TOEGEVOEGD 20250624 Dienstencentrum politieke vragen KBL en beantwoording

Onderwerp: Politieke vragen over het Dienstencentrum Vragen aan het college 1. Is het college het met ons eens dat vraagstukken rond asielzoekers de samenleving dermate intensief bezighouden dat (voorbereiding op) besluitvorming binnen de gemeente over dit onderwerp in lijn moet zijn met de door de democratisch gekozen volksvertegenwoordigers te duiden lijn? Ja, daar zijn wij het mee eens. Uiteraard volgen wij altijd de lijn van de meerderheid van de raad. 2. De afgelopen gemeenteraadsverkiezingen liggen al lange tijd achter ons en onderwerpen die nu aan de orde zijn speelden destijds niet zo’n grote rol in campagnes. De ervaring leert dat alle partijen rond deze tijd bezig gaan met de komende gemeenteraadsverkiezingen. Er worden kandidaten geworven en verkiezingsprogramma’s opgesteld. a. Ziet het collegemogelijkheden om de voorbereiding van besluitvorming rond het COAdienstencentrum door te zetten, maar de besluitvorming zelf pas te laten plaatsvinden als de raad in zijn nieuwe samenstelling is geïnstalleerd? In de besluitvorming moet er onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds het aangaan van de bestuursovereenkomst en anderzijds het planologische traject met betrekking tot het Omgevingsplan en omgevingsvergunning.

Wij hadden het voornemen om een bestuursovereenkomst met het COA aan te gaan, onder voorbehoud van wensen en bedenkingen van de raad en de herbevestiging van het mandaat van het college. Vanwege de door de raad aangenomen motie van 23 juni 2025 (2025-M0025), hebben wij het huidige proces Dienstencentrum echter stop gezet. Conform de oproep van de raad beraden wij ons op een voorstel aan de raad over de wijze waarop de inwoners en gemeenteraad betrokken worden bij extra opvang van asielzoekers/ vluchtelingen in de gemeente Zutphen. Zoals het college zelf al aangeeft moet een door de raad te accorderen omgevingsplanprocedure en omgevingsvergunning procedure worden doorlopen ten tijde van een nieuwe raad en college. Het is belangrijk dat de gemeente geen financiële of imagoschade oploopt als de nieuwe raad een andere insteek heeft. Wanneer uitstel van besluitvorming volgens het college niet mogelijk is: b. Kan het college toezeggen dat in het te doorlopen proces geen onomkeerbare stappen worden gezet, dan wel stappen die leiden tot financiële of imagoschade wanneer een nieuwe raad en een nieuw college tot een andere insteek komen? Het COA is zich bewust dat voor realisatie niet alleen een bestuursovereenkomst noodzakelijk is maar ook een Omgevingsplan en omgevingsvergunning(en). Er is helder

afgesproken dat het aangaan van een bestuursovereenkomst niet per definitie leidt tot positieve besluitvorming van een Omgevingsplan. Het is duidelijk dat geen rechten aan de bestuursovereenkomst kunnen worden verbonden aangaande de omgevingsvergunning. Financiële schade door negatieve besluitvorming is niet aan de orde. Bij het niet aangaan van de bestuursovereenkomst worden de projectkosten niet vergoed door het COA, deze zijn dan voor rekening van de gemeente. Bij een dergelijk politiek gevoelig project met veel voor- en tegenstanders blijft het belangrijk onze argumenten goed uit te leggen. Tot zover reikt onze invloed en verantwoordelijkheid. 3. Informatievoorziening richting de samenleving en herstel van vertrouwen Een belangrijke opgave is het werken aan het verbeteren van vertrouwen. Daartoe is transparantie en ruimte voor discussie in en met de samenleving van groot belang. a. Zijn bij de gemeente in de afgelopen drie jaar vragen vanuit de pers en/of samenleving binnengekomen over dienstverlening aan asielzoekers/vluchtelingen gerelateerde zaken of opvang van asielzoekers/vluchtelingen en zijn die eventuele vragen volledig en naar waarheid beantwoord? Er zijn de afgelopen jaren vragen gesteld over het onderwerp asielzoekers. Vragen worden altijd zo volledig mogelijk en naar waarheid beantwoord. b.

