TOEGEVOEGD 20250516 Raadsmemo informatie DC communicatie en participatie

OPENBAAR

Memo (Forum / raad) Invulinstructie Aan

: De gemeenteraad

Van

: Het college van burgemeester en wethouders

Datum

: 16 mei 2025

Doel:

: Informeren

Onderwerp

: Dienstencentrum

Inlichtingen bij

: P3

Nummer toezegging:

Kennisnemen van Het proces besluitvorming, communicatie en participatie Dienstencentrum COA. Daarbij willen we de raad informeren over: • het besluitvormingsproces • de participatie- en communicatie-aanpak • wat een dienstencentrum is. Inleiding Het college heeft op 6 mei 2025 een besluit genomen over het voornemen om een bestuursovereenkomst te sluiten met het COA over de vestiging van een Dienstencentrum op bedrijventerrein de Revelhorst. Dit is het eerste formele besluit in het proces. Dit besluit heeft veel losgemaakt in de samenleving van Zutphen. Het college vindt het van groot belang om zeker ook de komende periode goed te informeren over wat het voorgenomen besluit inhoudt en wat dat betekent in het proces. Dat doen we op verschillende momenten, zoals wij ook hebben beschreven in het bijgevoegde participatieplan. Via dit memo willen wij de raad graag meenemen in waar we momenteel staan en hoe de communicatie- en participatiestrategie eruit zien (zie bijlage 1 en 2), als basis voor het informeren en luisteren naar direct betrokkenen en belanghebbenden. Ter informatie is ook de presentatie zoals gegeven op 7 mei 2025 aan de direct omwonenden bijgevoegd. In de afgelopen twee jaar, voorafgaand aan 6 mei jl. zijn de fractievoorzitters enkele malen, onder strikte geheimhouding, geïnformeerd over dit onderwerp en de gedachten die daarbij speelden.

Die geheimhouding was daarbij opgelegd door het college. Tijdens het laatste moment, in maart 2025, zijn de fractievoorzitters uit de gemeenteraad geïnformeerd over de voorgenomen communicatie richting inwoners, indien het college tot de intentie voor de vestiging van het dienstencentrum zou besluiten. Het college was en is volledig verantwoordelijk voor de planning van de communicatie

over het dienstencentrum, zoals deze tot nu toe is gedaan. Het college heeft haar besluitvorming over haar intentie om een overeenkomst met het COA te sluiten gemarkeerd door het besluit van 6 mei jl. openbaar te maken, daarna is het aan de raad (in de maand juni) om tot haar besluitvorming te komen. Op 7 mei heeft de informatieavond voor direct omwonenden en direct aanliggende bedrijven cirkel 1 plaatsgevonden, op 8 mei de inloopavond voor omwonenden en bedrijven cirkel 2. Inhoud

Waarom een Dienstencentrum in Zutphen? 1. Het college wil graag op grond van humanitaire redenen structureel een bijdrage leveren Het college wil, samen met de gemeenteraad, haar verantwoordelijkheid nemen voor een humane opvang door ruimte te bieden aan een Dienstencentrum, waar mensen de eerste stappen zetten in hun asielprocedure. Dit Dienstencentrum gaat ervoor zorgen dat mensen sneller hun asielproces in kunnen, sneller te horen krijgen of ze wel dan niet in aanmerking komen voor een asielprocedure en zo juist taferelen zoals in Ter Apel voorkomen. 2. Een Dienstencentrum draagt bij aan het landelijke asielbeleid Er is een opvangcrisis in Nederland. Het huidige kabinet wil dat het asielproces sneller wordt doorlopen, zodat vluchtelingen sneller weten waar ze aan toe zijn. Dit past tevens bij een strenger asielbeleid, zoals het ministerie Asiel & Migratie, onder leiding van minister Faber aangeeft. Zutphen voldoet ruim aan haar opvangtaken. In Gelderland zijn er diverse gemeenten die meer dan 100% van hun opgave realiseren. Het college vindt het belangrijk dat de opvangtaken evenwichtig worden verdeeld over gemeenten en regio’s. Sommige gemeenten maken regionale afspraken met buurgemeenten waarbij de ene gemeente bijvoorbeeld extra Oekraïense ontheemden opvangt en in ruil daarvoor een andere gemeente (zoals Zutphen) extra asielzoekers opvangt.

Daarmee wordt gezorgd voor een solidaire en eerlijke verdeling, in lijn met de Spreidingswet. Minister Faber heeft in februari haar handtekening geplaatst om in te stemmen met het investeringsvoorstel van COA voor de realisatie van een Dienstencentrum in Zutphen. Hiervoor wordt veel geld beschikbaar gesteld door het ministerie.

