1. Brief college van 6 juli 2021 over Aantallen ontvangen en geregistreerde brieven met gemiddelde afhandeltermijn 1e helft 2021

R

gemeente ì

Zwørtewøteriønd Aan de raad van de gemeente Zwartewaterland

Uw brief van

Behandeld door H.A. Zwier

Uw kenmerk

Bijlage(n)

Ons kenmerk 20.729

Onderwerp

Hasselt, 6 juli 2021

Aantallen onfuangen en geregistreerde brieven met de gemiddelde afhandeltermijn 1e helft 2021

Geachte raadsleden, Elk halfjaar onWangt u een rapportage van de aantallen onWangen en geregistreerde poststukken. In deze rapportage is ook de gemiddelde doorlooptijd vermeld. Eén en ander is toegezegd in 'Quickscan

uitvoering aanbevelingen van ondezoeken Rekenkamercommissie Zwartewaterland'van juni 2011.

Het aantal onwangen en geregistreerde poststukken (fysiek en digitaal) in de periode 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021 bedraagt LTLL stuks. Hiervan zijn er 823 afgehandeld.

Aanta I len docu mentregistraties I {JCXJ

782t

t8û0 1600

1631

1711

15gl

15û6

1448

1473

1400

i 200 1000 80rl

6úû

¡lül 2{JÛ

t 1e helft

)018

2e helft 2018

te helft 2û1

I

2e helfr 2019

[e heift

2e helft

1e helft

l02ù

2ù20

202 t

Van de nog in behandeling zijnde bríeven (8BB) is de volgende onderverdeling te maken Brieven waarvan de standaard termijn nog niet is verstreken; Grondzakenprocedures; Bezwaren WOZ; Diverse bezwaren;

-

Voor de drie laatste categorieën brieven gelden andere behandeltermijnen.

Het is goed te realiseren dat de aantallen slechts een deel van alle gemeentelijke correspondentie betreffen. De cijfers tonen de stukken die geregistreerd worden in ons centrale Document Management Systeem (DMS). Er zijn ook diverse taak-specifieke applicaties waarin de correspondentie rechtstreeks wordt vastgelegd en afgehandeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Vergunningverlening, het Sociaal Domein en de applicatíe voor Meldingen Openbare Ruimte. Verder is het van belang dat u zich bewust bent van het cijfer wat gepresenteerd wordt onder de term 'afhandeltermijn'. In het systeem registeren wij de stukken op onWangstdatum en het moment waarop een stuk digitaal op afgehandeld wordt gezet. Hiermee kunnen wij een beeld geven van de administratieve doorlooptijd van poststukken. Het geeft echter een indicatie van de feítelijke afhandeltermijn, gezien 'feitelijke afhandeling'en 'administratieve afhandeling'van poststukken op dit moment nog niet altijd synchroon aan elkaar lopen. De gemiddelde afhandeltermijn zal oplopen, indien stukken onvoldoende gedísciplineerd'adm inistratief' afgeha ndeld worden. De standaard (wettelijke) afhandeltermijn voor brieven is gesteld op 6 weken. Deze norm is als rode lijn

weergegeven in de grafiek. Uiüonderingen hierop zijn Algemene vragen, vallende onder de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Deze kennen een behandeltermijn van 4 weken. Vezoeken met aanzienlijke omvang, kunnen met 4 weken worden verdaagd.

Gemiddelde afhandeltermijn tç J{!

l t-. ,t0

)1 1"7

l9

19

le heifi )nttì

18

!l)

t¡l

1'l f

0 1e helft 201 g

2e he{ft

i ¿ helit

le helft

1p hefft

2{.t18

?01?

7i119

?o2{l

1e hellt

702 l

De adminístratÍeve doorlooptijd van geregistreerde brieven in het eerste halfjaar van 2021 bedroeg 18 dagen. Ten opzichte van het 2" halrjaar is er een kleine daling te constateren. Het tijdig afhandelen van brieven vraagt voortdurend de aandacht binnen onze organisatíe. Dit doen wij onder andere door actieve monitoring, het hanteren van een strikte rappellering en het bewust maken van medewerkers op de noodzaak van adequaat afhandelen van de stukken.

In dit eerste halfjaar zijn 9 WOB-verzoeken geregístreerd, Hieruan zijn er 6 afgehandeld. De gemiddelde afhandeltermijn bedroeg 18 dagen. Voor grondzakenprocedures gelden geen algemeen geldende termijnen. Gestreefd wordt om de standaard afhandeltermíjn van 6 weken te hanteren.

In het eerste halrjaar van202I waren er 118 brieven inzake Bezwaren WOZ geregistreerd. Hiervan zijn er 7 afgehandeld. De gemiddelde afhandeltermijn was 13 dagen. Opgemerkt dient te worden dat de kans bestaat dat er meerdere brieven zijn geregistreerd aangaande één en hetzelfde bezwaar. Voor Bezwaren WOZ geldt een afhandeltermijn van maximaal l jaar.

\

qemeente ì

Zwørtewøterlønd r , r';i:'::tit

¡tlt'tj

i :ll:;,l.i;

.' 111¡1¡ 1,.i;;i'.

Voor bezwaarschriften gericht tegen besluiten van een bestuursorgaan geldt een beslistermijn van 12 weken. In het eerste haltjaar 2021 waren er 33 brieven over bezwaren geregistreerd. Hieruan zijn er 14 afgehandeld. Ook hier geldt dat de kans bestaat dat er meerdere brieven zijn ontvangen over één en hetzelfde bezwaar, Daarom is een gemiddelde niet te geven. Het bestuursorgaan moet volgens de Algemene wet bestuursrecht binnen 12 weken op een bezwaar beslissen. De 12 weken vangen aan nadat de bezwaartermijn van 6 weken is geëindigd. De diverse termijnen worden in het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften vermeld. Afrondend willen wij u meegeven dat u over het 2e halfjaar van202L geen raadsinformatiebrief zult ontvangen. Vanaf nu wordt er via de jaarschijf 2022 gerapporteert over de gemiddelde afhandeltermijn van onWangen en geregistreerde brieven opgenomen in de reguliere P&C documenten. Het college wil hiermee een efficiëntieslag realiseren door het rapporteren van stuurinformatie en indicatoren zoveel mogelijk te bundelen in bestaande terugkerende documenten. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Zwartewaterla

de secretaris,

de

.J. Bilder

drs. D.S. Ruddijs

Postadres Postbus 23 8060 AA Hasselt

Bezoekadres

Telvorenstraat 2 8061 CB Hasselt

Telefoon 14038

Internet

BNG Bank

info@zwartewaterland. nl

IBAN Rekeningnummer: NL91 BNGH 0285 0928 71

www.zwartewaterland.nl