Is het college met ons van mening dat een Woo verzoek te verwachten valt om de bestuurlijke aanloop naar besluitvorming over een COA-dienstencentrum te kunnen herleiden? Indien er al een verzoek ligt worden wij graag op de hoogte gehouden en ontvangen wij graag alle stukken. Er zijn WOO-verzoeken in relatie tot het Dienstencentrum binnengekomen. Deze verzoeken zijn inmiddels opgepakt en worden zo spoedig mogelijk beantwoord. Te zijner tijd krijgt de raad inzage in alle stukken. Zo nee, graag motiveren waarom dit volgens het college niet te verwachten is. c. Is het college bereid om alle informatie van een bovenbedoeld Woo verzoek alvast te verzamelen en eventueel uit eigen beweging proactief te publiceren? Voor de volledigheid willen we melden onder deze informatie naast ter besluitvorming opgestelde ambtelijke adviezen ook informatie als app contacten en e-mails te verstaan. Zo nee, graag motiveren waarom niet. Hiermee zijn we al bezig. Vanwege de hoeveelheid Woo verzoeken en de zorgvuldigheid, en de wettelijke termijnen, hebben we externe deskundigheid ingeschakeld. 4. Informatievoorziening richting de raad

Integrale besluitvorming is van groot belang. Bij dit onderwerp spelen veel beleidsterreinen en zijn effecten op veel terreinen te verwachten. a. Welke feiten en omstandigheden op welke beleidsterreinen zijn in het proces aan de orde geweest en meegewogen op basis waarvan het college nu wil toewerken naar een dienstencentrum van het COA in Zutphen? Om de beantwoording te vergemakkelijken ontvangen we dit graag in een tabel met per beleidsterrein in kaart gebrachte punten en hun mogelijke effecten die zijn afgewogen. Er lag een conceptbestuursovereenkomst voor. Die spreekt een intentie uit. Uiteraard zijn in de afwegingen daarover diverse beleidsterreinen betrokken. Op het moment dat het ontwerpproces start, na ondertekenen bestuursovereenkomst, worden alle benodigde beleidsterreinen verder betrokken. b. Wat waren de overwegingen van het college om gedurende langere tijd alleen het seniorenconvent te informeren? Wij willen de raad zo goed mogelijk informeren. Wij krijgen als college geregeld initiatiefvoorstellen die nog niet concreet zijn en die wellicht grote impact kunnen hebben. We maken in een dergelijke situatie de afweging wat het juiste moment is om de raad te informeren omdat de kans bestaat dat het initiatief geen doorgang vindt. In dat soort situaties stemmen we met het seniorenconvent af wat het juiste moment is om de raad te informeren.

Pas op het moment, in het begin van dit jaar, dat het verzoek van het COA (locatie en activiteit) helder was en er groen licht was vanuit het Ministerie van Asiel & Migratie hebben wij de raad zo snel mogelijk geïnformeerd. c. Is er een basis in (artikel 5.1 van) de Wet open overheid om de vestiging van een dienstencentrum van het COA in beslotenheid te bespreken in het seniorenconvent? Kunt u een uitgebreide toelichting geven waarom het college van mening is dat er een basis voor is geweest? Het seniorenconvent is, naast allerlei andere functies, ook een gremium voor ons waar informatie gegeven kan worden over ontwikkelingen die nog geen voorstel omvatten, maar waar wel een belangrijk maatschappelijk component aan zit. De basis hiervoor kan worden gevonden in artikel 5.1, tweede lid, onder i Wet open overheid. Het is voor alle raadsleden van cruciaal belang om tijdig en volledig van de juiste informatie te worden voorzien om het werk als raadslid goed te kunnen uitvoeren. Daarbij moet het niet uitmaken of raadsleden wel of geen fractievoorzitter zijn en ook niet of ze deel uitmaken van de coalitie of oppositie. Informatie moet niet onnodig als geheim worden geclassificeerd of mondeling in een besloten vergadering worden verstrekt, omdat dit raadsleden dan belemmert in hun rol en mogelijkheden tot publieke discussie en stellingname.

In de publieke opinie kan het al langere tijd op de hoogte zijn worden gezien als het eens zijn met de inhoud ervan. Dit kan schadelijk zijn voor de verbinding met de achterban.

