TOEGEVOEGD Concept Memo LTA

Concept Memo Presidium Aan: Voorzitter en leden van het Presidium Van: Birgitta Dolfing Datum: 9 januari 2025 Betreft: Informatief Memo ‘Werken met de Lange Termijn Agenda (LTA)’ Beste voorzitter en leden van het presidium, In het presidium van 19 december 2024 werd bij agendapunt 5. “Lange Termijn Agenda versie 17 december 2024” verzocht om een Memo. Het gaat om verschillende aspecten. Ten eerste: een handleiding hoe raadsleden naar de LTA moeten kijken; wat kan je ermee, hoe kun je dit goed tot je nemen? Ten tweede: wat kan de raad veranderen dan wel welk punt kan worden verschoven in de tijd? Ten derde: wat kan de raad zelf op de LTA plaatsen, de zogeheten vrije ruimte? Hieronder worden een aantal mogelijkheden verwoord op welke manier fracties met de LTA om kunnen gaan en hoe de LTA meer betekenis voor de raad kan krijgen als instrument voor sturing en monitoring. Dit betekent dat ervan uit wordt gegaan dat de LTA een dynamisch document is en kan worden aangepast waarbij noodzakelijkheid en mogelijkheden vragen om nadere omschrijving. De domeinen zijn overigens niet gelijk van grootte: er zullen minder voorstellen vanuit Economie en Cultuur zijn dan vanuit Ruimte. 1. Handleiding LTA De LTA in haar huidige vorm is ontworpen voor de ambtelijke organisatie omdat deze ermee moet werken.

Om de LTA te kunnen gebruiken als raadsinstrument moeten raadsleden de relevante informatie snel tot zich kunnen nemen. Voor hen is dan relevant dat de onderwerpen worden gerubriceerd per domein en per kwartaal. Op deze manier kan de volgtijdelijkheid van een onderwerp worden gevolgd en de samenhang tussen onderwerpen per domein. Ook de verdeling tussen domeinen (evenwicht) kan worden bekeken, al is de vraag of een min of meer evenwichtige verdeling van onderwerpen in het licht van noodzakelijkheid en actualiteit altijd te realiseren is. Om de LTA niet alleen goed te kunnen te lezen (passief), maar ook in te zetten als raadsinstrument (actief), zijn de volgende twee zaken vereist. 2. Onderwerpen verschuiven in de tijd Het college heeft al de mogelijkheid via een zogeheten mutatieformulier onderwerpen waarbij de oorspronkelijke vergaderplanning niet behaald kan worden, een nieuwe planning aan te geven. Hierbij wordt tevens gemotiveerd aangegeven wat de reden is van de aangepaste planning en eventueel de consequenties. In aanvulling hierop kan de mogelijkheid worden gecreëerd dat de raad aangeeft onderwerpen naar voren te willen halen. Dit vraagt eveneens om een motivatie vanuit de raad.

De praktische uitvoerbaarheid van het verzoek vraagt wel om voorinformatie vanuit het college: is het voor de ambtelijke organisatie qua capaciteit haalbaar om aan een verzoek te voldoen en welke (financiële en/of juridische) consequenties heeft het prioriteren van een onderwerp wanneer hierdoor een of meer onderwerpen naar achteren schuiven in de tijd? Er moet dan een keuze worden gemaakt. Het zou goed zijn als in aanvulling op de huidige LTA van het college ook de raad een prioriteitenlijst opstelt en daarin de onderwerpen benoemt die belangrijk worden geacht om te worden gerealiseerd in de collegeperiode. Om deze manier kan de raad onderscheid aanbrengen in de veelheid van

onderwerpen en de werkdruk voor zichzelf en de ambtelijke organisatie inkaderen. Dit kan in de volgende raadsperiode gerealiseerd worden.

3. Vrije ruimte voor de raad De huidige planning van de LTA voorziet in een x-aantal te agenderen onderwerpen per kwartaal. Hierbij moet rekening worden gehouden met het aantal vergaderingen. Per jaar zou de LTA momenteel ruimte moeten bieden aan 80 onderwerpen. Hierbij zou moeten worden gekeken naar een gelijkmatige verdeling van de onderwerpen over de domeinen én ruimte worden gehouden voor de actualiteit. Hierbij kan het gebeuren dat onderwerpen die vooraf niet voorzien waren aan de raad worden voorgelegd. Dit is geredeneerd vanuit het college, maar ook de raad zou deze keuzemogelijkheid moeten hebben. Er is op voorhand in de LTA uitgegaan van 68 vooruit geplande onderwerpen per jaar: 21 in het eerste en derde kwartaal en 131 in het tweede en vierde kwartaal. De griffie plaatst hierbij de kanttekening dat een opstelsom van onderwerpen sec niet een juiste manier is om een strategische agenda op te stellen. Het zegt namelijk niets over de zwaarte of duur van een onderwerp; in welke mate wordt de raad erbij betrokken dus de gehele of een deel van de BOB vergadercyclus. Dit punt is (nog) onderwerp van gesprek tussen directie en griffie. Op voorhand is vrije ruimte moeilijk te voorspellen en dus in te plannen, in de regel is 10% een stelregel. Dit zou erop neerkomen dat in plaats van 68 er 61-62 onderwerpen ingepland zouden moeten worden.

Per kwartaal kan worden beoordeeld of dit noodzakelijk of wenselijk is. Voorstellen: - De griffie een beknopte handreiking te laten opstellen (aan de hand van concrete voorbeelden) hoe de LTA te lezen en waarin helder wordt dat de rubricering kan worden aangepast per domein en per kwartaal; - Aan de LTA in Ibabs is een extra kolom ‘opmerkingen’ toegevoegd waarin de wijzingen ten opzichte van de eerdere LTA worden vermeld; - De griffie een LTA-agendaformulier te laten opstellen voor het indienen van wijzigingsverzoeken (naar voren halen van onderwerp) of verzoeken om agendering van aanvullende onderwerpen door de raad.

1 De griffie merkt op dat deze optelsom voor de pilotperiode niet is uitgekomen. Dit heeft ook gevolgen voor de

komende kwartaal/kwartalen.