Wat is een Dienstencentrum en wat gebeurd daar? Een Dienstencentrum is géén aanmeldcentrum zoals in Ter Apel en géén AZC. Spontane aanmeldingen en vrije inloop zijn niet mogelijk. In Nederland is nog nergens een Dienstencentrum gerealiseerd. Het Dienstencentrum kent vooral kantoorfuncties en verblijfsruimten voor de vluchtelingen. Het Dienstencentrum huisvest o.a. de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Vreemdelingenpolitie, Vluchtelingenwerk, Raad van Rechtsbijstand en de GezondheidsZorg Asielzoekers (GZA). Asielzoekers krijgen in het Dienstencentrum géén uitsluitsel op de vraag of ze in aanmerking komen voor een verblijfsstatus. Dat gebeurd pas in een regulier AZC, waar het nader gehoor plaatsvindt. Dat betekent, dat alle binnengebrachte asielzoekers weer met georganiseerd vervoer verder gaan naar een regulier AZC elders in Nederland.

2

Besluitvormingsproces met rol voor de raad en inwoners Het besluitvormingsproces kent een aantal besluitmomenten t.a.v.: 1. De bestuursovereenkomst 2. Het bouwproces met bijbehorende ruimtelijke procedures Op deze besluitmomenten is er een formele rol voor de raad en vóór inwoners. Deze lichten wij onderstaand graag nader toe. Ad. 1 De bestuursovereenkomst Het besluit dat het college heeft genomen op 6 mei 2025 is het eerste formele besluit. Het besluit is het voornemen van ons college om een bestuursovereenkomst aan te gaan met het COA. De bestuursovereenkomst is dus nog niet definitief en ook niet voorzien van handtekeningen. De raad wordt namelijk op basis van artikel 169, vierde lid jo. artikel 160, eerste lid, onder d. van de Gemeentewet gevraagd haar wensen en bedenkingen kenbaar te maken aan ons college. Hierbij wordt de raad ook gevraagd om het mandaat aan het college te bekrachtigen om de bestuursovereenkomst met het COA definitief te bevestigen en daarbij uw wensen en bedenkingen te betrekken. Het college neemt daarna een definitief besluit over het aangaan van de bestuursovereenkomst. Inwoners en overige belanghebbenden hebben de mogelijkheid om tijdens de oordeelsvormende vergadering in te spreken. Ad. 2 Bouwproces en ruimtelijke procedures Na besluitvorming over de bestuursovereenkomst volgt de procedure om de bestemming te wijzigen.

De gronden hebben nu nog een agrarische bestemming. Een Omgevingsplanprocedure op basis van de Omgevingswet is hiervoor noodzakelijk. Dat geldt ook voor het aanvragen van de omgevingsvergunning. De raad stelt het Omgevingsplan vast. Gedurende deze besluitvormingsprocedure hebben inwoners en overige belanghebbenden opnieuw de mogelijkheid om in te spreken en een zienswijze kenbaar te maken. Voor de volledigheid is het van belang om hierbij ook te vermelden dat belanghebbenden gedurende deze (ruimtelijke) procedure de mogelijkheid hebben om bezwaar en beroep kenbaar te maken. Daarbij gaat het over te wijzigen omgevingsplan en omgevingsvergunning voor de bouw van het dienstencentrum.

Communicatie Bij de communicatie is uitgegaan van 4 cirkels: Cirkel 1: Direct omwonenden (18 huisadressen) en direct aanliggende bedrijven (13 adressen). • Deze zijn op de dag dat wij het besluit namen persoonlijk door de burgemeester en de wethouder huis-aan-huis bezocht waarbij hen is uitgelegd wat er gaat gebeuren en waarom zij op zo korte termijn zijn uitgenodigd. De korte termijn (uitnodiging op 6 mei voor een informatiebijeenkomst alleen voor hen op 7 mei) was noodzakelijk omdat: o We deze omwonenden en ondernemers zo als eerste de volledige en correcte informatie konden geven; o voordat media hierover gingen berichten en geselecteerde en gefragmenteerde informatie zouden publiceren,

3

alsook in overleg met c.q. op advies van de politie om te voorkomen dat er escalatie zou optreden, rekening houdend met de beperkte capaciteit van het politiekorps i.v.m. de aanstaande NAVO-top in Den Haag. Omwonenden in de wijk Leesten van de huizen grenzend aan de provinciale weg N 314 (128 adressen) en bedrijven in de regio. Zij zijn via een brief (op 7 mei ’s ochtends in de brievenbus) uitgenodigd voor een inloopavond op 8 mei; de avond kende 3 inloopsessies die in totaal door zo’n 80 mensen bezocht zijn. Veiligheid wederom in overleg met politie om escalatie te voorkomen. Overige Omwonenden in de wijk Leesten en daaraan grenzende straten (2730 adressen) Deze hebben op vrijdag 9 mei een brief ontvangen waarin uitgelegd werd dat het college de intentie heeft om een bestuursovereenkomst aan te gaan met het COA om te komen tot de bouw van een dienstencentrum (dc), wat een dc inhoudt en waarom in Zutphen. Werden gewezen op de informatiemogelijkheden via de website van de gemeente, komende aandacht in huis-aan-huisblad Contact, antwoordmogelijkheid om vragen te stellen via mailbox en oproep voor een binnenkort op te starten Omwonendenoverleg.

