Raadsvoorstel Vergaderstructuur gemeenteraad 2026-2030

VOORBLAD

zaaknummer: 1052797

RAADSVOORSTEL Onderwerp:

Vergaderstructuur gemeenteraad 2026-2030

Programma:

1. Politiek dichtbij

Forum: Portefeuillehouder

Wimar Jaeger

Inlichtingen bij:

Duizer, Bram Tel: 14 0575

Soort bevoegdheid:

Overig

Beleidsvrijheid:

Ruim

E-mailadres: info@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Programmabegrotingswijzigingsnummer: Het fractievoorzittersoverleg stelt voor met ingang van de nieuwe raadsperiode 2026-2030: 1. Te kiezen voor de donderdag als vaste dag voor het Sprekersplein, beeldvormende vergaderingen (BV), oordeelsvormende vergaderingen (OV) en raadsvergaderingen in een vaste vergadercyclus conform de omschrijving in de inleiding van dit raadsvoorstel; 2. Het Sprekersplein, beeldvormende vergaderingen, en raadsvergaderingen te starten om 19.00 uur. 3. Oordeelsvormende vergaderingen te starten om 18.00 uur.

TOELICHTING Inleiding / aanleiding Er is veel onvrede over de huidige vergaderstructuur van de raad. In het bijzonder over het gebruik van twee verschillende avonden (maandag en donderdag) en de aanslag die de late maandagavond pleegt op de rest van de week. Voor het Fractievoorzittersoverleg van 10 maart stond een memo vanuit de Raadswerkgroep communicatie & bestuurlijke vernieuwing geagendeerd over het onderwerp 'Introductie vaste raadsdag per ingang volgende raadsperiode'. Het onderwerp is besproken in het Fractievoorzittersoverleg van 7 april en (zoals verzocht) ook in alle afzonderlijke fractievergaderingen. Daarbij is gezocht naar zoveel draagvlak voor veranderingen in de huidige vergaderstructuur. Op basis van de opbrengsten van een tweede bespreking in het Fractievoorzittersoverleg van 12 mei, ligt nu een concreet voorstel voor een gewijzigde vergaderstructuur in de nieuwe raadsperiode 2026-2030 voor. Waarom nu een besluit nemen over de volgende raadsperiode? Het is van belang om nu, in mei 2025, al zo veel mogelijk duidelijkheid en houvast te bieden over welke inzet we in de nieuwe raadsperiode vragen van o.a. raadsleden en fractievertegenwoordigers. Het besluit daarover moet zo spoedig mogelijk worden genomen, nu de vorming van alle kandidatenlijsten voor de verkiezingen van maart 2026 in volle gang is.

BOB verbeteren Bij de invoering van het BOB-model, waarin we beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming de benodigde ruimte willen geven, is steeds aangegeven dat we waar nodig en mogelijk aanpassingen doen om te verbeteren. Twee knelpunten in de huidige werkwijze zijn de interactie met inwoners en de oordeelsvorming. Deze knelpunten worden bij de argumenten verder uitgewerkt. Vaste indeling optimale vergadercyclus De optimale vergadercyclus kan vier weken ongehinderd doorlopen. Vakanties en een enkele andere beperking verkorten een vergadercyclus soms tot drie weken. In die gevallen, een paar keer per jaar, vervalt “week 3” uit de cyclus. Week 1 (donderdagavond, 19.00- max. 23.00 uur) Maximaal 2 gelijktijdige beeldvormende vergaderingen voor de domeinen Bestuur en Middelen, Economie en Cultuur, Ruimte, Sociaal. Week 2 (donderdagavond 18.00- max. 23.00 uur) Maximaal 2 gelijktijdige oordeelsvormende vergaderingen voor de domeinen Bestuur en Middelen, Economie en Cultuur, Ruimte, Sociaal. Week 3 (donderdagavond 19.00- ca. 21.00 uur) Het Sprekersplein en ruimte voor ontmoeting van inwoners. NB: Werkbezoeken van de raad worden in principe ingepland op de donderdagmiddag (15.00-17.30 uur) van week 3. Week 4 (donderdagavond 19.00- ca.

