Samenvatting doorlichting sportbedrijf ZSA - presentatie raad 231027

Financiële doorlichting Zutphens Sport‐ en Accommodatiebedrijf

Presentatie gemeenteraad 26 oktober 2023

2

Inhoudsopgave 1. Aanleiding en opdracht 2. Analyses en bevindingen – Startpositie 2021, samenvatting en conclusies – Exploitatie ZSA 2022 en begrotingen 2023, 2024 – Balanspositie ZSA – Benchmark

3. Conclusies en aanbevelingen 4. Buitensport 5. Bijlagen: beantwoording onderzoeksvragen

3

1. Aanleiding en opdracht 

Aanleiding:  ZSA is in 2022 van start gegaan door overdracht binnensportaccommodaties. De jaarrekening 2022 en de begroting 2023‐2024 van ZSA leiden tot een andere financiële werkelijkheid dan de businesscase en raadsbesluit uit 2021.



Opdracht:  Breng aan de hand van een financiële doorlichting in beeld waardoor de financiële situatie is veranderd.



Onderzoeksvragen: a. In hoeverre sluit de praktijk binnen ZSA aan op de uitgangspunten zoals die bij besluitvorming (raadsbesluit / businesscase)? b. Waar zitten eventuele verschillen en hoe zijn die te verklaren? Wat betekent dit voor de exploitatiebijdrage over 2022 en verder? c. Welke financiële uitgangspunten wil de gemeente hanteren om de begroting van ZSA van 2023 (en verder) realistisch te maken? Welke onduidelijkheden moeten hiervoor worden verhelderd?

4

STARTPOSITIE

5

Startpositie 

Raadsbesluit november 2021  Besluitpunt 7: Het college besluit bij het opstellen van de startbegroting voor ZSA BV de uitgangspunten uit de businesscase voor het Sport‐ en accommodatiebedrijf te hanteren.



Begroting in de businesscase  De begroting van de businesscase (4 maart 2021) is in onderstaande tabel gecomprimeerd weergegeven. De businesscase is op 29 maart 2021 door de raad vastgesteld. Startpositie

Algemeen en apparaatskosten Zwembad IJsselslag Gymnastieklokalen + De Mene Hanzehal Sportvelden (nog niet naar ZSA) Sport en Bewegen incl subsidies t Warnshuus Implementatie (eenmalig) Totaal (exploitatiebijdrage)

Businesscase Realisatie 2019 Begroting 2020 Startpositie 2022 Tabel mjb pag 27 Tabel mjb pag 27 ZSA € 880.893 € 922.200 € 850.000 € 700.188 € 477.900 € 550.000 € 268.602 € 500.800 € 485.000 € 182.485 € 145.500 € 145.000 € 75.972 € 62.700 € 75.000 € 233.381 € 318.000 € 280.000 € 87.157 € 69.500 € 75.000 € 40.000 € 2.428.678 € 2.496.600 € 2.500.000

6

Conclusies startpositie businesscase 

Samenvattend zijn de conclusies over de startpositie De begroting in de businesscase is gebaseerd op de baten en lasten in de gemeentebegroting. De overdracht van de budgetten is voor de gemeente budgetneutraal. Er is geen bedrijfsmatige werkbegroting in de BC opgesteld (deze is later in maart ‘22 wel door ZSA opgesteld). Dit leidt op een aantal onderdelen tot afwijkingen of is dit nu lastig te vergelijken en te analyseren:  Er is in de BC geen personeelsbegroting opgenomen. Wel een formatiebegroting van 22 fte. Aannemelijk is dat de formatiebegroting feitelijk hoger dient te zijn. De oproepuren en extra uren van parttimers zijn niet opgenomen.  Geen openingsbalans in BC  Nog geen overdracht van de buitensportaccommodaties (begrotingsverschil € 75.000)  De gemeentebegroting 2023 en 2024 is nog niet gebaseerd op de huur‐ en subsidierelatie met ZSA. Doordat in de businesscase de begroting van ZSA is opgesteld vanuit gemeentelijke perspectief en (nog) niet vanuit ondernemingsperspectief bestaat op voorhand het risico dat de praktijk anders uitpakt. Met name voor de accommodaties (o.a. zwembad, ‘t Warnshuus) waarvan de exploitatie al op afstand stond.