d. Op welke wijze zijn de fractievoorzitters geïnformeerd? Betrof het een vergadering waar de burgemeester of een (lid van het) college staande een besloten commissievergadering geheime informatie mondeling heeft gedeeld? Na bespreking en een standpuntbepaling in het college op 6 februari 2025 is op 10 maart 2025 het seniorenconvent mondeling vertrouwelijk geïnformeerd door de wethouder over ons voornemen om een conceptbestuursovereenkomst met het COA aan te gaan. Op 17 maart 2025 is de raad onder de verplichting tot geheimhouding geïnformeerd met een memo met dezelfde informatie als wat gedeeld is op 10 maart 2025 in het seniorenconvent. Op 8 april 2025 is er een beeldvormende vergadering achter gesloten deuren geweest om de raad de gelegenheid te geven technische vragen te stellen. Op deze mondeling gedeelde informatie is destijds ook de verplichting tot geheimhouding opgelegd; alle verplichtingen tot geheimhouding heeft de raad overigens opgeheven met het raadsbesluit in de vergadering van 23 juni 2025. e. Indien het college-informatie onder geheimhouding enkel deelt met fractievoorzitters, is dat dan een schending van artikel 88, lid 5 van de Gemeentewet.

Is het college het met ons eens dat het college op een andere manier had moeten communiceren naar de gehele raad toe? De memo van 17 maart 2025 heeft voor alle raadsleden per dezelfde datum ter inzage gelegen bij de Griffie, derhalve is er geen sprake van schending van de Gemeentewet. f. Heeft het seniorenconvent naast mondelinge informatie van het college/ de burgemeester ook schriftelijke informatie ontvangen? Zo ja, is al die informatie ook toegezonden aan de gemeenteraad? Zo nee, is ambtelijk gewezen op de verplichting om dergelijke informatie te delen met de gehele raad? Het seniorenconvent heeft geen schriftelijke informatie gekregen die niet ook met raadsleden is gedeeld. In een uitzending van omroep Gelderland d.d. 9 mei zegt de wethouder dat op verzoek van de raad informatie over het onderhavige onderwerp pas later naar buiten moest worden gebracht. Tegelijkertijd benoemd het college in een memo: In de afgelopen twee jaar, voorafgaand aan 6 mei jl. zijn de fractievoorzitters enkele malen, onder strikte geheimhouding, geïnformeerd over dit onderwerp en de gedachten die daarbij speelden. Die geheimhouding was daarbij opgelegd door het college.

Tijdens het laatste moment, in maart 2025, zijn de fractievoorzitters uit de gemeenteraad geïnformeerd over de voorgenomen communicatie richting inwoners, indien het college tot de intentie voor de vestiging van het dienstencentrum zou besluiten. Het college was en is volledig verantwoordelijk voor de planning van de communicatie over het dienstencentrum, zoals deze tot nu toe is gedaan. Het college heeft haar besluitvorming over haar intentie om een overeenkomst met het COA te sluiten gemarkeerd door het besluit van 6 mei jl.

openbaar te maken, daarna is het aan de raad (in de maand juni) om tot haar besluitvorming te komen. g. Tijdens de uitzending van Omroep Gelderland d.d. 9 mei j.l. (De Week van Gelderland - Omroep Gelderland) is naar ons oordeel informatie gedeeld die onder geheimhouding viel, zoals eerder door de raad is vastgesteld. Wij citeren hierbij de betreffende passage: Wethouder: “Op uw eigen verzoek is dit niet gebeurd.” (Dhr. Lok: “Dat is niet waar.”) Wethouder: “Het college wilde eerder naar buiten, en op verzoek van de gemeenteraad is het later geworden." (De Week van Gelderland – Omroep Gelderland, vanaf 12:26) i. Hoe rijmt het college de uitspraak van de wethouder met deze informatievoorziening en ziet het collegemogelijkheden om deze uitspraken publiekelijk recht te zetten? Wij zijn als college volledig verantwoordelijk voor de keuzes in inhoud en tijdsplanning van de informatievertrekking over het Dienstencentrum. Op geen enkele manier kan de indruk gewekt worden dat fractievoorzitters hierover zouden hebben besloten. Bij de informatieverstrekking over de tijdsplanning is er vanuit enkele fractievoorzitters gewezen op de meivakantie die mogelijk geen goed moment zou kunnen zijn voor informatiedeling. Wij hebben eigenstandig besloten deze suggestie ter harte te nemen.

