TOEGEVOEGD Communicatieplan en actieplan maart 2025 2

Communicatieplan Dienstencentrum COA – versie d.d. 31 maart 2025 Project : Dienstencentrum COA - locatie Revelhorst Bestuurlijke opdrachtgever: Rick Verschure

Stakeholders INTERN - College van burgemeester en wethouders - Gemeenteraad - Bestuur COA - Medewerkers gemeente Zutphen en COA - IND - Samenwerkingspartners EXTERN - Bewoners en ondernemers bedrijventerrein Revelhorst - Bewoners en ondernemers buitengebied Leesten - Bewoners en ondernemers wijk Leesten - Inwoners Zutphen en Warnsveld algemeen - Actiegroepen/buurtcomités - Vastgoedeigenaren - Woningcoöperaties - Pers/media Overige relevante organisaties - Bewonerswijkteam Leesten - COA regionaal, Politie Team IJsselstreek - GGD (medische zorg, huisartsen etc.) - COA regionaal/landelijk - Brandweer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland - Dienst Terugkeer en Vertrek - Vluchtelingenwerk Nederland - Openbaar vervoer organisaties

Achtergrond

(Communicatie) doelstellingen

In verband met de landelijk grote instroom van asielzoekers zijn er met het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) gesprekken gevoerd over uitbreiding van opvangcapaciteit in de gemeente Zutphen. Het college heeft op 14 december 2022 een vertrouwelijke intentieovereenkomst gesloten om te onderzoeken of in de gemeente Zutphen een Dienstencentrum gevestigd kan worden waar de eerste fase van het asielproces gefaciliteerd wordt. Het Dienstencentrum wordt gecombineerd met opvang voor maximaal 250 plaatsen voor asielzoekers en zorgt voor extra werkgelegenheid van 100 tot 150 arbeidsplaatsen. Op dit moment onderzoekt het COA of een locatie op de Revelhorst hiervoor kan worden aangekocht.

-

Vraag/ aanleiding

Strategie

Stakeholders tijdig en optimaal informeren, met hen in gesprek gaan en naar hen luisteren (aandacht voor hun ideeën, gevoel van onzekerheid en onrust) - Participatie en communicatie moeten een optimale bijdrage leveren aan het proces om te komen tot bewustwording (kennis en houding) en acceptatie (gedrag) van ontwikkelen en vestigen van het Dienstencentrum. - Uiting geven aan onze maatschappelijke opdracht om een bijdrage te leveren aan opvang en integratie van vluchtelingen, om zo als gemeente Zutphen onze verantwoordelijkheid te nemen. - Het proces bestaat uit twee delen: 1. 1e deel: dat het Dienstencentrum er komt, bouw- en ontwikkelingsproces (informeren en betrekken) 2. 2e deel: er komen daar ineens mensen wonen die we in hun waarde moeten laten en de ruimte geven om te leven.

Middelen -

Inloop- en informatieavonden Gemeentenieuws/Contact Social media Eigen websites (gemeente en COA) Nieuwsbrief In een later stadium: omwonendenoverleg en bedrijvenoverleg

Planningsproces

Uitgangspunten communicatie Ontwikkel een communicatie-/participatieplan geldend vanaf het moment dat het college van gemeente Zutphen heeft besloten tot het voornemen om een bestuursovereenkomst met het COA aan te gaan tot en met de exploitatie van het Dienstencentrum.

-

-

-

-

-

Situatieanalyse en ervaringen AZC -

De voorbestemde locatie het Dienstencentrum ligt aan het Boggelderenk op de Revelhorst IV, ten oosten van Circulus recycleplein en ten

Onderverdeling van categorieën stakeholders naar mate van betrokkenheid. Bij elk van de stakeholdersgroepen wordt gekeken welke communicatieaanpak wordt ingezet: informeren, betrekken, samenwerken en monitoren; daar ontwikkelen we een programma op maat voor. We houden rekening met de wens en intentie van het college om te streven naar de maximaal haalbare mate van participatie Communicatie is transparant, helder, eerlijk en zoveel mogelijk op maat richting doelgroepen. Daar waar mogelijk direct contact onderhouden met betrokken stakeholders en omwonenden/ondernemers/ middenstand en winkeliers. Er wordt een omwonendenoverleg en een bedrijvenoverleg ingericht.

De planning kent verschillende fasen: Fase 1: Besluitvormingstraject Fase 2: Voorbereiding realisatie Fase 3: Realisatie Fase 4: Exploitatie en beheer Planning besluitvormingstraject bestuursovereenkomst gemeente en COA: zie bijlage 1 onder deze tabel.

Participatie

Planning communicatie

De wijze waarop in dit project vorm en inhoud gegeven wordt aan participatie is beschreven in een afzonderlijk participatieplan.

Doorlopend proces van communicatie, verschillende fases waarin we communiceren, planning volgt daaruit.

-

-

-

-

westen van en grenzend aan het zonneveld. De locatie ligt ten zuiden van de N314 en de wijk Leesten. De realisatie van het Dienstencentrum wordt door COA gebruikt als doorstroomlocatie voor asielzoekers met een gemiddelde verblijfsduur van 3 weken. de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst/GezondheidsZorg Asielzoekers (GGD/GZA), Vluchtelingenwerk Nederland (VWN), de Raad van Rechtsbijstand (RvR) en Vreemdelingenpolitie worden in dit Dienstencentrum gehuisvest. Extra opvang van 250 asielzoekers kan niet in huidige AZC maar gebeurt alleen in het Dienstencentrum. Aandachtspunt, tijdelijke opvang geldt voor gemiddeld 3 weken, de tijd ligt gemiddeld tussen 6 dagen en 6 weken. Kansen Bijdrage leveren aan en de maatschappelijk verantwoording nemen in de opvang van asielzoekers in Nederland Dat we directe werkgelegenheid creëren voor 100-150 arbeidsplaatsen Werkgelegenheid bij het ontwikkelen van het gebouw/ toeleverende (regionale) bedrijven Werkgelegenheid na ingebruikname gebouw, toelevering (regionale bedrijven), beveiliging, voeding, schoonmaak etc.) De looptijd is 30 jaar Uitgangspunt is dat alle kosten die voortvloeien uit de vestiging van het DC met opvang worden betaald door het rijk Positieve ervaringen met het AZC

