TOEGEVOEGD 29 januari 2026 - 1303395 - Bijlage 2 - Aangevuld reflectieverslag gemarkeerd

BIJLAGE 2 Aangevulde reflectie door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen naar aanleiding van motie 2025-M0025; - Gemarkeerde versieMarkeringen Correcties: Rode tekst Aanvullingen: Blauwe tekst Verwijderd: Doorgehaalde tekst Motie 2025-M0025 23 juni 2025 Roept het college op: 1. Het huidige proces Dienstencentrum stop te zetten; 2. Een voorstel aan de gemeenteraad te doen over de wijze waarop de inwoners en gemeenteraad betrokken worden bij extra opvang van asielzoekers / vluchtelingen in de gemeente Zutphen; 3. Te reflecteren op het gelopen proces en de leerervaringen mee te nemen in het bovenstaande voorstel. Algemene reactie van het college op motie 2025 – M0025 Het college wenst te reflecteren op zijn handelen in het doorlopen proces voorafgaand aan de besluitvorming van 23 juni 2025 en vooral te leren van deze ervaringen. Het college vraagt zich daarbij af; wat waren de intenties en overwegingen achter ons handelen en hoe is dit overgekomen bij de raad en bij inwoners? Behalve meerdere gesprekken is hiervoor op 15 september 2025 een bijeenkomst georganiseerd met het college onder begeleiding van een deskundige van een extern bureau. De uitkomsten hiervan zijn betrokken in deze reflectie. Voor de feitelijke (proces-) informatie wijst het college naar de opgestelde tijdslijn in de bijlage.

Aangevuld reflectieverslag naar aanleiding van de oordeelsvormende vergaderingen Naar aanleiding van de oordeelsvormende besprekingen van het reflectieverslag Dienstencentrum van het college op 1 december 2025 en 12 januari 2026, erkent het college dat er in dit gelopen proces verkeerde keuzes zijn gemaakt. Het college herkent en erkent deze verkeerde keuzes en biedt daarvoor excuses aan de raad aan. Ook waren de uitspraken ongelukkig die wethouder Verschure heeft gedaan in een interview met omroep Gelderland op 9 mei 2025. Ook hiervoor heeft wethouder Verschure zijn oprechte excuses aangeboden aan de raad, tijdens de oordeelsvormende vergadering van 12 januari 2026. Het college hecht er aan de raad volledig te informeren. Daarom worden de afwijkingen, verbeteringen en aanvullingen op het reflectieverslag, die tijdens de oordeelsvormende besprekingen van het reflectieverslag op 01 december 2025 en 12 januari 2026 naar voren zijn gekomen, schriftelijk vastgelegd met een aangevuld verslag. (Zie motie 2025-M0025 en de toezegging 26-02 OV 12-01-2026). Ook de bijbehorende tijdslijn wordt gecorrigeerd aangeboden aan de raad.

1

Reflectie van college langs de chronologie van de tijdslijn: Periode 2021 – einde 2022 Processtap & handelen Het college ging aan de slag met de oproep van de raad aan het college in 2021 om: “terstond contact te zoeken met het COA om met hen te onderzoeken wat wij als Zutphen kunnen betekenen voor (primair Afghaanse) vluchtelingen. Wij voelen een grote verantwoordelijkheid om mensen in nood zo snel mogelijk op te vangen en een veilig onderkomen te bieden”. Hoe dit vorm moest krijgen is dan nog onduidelijk en door de actuele ontwikkelingen moest dit geregeld worden bijgesteld. Het college deelde 10 oktober 2022 1 op een vraag van de Christen Unie aan de raad en aan de pers mee, dat het in gesprek was met het COA (Centraal Orgaan opvang Asielzoekers) over een kantoorfunctie van het COA en andere diensten plus een kleine opvang van maximaal 250 personen. Op dinsdag 11 oktober 2022 stond het artikel in de Stentor met dezelfde strekking als hetgeen aan de raad was meegedeeld. (zie link: https://www.destentor.nl/zutphen/zutphen-en-coa-in-gesprek-over-extra-locatiekantoren-en-kleinschalige-opvang-asielzoekers~a805a078/). Het college ging in overleg met het COA om te verkennen wat er nodig was en wat er kon. In de beleving van de collegeleden werkten zij hiermee een expliciete oproep van de raad uit.

