TOEGEVOEGD advies auditcommissie PC cyclus vanaf verslagjaar 2024 - aangepast na OV vergadering 12-02-2024

Memo Auditcommissie Aan: Leden van de raad en fractievertegenwoordigers Van: Auditcommissie Datum: 24 januari 2024 Betreft: P&C cyclus Inleiding De ambtelijke organisatie heeft zich beraden op de huidige situatie en de gewenste situatie van de planning en control (P&C) cyclus. Zowel vorm als inhoud worden tegen het licht gehouden om te beoordelen in hoeverre in de zeven verschillende producten van de P&C cyclus de raad de benodigde informatie wordt aangereikt om de kaderstellende en controlerende rol te vervullen. De notitie Planning & Control cyclus, P&C cyclus vanaf verslagjaar 2024 is besproken met de auditcommissie. Hierbij ontvangt u het advies over de voorgestelde aanpassingen in de P&C cyclus. 1. BURAP-1 Voorgesteld wordt Burap 1 van januari tot en met mei te laten lopen. De vaststelling volgt dan na het zomerreces in september. De auditcommissie merkt op dat hier de maand juni buiten beschouwing wordt gelaten terwijl de financiële en inhoudelijke informatie wel nodig is voor een volledig beeld. Bovendien zou met inbegrip van de maand juni twee kwartaalrapportages worden opgeleverd. De periode tussen ‘afsluiting’ van Burap-1 en vaststelling in het najaar wordt hiermee ook kleiner. De ambtelijke organisatie geeft aan dat het verwerken van de maand juni in Burap-1 betekent dat deze niet voor het zomerreces kan worden aangeboden en vastgesteld door de raad.

Deze kan pas in september naar het college en in de raad van oktober definitief worden vastgesteld. Gevolg hiervan is dat de tijdspanne tussen vaststelling van Burap-1 en Burap-2 korter wordt aangezien deze in de nieuwe planning is voorzien in december. Anderzijds, indien inhoudelijk aan de nieuwe planning wordt vastgehouden: Burap-1 bevat dan informatie van januari tot en met mei, en is het wel mogelijk om informatie op hoofdcijfers aan te leveren bij de beschouwingen van de voorjaarsnota. De wens van de auditcommissie blijkt door praktische barrières niet uitvoerbaar. Het is niet mogelijk om Burap-1 als zogeheten zomerrapportage voor het zomerreces ofwel in september definitief te laten vaststellen. De auditcommissie ziet graag dat de organisatie zodanig wordt ingericht dat rapportages halfjaarlijks (in september?) kunnen plaatsvinden en stelt de raad voor om het college te vragen wat er nodig is om dit te realiseren. Zoals besproken in de oordeelsvormende vergadering van 12 februari is het raadsvoorstel en Memo met tijdlijn aangepast. De auditcommissie kan zich hierin vinden, maar is desondanks voornemens om samen met de organisatie te onderzoeken of doorlooptijden zodanig verkort kunnen worden dat de BURAP rapportages eventueel eerder gepubliceerd kunnen worden. 2.

Ter kennisgeving of ter vaststelling Buraps Op grond van het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) is het college verplicht een aantal keren per jaar te rapporteren aan de raad. Met deze rapportage legt het college

verantwoording af over de uitvoering van de ambities uit het coalitieakkoord. Verantwoording afleggen is niet hetzelfde als informeren. Op grond van de rapportages, die een terugblik bevatten, heeft de raad de mogelijkheid om bij de volgende programmabegroting bij te sturen. Om de raad in positie te brengen, is het noodzakelijk dat de tussentijdse bestuursrapportages de hiervoor benodigde informatie bevatten. 3. Indicatoren voor meetbaar maken van effectiviteit van beleid De auditcommissie wijst tot slot op eerder door haar uitgebrachte adviezen bij de jaarstukken 20212022. Het college heeft aangegeven dat de ambtelijke organisatie in gezamenlijkheid met de auditcommissie het proces van herinrichting van de jaarstukken gaat voorbereiden. De raad wordt hierbij ook uitgenodigd om actief bij te dragen aan het ontwikkelen van meetbare indicatoren en het beter zichtbaar maken van effectiviteit van beleid. De auditcommissie ondersteunt dit en verneemt graag wat hiervoor vanuit de ambtelijke organisatie benodigd is om concrete voorstellen in de eerste helft van dit jaar tegemoet te zien zodat voorjaarsnota en programmabegroting hierop aangepast kunnen worden.