4b. Bijlage 2 - Zwartewaterland IBT totaalbeeld 2021 pdf

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Zwartewaterland 2021 Totaalbeeld Zwartewaterland: Groen Financiën

Wabo

Wro

Archief

Huisvesting statushouders

Monumenten

Oranje

Groen

Groen

Groen

Oranje

Groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak, maar de provincie wil deze taak zoveel mogelijk vanuit partnerschap met de gemeenten oppakken. Dit sluit aan bij de uitgangspunten in de Overijsselse bestuursovereenkomsten IBT (2012) en ook bij de uitgangspunten van het landelijke traject Toekomst van het Toezicht. Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit zijn eigen rol. Het totaalbeeld IBT is opgebouwd uit zes domeinen: Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Monumenten. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Basis voor de toetsing is het IBT kader, dat na afstemming met gemeenten in november 2019 door GS is vastgesteld. In het voorliggende totaalbeeld staan per domein de uitkomsten van de toetsing. De uitkomsten op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het integrale totaalbeeld. Naar verwachting treedt de Omgevingswet op 1 januari 2022 in werking. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen en dit raakt daarom de IBT-domeinen Wabo, Wro en Monumenten.

Zowel gemeenten als provincie bereiden zich voor op de invoering van de Wet en in 2021 gaan we eveneens bezien wat het effect van de Wet is op het IBT toetsingskader. Corona heeft het afgelopen jaar een grote invloed op het openbaar bestuur gehad. Overheden hebben een snelle en flexibele omschakeling naar digitale taakuitvoering gemaakt. Deze nieuwe werkelijkheid is zo veel mogelijk meegenomen in de beoordeling. Beeld van de gemeente: kleur blijft groen De kleur van het totaalbeeld is dit jaar groen. In 2020 en 2019 was het totaalbeeld groen. Oranje kleuring op de domeinen Financiën en Huisvesting Statushouders Voor het domein Financiën geldt dat de begroting 2021 niet structureel sluitend is. Mede dankzij een aantal bezuinigingsmaatregelen, waaronder een verhoging van de opbrengst OZB met 5 %, is de meerjarenraming wel structureel sluitend. Het sociaal domein is net als bij andere gemeenten een aandachtspunt. Op het domein Huisvesting Statushouders heeft de gemeente niet voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2020. Het is de tweede keer op rij dat de gemeente de wettelijke halfjaarlijkse taakstelling niet heeft weten te behalen en dit maakt dat het kleurbeeld is verschoven van ‘groen’ naar ‘oranje’. Groene kleuring op de domeinen Wabo, Wro, Archief en Monumenten Voor deze domeinen geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria.

Voor de domeinen Wabo, Archief en Monumenten geldt dat er verbeterpunten worden genoemd, waar de gemeente het komende jaar aan kan werken. Over het domein Huisvesting Statushouders willen we hier in zijn algemeenheid wijzen op de verhoging van de taakstelling voor 2021, die het komende jaar op gemeenten af komt en die zal worden meegewogen in de volgende totaalbeelden voor 2022. Daar willen we het komende jaar in afstemming met de gemeenten naar kijken. Dat geldt ook voor de achterstanden waar gemeenten mee worden geconfronteerd. Gesprekken De kleuren hebben met name een signaalfunctie. Op de domeinen die oranje kleuren ziet de provincie risico’s waarop in haar ogen actie nodig is en waarover de provincie, in aansluiting op het kader IBT, het gesprek wil voeren met de gemeente. De verbeterpunten die voor een aantal groene domeinen worden genoemd zullen aan de orde komen tijdens de reguliere ambtelijke gesprekken tussen de provinciale en gemeentelijke domeintrekkers. Wanneer deze

verbeterpunten niet of onvoldoende worden opgepakt kan dat het volgende jaar leiden tot een oranje kleuring op dat domein.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling De begroting 2021 heeft een structureel en reëel tekort en is daarmee niet sluitend. De meerjarenbegroting is wel structureel en reëel sluitend.

