TOEGEVOEGD Participatieplan Dienstencentrum COA maart 2025 2

Participatieplan/-canvas DienstenCentrum COA – versie 31 maart 2025 Project: Dienstencentrum COA- locatie Revelhorst Bestuurlijke opdrachtgever: Rick Verschure

Participatievraag Ontwikkel een participatieplan geldend vanaf het moment dat het college heeft besloten tot het voornemen om een bestuursovereenkomst met het COA aan te gaan tot en met de exploitatie van het Dienstencentrum.

Inleiding | context | achtergrond

Doel participatie en communicatie

In verband met de landelijk grote instroom van asielzoekers zijn er met het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) gesprekken gevoerd over uitbreiding van opvangcapaciteit in de gemeente Zutphen. Het college heeft op 14 december 2022 een vertrouwelijke intentieovereenkomst gesloten om in de gemeente Zutphen een Dienstencentrum te vestigen waar het asielproces gefaciliteerd wordt. Het Dienstencentrum wordt gecombineerd met opvang voor maximaal 250 plaatsen voor asielzoekers en zorgt voor extra werkgelegenheid van 100 tot 150 arbeidsplaatsen. Op dit moment onderzoekt het COA of een locatie op de Revelhorst hiervoor kan worden aangekocht.

-

Stakeholders intern en extern INTERN

-

-

Betrokkenen tijdig en optimaal informeren, naar hen luisteren en daar waar mogelijk de gelegenheid bieden om te adviseren richting initiatiefnemende partijen (gemeente Zutphen en COA) Participatie en communicatie moeten een optimale bijdrage leveren aan het proces om te komen tot bewustwording (kennis en houding) en acceptatie (gedrag) van ontwikkelen en vestigen van het dienstencentrum. In relatie tot onze maatschappelijke opdracht om een bijdrage te leveren aan opvang en integratie van vluchtelingen, om zo als gemeente Zutphen onze verantwoordelijkheid in te nemen. Proces bestaat uit 2 delen:

-

College van burgemeester en wethouders Gemeenteraad Bestuur COA Medewerkers gemeente Zutphen en COA IND Samenwerkingspartners

EXTERN - Bewoners en ondernemers bedrijventerrein Revelhorst - Bewoners en ondernemers buitengebied Leesten - Bewoners en ondernemers wijk Leesten - Inwoners Zutphen en Warnsveld algemeen - Actiegroepen/ buurtcomités - Vastgoedeigenaren - Woningcoöperaties - Pers/media Overige relevante organisaties

-

-

-

-

1e deel: feit dat dienstencentrum er komt, bouw en ontwikkelingsproces (informeren en betrekken) 2e deel: belanghebbenden erbij betrekken; er komen daar ineens mensen wonen die we in hun waarde moeten laten en in de gelegenheid moeten stellen hun leven te laten leven Ambitieniveau participatie: het is de ambitie van gemeente Zutphen om betrokkenen op een zo vroeg mogelijk moment te betrekken bij plannen, zodat zij weten wat er mogelijk gaat gebeuren, zij ruimschoots de gelegenheid hebben hun mening, ideeën en suggesties te geven en hun zorgen te delen. Gemeente Zutphen zal bij de planontwikkeling hiermee rekening houden, voorzover dat mogelijk is binnen de contouren van het plan en het proces Gemeente Zutphen roept belanghebbenden actief, meermaals en via een verscheidenheid aan middelen en activiteiten op om betrokken te zijn, zich te informeren en hun mening te laten horen.

-

Bewonerswijkteam Leesten COA regionaal, Politie team IJsselstreek GGD, medische zorg, huisartsen etc. COA regionaal/ landelijk BrandweerVeiligheidsregio Noorden Oost-Gelderland Dienst Terugkeer en Vertrek Vluchtelingenwerk Nederland Openbaar vervoer organisaties

Focus bewonersparticipatie Voor de bewoners zal de focus van de participatie komen te liggen op: - Primair: bewoners van het buitengebied op en in omgeving Revelhorst - Secundair: bewoners van de wijk Leesten ten noorden van de rondweg - Tertiair: overige bewoners en bedrijven Deze verdeling geeft aan dat in het proces altijd de bewoners van het buitengebied in de buurt van Revelhorst in de tijd gezien eerder betrokken zullen worden dan de bewoners van wijk Leesten ten noorden van de rondweg (hoewel gelijktijdigheid zoveel mogelijk zal worden nagestreefd) Focus bedrijven Eenzelfde verdeling zien we terug voor de bedrijven: - Primair: bedrijven op De Revelhorst - Secundair: bedrijven in de wijk Leesten

-

Tertiair: overige bedrijven

Omgevings-|stakeholderanalyse Per stakeholdergroep aangeven: - Welke positie zij innemen - Welke mogelijke bezwaren zij hebben - Met welke informatie (en argumenten) kunnen zij zich een beter beeld vormen van het vraagstuk - Op welke wijze kunnen we hen tegemoetkomen als het gaat om participatie (waarover willen zij adviseren?) Situatieanalyse en ervaringen AZC

Mijlpalen besluitvorming

-

Zie bijlage 2.