Het college wilde met de resultaten van de verkenning naar buiten treden als het zelf meer duidelijkheid kon geven over de vorm waarin opvang mogelijk en het meest gewenst was en er duidelijkheid was over een locatie waar de te vormen plannen gerealiseerd zouden kunnen worden. Voor het betrekken van inwoners vond het college het dan nog te vroeg. Immers, het was nog onduidelijk waarover die dan zouden kunnen meedenken of meepraten. De verkenning van het college nam geruime tijd in beslag. Er werden mogelijke locaties verkend, ook van andere eigenaren dan de gemeente zelf. Om te voorkomen dat bij iedere verkenning onrust zou ontstaan bij de omwonenden, terwijl zo’n locatie bij nader inzien misschien niet eens geschikt bleek, werd hierover in deze fase niet naar buiten gecommuniceerd. Reflectie In het streven naar eerst meer duidelijkheid over het kunnen uitvoeren van de opdracht van de raad inzake de verkenning, geeft het college tussentijds niet aan dat er wordt gewerkt aan een verkenning en op welke manier. Door tijdens de verkennende fase geen procesinformatie te verschaffen, ontstaat achteraf bij een deel van de raad het beeld dat het college “niet transparant” heeft gewerkt aan de realisatie van een Dienstencentrum (DC) en dat het inwoners “bewust heeft buitengesloten” van het proces er naartoe.

Het college erkent dat het beter was geweest om van het begin af de raad in het openbaar actief te betrekken en zo meer te investeren in helderheid naar de inwoners. Daarnaast meent het college dat het beter zou zijn geweest op voorhand de raad een kaderstellende notitie vast te laten stellen. Het college blijft van mening dat het niet wenselijk is te communiceren over mogelijke locaties, zonder dat zeker is dat deze ook werkelijk in aanmerking komen.

Zie verslag van 10 oktober 2022 vastgesteld in de raad van 14 november 2022, onder agendapunt 6a, handelingen (pagina 460) https://raad.zutphen.nl/Agenda/Index/99ac295c-b0ee-4e92-8f2a-291c8f391831 1

2

Aanvullende reflectie zoals besproken in de oordeelsvormende vergaderingen: Uit het oorspronkelijke reflectieverslag komt het beeld naar voren, dat de aanleiding voor het Dienstencentrum bestond uit de oproep van de raad aan het college in 2021, om “in contact te treden met het COA om te onderzoeken wat wij als Zutphen kunnen betekenen voor de (primair Afghaanse) vluchtelingen”. Het college zou dit hebben opgevat als een opdracht van de raad om vluchtelingen op te vangen, die gaandeweg een andere vorm kreeg. Uit de mondelinge toelichting van het college tijdens de oordeelsvormende vergadering van 1 december 2025, blijkt echter dat het Dienstencentrum een ontwikkeling betrof die los stond van deze oproep uit 2021. Want eenmaal in gesprek geraakt met het COA naar aanleiding van mogelijke de opvang van Afghanen, werd er een nieuw project gestart dat uitmondde in de plannen voor een Dienstencentrum. Dit omdat het COA hiervoor draagvlak aanwezig zag in Zutphen. Citaat van burgemeester Jaeger over de beeldvorming in het oorspronkelijke reflectieverslag: “De oproep om opvang te plegen voor Afghanen, is geen enkele onderbouwing voor een plan naar een dienstencentrum. Dit memo is uitsluitend bedoeld om aan te geven, waar is het gesprek begonnen.

