TOEGEVOEGD 25 juni 2026 - 1329418 - MEMO RAAD - Controle jaarrekening 2025

Openbaar

Memo gemeenteraad Aan

: De gemeenteraad

Van

: Het college van burgemeester en wethouders

Onderwerp

: Controle jaarrekening 2025

Zaaknummer

: 1329418

Doel

: Informeren

Kennisnemen van onze update over de voortgang van de jaarrekening controle 2025 door PwC. Inleiding Op 27 januari 2025 heeft de gemeenteraad PwC, na advies van de auditcommissie, aangewezen als onafhankelijk controlerend accountant van de gemeente Zutphen. Het boekjaar 2025 is het eerste jaar dat valt onder de overeenkomst die wij hebben met PwC. Met deze memo geven wij u een update over de voortgang van de jaarrekening controle 2025 door PwC. Inhoud Boardletter en adviesbrief auditcommissie De gemeenteraad is opdrachtgever van de onafhankelijk controlerend accountant. Naast de gesprekken die de accountant tussentijds voert met de auditcommissie zijn er twee formele rapportagemomenten per jaar. Dit zijn de boardletter en het accountantsverslag. De auditcommissie heeft, naar aanleiding van de boardletter, een adviesbrief opgesteld aan de gemeenteraad. Deze adviesbrief heeft de raad vastgesteld op 23 februari 2026. In de adviesbrief heeft de auditcommissie geconstateerd dat de accountant 27 verbeterpunten heeft aangedragen. De auditcommissie heeft de raad geadviseerd om een plan van aanpak op te stellen waarbij elk van deze verbeterpunten wordt opgelost. Gezien de huidige status van de controle en aanvullende bevindingen die de accountant heeft gedaan, komen wij tot de conclusie dat een plan van aanpak verdiept en verbreed dient te worden.

Graag nemen wij de raad mee in de huidige stand van zaken. Actuele status Op dit moment zijn er meerdere onzekerheden en onvolkomenheden in het controle traject. Graag nemen wij de raad mee in de actuele status zodat de raad een goed beeld heeft bij de onderdelen waarover de accountant de auditcommissie op 17 juni 2026 heeft bijgepraat. Onbekend of de gemeente Zutphen een goedkeurende verklaring krijgt. Het is op dit moment onbekend of de gemeente Zutphen een goedkeurende verklaring krijgt van de accountant. In het raadsvoorstel voor het vaststellen van het controleprotocol accountantscontrole en normenkader jaarrekening (zaak 1041807, door de raad vastgesteld op 15 december 2025) hebben wij de raad geïnformeerd over een wijziging in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) die een direct effect heeft op de goedkeuringstoleranties. Door het, met ingang van boekjaar 2025, vervallen van afzonderlijke goedkeuringstoleranties voor onzekerheden (3%) en fouten (1%), wordt nu gewerkt met een goedkeuringstolerantie van 2% voor fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld. Hierdoor tellen

1

onzekerheden zwaarder mee in het uiteindelijk door de accountant te bepalen oordeel van de controleverklaring. Op dit moment hebben wij een onzekerheid van €3,3 miljoen binnen de prestatieleveringen van zorg. Dit houdt niet in dat de zorg niet geleverd is, maar dat wij geen prestatieverklaring hebben van zorgaanbieders dat de zorg daadwerkelijk is geleverd. Over wanneer een zorgaanbieder deze verklaring moet aanleveren zijn regionaal en landelijk afspraken gemaakt. Alle zorgaanbieders hebben aan deze verplichting voldaan. Eén aanbieder komt op 29 juni aanstaande nog met zijn prestatieverklaring voor 136.000 euro. Deze onzekerheid leidt echter wel, samen met fouten die de accountant geconstateerd heeft, die niet te corrigeren zijn, tot een te grote afwijking wat kan leiden tot een niet goedkeurende verklaring. Samen met de accountant zijn wij bezig met een intensief proces om op een andere manier de onzekerheid te verkleinen. Wij doen ons uiterste best om dit traject succesvol te laten verlopen, zodat de accountant voldoende zekerheid krijgt om een goedkeurende verklaring rondom de getrouwheid van de jaarstukken te kunnen verstrekken. Kwaliteit van de processen en administratieve registratie is onvoldoende, wat leidt tot een stevig accountantsverslag.

Tijdens de controle heeft de accountant geconstateerd dat de kwaliteit van onze processen en administratieve registratie onvoldoende is. Niet alle documenten om tot een oordeel te komen zijn of waren volledig beschikbaar of herleidbaar. Ook bieden onze systemen op onderdelen onvoldoende inzicht en mogelijkheden om informatie aan te leveren bij de accountant. Daarnaast is de opvolging van en het sturen op financiële handelingen in de organisatie onvoldoende. Over deze punten zal de accountant in het accountantsverslag rapporteren. Onzekerheid of wij de wettelijke deadline gaan halen Artikel 200 van de de Gemeentewet bepaalt dat wij als college in ieder geval vóór 15 juli de vastgestelde jaarstukken op moeten sturen naar Gedeputeerde Staten van de provincie. Wij zijn nog druk bezig om alle, door de accountant, opgevraagde informatie aan te leveren. Op het moment dat deze informatie nog niet is aangeleverd kan de accountant niet tot een oordeel komen. Hierdoor is het onzeker of wij deze deadline gaan halen en de gemeenteraad de stukken op tijd kan vaststellen. Meerdere processen dragen hieraan bij. De belangrijkste zijn de controle op de Europese aanbestedingen, prestatielevering van de inkopen, overlopende passiva en grondexploitaties. Wij zetten ons volledig in om de deadline te halen, maar kunnen nog geen garantie geven dat dit ook gaat lukken.

Op ambtelijk niveau wordt contact opgenomen met de provincie om te onderzoeken wat de gevolgen zijn als wij deze deadline niet halen. Wij houden de gemeenteraad hiervan op de hoogte. Meerjarig verbeterprogramma Wij waren bezig met een plan als opvolging van het raadsbesluit van 23 februari. Gaandeweg zijn wij tot de conclusie gekomen dat er meer nodig is. Een plan van aanpak op de 27 verbeterpunten uit de boardletter volstaat niet meer. Dit komt omdat de oorzaken dieper en breder gaan. Wij gaan samen met externe experts een grondige analyse uitvoeren op de uitkomsten van de controle (boardletter en accountantsverslag). De analyse moet resulteren in een meerjarig programma gericht op verbetering van structuur, beheersing en proces. Vervolg Wij nemen de signalen van de accountant uiterst serieus en erkennen dat het beter moet. Wij willen niet opnieuw in deze situatie terecht komen. Vanwege het meerjarige karakter van het verbeteringsprogramma weten wij dat voor het kalenderjaar 2026 deze bevindingen waarschijnlijk terug zullen komen in de boardletter. Op dit moment heeft het samen met de accountant afronden van de controle onze hoogste prioriteit. Op 2 juli 2026 staat de oordeelsvormende vergadering gepland. Tijdens deze vergadering geeft de accountant een presentatie. De raad heeft tijdens deze vergadering de mogelijkheid om vragen te stellen aan de accountant en ons. Bijlagen

2

-

3