De informatie die in de afgelopen jaren enkele keren in de vorm van bijpraten over ontwikkelingen asiel met het seniorenconvent is gewisseld vond plaats in de reguliere vertrouwelijkheid waarin fractievoorzitters en het college soms met elkaar spreken. Daarop ligt in formele zin volgens het RvO op dit moment geen formele geheimhouding. Daaraan refereren in het vuur van een interview is inderdaad niet wenselijk en niet chique. Vragen aan de burgemeester 1. Is in het driehoeksoverleg tussen burgemeester, secretaris en griffer de betrokkenheid van de raad op het dossier dienstencentrum COA besproken? Ja, in de driehoek worden altijd onderwerpen besproken die of met de raad gedeeld dienen te worden dan wel voor besluitvorming voorliggen. Het betreft feitelijk de voorbereiding voor een ordelijke vergadering, welke deze ook is. a. Zo ja, hoe vaak is dit onderwerp aan de orde geweest, welke varianten om de raad op gepaste wijze te betrekken zijn daarbij besproken en welke afwegingen zijn daarbij uiteindelijk gemaakt om de raad lange tijd niet te informeren en informatie alleen te delen met het seniorenconvent? Het onderwerp kwam in de wekelijkse driehoek aan de orde als het in andere vergaderingen geagendeerd stond en bij die agendering vragen rezen.

Belangrijk element van bespreking door de driehoek was dat zij het college adviseerde de raad in besluitvormende zin in positie te brengen, ondanks dat het hier een collegebevoegdheid betreft. Hiervoor is nadrukkelijk het besluitpunt van de herbevestiging van het mandaat

van het college, ingebracht en uiteindelijk door het college overgenomen. Hierdoor is het besluit over het al of niet aangaan van een bestuursovereenkomst een raadsbesluit geworden voor de vergadering van 11 juli. b. Zo nee met wie is dit besproken en besloten en hoe is de griffier betrokken? 2. Hoe ziet de burgemeester zijn handelen in dit dossier in relatie tot zijn expliciete opdracht om vertrouwen tussen inwoners, raad, college en ambtenaren te herstellen? De burgemeester heeft geen andere mogelijkheid gezien dan de huidige vorm waarmee het voorstel rond het dienstencentrum naar buiten is gebracht. De burgemeester is er een tegenstander van mogelijke ideeën en plannen naar buiten te brengen als daar geen besluit of intentie aan ten grondslag ligt. Besluitvorming van het college vindt uitdrukkelijk plaats vanuit 1 mond. Zolang die ene mond van dat college niet duidelijk is, bewaakt de burgemeester dat beraadslagingen van het college niet publiek worden. Het publieke debat en meningsverschillen over onderwerpen is voorbehouden aan de Raad. Dat betekent dat eerder communiceren vanuit het college geleid had tot een polemiek op de verkeerde tafel. Moeilijke en emotionele onderwerpen in het publieke debat brengen is delicaat en krijgt in de meeste gevallen achteraf kritiek.

Het is aan de raad om volgens het BOB-model een deugdelijke besluitvorming te organiseren, inclusief de vertegenwoordigende rol die de raad daarin heeft. 3. Hoe kijkt de burgemeester terug naar zijn rol als hoeder van de integriteit/ kwaliteit van de besluitvorming in het tot nu toe doorlopen traject en ziet hij aanleiding om de werkwijze voor de toekomst aan te passen? De burgemeester is van mening dat de besluitvorming integer heeft plaats gevonden. De kwaliteit van de besluitvorming is in die zin goed verlopen, dat zij voldoet aan de procedurele uitgangspunten van ons bestuur. Met name omdat het college uiteindelijk besloot niet van haar mandaat gebruik te maken, maar besluitvorming aan de raad zelf te laten. Over de inhoudelijke kwaliteit kan men van mening verschillen. Dit vindt de burgemeester een politieke aangelegenheid, waar hij niet in treedt. Bovendien is het aan de raad om zich over die kwaliteiten uit te spreken en niet aan de burgemeester. 4. Hoe ziet de burgemeester, gelet op de vorige twee vragen, de keuze voor het mondeling delen van informatie in het seniorenconvent, wetende dat schriftelijke informatie sowieso gedeeld moet worden met de raad in zijn geheel? De burgemeester denkt dat het een goed gebruik is dat het seniorenconvent over sommige ontwikkelingen mondeling wordt meegenomen.

Zonder dat overleg wordt de afstand tussen college en fractievoorzitters nog groter. Het moet mogelijk zijn om als gezamenlijke fractievoorzitters gedachten en zorgen van het college te kunnen aanhoren. Dat gaat niet over wekelijkse of maandelijkse uitwisseling maar wel over heel