-

COA is de leidende partij waar het gaat om het ontwerpen, ontwikkelen en bouwen van de voorzieningen

-

-

-

De voorbestemde locatie het Dienstencentrum ligt aan het Boggelderenk op de Revelhorst IV, ten oosten van Circulus recycleplein en ten westen van en grenzend aan het zonneveld. De locatie ligt ten zuiden van de N314 en de wijk Leesten. De realisatie van het Dienstencentrum wordt door COA gebruikt als doorstroomlocatie voor asielzoekers met een gemiddelde verblijfsduur van 3 weken. de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst/GezondheidsZorg Asielzoekers (GGD/GZA), Vluchtelingenwerk Nederland (VWN), de Raad van Rechtsbijstand (RvR) en Vreemdelingenpolitie worden in dit Dienstencentrum gehuisvest.

Participatievragen

-

Wat wil je weten van de stakeholders? Waar kunnen de wensen van de initiatiefnemer door de inbreng van stakeholders nog aangepast worden? Hebben de stakeholders bepaalde kennis en ervaring die waardevol zijn voor jouw project? Helpen de antwoorden op deze vragen jou en degene die uiteindelijk het besluit over het project moet nemen in het besluitvormingsproces?

-

-

-

Extra opvang van 250 asielzoekers kan niet in huidige AZC maar gebeurt alleen in het Dienstencentrum. Aandachtspunt, tijdelijke opvang geldt voor gemiddeld 3 weken, de tijd ligt gemiddeld tussen 6 dagen en 6 weken. Kansen Bijdrage leveren aan en de maatschappelijk verantwoording nemen in de opvang van asielzoekers in Nederland Dat we directe werkgelegenheid creëren voor 100-150 arbeidsplaatsen Werkgelegenheid bij het ontwikkelen van het gebouw/ toeleverende (regionale) bedrijven Werkgelegenheid na ingebruikname gebouw, toelevering (regionale bedrijven), beveiliging, voeding, schoonmaak etc.) De looptijd is 30 jaar Uitgangspunt is dat alle kosten die voortvloeien uit de vestiging van het DC met opvang worden betaald door het rijk Positieve ervaringen met het AZC Positieve beeldvorming, maatschappelijke betrokkenheid, sociaal imago

Risico’s Mogelijke weerstand van bewoners en ondernemers gevestigd op De Revelhorst Mogelijke weerstand bewoners, ondernemers in de wijk Leesten Mogelijke weerstand inwoners Zutphen/ Warnsveld breed Mogelijk gevoel van overlast/angst voor omwonenden, ondernemers en inwoners door

-

asielzoekers die zich buiten het Dienstencentrum/opvang begeven. Druk op politiecapaciteit Bezwaarschriften en procedures Participatievormen

Werkvormen | Middelen participatie

Participatie kent 6 niveaus (treden) van participatie* (uit Samenspraakwijzer 2024, gemeente Zutphen): - Informeren - Raadplegen - Adviseren - Coproduceren - (mee)beslissen - Overnemen/zelfbeheer

De volgende werkvormen|middelen zullen worden ingezet: Participatieniveau 1 (informeren) - Fysieke bijeenkomsten met diverse stakeholdersgroepen - Brief - Huis-aan-huis blad Contact - Website - Social media - (nieuwsbrief) - Pers|media

Op het moment dat gemeente en COA tot een bestuursovereenkomst komen om het Dienstencentrum te ontwikkelen, staat vast dat het DC er komt en waar het DC komt. Hoewel gemeente Zutphen belanghebbenden graag in de gelegenheid stelt om te participeren op een zo hoog mogelijke trede van de participatieladder, beperkt participatie zich bij dit project vooral tot stap 1 en 2 van de participatieladder: informeren (1) en raadplegen (2) Dit geldt zeker ten aanzien van de keuze c.q. het besluit om het

Participatieniveau 2 (raadplegen): - Fysieke bijeenkomsten - Overlegvormen - Brief - Enquête - Peilingen - Reactieformulieren Participatieniveau 3 (adviseren): - Brief - Overlegvormen - Informele ontmoetingen Zie ook bijlage 1 Werkvormen | middelen participatie

