Naast enkele cijfermatige correcties betreft dit voornamelijk correcties met betrekking tot de presentatie in de jaarrekening. Naast de geconstateerde en verwerkte controleverschillen, zijn tijdens onze controle tevens resterende controleverschillen geconstateerd ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 50.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.
POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Sociaal domein – PGB Jeugdzorg en WMO
-
107
§4.2
Sociaal domein – WMO ZIN
-
275
§4.2
Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN
-
36
§4.2
Totaal
0
418
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)
650
1.950
Uitvoeringsmaterialiteit (70% van de materialiteit)
455
-
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
50
50
Getrouwheid
Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende verklaring verstrekt met betrekking tot de getrouwheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.2 Rechtmatigheid van de jaarrekening
8
Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 50.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. Oordeel met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid
POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
0
418
§2.1
Aanbestedingsrechtmatigheid
467
-
§4.4
Rechtmatigheid verstrekte subsidies
158
Totaal
625
418
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)
650
1.950
Uitvoeringsmaterialiteit (70% van de materialiteit)
455
-
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
50
50
Rechtmatigheid Ongesaldeerde getrouwheidsfouten en/of onzekerheden
Afweging onrechtmatigheid en uitvoeringsmaterialiteit
§4.4
Wij concluderen dat de geconstateerde onrechtmatigheden weliswaar net onder de materialiteit vallen (€ 25.000 lager), maar wel aanzienlijk hoger zijn dan onze uitvoeringsmaterialiteit (€ 170.000 hoger). Zoals in onze opdrachtbevestiging benoemd maken wij tijdens onze controle gebruik van een risicogerichte controleaanpak, waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van risicoanalyses, deelwaarnemingen en steekproeven. Inherent aan het hanteren van een risicogerichte controleaanpak, is het feit dat er mogelijk sprake kan zijn van niet-ontdekte fouten. In onze afwegingen van het oordeel moeten we dat meewegen. Dit betreft een systematiek die bij accountants in het algemeen gehanteerd wordt in de controleaanpak, maar niet altijd zichtbaar wordt gemaakt (verschillen zijn meestal ruim boven of onder de materialiteit). Omdat het bedrag aan geconstateerde fouten de materialiteit dicht benaderd is geen ‘ruimte’ meer voor mogelijke nog aanwezige nietontdekte fouten. Een nog uitgebreidere controle zou die onontdekte fouten kunnen uitsluiten, maar veel extra tijd en inzet vragen. Om die reden verstrekken wij een verklaring met beperking met betrekking tot de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsbevindingen hebben betrekking op het niet naleven van de EU-aanbestedingsregels en de onrechtmatige subsidie.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.3 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (1/3)
COVID-19-impact op boekjaar 2021
Zie hiervoor onze boardletter en de BADO-notitie
9
Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2022 Tijdens de controle hebben wij aandacht besteed aan de impact van de coronapandemie op de gemeente. Hierover hebben wij overleg gevoerd met diverse medewerkers alsmede het management en het college. De coronacrisis heeft beperkte gevolgen voor de operationele activiteiten van de gemeente. Daarbij zijn de financiële gevolgen van de crisis beperkt. In de jaarrekening en de tussentijdse rapportages is door de organisatie uitgebreid gerapporteerd over deze impact voor de gemeente. Ook voor 2022 zal dit naar verwachting nog het geval zijn. Eind februari 2021 is de BADO-notitie met betrekking tot de ‘COVID-19-effecten en -risico's voor decentrale overheden' uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is ook van toepassing voor de jaarrekening 2021. Wij verwijzen voor deze aandachtspunten, de impact op getrouwheid en rechtmatigheid, de controleaanpak en de specifieke attentiepunten ten aanzien van de posten in de jaarrekening naar deze notitie (zie: notitie-effecten-enrisicos-corona-voor-jaarrekening-2020-decentrale-overheden.pdf (nba.nl)).
In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en/of onze controleverklaring. Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening (toelichting jaarverslag) en naar paragraaf 3.1 van dit verslag.
Als gevolg van COVID19 is er sprake van extra werkzaamheden
De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in het jaarverslag
DASHBOARD
Extra controle werkzaamheden als gevolg COVID-19 Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft zowel het samenstellen van de jaarrekening als onze controle gedeeltelijk digitaal en op afstand plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit proces hebben wij de volgende opmerkingen: Ook al zijn we het digitale werken al meer dan twee jaar gewend, het blijft bijzonder mooi om te constateren dat het mogelijk is om met hybride werken de jaarrekening op te stellen en te controleren. De samenwerking is, ondanks alle COVID-19-maatregelen, plezierig en constructief. Zie voor een uitgebreide toelichting op het proces met betrekking tot de totstandkoming van de jaarrekening en onze observaties hierbij paragraaf 2.4. De controle van de SiSa-bijlage heeft mede gezien het toenemende aantal regelingen (o.a. door COVID-19) relatief meer tijd gekost dan waarbij voorafgaand aan het proces rekening mee is gehouden. In 2021 zijn er 19 SiSa regelingen (2020: 9). De specifieke werkzaamheden als gevolg van corona zijn aan de voorkant met uw organisatie afgestemd en hebben onder andere betrekking op de rechtmatigheid van de verstrekte subsidies en voorzieningen sociaal domein. Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeente vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen.
COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeente en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. De gemeente heeft ervoor gekozen om per programma en in een afzonderlijke paragraaf Coronacrisis toe te lichten welke gevolgen COVID19 op de gemeente heeft (gehad) en welke maatregelen, activiteiten en werkzaamheden de gemeente heeft ondernomen. Hiermee voldoet de gemeente aan het BBV. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij naar het jaarverslag.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.3 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (2/3)
Geen controlebevindingen of onzekerheden vanuit de ToZo-regeling
10
ToZo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (ToZo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten:
ToZo 1: aanvragen tussen 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 ToZo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020 ToZo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021 ToZo 4: aanvragen vanaf 1 april 2021 tot 1 juli 2021 ToZo 5: aanvragen vanaf 1 juli 2021 tot 1 oktober 2021
Uw gemeente heeft in het kader van de Tozo-regeling een voorschot van het Rijk ontvangen van € 1,2 miljoen. Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af aan het Rijk. De bestedingen in het kader van de ToZo-regeling over 2021 bedragen circa € 305.000 voor levensonderhoud en € 37.000 verstrekking in het kader van bedrijfskapitaal. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd aan de hand van de aanwijzingen van het ministerie in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole d.d. 31 januari 2022 en de nadere richtlijnen van de Sectorcommissie Decentrale Overheden van de NBA. Uit onze controle zijn geen fouten en/of onzekerheden gebleken. Wij hebben de toetsing van fouten en onzekerheden in ons oordeel meegewogen aan de hand van de aanwijzingen zoals opgenomen in hoofdstuk 9 van de Nota Verwachtingen Accountantscontrole en gerapporteerd in bijlage B bij dit rapport. Op grond van de Tozo-regeling worden fouten en onzekerheden verwerkt in de definitieve rijksbijdrage Tozo. Wij achten deze voor de gemeente Zwartewaterland nihil. M&O-beleid Wij hebben conform de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2021 de opzet van het beleid voor Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&Obeleid) van de gemeente Zwartewaterland inzake de ToZo-regeling gecontroleerd.
Dit beleid ziet onder andere op de maatregelen die de gemeente heeft ingeregeld, waaronder de controle achteraf, en het gebruik en de behandeling van de IB-signalen daarbij. Voorts is getoetst of de opzet die Zwartewaterland voor dit M&O-beleid heeft gemaakt ook feitelijk wordt nageleefd. In dit kader hebben wij vastgesteld dat uitvraag en opvolging van de IB-signalen door de gemeente voor de verstrekte ToZo uitkeringen toereikend is en voor zowel ToZo 1 als 2 inmiddels volledig is afgerond. Zoals in de Nota reeds was voorzien is ook Zwartewaterland er evenwel nog niet in geslaagd alle ontvangen IB-signalen over 2021 af te handelen vóórdat zij de SiSa-bijlage ten behoeve van de jaarrekening 2021 moest opstellen. Conform voorschrift schuift de opvolging van de over 2021 nog niet afgehandelde signalen door naar de verantwoording over 2022. Aangezien bij de gemeente Zwartewaterland sprake is van een toereikend M&O-beleid behoeven de nog niet afgehandelde signalen niet te leiden tot een onzekerheid of fout in de verantwoording over 2021. De uitvoering van het M&O-beleid loopt door in 2022. Afhandeling van IB-signalen in 2021 (na sluiting van de administratie over 2021) met gevolgen voor eerder afgegeven beschikkingen ToZo, moeten worden verantwoord in de SiSa-bijlage over 2022. Uiteraard moet de gemeente in 2022 uitvoering blijven geven aan haar M&O-beleid en controleplan in deze.
Bij eventuele niet-naleving dienen wij daarover te rapporteren in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2022.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.3 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (3/3)
Geen controlebevindingen of onzekerheden vanuit de ToZo-regeling
Er is mogelijk sprake van een overmatig verlofsaldo als gevolg van Corona
Rechtmatigheid verstrekte subsidies vastgesteld
DASHBOARD
11
Oninbaarheid ToZo-vorderingen (uitzettingen) De ToZo-vorderingen zijn ultimo boekjaar opgenomen voor een bedrag van € 135.078. Deze zijn terecht volledig opgenomen en nietvoorzien. Uit de kamerbrief d.d. 27 januari 2021 heeft het ministerie SZW aangegeven dat het risico over de oninbaarheid van de vorderingen gedragen wordt door het Rijk en dat de gemeenten gecompenseerd zullen worden voor het gedeelte wat op termijn oninbaar zal blijken. Verantwoordingverplichting stuwmeer verlofdagen (netto-vlottende schulden, <1 jaar) Conform het BBV dienen eventuele reserveringen ten aanzien van vakantiegeld en –dagen niet te worden verantwoord als schuld bij een gelijkblijvend saldo. Ten aanzien van de reservering vakantiedagen dient echter in het geval van een eventueel stuwmeer/spaarverlof wel een schuld opgenomen te worden op basis van artikel 44, lid 1a, BBV. Door COVID-19 is een algemene ontwikkeling als gevolg van het thuiswerken dat er meer sprake is van de opbouw van verlofuren ten opzichte van voorgaande jaren. Gemeente Zwartewaterland heeft geanalyseerd hoe de verhouding van het verlofsaldo per ultimo boekjaar ten opzichte van voorgaande jaren is. Vanuit deze analyse blijkt dat medewerkers hun reguliere verlof hebben opgenomen en dat er geen sprake is van een overtollig verlofsaldo.