Daarmee is het contact ontstaan met het COA en dat is vervolgens door geëvolueerd” (…) “Laat ik dan aangeven dat ik ook vanuit het college het terecht vind dat dat als discrepantie door de raad wordt ervaren. En dat is niet de bedoeling, Dus dat had anders gemoeten.” Periode 2023 - april 2025 Processtap & handelen Toen de plannen met het COA meer vorm kregen en het duidelijk werd dat een DC (Dienstencentrum) gewenst was en er daarvoor een geschikte locatie in beeld kwam, wilde het college de raad informeren. Op dat moment was het afsprakenkader met het COA nog niet rond. Het college wilde het naar buiten brengen van de informatie eerst nog goed voorbereiden. Daarom werd ervoor gekozen de raad meermaals te informeren via het seniorenconvent/ FVO. Vervolgens, toen het college meer duidelijkheid had over de concrete plannen, werd de raad ook schriftelijk geïnformeerd ‘onder geheimhouding’. Intussen werd de besluitvorming verder voorbereid. In de periode 2023 - 2024 is het seniorenconvent 3 x geïnformeerd over de stand van zaken in dit dossier. Toelichting via beantwoording technische vragen: Wethouder Verschure heeft op maandag 24 april 2023; maandag 11 september 2023 en maandag 9 september 2024 aan het seniorenconvent/fractievoorzittersoverleg verteld over het dienstencentrum.

Hij heeft verteld over wat dit betekent en welke randvoorwaarden het college daarbij ziet en welke mogelijke locatie in beeld is. Overzicht van de wijze en overige tijdstippen van informatieverstrekking: 10 maart 2025 – Seniorenconvent. Portefeuillehouder informeerde het seniorenconvent onder vertrouwelijkheid (er kan niets worden gedeeld in de fracties). 17 maart 2025 - De tekst die de portefeuillehouder op 10 maart van papier las, werd omgezet in een geheim memo die voor ieder raadslid en iedere fractievertegenwoordiger onder geheimhouding ter inzage lag. (Er is die week geen seniorenconvent geweest.) 24 maart 2025 – Seniorenconvent (onder geheimhouding, met uitzicht op spoedig openbare stukken) 8 april 2025 – Besloten (informatieve) bijeenkomst voor de Raad over vluchtelingen, in aanwezigheid van portefeuillehouder en COA.

3

Reflectie In het streven naar zorgvuldigheid heeft het college de raad willen informeren over het Dienstencentrum en daarbij gelijktijdig aangedrongen op vertrouwelijkheid en later op geheimhouding van deze informatie. Het doel was naar buiten te kunnen treden met een duidelijk verhaal zonder ‘losse eindjes’. Op dat moment is vooral gekeken naar een haalbare werkwijze en is niet gezocht naar de beste terminologie voor deze vorm van vertrouwelijke informatiedeling. Echter in de beleving van een deel van de raad, heeft dit juist een gevoel van een ongelijkwaardige informatiepositie opgeroepen. Daarnaast bleek het voor een deel van de raadsleden, in hun streven naar openheid, een belastende ervaring om over informatie te beschikken, die niet gedeeld kon/mocht worden. Het college betreurt uiteraard dat het deze belevingen oproept. Maar het college gaat er nog steeds van uit, dat sommige besluitvormingsprocessen niet altijd direct volledig openbaar gemaakt kunnen worden tijdens een voorbereidende fase. Dat laat onverlet dat het college op deze wijze de raad onbedoeld de mogelijkheid heeft ontnomen om dit te kunnen bespreken met hun achterban Daarmee zijn raadsleden in een ongelijkwaardige informatiepositie gekomen.