Dienstcentrum te gaan ontwikkelen (na het tekenen van de bestuursovereenkomst tussen gemeente Zutphen en COA) en voor de keuze van de locatie. Daar waar mogelijk zal gemeente Zutphen stap 3 (adviseren) toepassen. Hierbij zal het gaan om specifieke onderdelen van het te ontwikkelen plan. De ontwikkeling van het dienstencentrum gebeurt in overleg met de gemeente en volgens de gebruikelijke procedures voor vergunningaanvraag onder de nieuwe Omgevingswet. Participatie maakt een verplicht onderdeel uit van deze procedure.

Planning

Organisatie

Communicatie

Zie bijlage 2 Participatiemomenten

Zie bijlage 3 Organisatie

Zie communicatieplan-/canvas

Termijnen: - Voorbereiding voorafgaand aan een participatiemoment 6-8 wkn - Uitnodigen voorafgaand aan event 2-3 wkn - Verwerken opbrengst na event 2-4 wkn - Terugkoppelen naar deelnemers + opstellen participatieverslag 3-5 wkn

Bijlage 1 Werkvormen | middelen participatie

Participatieniveau

Informeren

Raadplegen

Adviseren

• • • • • •

• •

•

•

•

Werkvormen | middelen Fysieke bijeenkomsten Brief H-a-h blad Contact Website Social media Overlegvormen (Nieuwsbrief) Pers | media Enquête Peilingen Reactieformulieren Informele ontmoetingen

• • • • •

Bijlage 2 Planning - Participatiemomenten

Wanneer

Wat

6/5

Openbaar besluit met embargo: Het college besluit College tot het voornemen om een bestuursovereenkomst met het COA aan te gaan en vraagt aan de raad voordat het een definitief besluit neemt om wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Oprichten twee overleggen: omwonenden en Gemeente/COA bedrijven.

Direct omwonenden en bedrijven worden (apart) tijdens het embargo plenair geïnformeerd over de plannen en de wijze van inspraak. Bredere groep omwonenden wordt z.s.m. d.m.v. een inloopavond geïnformeerd over de plannen en de wijze van inspraak.

Oordeelsvormend forum over wensen en bedenkingen m.b.t. de bestuursovereenkomst. Wijzigen omgevingsplan.

Inwoners en bedrijven kunnen inspreken.

Data nog invullen

idem idem idem

Omgevingsvergunning voor bouwen volgens de reguliere procedure (checken of uitgebreide procedure misschien beter is).

Wie

Gemeente Gemeente

Participatie

1e informatieavond bewoners en bedrijven oproepen tot aansluiting bij overleggroepen (bewoners en bedrijven). Locatie staat vast. Inrichtingsplan wordt besproken en wordt bij suggesties die het plan beter maken aangepast In het overleg zitten naast inwoners en bedrijven: 1. Wijkregisseur of Bedrijfscontactfunctionaris 2. Adviseur Veiligheid 3. Projectleider gemeente 4. Locatiemanager COA 5. Projectleider COA

Zienswijzen op het ontwerpbesluit. In beroep bij de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. Mogelijkheid tot zienswijzen. Mogelijkheid tot bezwaar bij de gemeente. Mogelijkheid tot beroep bij de rechtbank.

idem

Opstellen risicoanalyse (incl. extra inzet politie, BOA en beveiliging op de locatie)

Gemeente/COA/ Omwonenden en bedrijven

Doorlopend

Oprichten beheergroep voor als het Dienstencentrum open is. a. Opstellen beheerplan in verband met de veiligheid en leefbaarheid. b. Uitvoeren van het beheerplan zolang het Dienstencentrum operationeel is. c. Tussentijds bijstellen en/of vernieuwen van beheermaatregelen uit het beheerplan op basis van periodieke monitoring (metingen, klachten, casusmateriaal). d. Communicatie richting omwonenden.

Gemeente/COA

Hier ligt een prominente rol voor de omwonenden en bedrijven. De omwonenden spelen een belangrijke rol bij het opstellen van deze analyse en het uitvoeren van de jaarlijkse metingen Leefbaarheid en Veiligheid. Samenstelling beheergroep: 1. Wijkregisseur (voorzitter) 2. Vertegenwoordigers van de omwonenden 3. Vertegenwoordiger(s) bedrijven 4. Locatiemanager Dienstencentrum 5. Wijkagent 6. Beleidsmedewerker Veiligheid 7. Medewerker team Openbare ruimte 8. Bedrijfscontactfunctionaris