In lijn met de voorschriften vanuit het BBV is hierom geen reservering opgenomen in de jaarrekening. Rechtmatigheid verstrekte subsidies In 2021 is een groot gedeelte van de verstrekte subsidies met betrekking tot 2020 vastgesteld. Door de impact van het Coronavirus op de operationele activiteiten van de gesubsidieerde instellingen bestaat het risico dat niet alle beschikte prestaties ook daadwerkelijk zijn geleverd. Tijdens het uitvoeren van onze controle hebben wij hiervoor aanvullende werkzaamheden verricht. Per januari 2021 is er bij uw gemeente sprake van een vernieuwde subsidieverordening. Gezien op de verstrekte subsidies met betrekking tot 2020 de oude subsidieverordening nog van toepassing was is door ons getoetst of de vaststelling van de subsidies 2020 aan de voorwaarden zoals beschreven in de subsidieverordening 2010 voldeden. Hierbij hebben wij vastgesteld dat het college conform het verstrekte mandaat heeft gehandeld bij het vaststellen van de subsidies en dat de verstrekte subsidies rechtmatig zijn.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.4 Zelfcontrolerend vermogen jaarrekeningcontrole
Terugblik
12
Proces van de jaarrekeningcontrole Zoals ook in de aanbiedingsbrief bij dit verslag is aangegeven, vraagt het opstellen en controleren van de jaarrekening elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Het boekjaar 2021 is daarbij tevens het eerste jaar dat wij accountant zijn van de gemeente Zwartewaterland. Een eerstejaarscontrole vergt doorgaans meer tijd, zowel voor de gecontroleerde organisatie als voor de accountant. Enerzijds kost het tijd om de organisatie en werkwijze te leren kennen en anderzijds zorgt een frisse blik soms voor vragen die niet eerder gesteld zijn en kost het tijd dit te beantwoorden.
Observaties: • Inhuur op belangrijke functies • Bevindingen in de 1e lijn • Afhankelijkheid van derden • Corona
Gedurende onze controle hebben wij een aantal zaken geconstateerd: • De gemeente Zwartewaterland is met circa 23.000 inwoners een relatief kleine gemeente en heeft daardoor ook een relatief beperkte personele bezetting wat de gemeente kwetsbaar maakt door het vertrek van enkele medewerkers. • De gemeente is ook kwetsbaar door de inhuur van derden die een belangrijke rol hebben in de 2e Line Of Defence (financiën / control), bijvoorbeeld bij de uitvoering van de VIC functie alsmede de ondersteuning bij het opstellen van de jaarrekening. • Voor het opstellen van de jaarrekening en de controle is veel informatie benodigd vanuit de “wereld achter de cijfers” (de primair verantwoordelijke afdelingen ofwel de 1e LoD). Wij hebben dit jaar relatief veel bevindingen die ontstaan door onvoldoende informatie en controle in de 1e lijn. Voorbeelden zijn de bevindingen met betrekking tot EU-aanbestedingen, correcties en aanvullende vragen in de voorzieningen en daarnaast is er sprake van presentatiecorrecties in de jaarrekening. • De gemeente is op relatief veel onderdelen afhankelijk van derden, zoals de RSJ, ONS en diverse overige instellingen. Hierdoor heeft de gemeente niet meer direct invloed op de uitvoering van de uitbestede werkzaamheden en kost het soms meer tijd om documentatie en inhoudelijke onderbouwing te ontvangen.
• Tenslotte heeft de coronacrisis ook dit jaar nog beperkt impact gehad op het proces. Bovenstaande bevindingen hebben extra tijd gekost en een vertragend effect gehad in de controle.
Samenwerking constructief en plezierig Advies: Evaluatie zelfcontrolerend vermogen
Ondanks bovenstaande observaties hebben wij de persoonlijke samenwerking met de betrokken medewerkers als constructief en plezierig ervaren. Wij constateren een duidelijke ambitie om voortgang te realiseren, maar bovenstaande waarnemingen maken het jaarrekeningproces en de controle wel veel intensiever. Het is van belang dat de gemeente Zwartewaterland dit proces gaat evalueren en investeert in het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente en het jaarrekeningproces. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid onze observaties te bespreken en samen te kijken welke verbeterstappen komend jaar mogelijk zijn. Daarbij is onze inschatting dat, vanwege de krappe arbeidsmarkt, de noodzakelijke verbeteringen in de 1e lijn en de huidige bezetting in de 2e en 3e lijn, verbeteringen niet snel gerealiseerd kunnen worden. Een planning van 2-3 jaren zal eerder realistisch zijn.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.5 Aandachtspunten voor 2022 Belangrijke aandachtspunten voor 2022
DASHBOARD
13
Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor het komende jaar benoemen. 1.
Ontwikkeling interne beheersing, VIC en IT Zoals weergegeven in onze boardletter adviseren wij de gemeente Zwartewaterland om expliciet de ambities en mogelijkheden op het gebied van interne beheersing, VIC en IT- beheersing te bepalen en vast te leggen. Hierin zien wij nog de nodige verbeterpunten (zie verder onze boardletter).
2.
Verbeteren contractmanagement in het kader van naleving EU aanbestedingsregels Vanuit onze controle op de aanbestedingsrechtmatigheid is een fout ad. € 467.000 geconstateerd (2020: € 271.00) en een onrechtmatige subsidie van € 158.000. Tijdens onze controle hebben wij vastgesteld dat het vaststellen van de rechtmatigheid van de verstrekte uitgaven een arbeidsintensief traject is geweest. Naar onze mening wordt dit mede veroorzaakt doordat er geen sprake is van een deugdelijk proces met betrekking tot inkopen en aanbestedingen, zie tevens onze boardletter. Daarnaast is er geen centrale registratie van contracten. Naar onze mening is het verbeteren van het contractmanagement en de borging op naleving van de EU aanbestedingsregels een belangrijk aandachtspunt voor 2022 (zie verder paragraaf 4.4).
3.
Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van boek- en kalenderjaar 2023 Met ingang van 2023 wordt waarschijnlijk bij decentrale overheden (gemeenten en provincies) de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Dit heeft aanzienlijke gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Een uitdaging, maar naar onze mening ook een kans. Zie voor een uitgebreide analyse paragraaf 4.1.
4.
