a. Bijlage 1 - Controleprotocol 2020

Controleprotocol 2020 Gemeente Zwartewaterland

INHOUDSOPGAVE 1

Inleiding ........................................................................................................................................ 3 1.1 Doelstelling ........................................................................................................................... 3 1.2 Wettelijk kader ...................................................................................................................... 3 2 Algemene uitgangspunten voor de controle ..................................................................................... 5 2.1 Coronacrisis .......................................................................................................................... 5 3 Te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties........................................................................ 6 3.1 Goedkeuringstolerantie .......................................................................................................... 6 3.2 Uitvoeringsmaterialiteit .......................................................................................................... 6 3.3 Rapporteringstolerantie .........................................................................................................

7 3.4 Door de raad van de Gemeente Zwartewaterland te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstoleranties ..................................................................................................................... 7 4 Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria .................................. 8 5 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing ................................................................... 9 5.1 Externe wetgeving ................................................................................................................. 9 5.2 Interne kaders .................................................................................................................... 10 6 Rapportering accountant .............................................................................................................. 10

Controleprotocol 2020

pagina 2

1

Inleiding

De raad van de gemeente Zwartewaterland heeft aan Baker Tilly Berk de opdracht verstrekt om de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Zwartewaterland uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad de kaders van de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) in dit controleprotocol vastleggen. Object van controle is de jaarrekening, de bijlage taakvelden en de bijbehorende bijlagen met betrekking tot een aantal specifieke uitkeringen (single information, single audit). Dit betekent dat daarmee tevens de getrouwheid en rechtmatigheid van het financieel beheer over het verslagjaar, zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwartewaterland, object van controle is.

1.1

Doelstelling

1.2

Wettelijk kader

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Zwartewaterland. Tevens wordt in dit controleprotocol de structuur vastgelegd van de communicatie en het periodiek overleg tussen de accountant en de diverse gemeentelijke organen. Daarnaast wordt in dit controleprotocol bepaald op welke momenten de accountant zijn rapportages dient uit te brengen en welke inhoud deze rapportages minimaal dienen te bevatten. In het programma van eisen kan de raad meer specifieke vereisten voor de uit te voeren accountantscontrole opnemen, waarvoor wordt verwezen naar art. 2 lid 3 van de verordening ex artikel 213 Gemeentewet en naar paragraaf 1.2 onderdeel ‘onderzoeken door de raad’ van dit hoofdstuk van het controleprotocol. Door de Raad is afgesproken dat in principe éénmaal per raadsperiode een controleprotocol wordt vastgesteld. Voor deze raadsperiode 2018 – 2022 is het controleprotocol dan ook al vastgesteld.

Vanwege de coronacrisis en de maatregelen die daaromtrent moeten worden toegepast, om de reguliere dienstverlening aan inwoners en bedrijven zoveel mogelijk door te laten gaan en tegelijkertijd extra hulp en ondersteuning te bieden, waar dat vanwege corona nodig en gewenst is, is 2020 echter een bijzonder jaar. Daarom is in dit controleprotocol specifiek voor 2020 een paragraaf Corona opgenomen. Door vaststelling van dit controleprotocol 2020 geeft de Raad ook op dit terrein voldoende kaders voor de uitvoering mee. Ook niet onbelangrijk is het feit dat door vaststelling van dit controleprotocol uw Raad de accountant een heldere leidraad geeft voor het uitvoeren van de accountantscontrole bij de jaarrekening 2020. Dat voorkomt dat er gedurende het jaarrekeningtraject eindeloze discussies met de accountant ontstaan over de controle, hetgeen inefficiënt is en kostenverhogend werkt. Overigens bevat dit controleprotocol exact dezelfde passages als het protocol dat in 2018 door uw Raad voor deze raadsperiode is vastgesteld. In het kader van de gemeentewet zijn er vijf soorten onderzoeken te onderscheiden welke uitgevoerd kunnen worden door drie partijen. Partij Raad College Rekenkamer

Onderzoek  Rechtmatigheid  Accountantscontrole  Doelmatigheid  Doeltreffendheid  Rekenkameronderzoeken