Oranje

Toezichtregime: oranje 1. De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, 2. De geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, 3. Er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Context Met de kadernota 2021 is een structureel sluitende begroting gepresenteerd. Om dit mogelijk te maken heeft de gemeente in de kadernota bezuinigingsmaatregelen opgenomen, waaronder een OZB verhoging van 5%. Er waren een aantal risico’s nog niet meegenomen in deze kadernota, waaronder het sociaal domein. De begroting 2021 is niet structureel sluitend, de meerjarenraming wel. De gemeente heeft door de financiële situatie minimaal ruimte voor nieuw beleid. Toelichting beoordeling Wij hebben geconstateerd dat: • uw begroting in 2021 sluit met een structureel tekort van ruim € 0,3 miljoen. Met ingang van 2022 is sprake van een structureel overschot; • u om het financiële evenwicht te behouden de opbrengst van de onroerendezaakbelastingen heeft verhoogd met 5% in 2021; • uw gemeente rekening heeft gehouden met de mogelijke effecten van Covid-19. Enerzijds door het opnemen van een stelpost van € 0,1 miljoen in de begrotingsjaren 2021 en 2022 en anderzijds door het opnemen van eveneens € 0,1 miljoen als risico in de paragraaf weerstandsvermogen; • het sociaal domein (opnieuw) uw aandacht vraagt vanwege de kostenontwikkeling.

U onderzoekt hoe er meer controle kan komen op de uitgaven en op welke wijze er gefundeerde beleidskeuzes kunnen worden gemaakt om de noodzakelijke ombuigingen te realiseren; • de herijking van het gemeentefonds (naar verwachting vanaf 2023) een rol gaat spelen. In uw begroting zien wij dat de fricties die kunnen ontstaan bij het treffen van structurele maatregelen, als risico (paragraaf weerstandsvermogen) zijn opgenomen en niet zijn vertaald in het nu voorliggende begrotingsbeeld; • u gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2023 en 2024 een stelpost "Uitkomst onderzoek jeugdzorg” op te nemen. De stelpost is opgenomen in het structurele beeld van de gemeente. Het opnemen van de stelpost brengt een risico met zich mee omdat de extra middelen niet structureel zijn opgenomen in het gemeentefonds. Wabo

Beoordeling 2021 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleurbeeld voor de gemeente Zwartewaterland groen. Er zijn nog wel verbeterpunten waar de gemeente

Intensiteit toezicht: gemiddeld o Begroting vergt geen goedkeuring. o Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. o Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). o Monitoren van herstelmaatregelen/begrotings wijzigingen. o Het zijn van sparringpartner. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

Groen

Inzicht in uitvoering en handhaving Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS Zwartewaterland het komende jaar aan kan werken. Verbeterpunten vorig jaar De gemeente Zwartewaterland is met de verbeterpunten uit het beeld 2020 aan de slag gegaan, maar deels nog niet afgerond. Deze verbeterpunten zijn dan ook weer voor 2021 opgenomen. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2019 is niet tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde activiteiten en geeft gedeeltelijk inzicht in de realisatie van de doelen. De tussentijdse monitoring was beperkt, maar is eind 2020 verbeterd. Beleidskader De gemeente Zwartewaterland heeft recent VTH-beleid. Hierin zijn onder andere de probleemanalyse en strategieën opgenomen. De risicoanalyse wordt in regionaal verband opgepakt. Verwacht wordt dat de tool in de loop van 2021 gereed is. Het doel is dat de risicoanalyse wordt opgenomen in het VTHbeleidsplan en de basis voor het uitvoeringprogramma 2022. Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2021 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma 2021 is aangegeven hoe de gemeente gaat werken aan de realisatie van de doelen voor de thuistaken. De gemeente heeft voldoende capaciteit en budget beschikbaar gesteld voor de thuistaken. In het uitvoeringsprogramma van de OD-taken zijn keuzes gemaakt voor het onderdeel toezicht & handhaving.