Rapportering over fraude in de controleverklaring vanaf 2022 Zoals aangegeven in onze boardletter zal de komende jaren vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie en zullen wij dit onderwerp ook gaan opnemen in onze controleverklaring. Wij adviseren de gemeente hier komend jaar ook aandacht aan te besteden en verwijzen voor adviezen naar onze boardletter.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
14
3. Resultaat & financiële positie
3.1 Resultaat 2021 3.2 Dashboard financiële positie 3.3 Ons beeld van uw financiële positie
3.1 Resultaat 2021 Resultaat 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 2,5 miljoen voordelig
15
Het resultaat van gemeente Zwartewaterland over het jaar 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 2,5 miljoen voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)
2021
BEGROTING NA WIJZIGINGEN
VERSCHIL
Saldo van baten en lasten
2.715
-/- 1.007
3.722
Onttrekkingen reserves
4.026
3.940
86
-/- 4.212
-/- 2.933
-/- 1.279
2.529
0
2.529
Dotatie aan reserves Resultaat
Het verschil tussen de begroting na wijziging en de realisatie is met name ontstaan door een bedrag van € 809.000 aan niet bestede budgetten, een hogere algemene uitkering welke in december beschikbaar is gesteld (€ 330.000) en lagere lasten inzake het sociaal domein. In de jaarstukken is per programma een uitgebreidere analyse weergegeven van de verschillen tussen de begroting en de realisatie 2021.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.2 Uw financiële positie vergeleken
WEERSTANDSRATIO
16
SOLVABILITEITSRATIO
41,00
35,0%
36,00
30,60
31,00
30,0%
38,30
25,0%
26,00
20,0%
21,00
24,0%
27,0%
Gemeente
15,0%
16,00 11,00
10,0%
6,00
5,0%
1,00
Gemid. NL*
0,0% 2020
2017
2021
NETTO SCHULDQUOTE
2018
2019
2020
35,0% 126,0%
100,0%
2021
RATIO GRONDEXPLOITATIE
140,0% 120,0%
32,6%32,6% 29,1% 25,5%
26,0%
30,0% 93,0%
80,0%
101,0%
25,0%
88,8% 64,7%
60,0%
64,7% 60,7%
40,0%
Gemid. NL* Gemeente
20,0%
32,2%
28,0% 25,0%
20,0%
Gemeente
15,0%
15,0%
10,0%
14,3%
9,7%
5,0%
0,0%
0,0% 2017
2018
2019
2020
2021
2017
2018
2019
2020
2021
* De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde over 2018 voor gemeenten in de categorie < 25.000 inwoners. Data gebaseerd op www.waarstaatjegemeente.nl.
DASHBOARD
32,2%
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
Gemid. NL*
3.3 Ons beeld van uw financiële positie
Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien
Uw financiële positie is ruim voldoende
Uw weerstandsvermogen is € 31,3 miljoen
De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen
Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag
DASHBOARD
17
Onze rol in relatie tot het weerstandsratio en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsratio en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente Zwartewaterland. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Weerstandsvermogen gemeente Zwartewaterland is uitstekend In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de beschikbare weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 31,3 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2021 is een bedrag van € 24,1 miljoen meegeteld aan vrij algemene reserves en daarnaast is er sprake van een beschikbare reserve grondpositie en diverse stille reserves.
In geval van calamiteiten is het mogelijk om een deel van deze reserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn eveneens de relevante risico’s benoemd, waarbij de gemeente de risico’s kwantificeert op basis van kans*impact. De gemeente Zwartewaterland heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 800.000. In het jaarverslag in de paragraaf weerstandsvermogen is specificatie van deze risico’s opgenomen. Het weerstandsvermogen is volgens eigen analyse uitstekend. Dit houdt naar onze (globale) inschatting echter vooral verband met de relatief lage inschatting van de omvang van de risico’s (in vergelijk met andere gemeenten). Wij adviseren de risico inschatting en inschatting van het weerstandsvermogen te actualiseren. Dit aspect is met uw medewerkers besproken waarbij wij hebben begrepen dat dit als aandachtspunt zal worden meegenomen. Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2021 29,1% (2020: 25,5%) . Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Zwartewaterland in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt 77,7% (2020: 94,9%) gecorrigeerd voor verstrekte leningen 60,7% (2020: 88,8%).
De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. De daling van de netto schuldquote ten opzichte van voorgaand jaar is voornamelijk te verklaren door het overhevelen van een bedrag van € 8,8 miljoen van de materiele vaste activa naar de financiële vaste activa. Een lagere netto schuldquote wordt in de regel als positief ervaren. Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, des te minder risico’s de gemeente loopt. De ratio grondexploitatie van de gemeente Zwartewaterland is de laatste jaren sterk gedaald als gevolg van een groot aantal verkopen (€ 4,7 miljoen) in 2021. Feitelijk is er momenteel nog sprake van twee actieve grondexploitaties. Door het beperkt aantal actieve grondexploitaties en het feit dat de boekwaarde de afgelopen jaren is gedaald is het risico daarmee aanzienlijk lager geworden en de ratio relatief laag.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
18
4. Belangrijkste bevindingen
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 Sociaal domein uitgelicht 4.3 Ontwikkeling grondexploitaties 4.4 Aanbestedingsrechtmatigheid 4.5 BBV, WNT en SiSa 4.6 Begrotingsrechtmatigheid 4.7 Opvang vluchtelingen Oekraïne
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
Zie onze boardletter 2021 voor aandachtspunten in de interne beheersing Onze aanpak voor 2021 is vooral gegevensgericht.
Wij adviseren om rekening te houden met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023
DASHBOARD
19
Interne beheersing en onze aanpak voor 2022 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze boardletter d.d. 21 december 2021. Samenvattend hebben wij geconstateerd dat er bij uw gemeente, net als bij veel andere gemeenten, nog diverse aandachtspunten resteren. In onze boardletter is hierover uitgebreid gerapporteerd, waarbij tevens is aangegeven welke processen naar onze mening uw verhoogde aandacht vereisen. Voor diverse processen resteren aandachtspunten vanuit de eerste lijn. Onze controle bestaat uit een mix van gegevensgerichte en systeemgerichte werkzaamheden waarbij wij vanwege de aard van de bevindingen in de interne beheersing en onze controleaanpak (keuze) de nadruk leggen op controles achteraf en gegevensgericht(middels deelwaarnemingen, cijferbeoordelingen, steekproeven, etc.). Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2023 In de boardletter zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college.