7

ANALYSE EXPLOITATIE 2022 EN BEGROTING 2023 - 2024

Conclusies exploitatie 2022 en begroting 2023‐2024 

 

Begin 2022 is het sportbedrijf van start gegaan. Het was feitelijk een ‘vliegende’ start waarbij zowel de voorbereidende aspecten als de opstart ervan parallel liepen of soms noodzakelijkerwijs net in omgekeerde volgorde. Bijvoorbeeld de overgang van medewerkers met een verschillende arbeidsvoorwaardenregelingen (‘nader uit te werken in fase van oprichting’ ). Ook de exploitatiebegroting is ‘going concern’ opgesteld in maart 2022. Het bedrijfsresultaat in 2022 was € 100.000,‐ positief (1e kwartaal nog corona). De begrotingen 2023 en 2024 leiden tot exploitatietekorten. Een tekort van € 1,1 miljoen in 2023 en een tekort van € 0,64 miljoen in 2024. De belangrijkste oorzaken zijn:  er is in de begroting van de businesscase een verkeerde inschatting gemaakt van huuropbrengsten scholen van € 200.000,‐  toename van de huisvestingkosten met € 737.000,‐ waaronder € 510.000,‐ energiekosten.  sterk stijgende inflatiecijfers. Door ZSA is een algehele index toegepast van 10% (cpi 2022)  toename van de personeelskosten van € 340.000,‐. Risico’s  de buitensportaccommodaties zijn nog niet in exploitatie door ZSA. De overdracht vindt plaats per 1 januari 2024.  nog geen dotatie onderhoud begroot (dit is wel in de BC opgenomen)

8

9

Begrotingen 2023 en 2024  Detailbegroting Startpositie BC Begroot 2022 (mrt '22)

Sportbedrijf Zutphen Integraal realisatie begroot 2022 2023

begroot 2024

Baten Opbrengsten zwemactiviteiten Sportvelden en buitensport Activiteiten en cursussen Huuropbrengsten Horeca Overige opbrengsten Totaal baten Inkoopkosten Brutoresultaat Lasten Personeelskosten en inhuur Huisvestingskosten* Dotatie OH‐voorziening Bedrijfvoeringskosten* Huur Kapitaallasten Eenmalige baten/lasten / btw / spuk Totaal lasten

€ € € € € € € € €

575.000 € 124.900 € 69.000 € 780.800 € 134.000 € ‐ € 1.683.700 € 51.000 € 1.632.700 €

553.593 € ‐ € 29.859 € 567.861 € 242.847 € 15.695 € 1.409.855 € 110.802 € 1.299.053 €

587.000 € ‐ € 35.000 € 606.000 € 254.000 € ‐ € 1.482.000 € 122.000 € 1.360.000 €

616.000 146.000 37.000 637.000 267.000 ‐ 1.703.000 129.000 1.574.000

€ € € € € € € €

1.407.000 € 723.200 € 110.000 € 450.200 € 1.703.400 € 3.000 € 153.000 € 4.549.800 €

1.306.942 € 538.290 € ‐ € 309.770 € 1.385.687 € 12.367 € ‐107.754 € 3.445.301 €

1.710.000 € 1.275.000 € ‐ € 358.000 € 1.455.000 € 35.000 € ‐ € 4.833.000 €

1.716.800 1.259.000 ‐ 379.000 1.749.000 36.000 ‐ 5.139.800

Resultaat

€

‐2.917.100 €

‐2.146.248 €

‐3.473.000 €

‐3.565.800

Exploitatiebijdrage Resultaat

€ €

2.768.626 € ‐148.474 €

2.247.525 € 101.277 €

2.384.000 € ‐1.089.000 €

2.926.000 ‐639.800

57%

63%

Dekkingsgraad excl. kapitaallasten/huur

41%

47%

10

BALANSPOSITIE

11

Balanspositie ZKA per 31‐12‐22 Balanspositie ZSA BV Vermogen Kapitaal Weerstandsvermogen Resultaat lopend en vorig jaar Totaal eigen vermogen

