TOEGEVOEGD Bijlage Reactie college op de uitgebrachte adviesbrief jaarstukken 2020 van de Auditcommissie

De Auditcommissie heeft bij de jaarstukken 2020 een aantal adviezen uitgebracht. Bij de uitgebrachte adviezen hebben wij als college de volgende reactie: Advies 1: Vraag het college de tijdigheid van aanbieden van de jaarstukken te verbeteren en accepteer daarbij geen disclaimers. Reactie college: Wij begrijpen de wens van de auditcommissie en raad om eerder over de jaarstukken te kunnen beschikken dan dit jaar het geval was. Hier zijn wij echter in hoge mate afhankelijk van de accountant. Op het controleproces door de accountant hebben wij nauwelijks of geen invloed waardoor wij niet in staat zijn om te garanderen dat de jaarstukken eerder naar de raad toegestuurd kunnen worden. Daarom stellen wij voor om de raad in een eerder stadium te betrekken bij het jaarrekeningproces. Op het moment dat de concept jaarstukken naar de Auditcommissie gaan, verzorgen wij graag een presentatie voor het forum over de concept-jaarstukken. Deze presentatie gaat zowel over de cijfers als over de inhoud. Daarnaast hebben wij van de accountant begrepen dat het voor hen geen bezwaar is als raads- en forumleden ook de beschikking krijgen over de concept-jaarstukken. Door wijzigingen in de jaarstukken, ontstaan n.a.v.

de controle door de accountant, niet alleen te communiceren met de auditcommissie maar ook met forum en raad zijn alle betrokkenen voortdurend op de hoogte van de voortgang van de jaarstukken en menen wij een passende werkwijze te realiseren voor advies 1. Advies 2: Voeg een publieksvriendelijke samenvatting van de jaarstukken toe. Reactie college: Aan de jaarstukken wordt een infographic toegevoegd waarbij de lezer op 1 A-viertje kan lezen wat de belangrijke inkomsten en uitgaven zijn van de gemeente. Daarnaast beschikken wij over een websiteversie van de jaarstukken. Deze websiteversie is meer toegankelijk dan de papieren versie van de jaarstukken. Per programma kan men gemakkelijke “doorklikken” naar de producten. Wij denken dat dit voldoende tegemoet komt aan de behoefte van de niet financieel geschoolde lezer. Advies 3: Vraag het college bij komende jaarrekeningen een uitgebreidere toelichting bij de risico’s. Reactie college: Sommige risico’s bevatten in de bijbehorende toelichting vertrouwelijke informatie die niet in de openbaarheid gedeeld kan en mag worden. Om tegemoet te komen aan dit advies van de auditcommissie stellen wij voor leden van de Auditcommissie vertrouwelijk kennis te laten nemen van de risico’s zoals verwoord in het risicosysteem Naris waarin alle risico’s zijn opgeslagen inclusief de bijbehorende toelichtingen.

Advies 4: Vraag het college bij de Burap steeds scherp inzichtelijk te maken wat de stand van zaken is van de ingeboekte bezuinigingen en daarbij onderscheid te maken tussen incidentele en structurele resultaten. Reactie college: Op dit moment wordt in iedere burap aandacht besteed aan de voortgang van de bezuinigingen. Dit is een vast onderdeel van de concernburap. Gedurende het jaar is nog niet altijd goed te duiden of een resultaat incidenteel of structureel is. In ieder geval wordt in de jaarrekening aangegeven welke resultaten structureel zijn en welke incidenteel. Advies 5: Kijk goed naar het resultaat zonder de effecten van Corona Reactie college: Wij delen die mening. Daarom is in de jaarrekening 2020 duidelijk onderscheid gemaakt tussen het resultaat inclusief Corona en het resultaat exclusief Corona. Vanaf het uitbreken van de pandemie hebben wij de baten en lasten, verband houdend met Corona, afgezonderd van de reguliere boekhouding. Dit is ook zichtbaar gemaakt in de jaarrekening 2020. Advies 6: Houd ambitie, ambtelijke capaciteit en middelen in evenwicht. Kijk hier vooral naar bij de komende begrotingsbehandeling en tussentijdse begrotingswijzigingen. Het is aan te bevelen om

bij toekomstige jaarrekeningen een overzicht van doorgeschoven investeringen en uitgaven beschikbaar te hebben. Reactie college: Wij onderschrijven dit advies. Op dit moment zijn wij bezig om alle plannen, projecten en investeringen te ordenen en te onderzoeken of voor al deze zaken ook voldoende capaciteit en middelen beschikbaar zijn. Wij sluiten niet uit dat wij, vanzelfsprekend in afstemming met de raad, tot een herprioritering moeten komen omdat de wensen en ambitie de beschikbare capaciteit en middelen overtreffen. In het najaar 2021 komen wij hierop terug. Daarnaast werd in het verleden aan de jaarrekening een overzicht toegevoegd met de kredieten waarop geen beroep is gedaan terwijl dit wel begroot was. Dit overzicht kunnen wij vanaf de jaarstukken 2021 weer (her)introduceren. Advies 7: Nodig 2 maal per jaar de directie van de organisatie uit om verslag te doen aan de raad met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie in relatie tot interne beheersing en kwaliteit van uitvoering. Beoordeel bij de begroting investeringen van de organisatie op ambitie en de kwaliteit van de uitvoering. Reactie college: wij hechten eraan te benadrukken dat wij als college verantwoording afleggen aan de raad. Dit geldt ook voor ontwikkelingen binnen de organisatie. Vanzelfsprekend nemen wij u mee in de organisatie ontwikkeling.

Wij stellen voor om in de toekomstige buraps, te beginnen met Burap-2 2021 hieraan een hoofdstuk te wijden.