Daarnaast bleek het voor een deel van de raadsleden, in hun streven naar openheid, een belastende ervaring om over informatie te beschikken, die niet gedeeld kon/mocht worden. Het college erkent dat dit een verkeerde keuze is geweest en maakt daarvoor excuses. Het college gaat er wel nog van uit, dat sommige besluitvormingsprocessen niet altijd direct volledig openbaar gemaakt kunnen worden tijdens een voorbereidende fase. Maar in de uitzonderlijke situaties van geheimhouding, dient dat voor alle raadsleden te gelden en moet direct duidelijk zijn om welke reden en voor hoe lang de geheimhouding geldt. De regels hiervoor scherpen we nog aan in een besturingsmodel. Het college heeft op deze wijze de raad onbedoeld de mogelijkheid ontnomen om dit te kunnen bespreken met hun achterban. Een kaderstellende notitie op voorhand zou dit hebben voorkomen. Aanvullende reflectie zoals besproken in de oordeelsvormende vergaderingen: Betreffende de mededelingen aan FVO (fractievoorzittersoverleg), geheimhouding en vertrouwelijkheid: Gedurende het proces is door het college enkele malen informatie over de voortgang verstrekt aan de fractievoorzitters of het seniorenconvent. Eerst als vertrouwelijk, later onder geheimhouding. Het college erkent dat dit niet correct is geweest. Het FVO dient om processen af te stemmen.

Inhoudelijke informatie dient dan ook niet aan een beperkte groep van raadsleden te worden verstrekt. In geval van geheime informatie, geldt dit voor alle raadsleden en dan dient altijd ook direct vastgesteld te worden waarom en voor hoe lang. Het college erkent dat dit gelopen proces anders en beter had gemoeten en biedt excuses aan voor deze gang van zaken. Wethouder Verschure erkent dat zijn uitlatingen over de raad tijdens een TV interview van omroep Gelderland van 9 mei 2025 “ongelukkig” waren en anders hadden gemoeten. Hij excuseert zich daarvoor ook persoonlijk. Hij licht toe dat hij toen refereerde aan vertrouwelijke informatie aan het seniorenconvent en dat hij daarmee formeel gezien geen geheimhouding verbrak. Maar hij herhaalt dat dit inderdaad ongelukkig was en anders had gemoeten. Op de vraag van de Christen Unie tijdens de oordeelsvormende vergadering van 12 januari 2026, wat de reden is geweest dat het college nog geheimhouding wenste nadat alle informatie al was geplaatst in een artikel van de Stentor van 11 oktober 2022, geeft wethouder Verschure aan, dat dit ook door hem als ‘kantelpunt’ wordt gezien. Reflecterend was dit wat hem betreft het moment dat hij zich realiseerde dat het college de raad eerder in zijn kaderstellende positie had

4

moeten brengen. Wethouder Verschure benoemt nadrukkelijk dat hij geleerd heeft van dit proces en dan met name dat hij eerder de openbaarheid moet zoeken en politiek gevoelige zaken in de openbaarheid moet bespreken en dit niet moet mijden vanwege angst. Het college werkt aan procesverbetering, onder meer met behulp van een besturingsmodel. Met name het proces van geheimhouding en de rol van het college en de raad moet duidelijk zijn. Bij stukken die het college of de burgemeester onder de verplichting tot geheimhouding aan de raad heeft verstrekt, is het immers de raad die de verplichting tot geheimhouding kan opheffen. (Bedoelde artikel: https://www.destentor.nl/zutphen/zutphen-en-coa-in-gesprek-over-extralocatie-kantoren-en-kleinschalige-opvangasielzoekers~a805a078/?referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F) Burgemeester Jaeger hierover: “ja er is geheimhouding opgelegd, als het dan gaat over het debat wat bij TV Gelderland heeft plaatsgevonden, dan is het ontzettend ongelukkig dat dat op die manier naar buiten is gekomen, en dat daar op die manier de suggestie en al helemaal de interpretatie van raadsleden zelf bij komt kijken, alsof ze betrokken waren in dat proces. Nou, laat ik hier nog één keer zeggen dat is op geen manier het geval geweest.