31‐12‐2022

€ € € €

‐ ‐ 51.260 51.260

Voorzieningen onderhoud Totaal vermogen

€ €

‐ 51.260

Vaste activa materiele activa (gebouwen) materiele activa (inventaris) Totaal vaste activa

€ € €

6.140 79.972 86.112

Vlottende activa Voorraden Debiteuren Vordering subsidies Rijksoverheid Vordering subsidie gemeente Zutphen Nog te factureren Vorderingen overlopende activa Liquide middelen Totaal

€ € € € € € € €

13.189 142.231 ‐74.873 1.205.879 280.528 34.033 644.979 2.245.966

Kortlopende schulden Balansaansluiting/ tussenrekeningen crediteuren overige schulden en overlopende passiva totaal

€ € € €

138.000 1.744.712 398.106 2.280.818

Werkkapitaal Totaal vermogen

€ €

‐34.852 2.332.078

 Geen startkapitaal of weerstandsvermogen  Negatief werkkapitaal  Hoge saldi vorderingen en schulden met gemeente (huur en subsidie)  Zwakke solvabiliteitspositie: Kengetallen Solvabiliteit (ratio EV / TV) Liquiditeit (ratio VA / KS) (Quick ratio) Norm solvabiliteit tussen 0,25 en 0,50 Norm liquiditeit > 1

0,02 0,98

 Voor solvabiliteit van >0,25 is na vereffening van de vorderingen en schulden een weerstandsvermogen nodig van € 350.000,‐  Bij de rekenformule ‘3 maanden exploitatielasten ex huur’ een weerstandsvermogen van min. € 500.000,‐.

12

BENCHMARK

13

Benchmark Sportbedrijven 

Benchmark aan de hand van financiële dekkingsgraad:

De financiële dekkingsgraad geeft aan in welke mate de kosten worden gedekt door de baten. Het daaruit af te leiden kengetal is een handzaam instrument voor de benchmark. De dekkingsgraad is berekend exclusief huur/kapitaallasten en subsidie. Daardoor ontstaat een ‘genormaliseerd’ (beïnvloedbaar) resultaat. 

Financiële dekkingsgraad Sportbedrijven  Sportbedrijf ZSA 2022: 63%  Benchmark sportbedrijven: 78%



Conclusie benchmark:  De financiële prestaties van ZSA liggen onder het benchmark gemiddelde. Dit geldt zowel voor de exploitatie van het zwembad als de integrale exploitatie van het sportbedrijf.  In 2022 was nog sprake van Coronalockdown  Relatief lage opbrengsten en lage tarieven  In 2024 daalt de dekkingsgraad naar 44% door de hoge(re) energiekosten en personeelskosten.

14

Benchmark Zwembad IJsselslag  Prestatie‐indicatoren zwembad zijn mager (I) De financiële dekkingsgraad = 65%. Op basis van de benchmark zwembaden is dit 71%.