belangrijke ontwikkelingen. Zodra een dergelijke informatie-uitwisseling ook maar in de richting van consultatie of besluitvorming gaat is het een brug te ver. Consultatie en besluitvorming kunnen uitsluitend aan de orde zijn voor de gehele raad en zijn in principe altijd openbaar. 5. Op 26 mei 2025 heeft Kies Bewust Lokaal gevraagd om het volgende agendapunt te agenderen. Aangezien de raad dit niet heeft willen bespreken vragen wij ons af welke stappen de burgemeester heeft gezet i.v.m. integriteit en het controleren op uitvoeren van de gemeentewet: a. Wanneer het college of de burgemeester informatie verstrekt waarop een verplichting tot geheimhouding berust aan een commissie waarin ook raadsleden zitten moet het die informatie ook toesturen aan de raad (88 lid 5 Gemeentewet) Is dit gebeurt? Zo nee wat doet u wegens het schenden van 88 lid 5 Gemeentewet? Alle schriftelijke informatie over het dienstencentrum die aan het seniorenconvent is verstrekt (geheim of niet), is daarna steeds ook aan alle raadsleden ter beschikking gesteld. Indien u hier doelt op het gesprek tussen de wethouder en het seniorenconvent is dit geen informatie die breder wordt gedeeld. Het betreft immers een informeel gesprek, zoals boven omschreven. b.

Op welke wijze mag en kan de gemeenteraad reageren op de uitspraak van wethouder Verschure, zoals hierboven geciteerd, zonder daarbij de geheimhoudingsplicht te schenden? De gemeenteraad kan aangeven dat zij, noch het seniorenconvent, op enigerlei wijze betrokken is bij of verantwoordelijk is voor de besluitvorming, bekendmaking en planning van het besluit van het college over het Dienstencentrum. c. Na informatie te hebben ingewonnen blijkt in de gemeentewet te staan dat vanaf het moment dat het college geheime informatie deelt met de raad, is uitsluitend de raad bevoegd om te beslissen of die geheimhouding in stand blijft of wordt opgeheven. Het college mag die informatie niet meer aan anderen verstrekken (art. 88 lid 6 Gemeentewet). i. Door wie is de geheimhouding opgeheven en waar kan de raad terugvinden dat er een einddatum vastgelegd was door het college? Op de memo van 17 maart 2025 is de verplichting tot geheimhouding opgelegd. Er is daarbij geen einddatum vastgelegd. Inmiddels heeft de raad in de vergadering van 23 juni 2025 de verplichting tot geheimhouding met betrekking tot de informatie over het Dienstencentrum opgeheven. ii. Wanneer is de geheimhouding welke door het college is opgelegd en gedeeld is met de fractievoorzitters door een raadsbesluit opgeheven?

Inmiddels heeft de raad daartoe op 23 juni 2025 besloten. ii. Indien dit niet het geval is wanneer denkt het college/ voorzitter van de raad dit te gaan doen? Zie hierboven. d. Welke vervolgstappen worden genomen om het vertrouwen in de bestuurlijke integriteit te herstellen? Uw vraag suggereert dat het vertrouwen in de bestuurlijke integriteit is aangetast. Volgens de burgemeester gaat het hier echter om een onderwerp dat de gemoederen zeer bezighoudt en heftige reacties oproept. Het feit dat een dergelijk onderwerp op tafel komt kan echter nooit afgedaan worden door een beroep op de bestuurlijke integriteit, omdat dan geen enkel moeilijk onderwerp aan de orde kan komen. Het is juist de gemeentepolitiek die is aangewezen om dergelijke moeilijke en emotionele onderwerpen te bespreken en er over te besluiten. Dan gaat het over de inhoud en de wenselijkheid. Bestuurlijke integriteit komt aan de orde als er buiten procedurele zaken aan de orde zijn. Daarvan is naar de mening van de burgemeester in deze situatie geen sprake. Tot slot: het is volgens de burgemeester een illusie om te denken dat participatie een middel is om inwoners tegen hun eigen overtuiging in te bewegen. Het is de essentie van een gemeenteraad om besluiten te nemen op basis van het algemeen belang. Niet voor niets is één van de belangrijkste rollen daarbij de volksvertegenwoordigende rol.

De gemeenteraad is gekozen om moeilijke en emotionele knopen door te hakken. Draagvlakvergroting ontstaat daarbij niet door participatie. Inwoners kunnen pas participeren op het moment dat duidelijk is waarover geparticipeerd kan worden. Dit is per definitie niet de kern van een besluit zelf. Als dat wel zo was, zou de gemeenteraad overbodig zijn.

Gelet op de aanstaande bespreking van het onderwerp in de komende vergaderingen, verzoeken we de beantwoording van deze vragen uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de oordeelsvorming op 26 juni 2025 te ontvangen. Met vriendelijke groet, Petra Ackermans Fractievoorzitter Kies Bewust Lokaal