Dit is een college voorbereiding inclusief intentie geweest en die is op een bepaald moment naar buiten gekomen en daar heeft geen enkel overleg met de raad plaatsgevonden in de zin van consulteren” (….) “Planvorming is in college gebeurd en dat is niet in de raad gebeurd. En ik denk dat het goed is dat ik dat zo helder mogelijk zeg”(…) “We moeten met elkaar constateren dat het proces niet goed verlopen is als het gaat om geheimhouding of vertrouwelijkheid. We hadden beslist duidelijker moeten zijn waar het over ging.(…) Je moet ook aan de voorkant afspreken wanneer die geheimhouding er af gaat. Dat is ook hetgeen in het komende besturingsmodel naar voren komt. Wij moeten dat proces beter op orde hebben, dat is één. En het tweede is, vanuit het college liggen de excuses er, voor de indruk die het gewekt heeft en de suggestie die het gedaan heeft.” “De hele situatie rondom geheimhouding en vertrouwelijkheid heeft meer onrust veroorzaakt dan wanneer die geheimhouding en vertrouwelijkheid niet op die manier was aangevlogen.” Wethouder Verschure hierover: “Ik heb er van geleerd dat je gewoon eerder de openbaarheid in moet. Dit soort vooral politiek gevoelige dossiers en dossiers die gevoelig liggen in de samenleving, om die toch in de openbaarheid met elkaar op normale wijze te kunnen bespreken.(…) Er zijn dingen gebeurd, ook jegens mijn partij, dat ik denk, dat is ontoelaatbaar.

En dat is denk ik ook de angst geweest. En dat is gewoon niet goed. We moeten gewoon veel eerder in de openbaarheid en open en eerlijk met elkaar het gesprek voeren”. “Die fout hebben we al erkend.” “In het overleg van 1 december heb ik al gezegd, dat een cruciaal punt en een fout is geweest van het college om in oktober 2022, en de mededeling is (toen) gedaan n.a.v. een vraag van de Christen Unie, om (niet) naar de raad te gaan en de kaderstelling te vragen met betrekking tot dit dossier”

5

“Op het punt van de geheimhouding en vertrouwelijkheid: We kunnen gewoon stellen, dat zijn we met zijn allen eens, dat dit gehele proces zeer ongelukkig is verlopen. Daarvoor durf ik best wel te zeggen: excuses, ook van het college en ook van mij persoonlijk” “Met betrekking tot het interview: dat had anders gemoeten” Integriteitsmelding Tijdens de oordeelsvormende vergadering is benoemd dat er destijds een integriteitsmelding is gedaan, na de uitlatingen aan de media door de wethouder namens het college. Dit vanwege schending van de geheimhouding die het college aan de fractievoorzitters had opgelegd. De burgemeester licht toe dat deze integriteitsmelding juridisch is behandeld en is besproken met degene waar de melding over ging en dat de conclusies zijn teruggekoppeld aan beide betrokken partijen. Dit is conform de reguliere werkwijze. Periode Mei 2025 Processtap & handelen Het college besloot op 6 mei 2025 in te stemmen met de concept bestuursovereenkomst voor de vestiging van een DC op de Revelhorst inclusief de werkafspraken en besloot de overeenkomst te willen ondertekenen onder voorwaarde van wensen en bedenkingen van de gemeenteraad en de herbevestiging van de Gemeenteraad dat het college ook het mandaat had om deze samenwerkingsovereenkomst te tekenen. Daarmee gaf het college aan de raad op dat moment meer zeggenschap dan de raad bestuursrechtelijk heeft.

Reflectie Ondanks dat de raad een volledig besluit is voorgelegd inclusief overeenkomst en werkafspraken, ontstaat de indruk dat de raad “alleen maar” wensen en bedenkingen kan inbrengen, en krijgen sommige raadsleden het gevoel dat zij voor een voldongen feit staan. Ook op de gemeentepagina van het Contact werd de indruk gewekt dat het college het besluit zou nemen. De manier van communiceren vanuit het college in de beginfase heeft dit gevoel versterkt. Het college is in de terugblik van mening dat dit anders had gemoeten. Dit is later wel herzien maar direct had duidelijk moeten zijn dat de raad aan zet was. Duidelijk had moeten zijn wat de formele rol van college en raad is en welke rol de raad in deze besluitvorming kreeg toebedeeld. Bovendien had het college de raad in een eerder stadium in haar kaderstellende rol moeten brengen. Sommige raadsfracties voelden zich niet gefaciliteerd maar overdonderd door het college en ervaarden dat hen de kans was ontnomen om eerder in het proces mee te denken en hun invloed uit te oefenen. Het college erkent dat het de raad beter in haar kaderstellende positie had kunnen brengen door de raad in een veel eerder stadium, met behulp van kaderstelling, actief te betrekken in de voorbereidende fase.