De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt en heeft in augustus 2021 de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. Eind mei heeft de wetsbehandeling in de Tweede Kamer plaatsgevonden, maar hierna dienen nog de nodige aanpassingen van wetgeving en notities vanuit onder ander het NBA te volgen. Mede door de vertraging en resterende wetgevingstraject verwachten wij dat de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2023 zal worden ingevoerd. Wij adviseren om hier rekening mee te houden. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenten een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd, wordt de gemeente Zwartewaterland met ingang van verslagjaar 2023 zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering, maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
Stand van zaken binnen uw gemeente
Op korte termijn is er actie benodigd
20
Stand van zaken VIC en rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente Vanaf 2017 heeft de gemeente de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) in samenwerking met de gemeenten Steenwijkerland, Meppel en Westerveld uitgevoerd. Inmiddels is ervoor gekozen om deze samenwerking na 2021 niet te continueren. Vanwege de benodigde specialistische kennis en de krapte op de arbeidsmarkt heeft de gemeente ervoor gekozen om in 2021 een extern bureau in te schakelen voor het vervullen van de VIC functie. Inmiddels hebben wij begrepen dat er in 2022 een Europese aanbesteding plaatsvindt en de VIC zal gaan worden uitbesteed. Wij hebben in onze boardletter opgeroepen om uw ambities en mogelijkheden op het gebied van de interne beheersing te bepalen, zodat wij ook onze controleaanpak daarop kunnen aanpassen. Enerzijds omdat het niveau van interne beheersing de primaire verantwoordelijkheid is van het college/de organisatie en anderzijds om te voorkomen dat wij de lat in onze controleaanpak te hoog leggen en daar elk jaar met dezelfde bevindingen over blijven rapporteren. Graag gaan wij de komende periode met u in gesprek over de gemeentelijke ambities, ook in relatie tot het opzetten van de interne beheersing met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording.
Mede gezien de geconstateerde bevindingen met betrekking tot de interne beheersing, de voorgaande ontwikkelingen en de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 zal worden ingevoerd adviseren wij om op korte termijn acties te ondernemen. Indien benodigd zijn wij graag bereid u hierbij te ondersteunen.
Verhoogde aandacht voor fraude
DASHBOARD
Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie, de NBA, werkt momenteel aan een notitie betreffende ‘best practice maatregelen fraude(risico)beheersing voor bestuurders en toezichthouders'. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de gemeenteraad, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. De landelijke pilots waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude (o.a. Gemeente Breda) hebben bijgedragen aan de best practices. De best practices van de NBA zijn erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten. In onze boardletter hebben wij reeds aandacht gevraagd voor dit onderwerp.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht
Sociaal domein Jeugd en WMO 2021 bedragen circa € 10,9 miljoen
Onzekerheid met betrekking tot WMO ZIN betreft € 275.000.
Er is geen sprake van onzekerheden ten aanzien van prestatielevering
21
Sociaal domein in de jaarrekening De lasten van gemeente Zwartewaterland met betrekking tot het sociaal domein (exclusief participatiewet) bedragen over 2021 circa € 10,9 miljoen. In hoofdlijnen zijn deze lasten als volgt opgebouwd: ONDERDEEL
2021
2020
Jeugdzorg ZIN, incl. PGB
€ 6,7 miljoen
€ 6,9 miljoen
Wmo ZIN, incl. PGB
€ 4,2 miljoen
€ 4,1 miljoen
Totaal
€ 10,9 miljoen
€ 11,0 miljoen
Wmo ZIN De productieomvang van Wmo zorg in natura (ZIN) bij zorginstellingen bedraagt in 2021 circa € 2,5 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Wmo ZIN vindt plaats vanuit de gemeente Zwartewaterland. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. Met betrekking tot de verantwoorde lasten Wmo ZIN vraagt de gemeente Zwartewaterland per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk controleprotocol. Bij zorginstellingen met een omzet onder de € 125.000 en bij instellingen waarvan geen goedkeurende controleverklaring wordt verkregen, wordt in overeenstemming met de zorgleveranciers afspraken gemaakt over de prestatielevering en afgrenzing (finale kwijting). Uit onze controle blijkt dat door de gemeente Zwartewaterland kleine verschillen zijn geconstateerd tussen de eigen administratie en de productieverantwoordingen welke zijn voorzien van een controleverklaring/finale kwijtingen. Gezien deze verschillen lager zijn dan de rapporteringstolerantie wordt hierover niet gerapporteerd. Doordat voor de lasten vervoersvoorzieningen, de verstrekte rolstoelen en de woonvoorzieningen geen productieverantwoordingen en/of finale kwijting kunnen worden ontvangen resteert er een onzekerheid van € 275.000.