Er wordt duidelijk aangegeven welke activiteiten er niet worden uitgevoerd. De mogelijke risico’s van deze keuze zijn onvoldoende weer gegeven. Voor de geplande regionale projecten zijn voor een groot deel de uren niet inzichtelijk. Onduidelijk is of hier budget/capaciteit voor is. In het uitvoeringsplan is inzicht gegeven in het voldoen aan de kwaliteitsverordening VTH, mede door uitleg in de verschillende explainmodules. Corona In het uitvoeringsprogramma 2021 is rekening gehouden met de effecten van de coronapandemie. Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging bouwen De inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging bouwen is uitgesteld tot 2022. Door uitvoering te geven aan het programma Omgevingswet, wordt de organisatie voorbereid op de Omgevingswet. In het Uitvoeringsprogramma 2021 heeft de Zwartewaterland aangegeven, dat de voorbereiding en menskracht hiervoor voldoende is toegerust. Verbeterpunten

Beeld

Toezichtregime Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Toezichtregime o.b.v. totaalbeoordeling: groen

Voor 2021 heeft de gemeente Zwartewaterland de volgende verbeterpunten: 1. Stel het jaarverslag 2020 tijdig vast. Laat in dit jaarverslag zien hoe de activiteiten bijdragen aan het realiseren van de doelen 2. Stel in 2021 een geactualiseerde risicoanalyse (Wabo-breed) vast. 3. Zorg dat er structureel inzicht is in het voldoen aan de vastgestelde kwaliteitsverordening VTH Wro

Totaal: groen De gemeente Zwartewaterland scoort positief op de criteria van het domein Wro. Dit maakt dat het kleurbeeld voor dit jaar ‘groen’ is. Omgevings- en Structuurvisies: groen De gemeente Zwartewaterland heeft in 2013 de Structuurvisie vastgesteld. Onder een actuele Structuurvisie verstaan wij een visie die niet ouder is dan 10 jaar. Zwartewaterland heeft in het najaar van 2020 de ontwerp-Omgevingsvisie ter inzage gelegd. De verwachting is dat de Omgevingsvisie in het voorjaar 2021 door de raad wordt vastgesteld. Bestemmingsplannen: groen De gemeente Zwartewaterland beschikt over actuele bestemmingsplannen voor haar gehele gemeentelijke grondgebied, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen Toezicht en handhaving: groen Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten de toezicht en handhaving in het kader van vergunningverlening, krijgt in de gemeente Zwartewaterland voldoende aandacht in het VTH-programma. Het VTH-programma 2021 geeft concreet inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden, welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet. Het accent binnen de gemeente ligt bij strijdig gebruik van gebouwen en gronden, waaronder kamerverhuur, illegale bouwwerken.

Vaststelling en actualisatie structuurvisies o de gemeente heeft de Structuurvisie(s) op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria). Vaststelling en actualisatie bestemmingsplannen o de gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria), of: o de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het Omgevingsplan. Inzicht in nalevingstoezicht o Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd, en o voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd, en o doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico’s. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen; afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. o Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. o Steekproef eens per 3 à 4 jaar.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Archief

Algemeen Het beeld voor de gemeente Zwartewaterland is gebaseerd op het document Kritische Prestatie Indicatoren 2019, ontvangen op 13 mei 2019 en 20 januari 2020. De actualisatie over 2020 was nog niet ontvangen bij het opmaken van dit beeld.