Onderzoeken door de raad Het is niet de raad zelf die de onderzoeken uitvoert, maar de accountant voert de onderzoeken uit. De raad geeft de kaders en de randvoorwaarden aan voor de onderzoeken die de accountant dient uit te voeren. Op grond van artikel 213 Gemeentewet is de raad verantwoordelijk voor het aanwijzen van een accountant die belast is met de controle op de getrouwheid en rechtmatigheid van het financiële beheer van de gemeente. Daarnaast is in artikel 2 lid 3 van de verordening ex artikel 213 Gemeentewet geregeld, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in het Controleprotocol 2020

pagina 3

programma van eisen kan opnemen aan welke posten van de jaarrekening of sectoren van de gemeente de accountant in het betreffende controlejaar specifiek aandacht moet besteden. Tevens kan de raad aangeven of en zo ja, welke deelverantwoordingen opgesteld moeten worden in het betreffende controlejaar. De raad geeft aan welke rapporteringstoleranties de accountant in die gevallen dient te hanteren indien een lagere rapporteringstolerantie is gewenst dan de van toepassing zijnde goedkeuringstolerantie. De rol van de auditcommissie in de onderzoeken door de raad, is het adviseren aan de raad over de aan te wijzen accountant, de inrichting van het programma van eisen, de inrichting van het controleprotocol en het bijbehorende normenkader. Daarnaast voert de auditcommissie de gesprekken met de accountant. Collegeonderzoeken Deze onderzoeken zijn gebaseerd op de verordening ex art 213a Gemeentewet. Het betreffen de onderzoeken door het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hen uitgevoerde beleid. Omdat het hier om de onderzoeken naar het beleid gaat, is de accountant niet bij deze onderzoeken betrokken. Het gaat hierbij om zelfonderzoek door het college. Het doel van deze onderzoeken is, om de transparantie van het gemeentelijk handelen en de publieke verantwoording over dat handelen te verbeteren.

Rekenkameronderzoeken Het doel van de rekenkamerfunctie zoals deze is ingesteld bij de gemeente Zwartewaterland is:  Het verbeteren van de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk handelen.  Het versterken van de rol van de raad.  Het vergroten en meer transparant maken van de publieke verantwoording. De rekenkamerfunctie wordt binnen de gemeente Zwartewaterland uitgevoerd door de rekenkamercommissie. De rekenkamerfunctie is een controle-instrumentarium van de raad. Om die reden is de rekenkamerfunctie onafhankelijk van het college. Onderzoeken van de rekenkamerfunctie kunnen zowel betrekking hebben op door de raad aangedragen onderwerpen als door de rekenkamerfunctie zelf aangegeven onderwerpen. Wel is het van belang dat de uit te voeren onderzoeken betrekking hebben op de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Controleprotocol In dit controleprotocol worden de randvoorwaarden voor de onderzoeken door de raad weergegeven. Voor zover het toegevoegde waarde heeft, worden in dit controleprotocol eveneens de verbanden met de college- en rekenkameronderzoeken weergegeven. Om te voorkomen dat verschillende partijen onderzoeken uitvoeren naar dezelfde onderwerpen, verdient het aanbeveling om ten allen tijde kennis te nemen van de door de verschillende partijen uit te voeren onderzoeken.

Door het spreiden van de uit te voeren onderzoeken over de verschillende partijen, is het mogelijk om binnen een bepaalde periode een zo breed mogelijk scala aan onderzoeken uit te voeren.

Controleprotocol 2020

pagina 4

2

Algemene uitgangspunten voor de controle

De in artikel 197 Gemeentewet bedoelde controle van de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant die door de raad is benoemd. Artikel 213 Gemeentewet schrijft voor dat de controle gericht is op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen; - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, zoals bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens de algemene maatregel van bestuur worden opgesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit wil zeggen dat zij “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.