Hierbij merken wij op dat de systematiek voor het bepalen van de onzekerheden kan afwijken van de systematiek die door de voorgaande accountant is gehanteerd. Jeugdzorg ZIN Met betrekking tot de lasten inzake jeugdhulp vraagt de gemeente Zwartewaterland evenals de systematiek WMO ZIN bij de gecontracteerde jeugdzorginstellingen om een productieverantwoording en gaat voor de overige gecontracteerde instellingen over op finale kwijting. De productieomvang van Jeugdzorg (ZIN) bij zorginstellingen bedraagt in 2021 circa € 5,1 miljoen waardoor via productieverantwoordingen en finale kwijting, met uitzondering van een bedrag van € 36.000, voldoende zekerheid over de prestatielevering en afgrenzing is verkregen. Gezien de resterende onzekerheid en de aansluitverschillen kleiner zijn dan onze rapporteringstolerantie is er geen sprake van aanvullende nog te rapporteren fouten en/of onzekerheden.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht
Rechtmatigheidsfout PGB mede gebaseerd op projectiebrieven
22
Geraamde fout in de persoonsgebonden budgetten De SVB controleert zorgovereenkomsten, toetst facturen en declaraties en betaalt uit aan zorgverleners of andere instellingen. Uw gemeente verstrekt de beschikkingen pgb en is verantwoordelijk voor een adequate cliëntregistratie en het vaststellen van de prestatielevering. Uit de accountantscontrole 2021 bij de SVB blijkt dat landelijk sprake is van een afkeurend oordeel. Ten aanzien van de rechtmatigheidsfouten zijn de foutpercentages opgenomen in de gemeente specifieke projectiebrieven. Voor gemeente Zwartewaterland zijn de percentages voor rechtmatigheidsfouten en voor getrouwheidsfouten voor zowel de Wmo als Jeugdzorg opgenomen in onderstaande tabel: PGB PER CATEGORIE
Onzekerheden PGB geraamd op € 107.000
DASHBOARD
FINANCIËLE RECHTMATIGHEIDSFOUT
FINANCIËLE GETROUWHEIDSFOUT
Jeugdzorg
1,57%
1,58%
WMO
0,69%
1,81%
De financiële rechtmatigheidsfout en getrouwheidsfouten voor PGB voor de gemeente Zwartewaterland zijn onder de rapporteringstolerantie. Tevens is het verschil tussen de verantwoording in de jaarrekening en de verantwoording van de SVB van gesaldeerd onder de rapporteringstoleranties. In het kader van de rechtmatigheid is er derhalve geen sprake van een te rapporteren controleverschil ten aanzien van de PGB. De SVB toetst niet op levering van de zorg. Hierdoor is er sprake van een onzekerheid. De processen van PGB, Jeugdzorg en WMO lopen op een aantal onderdelen verschillend, waardoor voor Jeugdzorg en WMO niet dezelfde zekerheid wordt verkregen. Tevens verkrijgt de gemeente voor de WMO aanvullende zekerheid vanwege de ontvangsten van het CAK. Op basis van het zekerheidspercentage dat de gemeente Zwartewaterland hierdoor verkrijgt, zijn de onzekerheden voor PGB geraamd op circa € 107.000, waarvan € 28.000 PGB WMO en €79.000 Jeugd PGB. Wij hebben een review gedaan en kunnen steunen op de werkzaamheden van de accountant van de SVB. Daarbij concluderen wij dat de formele fouten zoals geconstateerd door de accountant van de SVB geen impact hebben op het rechtmatigheidsoordeel over de jaarrekening 2021 van uw gemeente.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties
23
Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot de voorraden betreft het onderhanden werk (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s: Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen?
Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld
Deze drie P’s zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten gechallenged. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2021 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesneming moet worden getroffen. De ontwikkeling van de boekwaarden (opname in de jaarrekening bespreken) Per ultimo 2021 is de boekwaarde van de grondexploitaties € 6,3 miljoen. Dit is een daling ten opzichte van 2020 van € 2,3 miljoen. De ontwikkeling van de boekwaarde van gronden in 2021 is als volgt weer te geven: (*€ 1.000)
Door hogere verkopen dan verrichte investeringen is de boekwaarde gedaald
Hasselt om de Weede Knarrenhof Zevenhont-Oost Waterfront Kranerweerd Totaal in exploitatie genomen gronden
BW 31-12-2020
Investeringen
Inkomsten
Resultaatneming
Mutatie voorziening
BW 31-12-2021
5.814 511
1.297 193
3.575 765
540 56
0 0
4.076 -5
2.111
311
0
0
0
2.422
-463 661
75 40
0 695
72 63
-69 0
-247 69
8.634
1.916
5.035
731
-69
6.315
Op de volgende pagina gaan wij verder in op de belangrijkste ontwikkelingen, tussentijdse winstneming en de project specifieke risico’s.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties
Waterfront en Knarrenhof zullen worden afgesloten
De gehanteerde schattingen zijn aanvaardbaar
24
Complexen Waterfront en Knarrenhof zullen worden afgesloten Zoals in de paragraaf ‘Grondbeleid’ in het jaarverslag en de tabel op de voorgaande pagina is toegelicht is er gedurende 2021 sprake van vijf actieve grondexploitaties. Doordat in 2021 de laatste verkopen met betrekking tot de complexen Waterfront en Knarrenhof zijn gerealiseerd zullen deze complexen naar verwachting op korte termijn worden afgesloten. Voor de resterende nog te maken kosten zal dan een voorziening moeten worden gevormd. Wij hebben begrepen dat deze complexen tijdens het vaststellen van de jaarrekening 2021 zullen worden afgesloten. Omdat deze besluitvorming niet voor 31-12-2021 heeft plaatsgevonden zijn deze exploitaties ultimo boekjaar 2021 nog als onderhanden werk verantwoord. De grondexploitaties ontwikkelen zich wisselend Na het sluiten van de complexen Waterfront en Knarrenhof resteren er nog drie grondexploitaties waarvan alleen bij de complexen Hasselt om de Weede (woningbouw) en Zevenhont-Oost (bedrijventerrein) nog sprake is van significante nog te realiseren opbrengsten en nog te maken kosten. Inherent aan het opstellen van de jaarrekening en het actualiseren van de grondexploitaties is dat de gemeente schattingen moet maken welke jaarlijks naar het beste inzicht van het management worden geactualiseerd.