Oorzaak 1: Relatief laag bezoek: animocijfer van 2,1 in 2022  Benchmark zwembaden: animo tussen 3,0 en 4,0  Recreatief bezoek is sterk van invloed op animocijfers  In grootstedelijke gebieden met meerdere zwembaden is het animo 2,5



Oorzaak 2: relatief lage opbrengsten per bezoeker  Gemiddelde opbrengsten instructiezwemmen is € 6,70. Benchmark gemiddelde is : € 9,5 ‐ € 12,‐ per bezoeker  Gemiddelde opbrengsten doelgroepen is € 5,40. Benchmark gemiddelde is : € 7,50 – € 8,50 per bezoeker



Oorzaak 3: Hoge personele formatie per bezoeker: 9.000 bezoekers per fte.  Benchmark: 11.000 – 12.500 bezoekers per fte  In de personele formatie van het zwembad is ook de fte buurtsportcoach opgenomen. In de benchmark wordt dit niet toegerekend tot de reguliere formatie van een zwembad. De buurtsportcoaches buiten beschouwing gelaten is het bezoek per fte: 10.070

15

Overige accommodaties 

De prestatie‐indicatoren van de overige accommodaties in 2022 zijn goed. De financiële dekkingsgraden excl. overhead (voorbehoud finale afrekeningen) zijn als volgt:  Gymzalen: 149%  Hanzehal: 104%  Warnshuus: 81%  Benchmark dekkingsgraad: tussen 70% en 90%



De prestatie‐indicatoren in begroting 2023 vallen t.o.v. 2022 lager uit door:  hogere energiekosten  hogere personeelskosten waaronder overhead en zwembad (totaal + 340K)

16

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

17

3. Overall conclusies (1)       

Overdracht heeft onder stoom en hoge druk plaats gevonden (‘…als de salarissen maar betaald worden..’). Geen heldere startpositie in businesscase, dat leidt nu tot de onduidelijkheden. Overgang personeel niet voorbereid, verschillende cao’s, geen sociaal plan (‘…nader uit te werken in de fase van oprichting...’) Uitgangspunt BC is ‘ingroei model’. Dat is feitelijk zo maar daarop is de begroting niet gebaseerd. Geen weerstandsvermogen. Bij start geen transparante afspraken tussen gemeente als opdrachtgever en ZSA als opdrachtnemer. DVO moest nog worden opgesteld. Lage overall prestatie‐indicatoren (lage opbrengsten en lage tarieven)

18

3. Overall conclusies (2) 

De meerjarenbegroting ZSA leidt tot een (voorlopig) exploitatietekort en daarmee een aanvullende exploitatiebijdrage van:  € 1.100.000,‐ in 2023  € 640.000,‐ in 2024  Oorzaken (2023):  Energiekosten (+ € 500.000,‐)  Personeelskosten (+ 340.000,‐)  Algehele kosten index van 10% (cpi 2022)

 Mutaties dienen in de gemeentebegroting nog te worden verwerkt ( huurinkomsten en vrijval baten en lasten door de overheveling). Dan is het effect beter zichtbaar. 

Kapitaalstorting heeft niet plaats gevonden. O.b.v. de werkbegroting en de balanspositie heeft ZSA een weerstandsvermogen nodig van minimaal € 350.000,‐

19

3. Aanbevelingen (1) 

Herijken begrotingen (zowel ZSA als gemeente)  Detailbegroting ZSA opstellen (‘van onderaf opgebouwd’, met o.a. bezoek en verhuurprognose, formatiebegrotingen etc.)  Buitensport opnemen (begroting in traject overdracht)  Gemeentebegroting: actualiseren o.b.v. de huur‐ en subsidierelatie met ZSA

   

Afronden en implementeren DVO en huurovereenkomsten Weerstandsvermogen ter beschikking stellen Opstellen/ afronden MJOP’s met demarcatie én bijbehorende budgetten Bovenal: geef het sportbedrijf de gelegenheid te groeien in haar rol. ZSA heeft onder tijdsdruk haar exploitatieverantwoordelijkheden opgepakt en gelijktijdig haar organisatie daarop ingericht. Dit moet zich verder ontwikkelen.