2.1

Coronacrisis

Door de Coronacrisis is 2020, ook voor gemeenten, een heel bijzonder jaar. In de loop van 2020 hebben wij uw Raad regelmatig geïnformeerd over de betekenis, ook in financiële zin, van de coronacrisis voor de gemeente en de impact die dat heeft. Om adequate uitvoering van beleid door het College mogelijk te maken is het van belang dat de Raad heldere kaders aangeeft, waarbinnen het College uitvoering mag geven aan coronamaatregelen. In juridische zin zijn alle uitgaven die het College doet in beginsel namelijk onrechtmatig. Met het scheppen van een helder beleidskader wordt beoogd te voorkomen dat met de accountant discussie ontstaat bij de controle van de jaarrekening (met een hoge meerwerkrekening tot gevolg), omdat het beleidskader voor coronamaatregelen niet helder is. In algemene zin is er toestemming om extra uitgaven te doen die samenhangen met maatregelen in verband met corona en daarvoor (maximaal) de extra middelen die het Rijk daarvoor ter beschikking stelt als dekking aan te wenden. Hier moet worden verstaan dat het College geen toestemming heeft om extra kosten ingevolge coronamaatregelen te maken die uitgaan boven de extra vergoeding die het rijk via de algemene uitkering aan gemeenten overmaakt. Daarvoor is wel voorafgaande goedkeuring van de raad nodig.

TOZO De kosten en dekking van aanvragen TOZO worden rechtstreeks met het Ministerie van SZW afgerekend via SISA. In dit controleprotocol wordt de ruimte gegeven om aanvragen die aan de criteria van TOZO voldoen te honoreren. De kosten daarvan, inclusief een genormeerde vergoeding van € 450,- per aanvraag voor uitvoeringskosten mag het College aanwenden om de TOZO regeling uit te voeren en kan gedekt worden uit de extra middelen TOZO die door de Rijksoverheid aan de gemeente worden uitgekeerd. Betalingen waar geen prestatie tegenover staat i.v.m. corona (zorgcontinuïteit) In de loop van 2020 zijn door het College uitgaven gedaan waar geen prestatie voor geleverd is vanwege de landelijke coronamaatregelen. Te denken valt hierbij aan doorbetaling van doelgroepenvervoer in de WMO of leerlingenvervoer. Maar het gaat ook om doorbetaling van loonverplichtingen voor SW’ers die tijdelijk niet konden werken op een (beschutte) werkplek, waardoor de verdiencapaciteit van de SW lager is dan in een gewoon jaar. Ook gaat het om de instandhoudingsbetalingen aan zorgaanbieders in WMO en Jeugdzorg. Ook daar zijn betalingen gedaan met het doel organisaties overeind te houden zonder dat daar een directe prestatie in Controleprotocol 2020

pagina 5

geleverde zorg tegenover heeft gestaan. In een aantal situaties staat al vast dat de prestatie niet meer wordt geleverd. Vervoer dat tijdelijk niet heeft plaatsgevonden, omdat scholen gesloten waren kan niet ingehaald worden. Met zorgaanbieders is de afspraak gemaakt dat zij, waar dat kan in 2020 inhaalzorg verlenen en alsnog een prestatie leveren voor betalingen die eerder dit jaar zijn gedaan. Het is echter niet uit te sluiten dat sommige zorg niet ingehaald kan worden. Bovendien zou het vreemd zijn om vervoersbedrijven die ook betalingen hebben gehad zonder tegenprestaties, anders te behandelen dan zorgaanbieders die ook geen prestatie kunnen leveren. Dit ligt in lijn met het dringende advies dat de Rijksoverheid gemeenten heeft gegeven en is tevens een lijn die in het hele land toegepast wordt. Inzet in de crisis is immers geweest om deze organisaties niet om te laten vallen, waardoor de economische schade nog groter zou worden dan nu al het geval is. Met de vaststelling van dit controleprotocol is de ruimte er om in de jaarrekening over 2020 betalingen te verantwoorden in verband met corona waar geen prestatie tegenover staat. Dit alleen en voor zover het totaal van die uitgaven gedekt kan worden uit de (extra) rijksmiddelen die de gemeente voor corona heeft ontvangen.

De verbijzonderde interne controle (VIC) verricht in de interne controle extra werkzaamheden, zodat in de jaarrekening 2020 exact kan worden aangegeven in welke processen corona gerelateerde uitgaven zijn gedaan, om welke prestaties het gaat en welke bedragen er precies mee gemoeid zijn.