Periode Mei- juni 2025 Processtap & handelen Direct na de besluitvorming op 6 mei werd, mede op advies van het COA, een actieve informatie campagne gestart onder direct omwonenden en overige inwoners. De gemeente had hiervoor ook een communicatieplan opgesteld. Er werden brieven rondgebracht, informatiesessies georganiseerd, advertenties geplaatst en inwoners konden inspreken. Demonstraties werden toegestaan, voor- en tegenstanders en neutralen werden gehoord.

6

Het college twijfelde over de online bijeenkomsten maar volgde daarbij uiteindelijk het advies van het COA om deze online bijeenkomsten te houden. Hiermee had het COA bij andere gemeenten goede ervaringen opgedaan. Ook was de veiligheid hiermee goed te borgen. Het college wilde geen valse verwachtingen scheppen en droeg daarom op dat moment vooral de boodschap uit, dat het besluit over (de plaats van) het dienstencentrum een collegebevoegdheid was, die niet ‘onderhandelbaar’ was. Het college wilde geen valse verwachtingen scheppen en droeg daarom op dat moment vooral de boodschap uit, dat het besluit over (de plaats van) het Dienstencentrum een collegebevoegdheid was, die niet ‘onderhandelbaar’ was. Want de plaatsing van opvang voor vluchtelingen bleek recentelijk ook veel weerstand op te kunnen roepen. Deze weerstand kan heftig en soms ongefundeerd zijn en het is niet wenselijk dat de uitvoering van democratisch genomen besluiten hierdoor wordt gedwarsboomd. Het college benadrukte dat omwonenden wel actief zouden worden betrokken bij de inrichting en de veiligheidsaspecten van de locatie, zoals dat eerder ook gebeurde bij het AZC aan de Voorsterallee.

Reflectie De informatieverstrekking van het college, die het doel had omwonenden en overige inwoners, snel, gelijktijdig en zo volledig te informeren zonder valse verwachtingen te scheppen over hun inspraak, schiet sommige inwoners ‘in het verkeerde keelgat’. Zij voelen zich erdoor overvallen en overrompeld en begrijpen niet waarom er niet eerder in dit proces met hen gesproken is. Het college betreurt het gevoel van afstand dat is ontstaan door de online communicatie in plaats van een fysieke interactie met inwoners. Het college heeft zich laten leiden door veiligheidsoverwegingen maar wil voortaan bij voorkeur vooral alle geluiden uit de samenleving horen. Sommige inwoners uitten zich daarna behoorlijk agressief en dreigend, ook naar raads- en collegeleden. In de reflectie kan het college inzien hoe deze informatiecampagne de inwoners onbedoeld heeft overvallen. Het college betwijfelt desondanks dat het beter was geweest als inwoners eerder waren betrokken, omdat in die fase informatie met teveel onduidelijkheid zou zijn verspreid. Anderzijds was het voor collegeleden soms moeilijk te hanteren dat zij persoonlijk werden uitgescholden en geïntimideerd, terwijl zij een oproep vanuit de raad uitvoerden, door opvang te organiseren voor een kwetsbare doelgroep. College heeft zich onvoldoende gerealiseerd dat de raad hier vooraf beter op had moeten worden voorbereid.