20

3. Aanbevelingen (2) 

Baten en lasten meer in balans brengen:  Tarieven herijken  exploitatie zwembad rendabeler (prestatie indicatoren meer niveau benchmark)  projectinkomsten Sport en Bewegen (nu € 0,‐)



Gemeentelijke indexering in evenwicht brengen.  In de begroting wordt de huur aan ZSA geïndexeerd met 5% en de subsidie met 2,5%. Dit leidt tot een lagere compensatie van de huurkosten evenals lagere compensatie van stijgingen van de overige kosten. Daardoor ontstaat een toename van het jaarlijkse exploitatietekort (circa 73.000,‐ o.b.v. subsidie in 2024). Dit is nog onderwerp van gesprek tussen ZSA en de gemeente.

21

BUITENSPORT

22

Overheveling buitensport 

Begroting buitensport nog te integreren in begroting ZSA Begroting ZSA buitensport en effect op gemeentebegroting Exploitatie buitensport geactualiseerd aug '23 2024 2024 ramingen! o.b.v. btw belaste exploitatie, afgerond op 100 begroot ZSA gemeentebegroting Baten Huuropbrengsten verenigingen € 146.500 Huur ZSA € 222.000 Dienstverleningsovereenkomst MJOP € 354.900 Pachtopbrengsten ‐ recht van opstal pm Totaal Baten € 146.500 € 576.900 Lasten Personeelskosten (reeds in begroting ZSA) Dienstverleningsovereenkomst MJOP Huur aan gemeente Belastingen en verzekeringen Pachten Algemene kosten ZSA Kapitaallasten MIP Exploitatiebijdrage Totaal Lasten

 

€ € € pm

‐ 354.900 222.000

€

25.000

€ € € €

354.900 ‐ 28.800 15.800 278.200 455.400 1.133.100 ‐556.200

€

601.900

€ € €

Exploitatiesaldo

€

‐455.400

€

Exploitatiebijdrage

€

455.400

DVO MJOP is winkelnering gemeente (inhuur beheer en onderhoud) Bijdrage gemeente aan ZSA = € 455.000,‐ (ex personeel ZSA)

23

Overheveling buitensport 

Kapitaallasten komende 10 jaar o.b.v. MIP Investeringskosten MIP excl. Btw 2023 € 795.829 2024 € 1.811.000 2025 € 1.318.000 2026 € 90.000 2027 € 75.000 2028 € 101.200 2029 € 533.000 2030 € 480.000 2031 € 550.000 2032 € 35.000 2033 € 1.243.000 2034 € 1.211.000 2035 € 845.000 2036 € 40.000 2037 € 160.000 totaal € 9.288.029

Kapitaallasten /jaar investeringen 2023-2024 doorgerekend investeringen 2023-2028 doorgerekend investeringen 2023-2033 doorgerekend

€ € €

278.195,80 447.258,55 665.515,19

uitgangspunten - annuïtaire afschrijving - rekenrente 1,2%

24

BIJLAGE: BEANTWOORDING ONDERZOEKSVRAGEN

25

Beantwoording onderzoeksvragen (1a) 

In hoeverre sluit de praktijk binnen ZSA aan op de uitgangspunten zoals die bij besluitvorming (raadsbesluit / businesscase)?  Businesscase is opgesteld vanuit de gemeentebegroting. Uitgangspunt was een voor de gemeente budgetneutrale overdracht. Daar is de businesscase op gestoeld en de onderliggende berekeningen sluiten hierop aan.  De praktijk blijkt anders uit te pakken. De feitelijke exploitatie door ZSA is wezenlijk anders dan in de businesscase veronderstelt. Dit uit zich met name in de exploitatie van de IJsselslag, binnensport (onderwijs) en ‘t Warnshuus. Er is geen of onvoldoende rekening gehouden met de exploitatieverliezen in de voorgaande jaren. Daarnaast is voor de dagelijkse bedrijfsvoering (overhead en op accommodatieniveau) een grotere personele formatie dan in de BC voorzien.  De begroting in de BC is voor een goede verschillenanalyse van de bedrijfsvoering onvoldoende gedetailleerd, alleen op kostenplaatsniveau. Er was geen werkbegroting van het sportbedrijf in de BC opgenomen. Deze is later in maart ‘22 wel door ZSA opgesteld.