23.00 uur) Raadsvergadering Beoogd effect Het raadswerk concentreren op één (langere) avond van de week, waardoor er meer voorspelbaarheid ontstaat in de vergaderstructuur van de raad en minder incidentele, aanvullende vergadertijd nodig is. Argumenten 1.1 Donderdag als vaste dag voor de raad

De raad heeft herhaaldelijk aangegeven graag afscheid te nemen van het huidige afwisselende gebruik van de maandag (OV en raad) en de donderdag (Sprekersplein en BV) voor de verschillende vergaderingen. In het voorstel stellen we voor te kiezen voor de donderdag als vaste dag voor de raad. Veel gemeenteraden vergaderen op donderdagavond. Deze avond is aantrekkelijk, omdat het vaak laat wordt en de vrijdag voor velen een rustiger werkdag of zelfs een vrije dag is. Aan de maandag, de dag waarop de gemeenteraad van Zutphen meestal vergadert, kleeft het nadeel dat een late avond nog de hele werkweek doorwerkt. 1.2 Het Sprekersplein en ontmoeting met inwoners De invoering van het Sprekersplein is een belangrijke stap vooruit geweest om inwoners meer een podium te geven om zorgen en ideeën te delen met de raad. De mogelijkheid om na te praten en contacten te leggen met inwoners is daarbij minstens zo belangrijk. De tijdsdruk op de gecombineerde beeldvormende avond (Sprekersplein én Beeldvorming) is echter hinderlijk en beperkend. Daarom krijgt het Sprekersplein in dit voorstel een eigen avond. In het voorliggende voorstel erkent de gemeenteraad het belang van het uitbreiden van contactmomenten met inwoners. In week 3 van een reguliere vergadercyclus is er in de (na)middag ruimte voor bijvoorbeeld een werkbezoek.

In de avond is er een Sprekersplein, daarna zijn er geen beeldvormende vergaderingen. 2.1 Eerder starten Sinds enkele jaren starten beeldvorming, oordeelsvorming en raad om 19.30 uur. Het voorstel is om in de nieuwe raadsperiode om 19.00 te beginnen met het Sprekersplein, de beeldvormende vergaderingen, en de raadsvergadering. Vooral voor raadsvergaderingen geldt dat ze makkelijk laat kunnen worden. 3.1 Verbeteren van de oordeelsvorming De oordeelsvorming komt in de huidige werkwijze nog onvoldoende uit de verf. In deze fase hebben fracties idealiter in grote lijnen helder wat zij van een voorstel vinden. Mogelijk zijn er nog wel politieke vragen aan het college of aan de andere fracties. De fracties delen daarnaast hun voorlopige standpunten met de andere fracties en het college, en bevragen elkaar daarop. Zij brengen (concept) amendementen en moties in en staan open voor gesprek. De oordeelsvorming is ook het moment dat inwoners en vertegenwoordigers van organisaties op specifieke voorstellen kunnen inspreken. Spreekrecht moet altijd mogelijk zijn in de oordeelsvorming. Er is immers niet voor ieder raadsvoorstel beeldvorming aan de orde. In een ideale oordeelsvormende vergadering is er dus ruimte voor spreekrecht, politieke vragen aan het college of andere fracties en het inbrengen van voorlopige standpunten en voorstellen tot aanpassing of verbetering van een raadsvoorstel.

Er moet tijd zijn om elkaar daarop te bevragen in de oordeelsvorming. Alleen op die manier kan een daaropvolgende besluitvormende raadsvergadering ook echt besluitvormend zijn, en geen verlengde oordeelsvorming. Met het voorliggende voorstel adresseert de gemeenteraad de gebreken in de oordeelsvorming en, daaruit voortvloeiend, ook in de besluitvorming. De huidige 6 uur oordeelsvorming per maand (2 parallelle sessies, maximaal 2 x 3 uur) blijkt niet toereikend voor alle ambities/onderwerpen in de vier thematische domeinen (Bestuur en Middelen, Economie en Cultuur, Ruimte, Sociaal). Daarom zetten we voor de oordeelsvorming meer tijd in (2 parallelle sessies, maximaal 2 x 5 uur) en starten we om 18.00 uur. Betere oordeelsvorming, betekent ook betere besluitvorming. De oordeelsvorming hoeft in de raadsvergadering niet meer te worden afgemaakt (met inbegrip van onverwachte amendementen en moties). Het gaat alleen nog om de laatste inhoudelijke punten en het kernachtig uitdragen van politieke opvattingen en standpunten. Een tijdsinvestering in de oordeelsvorming levert niet alleen betere besluitvorming op, maar ook tijdswinst in de raadsvergadering(en). Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject De wijzigingen gaan in voor de nieuw gekozen gemeenteraad, in maart 2026.

Bijlage(n)

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het fractievoorzittersoverleg met nummer 1052797; b e s l u i t: Het fractievoorzittersoverleg stelt voor met ingang van de nieuwe raadsperiode 2026-2030: 1. Te kiezen voor de donderdag als vaste dag voor het Sprekersplein, beeldvormende vergaderingen (BV), oordeelsvormende vergaderingen (OV) en raadsvergaderingen in een vaste vergadercyclus conform de omschrijving in de inleiding van dit raadsvoorstel; 2. Het Sprekersplein, beeldvormende vergaderingen, en raadsvergaderingen te starten om 19.00 uur. 3. Oordeelsvormende vergaderingen te starten om 18.00 uur. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,