Tijdens onze controle hebben wij daarom uitgebreid de gemaakte schattingen en gehanteerde parameters getoetst. Onze conclusie is dat de door de gemeente gemaakte inschattingen aanvaardbaar zijn en consistent worden toegepast. Hieronder zijn de belangrijkste ontwikkelingen met betrekking tot de complexen Hasselt om de Weede en Zevenhont-Oost beschreven. Zie voor een meer uitgebreide inhoudelijke analyse de paragraaf Grondbeleid welke in het jaarverslag is verantwoord.
Hasselt om de Weede ontwikkeld zich positief
Het plangebied van Zevenhont-Oost is verkleind
DASHBOARD
Hasselt om de Weede Mede doordat door Corona het bouwrijp maken van bepaalde kavels langer heeft geduurd zijn er 8% minder grondverkopen gerealiseerd dan initieel geraamd. Voor de overige kavels zien wij conform landelijke ontwikkelingen dat de verkopen zich sneller ontwikkelen. Tevens is er eind 2021 door een extern bureau onderzoek verricht naar de marktconformiteit van de gehanteerde verkoopprijzen. Doordat het complex zich mede door het aanpassen van de verkoopprijzen positief ontwikkelt is er sprake van een eindwaarde ultimo 2030 van circa € 2,7 miljoen (2020: € 1,4 miljoen) en is er in 2021 een tussentijdse winst van € 540.000 genomen. Zevenhont-Oost In 2021 is besloten om het oorspronkelijke plangebied te verkleinen van ca. 23,2 hectare naar circa 19,8 hectare en de looptijd te verkorten van ultimo 2027 naar ultimo 2025. Met het aanpassen van het plangebied zijn tevens de opbrengsten van de te verkopen kavels en de nog te realiseren opbrengsten geactualiseerd. Per saldo heeft dit geleid tot zowel lagere opbrengsten als kosten en een daling van de eindwaarde van € 5,5 miljoen ultimo 2020 naar € 4,6 miljoen ultimo 2021. Gezien er nog geen sprake is van gerealiseerde grondverkopen en er geen sprake is van een verlieslatende exploitatie heeft dit niet geleid tot een aanpassing van de tussentijdse winstneming of verliesvoorziening.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties
Er is sprake van een tussentijdse winstneming van €731.000
25
Winstneming Het voorzichtigheidsbeginsel leidt ertoe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. In de notitie Grondexploitatie is opgenomen dat voor winstneming de Percentage of Completion (POC) methode geldt: voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd dient tussentijds naar rato van de voortgang van de grondexploitaties winst te worden genomen op basis van de eindwaarde van het complex. Hiervoor moet het resultaat op de grondexploitatie wel op betrouwbare wijze kunnen worden ingeschat. Dit is mogelijk wanneer het waarschijnlijk is dat de economische voordelen die aan het project zijn verbonden naar de gemeente zullen toevloeien. Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat er voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen: 1. Het resultaat op de grondexploitatie kan betrouwbaar worden ingeschat; én 2. De grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én 3. De kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd). Voor de grondexploitaties van de gemeente Zwartewaterland heeft deze methode geresulteerd in een winstneming van circa € 731.000 op totaalniveau.
De winstneming komt met name uit het project Hasselt om de Weede (€540.000) daarnaast is er sprake van tussentijdse winstneming voor de volgende complexen : Waterfront (€72.000), Kranerweerd (€63.000) en Knarrenhof (€56.000).
ONTWIKKELING EINDWAARDE GRONDEXPLOITATIES 2021–2020 (x € 1 miljoen) 6.000,0 5.554
5.000,0 4.586
4.000,0
3.000,0
2.671
2.000,0 1.444
1.000,0
0,0
Hasselt om de Weede
2021
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
Zevenbont-Oost
2020
4.4 Aanbestedingsrechmatigheid
Niet alle diensten en leveringen zijn rechtmatig aanbesteed
26
Controle van de naleving van de EU- aanbestedingsregels Zoals weergegeven in onze board- en managementletter hebben wij geconstateerd dat het inkoopproces niet sluitend is en dat zowel in het inkoopproces als daarna geen (afdwingende) interne controle plaatsvindt op de juiste aanbestedingsvorm. Er is geen sprake van een sluitende contractenregister en ook een inkoopstartformulier was niet verplicht in het inkoopproces (in de loop van 2021 ingevoerd). Om die reden hebben wij, in het kader van de rechtmatigheidscontrole, de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gegevensgericht moeten controleren aan de hand van een zogenaamde spendanalyse. Dit is (in het kort) een gedetailleerde beoordeling waarbij achteraf alle crediteuren (> € 50.000) op juiste naleving van de aanbestedingsregels worden gecontroleerd. De aanpak en basis van deze controle is in detail uitgewerkt in de SDO- notitie / good practice ‘Uitvoering van de controle op de aanbestedingsrechtmatigheid van decentrale overheden’ (januari 2019). In onze board- en managementletter hebben wij de gemeente Zwartewaterland geadviseerd kennis te nemen van deze notitie en de daaruit voortvloeiende controleaanpak van EU- aanbestedingsregels.
In 2021 voor een bedrag aan € 467.000 aan aanbestedingsonrechtm atigheden geconstateerd voor uitgaven in 2021.
DASHBOARD
Bevindingen aanbestedingsrechtmatigheid 2021 Omdat er geen (zichtbare) toets plaatsvindt in het proces, hebben wij achteraf moeten vaststellen of inkopen rechtmatig hebben plaatsgevonden. Daarbij hebben wij de volgende bevindingen en aanbevelingen: • De interne controle van de spend-analyse is door het vertrek van de VIC- medewerker extern uitbesteed. Wij hebben geconstateerd dat deze externe partij veel moeite heeft moeten doen om de dossiers, documentatie en verklaringen uit de organisatie te krijgen. De interne, en dus ook externe controle heeft daarom veel tijd gekost. Daarbij is die controle nu vooral gericht geweest op het verkrijgen van argumentatie en het verzamelen van documentatie achteraf en zou die (het volgend jaar) meer gericht moeten zijn op het verbeteren van het proces. • Bij de beoordeling van de dossiers hebben wij geconstateerd dat vaak achteraf nog afwegingen worden gegeven over de inschatting van de raming van een opdracht , de reden waarom opdrachten van één crediteur soms wel/niet samengevoegd kunnen/mogen worden en waarom gekozen is voor een (beperkte) looptijd. Dat gaat o.a. via mails en andere toelichtingen van budgethouders. Wij zien daarbij dat ook soms de inkoper en VIC dat niet altijd goed kunnen beoordelen.