3

Te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties

3.1

Goedkeuringstolerantie

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. Niet ieder document of iedere financiële handeling wordt gecontroleerd. De accountant richt de controle zodanig in, dat hij voldoende zekerheid verkrijgt over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten, balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke, zogenoemde materiële, fouten. Hierbij wordt gebruik gemaakt van risicoanalyses, vastgestelde toleranties, cijferanalyses, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Bado zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De raad heeft de bevoegdheid om de goedkeuringstoleranties scherper vast te stellen dan deze minimumeisen. Het is de taak van de accountant om dit toe te lichten in de accountantsverklaring. De minimumeisen zoals vastgelegd in het Bado zijn: Goedkeuringsto lerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%

Strekking accountantsverklaring Beperking Oordeelonthoud ing > 1% < 3% > 3% < 10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

De goedkeuringstolerantie heeft betrekking op de materialiteit van de jaarrekening van de gemeente als geheel. Voor de uitvoering van de interne controle, maar ook door de accountant bij de jaarrekeningcontrole, wordt tevens een uitvoeringsmaterialiteit bepaald en een controletolerantie.

3.2

Uitvoeringsmaterialiteit

Het risico bestaat dat de afzonderlijke fouten per post in de jaarrekening de materialiteit als geheel overstijgen. Daarnaast omvat de controle steekproeven/ deelwaarnemingen. Hierdoor wordt er niet integraal gecontroleerd en bestaat er een kans op een zogenaamde onontdekte fout. Om de kans te reduceren dat de niet-gecorrigeerde en niet-ontdekte afwijkingen de materialiteit van de financiële overzichten als geheel overstijgt, wordt een uitvoeringsmaterialiteit bepaald. Met de uitvoeringsmaterialiteit zal de controle van iedere post worden gepand. Binnen de grotere accountantskantoren is hiervoor een range van 50-90% gangbaar. Dit percentage vertegenwoordigt de ruimte die binnen de foutenevaluatie gereserveerd wordt voor de onontdekte fout. Een lager percentage geeft dat de ruimte voor de onontdekte fout kleiner wordt en de controle met een grotere Controleprotocol 2020

pagina 6

diepgang gedaan wordt. Daarnaast geeft dit meer ruimte voor fouten die bij de controle ontdekt worden.

3.3

Rapporteringstolerantie

Naast de goedkeuringstolerantie is de rapporteringstolerantie van toepassing. Hiervan is eveneens in de verordening ex artikel 213 Gemeentewet een definitie opgenomen. Voor de rapporteringstoleranties zijn wettelijk gezien dezelfde minimumeisen van toepassing als voor de goedkeuringstolerantie. Dit is vastgelegd in het Bado. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringtolerantie kan worden vastgesteld op een percentage (bijvoorbeeld 80% van de goedkeuringstolerantie) of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag (bijvoorbeeld € 100.000). De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader wil terug zien, zonder dat dit de goedkeuringstolerantie zelf beïnvloedt. De rapporteringtolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in en houdt daarbij rekening met de rapporteringstolerantie. Op deze manier dient de accountant alle gesignaleerde onrechtmatigheden die de rapporteringstoleranties overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen op te nemen.

3.4

Door de raad van de Gemeente Zwartewaterland te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstoleranties

Voor de controle over de periode 2020 zal voor de goedkeuringstolerantie de minimumeis worden gehanteerd zoals vastgelegd in het Bado. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen die de raad wil hanteren voor de periode waarop dit controleprotocol betrekking heeft. Goedkeuringsto lerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%

Strekking accountantsverklaring Beperking Oordeelonthoud ing > 1% < 3% > 3% < 10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

Deze toleranties worden ook voor de interne controle gehanteerd. Om de Raad van voldoende informatie te voorzien en tevens uit voorzichtigheid hanteren wij voor de uitvoeringsmaterialiteit de onderkant van de range, zijnde 50% van de goedkeuringstolerantie. De uitvoeringsmaterialiteit ligt daarmee (dus) ook op het strengste niveau dat de externe accountant toepast. Bij de uitvoering van de VIC wordt tevens uitgegaan van een range van 50% van de goedkeuringstolerantie. Rapporteringstoleranties Voor de rapporteringstoleranties van de over 2020 uit te voeren controles zal hetzelfde minimumpercentage van toepassing zijn als voor de goedkeuringstolerantie is bepaald. Daarnaast stelt de raad als maatstaf voor de rapporteringtolerantie voor de controles over 2020, dat de accountant elke geconstateerde fout of onzekerheid ≥ € 50.000 rapporteert. Specifieke rapporteringstolerantie voor SiSa In overeenstemming met artikel 5 Bado gelden er in het kader van Single information Single audit (SiSa) afwijkende rapporteringstoleranties. De rapporteringstoleranties zijn afhankelijk van de financiële omvang van de specifieke uitkering en worden als volgt bepaald: • € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn; • 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; • € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn.