26

Beantwoording onderzoeksvragen (1b) In hoeverre sluit de praktijk binnen ZSA aan op de uitgangspunten zoals die bij besluitvorming (raadsbesluit / businesscase)?  Geen openingsbalans in BC  Bij start was sprake van verschillende cao’s en geen uitgewerkt sociaal plan met ‘pakketvergelijkingen’  Nog uit te werken onderdelen (ook vermeld in de businesscase):  In de businesscase is vermeld dat de onderhoudsbedragen inclusief de eigenaarslasten op basis van een MJOP en MJIP nog moeten worden herzien.  Een meerjarige overeenkomst voor een werkpakket met bijbehorende maatschappelijke en financiële prestaties dient nog te worden opgesteld;  Er wordt nog een financiële reserve opgebouwd/ beschikbaar gesteld Dit is ‘work in progress”

 Gemeente begrotingen 2023‐2024 zijn nog niet gebaseerd op de huur‐ en subsidierelatie met ZSA.

27

Beantwoording onderzoeksvragen (2a) Waar zitten eventuele verschillen en hoe zijn die te verklaren? Wat betekent dit voor de exploitatiebijdrage over 2022 en verder?  Verschillen doen zich bij vrijwel elke kostenplaats voor. In 2022 is de exploitatie administratief deels door ZSA gedaan en deels nog in de gemeentelijke administratie. Verrekening heeft achteraf plaats gevonden in januari 2023.  Geen huurbedragen gespecificeerd in BC (wel in de onderliggende berekening). De subsidie ad € 2,5 mlj is inclusief huur aan de gemeente. De exploitatiesubsidie is derhalve € 1,05 mlj

 Tekort werkbegroting ZSA (maart ’22) is € 417.000 hoger dan in BC.  Hogere werkelijke kosten zwembad, Warnshuus, Hanzehal, binnensport (lagere opbrengsten onderwijs) en hogere kosten buitensport (nog niet overgedragen)  Lagere apparaatskosten

28

Beantwoording onderzoeksvragen (2b) Waar zitten eventuele verschillen en hoe zijn die te verklaren? Wat betekent dit voor de exploitatiebijdrage over 2022 en verder?  Voor de exploitatiebijdrage 2022 zijn er geen consequenties. De exploitatie sluit met een positief saldo van afgerond € 100.000,‐  Voor de begroting 2023 en 2024 zijn er wel consequenties:  2023: aanvullende subsidie ad € 1,1 mlj ter dekking van de energiekosten en de toename van de personeelskosten. Voorbehoud energiesubsidies (MEOZ);  2024: aanvullende subsidie ad € 640.000,‐ ter dekking van de energiekosten en de toename van de personeelskosten  Eenmalige kosten voor het ter beschikking stellen van een weerstandsvermogen (advies is € 500.000,‐)  Voor de begrotingen 2025 en verdere jaren is de bijdrage afhankelijk van het ontwikkelingsperspectief (de in de DVO vast te leggen afspraken, zie volgende pagina) en de mate waarin het sportbedrijf in haar kracht komt. Daar is tijd voor nodig.

29

Beantwoording onderzoeksvragen (3) Welke financiële uitgangspunten wil de gemeente hanteren om de begroting van ZSA van 2023 (en verder) realistisch te maken? Welke onduidelijkheden moeten hiervoor worden verhelderd?   

Advies vervolgtraject: eerst basis op orde. Zie opsomming bij aanbevelingen. Implementeer jaarlijkse cyclus indienen begroting en subsidietoekenning Formuleer in de DVO helderde uitgangspunten en ondernemingsdoelstellingen  Missie en visie  Te bereiken bezoek en verhuur  Maatschappelijke doelstellingen (BSC / Sport en Bewegen)  Uitvoeringsniveau en tarieven  Financiële doelstellingen (rendement vs exploitatiebijdrage)  Wijze van jaarlijks rapporteren en evaluatie