Vooraankondiging van een online informatiebijeenkomst op 3 juni (online vanwege de veiligheidsaspecten) Overige belanghebbenden en belangstellenden Vooralsnog wordt op 10 juni voor hen een extra online informatiebijeenkomst georganiseerd, gecommuniceerd via de voornoemde media en waaraan zij na aanmelding kunnen deelnemen. o

Cirkel 2: • • • Cirkel 3: •

•

• Cirkel 4: •

De komende tijd wordt via gemeentelijke en andere media continu informatie gegeven over dit proces. Daarnaast gaan we in gesprek met ondernemers, deze gesprekken worden nog gepland. Het communicatieplan is een dynamisch document en wordt voor iedere fase opnieuw opgesteld. Eerste opbrengst informatie- en inloopavond Tijdens de informatie- (7 mei) en inloopavond (8 mei) hebben in totaal zo’n 125 personen actief deelgenomen en zijn in gesprek gegaan met college en ambtelijke collega’s. Hieruit bleek een groot gevoel van onzekerheid, onduidelijkheid over c.q. afwijzing van de voorgestelde keuzes en argumenten, onrust en onveiligheid. De gesprekken waren intensief en vaak emotioneel. Bij de vervolgcommunicatie en -participatie zal rekening worden gehouden met de opbrengsten van deze avonden.

Participatie Participatie is meer dan inspreken en niet hetzelfde als bezwaar maken. Participatie is mogelijk nadat het definitieve besluit is genomen over het aangaan van de bestuursovereenkomst. Dan gaan er namelijk 2 participatietrajecten lopen: 1. Het Omwonendenoverleg, inclusief beheergroep; 2. Participatie tijdens ontwerpproces en ruimtelijke procedure op basis van Omgevingswet. Ad. 1 Omwonendenoverleg en beheergroep Het Omwonendenoverleg is een overlegorganisatie dat ingesteld wordt nadat het college een besluit heeft genomen over de bestuursovereenkomst. Het Omwonendenoverleg bestaat uit een 4

vertegenwoordiging van de omwonenden en ondernemers, gemeente, COA en politie. Het Omwonendenoverleg mag gevraagd en ongevraagd advies geven aan de gemeente en het COA over leefbaarheid en veiligheid. Zij gaan metingen leefbaarheid en veiligheid laten uitvoeren, een risicoanalyse laten opstellen en beheersmaatregelen opstellen. Een later ingestelde beheergroep gaat aan de slag met de beheersmaatregelen. Ad. 2 Ontwerpproces en Omgevingswet In de Omgevingswet is vastgelegd dat een initiatiefnemer de omgeving moet betrekken. Dit participatietraject wordt geïnitieerd door het COA later in het proces. Omwonenden worden gevraagd om mee te denken over het ontwerp van het Dienstencentrum. Uiteraard blijven de mogelijkheden van bezwaar- en beroep open staan.

Planning Processtappen, besluitvorming, procedures, communicatie en inspraak De komende weken en maanden wordt een aantal stappen gezet in het proces, dan gaat het om besluitvorming, procedures, communicatie en inspraak. Hieronder een tijdlijn:

2025 8 april

-Beeldvormende raadsvergadering achter gesloten deuren

6 mei

-Collegebesluit voornemen aangaan bestuursovereenkomst met COA -Uitnodiging (fysiek) direct omwonenden (cirkel 1)

7 mei

-Informatieavond direct omwonenden -Uitnodiging omwonenden (cirkel 2)

8 mei

-Inloopavond omwonenden (cirkel 2)

22 mei

-Beeldvormende raadsvergadering

3 juni

-Online informatiebijeenkomst Cirkel 3

10 juni

-Online informatiebijeenkomst breed

12 juni

-Oordeelsvormende raadsvergadering om wensen en bedenkingen mee te geven, inspraak

26 juni

-Vervolg oordeelsvormende raadsvergadering om wensen en bedenkingen mee te geven

11 juli

Raadsbesluit inzake ter kennis brengen wensen en bedenkingen en bevestigen mandaat voor college om, vanuit humanitaire redenen, de bestuursovereenkomst aan te gaan met het COA

Juli/augustus Besluit college bestuursovereenkomst Najaar

-Start Omwonendenoverleg en later Beheergroep -start ontwerpfase met participatie

5

2026 e.v. 2026 e.v.

Omgevingsplanprocedure (voorheen aanpassing bestemmingsplan) inclusief inspraak en bezwaar (bevoegdheid van de raad)

2O27 e.v.

Omgevingsvergunningprocedure inclusief inspraak en bezwaar (bevoegdheid van college)

Eind 2028

Realisatie

Vervolg Bijlagen 1. Communicatie en actieplan maart 2025 2. Participatieplan Dienstencentrum COA maart 2025 3. 20250507 Presentatie 7 mei 2025 bijeenkomst direct omwonenden 4. 20250512 Pagina COA Dienstencentrum Contact week 20

6