Controleprotocol 2020

pagina 7

Bij de uitvoering van de rechtmatigheidswerkzaamheden die betrekking hebben op de specifieke uitkeringen zal aansluiting worden gezocht bij bovenstaande.

4

Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria

Rechtmatigheidscriteria In het kader van dit controleprotocol richt de rechtmatigheid zich op de financiële rechtmatigheid. Deze financiële rechtmatigheid heeft betrekking op de baten, lasten en balansmutaties. Bij financiële rechtmatigheid gaat het erom of de betreffende baten, lasten en balansmutaties conform van toepassing zijnde wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen en zijn weergegeven in de administratie. In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend welke zijn onder te verdelen in getrouwheidscriteria en rechtmatigheidscriteria. Getrouw beeld  Calculatiecriterium  Valuteringcriterium  Leveringscriterium  Adresseringscriterium  Volledigheidscriterium  Aanvaardbaarheidscriterium

Rechtmatigheid  Begrotingscriterium  Voorwaardencriterium  Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium

Met betrekking tot de rechtmatigheid criteria kan het volgende gezegd worden. Begrotingscriterium Via de door de raad vastgestelde financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet is nader uitgewerkt hoe moet worden bepaald of de lasten binnen de omschrijving van de activiteiten en het bijbehorende bedrag van het programma moeten passen. Hier is beleid vastgelegd ten aanzien van:  Het college stelt per programma indicatoren voor. Deze moeten door de raad vastgesteld worden  Het college stelt per programma indicatoren op met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten/te verrichten activiteiten en de gemeenteraad stelt deze vast (art. 3 lid 2 en 3).  Wijzigingen voor de toedeling van de producten aan de programma's worden bij de begroting expliciet gemeld (art. 4 lid 2).  Het college draagt er zorg voor dat het saldo van baten en lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de begroting met wijzigingen niet worden overschreden (art. 7 lid 3).  Het college meldt (deel)budget overschrijdingen ter autorisatie aan de raad in de bestuursrapportages (art. 9 lid 3).  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's (art. 10 lid 2). In de hieronder opgenomen tabel is weergegeven in welke gevallen wel of niet sprake is van begrotingsonrechtmatigheid.

Soorten begrotingsafwijkingen Kostenoverschrijdingen die geheel of gedeeltelijk worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd. Bijvoorbeeld vanwege een open einde (subsidie)regeling. Vaak blijken dergelijke zaken pas in het kader van het opmaken van de jaarrekening. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd Controleprotocol 2020

Rechtmatig

Onrechtmatig

X

X

X

pagina 8

met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen, dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.  geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar  geconstateerd na verantwoordingsjaar Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.

 jaar van investeren  afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren

X

X

X

X

X

Door middel van het vaststellen van het controleprotocol 2020 geeft de Raad aan dat de kaders voor het jaar 2020 worden bepaald door de programmabegroting 2020 zoals vastgesteld door de Raad. Het kader wordt jaarlijks in oktober/november bij de behandeling van de programmabegroting, middels besluitvorming van de Raad, geactualiseerd. Indien de baten en lasten van de begroting 2020 na vaststelling van dit controleprotocol op grond van een raadsbesluit wijzigen wordt het bedrag van de baten en/of lasten na wijziging van de begroting in beschouwing genomen bij het bepalen van de controletoleranties. Voorwaardencriterium Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen waaraan moet worden voldaan om financiële handelingen uit te kunnen voeren. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Dit betekent dat de raad in dit controleprotocol aangeeft welke voorwaarden zij wel en niet van toepassing acht voor de rechtmatigheidscontrole. Als uitgangspunt is gekozen, dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast. Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium.

Een overkoepelend M&O beleid is op dit moment nog niet aanwezig en strikt genomen niet noodzakelijk, omdat in de diverse verordeningen en procedures bepalingen opgenomen zijn ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.