Groen

Toezichtregime: groen

Oordeel Het informatie- en archiefbeheer is goed op orde. Dit leidt op basis van het toetsingskader tot de kleur groen. Archiefruimten Te bewaren archieven zijn met een dienstverleningsovereenkomst (DVO) deel vervroegd overgebracht naar het HCO. Te vernietigen archieven bevinden zich bij VADA. VADA draagt ook zorg voor de (jaarlijkse) vernietiging. Er is voldoende personele en financiële capaciteit om het werk te kunnen doen. Er zijn dan ook geen achterstanden in archiefvorming en –bewerking. Het klimaatbeheer in de archiefruimte blijft een punt van aandacht. Uit toegezonden metingen blijkt dat de temperatuur structureel iets boven de norm uitkomt. De luchtvochtigheid is instabiel en kent regelmatig uitschieters onder en boven de wettelijke normen. Kwaliteitssysteem Het zaakgericht werken (Decos/Join) wordt organisatiebreed geïmplementeerd. Dit proces is vertraagd als gevolg van de aansluiting bij SSC-ONS. Kwaliteitszorg kan met behulp van het zaakgericht werken ingevuld worden en wordt gecontroleerd via regelmatige audits op decentrale archieven. De raad wordt 2x per jaar geïnformeerd over de registraties en de afhandeltermijnen. Kwaliteitszorg is ook onderdeel van het informatiebeveiligingsbeleid. Koppelingen naar andere vakapplicaties komen hierbij aan de orde. Vervanging en digitalisering Het Handboek Vervanging is nagenoeg gereed, maar nog niet afgerond.

Er is daarom ook in 2020 nog geen vervangingsbesluit genomen. Dit in afwachting op de uitwerking van een plan om volledig digitaal te gaan werken. Aansluiting bij een e-depot is in onderzoek. Het digitaliseren van cliëntendossiers binnen het sociale domein is vertraagd door vraagstukken rondom technische koppelingen met het DMS. Voor de aansturing van de informatievoorziening is een nieuwe eenheidsmanager aangesteld. Dit past in de ambitie van de gemeente om te kunnen voldoen aan de eisen van de Digitale Agenda 2020 op het gebied van informatievoorziening. Ook is een CISO (security officer) aangesteld. Aandachtspunten voor 2021 • Vervangingsbesluit • Klimaatbeheer in de archiefruimte

Zorg voor en beheer van archief op orde Intensiteit toezicht: laag Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per 3 jaar. Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Een groene score is uitgesloten als vastgestelde verslagen niet door gedeputeerde staten zijn ontvangen.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Huisvesting statushouders

De gemeente Zwartewaterland heeft niet voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2020. Het is de tweede keer op rij dat de gemeente de wettelijke halfjaarlijkse taakstelling niet heeft weten te behalen. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar ‘oranje’ is.

Oranje

Toezichtregime oranje o Twee of meer taakstellingperiodes achtereen niet voldaan aan de wettelijke taakstelling.

Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2021 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente.

Monumenten

Gemeente Zwartewaterland werkt met een Erfgoedverordening uit 2010, welke op 1 punt verouderd is op het gebied van van de geïntrigeerde welstand/monumentencommissie, dit is een aandachtspunt. Er is geen geïntrigeerde commissie maar de commissie is belegd bij het Oversticht. Er zijn in totaal tien adviezen gevraagd waarvan niet is afgeweken. De beleidscyclus is goed ingericht via BIG8 systeem. Zwartewaterland is bezig met de de voorbereidingen van een omgevingsplan volgens de Omgevingswet. Hierin zal expliciet aandacht worden besteed aan erfgoed. Aandachtspunt: De Erfgoedverordening is op 1 punt verouderd.

Groen

Intensiteit toezicht: gemiddeld o Maandelijks monitoren voortgang. o Gemeente ontvangt een brief waarin acties en termijnen worden gesteld om de achterstand in te lopen. o Gemeente stelt in overleg met corporatie(s), regievoerder COA en de provincie een plan van aanpak huisvesting statushouders op over het inlopen van de achterstanden (naast de taakstelling). o Elke 3 maanden is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. o Indien na 3 maanden (halverwege de taakstellingperiode) de verwachting is dat de gemeente de achterstand niet gaat inlopen kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg. Toezichtregime: Groen Voldaan aan eisen Erfgoedwet. o Monumentencommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd o Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).