Anderzijds was het voor collegeleden soms moeilijk te hanteren dat zij persoonlijk werden uitgescholden en geïntimideerd, omdat zij opvang wilden organiseren voor een kwetsbare doelgroep. Het college heeft zich onvoldoende gerealiseerd dat de raad vooraf beter voorbereid had moeten worden op de deels heftige reacties. Aanvullende reflectie zoals besproken in de oordeelsvormende vergaderingen: Bevoegdheid raad of college: Het college had in mei 2025 de raad gevraagd om het mandaat aan het college te bekrachtigen om de bestuursovereenkomst met het COA (Centraal orgaan opvang asielzoekers) aan te gaan en daarbij haar wensen en bedenkingen te betrekken. Dit was verwarrend, want het riep de vraag op welk orgaan bevoegd is om de bestuursovereenkomst aan te gaan. Tijdens de bespreking in de oordeelsvormende bijeenkomsten wordt dit duidelijk en eenduidig uitgelegd. Het aangaan van de bestuursovereenkomst met een zelfstandig bestuursorgaan is strikt (juridisch) genomen een bevoegdheid van het college. Wel heeft het college destijds de wensen en bedenkingen gevraagd van de raad, aangezien het besluit ingrijpende gevolgen had voor de gemeente.

7

Het college benadrukt ook dat de raad eerder door het college in haar kaderstellende positie gebracht had moeten worden. Hier komen we bij het volgende onderdeel op terug. Ter verbetering worden hiervoor procesafspraken vastgelegd in een besturingsmodel. Gehele periode Processtap & handelen De uitwerking van de oproep van de raad uit 2021, om “terstond contact te zoeken met het COA om met hen te onderzoeken wat wij als Zutphen kunnen betekenen voor (primair Afghaanse) vluchtelingen. Wij voelen een grote verantwoordelijkheid om mensen in nood zo snel mogelijk op te vangen en een veilig onderkomen te bieden” was aan een portefeuillehouder toebedeeld. Net als aan de andere portefeuilles werd hieraan gewerkt door de portefeuillehouder en de organisatie en werden de besluitvormingsmomenten met het voltallige college afgestemd en besloten. Reflectie In de reflectie is het college van oordeel, dat in de aanloop naar besluitvorming van onderwerpen met een dergelijke grote impact en mogelijke maatschappelijke onrust, nog fundamenteler en in gezamenlijkheid over een dergelijk onderwerp zou moeten worden gesproken. Ook in de voorbereidende fasen voorafgaand aan de besluitvorming, zouden collegeleden meer met elkaar moeten meedenken en moeten zorgdragen voor een meer gezamenlijke aanpak.

Een bredere bestuurlijke feedback zorgt voor een betere besluitvorming, een breder draagvlak, neemt mogelijke ‘blinde vlekken’ weg en biedt ook steun aan de mens achter de portefeuillehouder. Conclusies /samenvatting Het college is voortvarend aan de slag gegaan met de oproep van de raad uit 2021, om: ”terstond contact te zoeken met het COA om met hen te onderzoeken wat wij als Zutphen kunnen betekenen voor (primair Afghaanse) vluchtelingen. Wij voelen een grote verantwoordelijkheid om mensen in nood zo snel mogelijk op te vangen en een veilig onderkomen te bieden”. Het onderwerp is in de loop der jaren enorm gepolariseerd. Het college heeft zorgvuldigheid willen betrachten door niet voortijdig informatie naar buiten te brengen en door geen onrust of valse verwachtingen te scheppen. Ook was het college zich steeds bewust van de eigen verantwoordelijkheid om aan deze oproep te voldoen. Pas toen de vorm duidelijk werd waaraan met deze oproep kon worden voldaan, is het college direct en voluit gaan informeren, aan inwoners en aan de raad. Aan deze oproep kon niet worden voldaan, maar daar op volgend is wel onderzoek gestart naar een Dienstencentrum met een kleinschalige vorm van opvang. Op initiatief van het COA werd het plan voor een Dienstencentrum gestart. Dit was een afzonderlijk, tweede traject, nadat het traject voor de opvang van Afghanen was afgerond.