Hoewel het college streeft naar maximale mate van participatie voor stakeholders, zal de participatie in dit project in eerste instantie beperkt blijven tot stap 1 van de participatieladder/-wijzer t.w. informeren en luisteren. De ruimte tot participatie is zeer beperkt doordat het voornemen tot het vestigen van het Dienstencentrum voor het college (en na goedkeuring door de raad) vaststaat, de geschikte locatie is gevonden en bij goedkeuring op de financiering door het ministerie het Dienstencentrum op deze locatie ontwikkeld zal worden. In het proces van planontwikkeling zal beoordeeld worden of er onderdelen zijn waarop participatie verder kan gaan dan stap 1 (informeren). Dit zou kunnen zijn stap 2 (raadplegen) dan wel stap 3 (adviseren).

Gemeente en COA stellen een integraal tijdpad op. Hierbij worden de communicatiemomenten en beslismomenten benoemd. Wanneer is iets openbaar? En wanneer treden we met wat naar buiten?

-

-

-

Positieve beeldvorming, maatschappelijke betrokkenheid, sociaal imago Risico’s Mogelijke weerstand van bewoners en ondernemers gevestigd op De Revelhorst Mogelijke weerstand bewoners, ondernemers in de wijk Leesten Mogelijke weerstand inwoners Zutphen/ Warnsveld breed Mogelijk gevoel van overlast/angst voor omwonenden, ondernemers en inwoners door asielzoekers die zich buiten het Dienstencentrum/opvang begeven. Druk op politiecapaciteit Bezwaarschriften en procedures

Kernboodschap

Financiën/ budget

Zie bijlage 2 Rollen/ Taken/ verantwoordelijkheden (COA/Gemeente/ IND etc) In overleg tussen gemeenten Zutphen en COA

Bijlage Kernboodschap na besluitvorming college tot voornemen aangaan bestuursovereenkomst met het COA (project Dienstencentrum COA, versie d.d. 31 maart 2025) Waarom een Dienstencentrum in Zutphen? In verband met de aanhoudende landelijke instroom van asielzoekers, zijn er met het COA gesprekken gevoerd over uitbreiding van activiteiten in de gemeente Zutphen. Het college van Burgemeester en Wethouders heeft op 14 december 2022 een vertrouwelijke intentieovereenkomst gesloten met het COA en de IND om in de gemeente Zutphen een Dienstencentrum te vestigen. Waarom een Dienstencentrum? Gemeente Zutphen voelt het als haar maatschappelijke verantwoordelijkheid om een duurzame bijdrage te leveren aan de uitvoering van het landelijke asielproces en bevordering van de lokale werkgelegenheid. Wat is een Dienstencentrum?

In het Dienstencentrum wordt o.a. de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) gehuisvest. Daarnaast worden er maximaal 250 asielzoekers gelijktijdig opgevangen door het COA. In het Dienstencentrum zetten deze mensen een eerste stap in de asielprocedure; er is geen actieve aanmelding mogelijk. Deze asielzoekers komen niet op eigen gelegenheid naar het Dienstencentrum maar worden vanuit het aanmeldcentrum in Ter Apel gebracht door het COA. Nadat de asielzoekers een procedure van ongeveer drie weken in het Dienstencentrum hebben doorlopen, reizen de asielzoekers door naar een asielzoekerscentrum elders in het land. Gedurende hun verblijf van gemiddeld drie weken zorgt het COA voor de eerste levensbehoeften, waaronder maaltijden. Daarnaast zijn er recreatieve voorzieningen aanwezig op het terrein. De maximale verblijfsduur van de asielzoekers op het Dienstencentrum is 6 weken. Het Dienstencentrum zorgt voor een extra werkgelegenheid van ongeveer 100 arbeidsplaatsen. Dit gaat om direct arbeidsplaatsen op het Dienstencentrum maar ook bij aanleverende organisaties op het gebied van beveiliging, voeding en verzorging. Waar komt het Dienstencentrum? De gemeente en het COA hebben breed locatieonderzoek gedaan. Uiteindelijk is gebleken dat de enige geschikte locatie ligt aan de Boggelderenk ten westen van en aangrenzend aan het zonneveld op bedrijventerrein Revelhorst in Zutphen.

Welke stappen worden er op korte termijn gezet?

Het college van B&W heeft besloten tot het voornemen om een bestuursovereenkomst aan te gaan met het COA voor de vestiging van een Dienstencentrum op Revelhorst. Er wordt zo spoedig mogelijk gesproken met de omwonenden en de ondernemers om hen te informeren en te luisteren naar hoe zij tegen de plannen aankijken. Hierna worden er in een oordeelsvormende vergadering wensen en bedenkingen opgehaald en kunnen omwonenden en ondernemers inspreken. Tot slot weegt het college van B&W alles wat vanuit de oordeelsvormende vergadering en de betrokkenen is aangedragen en neemt zij een definitief besluit om de bestuursovereenkomst met het COA aan te gaan. Na het definitieve besluit van het college van B&W kan het COA starten met het uitwerken van de plannen volgens de procedures die gangbaar zijn bij dit soort initiatieven.