5

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2020 is limitatief gericht op:

5.1

Externe wetgeving

 De naleving van wettelijke kaders, zoals die in de bijlage 1 van dit protocol is opgenomen. Dit uitsluitend voor zover dit directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. In het kader van SiSa zal over de jaren 2018 - 2022 de verantwoording van een aantal specifieke uitkeringen en een aantal provinciale subsidies onder de jaarrekeningcontrole worden opgenomen. De raad wordt betrokken bij de verantwoording van de specifieke uitkeringen en een aantal provinciale Controleprotocol 2020

pagina 9

subsidies. Dit gebeurt door het opnemen van de verantwoording over de specifieke uitkeringen en een aantal provinciale subsidies in een bijlage bij de jaarrekening. Door het Rijk is een toetsingskader opgesteld waarin is opgenomen welke onderdelen gecontroleerd dienen te worden van de in de bijlage bij de jaarrekening op te nemen verantwoordingen van de specifieke uitkeringen. Dit toetsingskader is ook op de Gemeente Zwartewaterland van toepassing, voor zover het de verantwoording van een specifieke uitkering betreft die de Gemeente Zwartewaterland heeft ontvangen en volgens de wetgeving in het kader van SiSa als bijlage bij de jaarrekening gevoegd moet worden.

5.2

Interne kaders

 De begroting;  Financiële verordening 2013 ex artikel 212 Gemeentewet;  De controleverordening 2010 ex artikel 213 Gemeentewet;  De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet;  Overige kaders zoals opgenomen in de inventarisatie van de verordeningen van de Gemeente Zwartewaterland (bijlage 1a van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover dit directe financiële beheershandelingen betreffen (de verordeningen met een F in kolom 5 van bijlage 1b) of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar het recht (doelgroep), de hoogte en de duur van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Wijzigingen in regelgeving en verordeningen die plaatsvinden na vaststelling van dit controleprotocol, maar die wel financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen, worden geacht onderdeel van dit controleprotocol uit te maken. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft.

Met andere woorden: interne regels van het college naar de ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

6

Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant het volgende: Interim-controles De accountant verricht in de loop van het boekjaar een interim-controle. De accountant brengt hiervan een managementletter uit aan het managementteam. Ook stelt de accountant een bestuursverslag op ten behoeve van het college en een afschrift ter kennisname aan de auditcommissie. Rapport van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet stelt de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole een rapport van bevindingen op ten behoeve van de gemeenteraad. Daarvan ontvangt het college van burgemeester en wethouders een afschrift. Het is de taak van het college om een toelichting te geven bij het rapport van bevindingen dat aan de raad wordt aangeboden. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Indien de accountant onrechtmatigheden constateert, zal de accountant deze melden. Hiertoe stelt de accountant per geconstateerde onrechtmatigheid een toelichting op. Daarnaast categoriseert de accountant de geconstateerde onrechtmatigheden naar de aard van het criterium. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. Controleprotocol 2020

pagina 10

Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. De accountant rapporteert op de volgende momenten: Rapportage Managementletter (AO/IC) dan wel verslag van bevindingen (nadruk op de financieeltechnische kant)

Tijdstip

Inhoud

Na afronding van de interimcontrole

Gericht aan

ge / ter kennisname aan de auditcommissie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording geautomatiseerde informatieverzorging

Boardletter

Na bespreking Managementletter met de organisatie

Rapport van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening

loop van het boekjaar verbeteringen aan te brengen Samenvatting stand van zaken interne beheersing

te beginnen met een management summary waarin de kernpunten van de totale inhoud van het rapport van bevindingen worden weergegeven

Aan de gemeenteraad via de auditcommissie

afschrift aan het college

ering beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording onzekerheden op het gebied van verslaglegging rekening houdend met Controleprotocol 2020

pagina 11

afgesproken rapporteringstoleranties en de feitelijke bevindingen (welke gevolgen hebben bepaalde bevindingen voor de controletolerantie zoals vastgelegd in het controleprotocol)

Accountantsverklari ng

Na afronding van de controle van de jaarrekening 1. Getrouwheidsonderzoek (geeft de jaarrekening een getrouw beeld en is deze opgesteld in overeenstemming met van toepassing zijnde verslaggevings-voorschriften) 2. Rechtmatigheidsonderzoek

Bijlagen: 1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten bestaande uit: Bijlage normenkader Bijlage toetsingskader

Controleprotocol 2020

pagina 12