Het COA meende hiervoor draagvlak in Zutphen te zien. Het onderwerp opvang van vluchtelingen en asielzoekers is in de loop der jaren echter enorm gepolariseerd. Het college heeft zorgvuldigheid willen betrachten door niet voortijdig informatie naar buiten te brengen en door geen onrust of valse verwachtingen te scheppen. Ook was het college zich steeds bewust van de eigen verantwoordelijkheden. Pas toen de mogelijke vormgeving van het Dienstencentrum duidelijk werd, is het college direct en voluit gaan informeren, aan inwoners en aan de raad.

8

Het college heeft hierop gereflecteerd en ingezien dat het beeld is ontstaan dat het hiermee de inwoners heeft overvallen en hiermee ten onrechte de indruk heeft gewekt dat hun inbreng niet van belang werd gevonden. De communicatie over de bevoegdheid van het college inzake het besluit tot een DC is later bijgesteld maar daarmee is toch een verkeerd beeld ontstaan dat de raad geen doorslaggevende besluitvormende stem had. Ook bleek de communicatie over de bevoegdheid van het college inzake het besluit tot een Dienstencentrum verwarrend. Het college is formeel bevoegd, maar wilde de raad een rol geven vanwege de ingrijpende gevolgen van dit besluit. Het college heeft achteraf ingezien, dat het beter was geweest de raad veel eerder in een kader stellende positie te brengen. Desondanks blijft het een lastige afweging om inwoners eerder te informeren. Want zolang de voorkeurs-locatie niet bekend is en de intenties tot afspraken met het COA nog niet helder zijn, leidt communicatie hierover tot meer onduidelijkheid en onrust. Het college betreurt echter dat het de raad en inwoners niet in een veel eerdere fase een voorstel voor een degelijke kaderstelling heeft voorgelegd. Dit had meer inzicht gegeven in de intenties en procesgang van het proces.

Het college heeft van de reflectie op dit proces ook geleerd om voortaan al in de aanloop naar besluiten met grote impact, beter onderling af te stemmen, eerder de raad in het openbaar te betrekken en belanghebbenden te informeren over de processtappen en hen zo snel mogelijk te betrekken in de vervolgstappen. Het college meent terug kijkend ook, dat het van belang was geweest dat het college de raad eerder in een kaderstellende positie had gebracht. Weliswaar werd in oktober 2022 de raad tijdens de openbare vergadering op de hoogte gebracht, dat het college met het COA gesprekken voerde over een kantoorfunctie en een kleinschalige opvang van 250 asielzoekers. Maar raad en college hadden zoals gesteld juist aan het begin van het proces de kaders moeten stellen waarbinnen opvang van vluchtelingen zou moeten worden uitgewerkt. Deze inzichten uit de reflectie bieden helaas geen volledige blauwdruk voor de werkwijze voor toekomstige besluiten. Het college wil voorkomen dat besluiten die weerstand zouden kunnen wekken, niet genomen kunnen worden vanwege de anticipatie op de (mogelijke) weerstand vanuit een deel van de inwoners. Elk traject zal daarom maatwerk blijven, waarbij de geleerde lessen steeds worden meegenomen.

Aanvullende reflectie zoals besproken in de oordeelsvormende vergaderingen: Alle informatie in het dossier inzichtelijk: De raad wil inzage in het volledige dossier. Het betreft inmiddels een uitgebreid en omvangrijk dossier. In het kader van zorgvuldigheid en volledigheid verwijst het college dan ook naar de link met informatie op onze gemeentelijke website, die naar aanleiding van WOO-verzoeken (Wet openbare overheid) is verzameld: Woo-verzoek Dienstencentrum Zutphen | Gemeente Zutphen De raad heeft hiermee volledige inzage in alle stukken. Vervolg opvang asielzoekers/vluchtelingen waarbij de inwoners worden betrokken: Burgemeester Jaeger hierover: “Het deel van de motie dat oproept om met een nieuw voorstel voor (opvang te komen) met vluchtelingen of asielzoekers of anderszins, extra; daarvan heeft het college gezegd, dat gaat dit

9

college in deze collegeperiode niet doen. Dat betekent dat dat onderdeel is van de afspraken van de nieuwe bestuursperiode.”

10