Wij adviseren de gemeente Zwartewaterland daarom een inkoopbeleid en –analyse op te stellen waarbij aan de voorkant een inschatting wordt gemaakt van de (structurele) inkopen van de gemeente, de raming van een opdracht en de afweging van de wijze van aanbesteden. Daarmee kan discussie over de rechtmatigheid achteraf worden voorkomen, maar wellicht ook doelmatiger (oftewel goedkoper) worden ingekocht. • De interne en externe controle van de aanbestedingen bevestigen het beeld (zoals gemeld in de boardletter) dat het inkoopproces en contractmanagement verbeterd kan worden. • Uit de controle van de inkopen resteert een onrechtmatigheid van € 467.000 (2020: € 271.000) en betreffen de volgende inkopen: Aard inkopen
Levering/werk/dienst
2021
ICT
Dienst
€ 338.000
Overige diensten
Dienst
€ 129.000
Totaal
€ 467.000
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.4 Aanbestedingsrechmatigheid
27
Van meerdere inkopen is niet ondubbelzinnig vast te stellen dat deze onjuist zijn aanbesteed
Bevindingen aanbestedingsrechtmatigheid 2021 (vervolg) Daarnaast hebben wij geconstateerd dat er een aantal dossiers zijn waarvan (achteraf) moeilijk is vast te stellen in hoeverre deze (ondubbelzinnig) onrechtmatig zijn. De kadernota geeft in een stellige uitspraak aan (paragraaf 6.3) dat in het geval de accountant geen uitspraak hierover kan doen wij dit moeten rapporteren in het accountantsverslag. Wij hebben meerdere van deze dossiers gezien en adviseren komend jaar een inkoopadviseur of-jurist hier een gedetailleerde beoordeling van te laten uitvoeren.
Wij adviseren een plan van aanpak op te stellen
Bovenstaande bevindingen maken dat wij de gemeente adviseren om een plan van aanpak op te stellen om het inkoop- en aanbestedingsproces te verbeteren. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid onze detailbevindingen (per crediteur etc.) en aanbevelingen nader toe te lichten en onze aanpak en werkprogramma’s (gebaseerd op de SDO- notitie) te delen. Wij adviseren wel dit zo snel mogelijk op te pakken, om tijdig een beeld te hebben voor 2022 en vertraging voor de controle 2022 te voorkomen.
Van één subsidie voor een bedrag van € 158.000 is geen beschikking aanwezig en dus onrechtmatig
DASHBOARD
Bevindingen rechtmatigheid subsidies Bij de controle van het aanbestedingsproces moet tevens worden getoetst of een subsidie niet kwalificeert als overheidsopdracht en mogelijk toch aanbesteed had moeten worden (paragraaf 3.5.4 van de SDO – notitie). Bij deze controle is een uitgave naar voren gekomen wat een subsidie bleek te zijn. Wij hebben geconstateerd dat van één subsidie van € 158.000 geen beschikking aanwezig blijkt te zijn. Die hebben wij daarom als onrechtmatig gekwalificeerd. Overigens zijn bij onze reguliere deelwaarneming van de subsidies geen andere bevindingen geconstateerd. Wij adviseren de gemeente wel komend jaar meer in detail te kijken naar dit aspect van de inkopen/subsidies.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.4 BBV, WNT en SiSa
BBV wordt nageleefd
28
Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Zwartewaterland de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd. Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen.
WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten
Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2021 niet meer bedragen dan € 209.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2021 van de gemeente Zwartewaterland niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2021 van de gemeente Zwartewaterland voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.
Geen bevindingen SiSa-bijlage
DASHBOARD
SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2021. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens bijlage B. Wij zien een landelijke trend dat Ministeries steeds vaker een Specifieke regeling kiezen voor het verstrekken van subsidies aan decentrale overheden. Het aantal SISA- regeling, ook voor uw gemeente, zijn daardoor exponentieel toegenomen. Dit geeft een hoge druk op de organisatie binnen gemeente Zwartewaterland, andere gemeenten, decentrale overheden en de accountantskantoren.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.6 Begrotingsrechtmatigheid
Het resultaat is €2,5 miljoen hoger dan de gewijzigde begroting.
29
Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft uw gemeente circa € 64,5 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 62,4 miljoen aan werkelijke lasten in 2021. Dit is in totaal een onderschrijding van € 2,1 miljoen (3,2%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 63,5 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 65,1 miljoen aan werkelijke baten in 2021. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van € 1,6 miljoen (2,6%). Naast het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten van 2,7 miljoen kent een gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. In 2021 is er per saldo € 186.000 aan de reserves onttrokken zodat het gerealiseerde resultaat € 2,5 miljoen positief bedraagt. De gemeenteraad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerd en gerapporteerd te worden aan de gemeenteraad.
Bij begrotingsoverschrijdingen die niet gedurende het jaar zijn voorgelegd aan de gemeenteraad is formeel sprake van een onrechtmatigheid. Echter hoeven deze overschrijdingen niet altijd te worden meegewogen in het accountantsoordeel bijvoorbeeld indien de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerd opbrengsten of overschrijdingen bij open-einde regelingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten zijn de begrotingsoverschrijdingen nader weergegeven en geanalyseerd. Controle begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de raad nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Belangrijk hierbij is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.