Raadsvoorstel Toelichting auditcommissie bij de Boardletter 2024

VOORBLAD

zaaknummer: 978678

RAADSVOORSTEL Onderwerp:

Toelichting auditcommissie bij de Boardletter 2024

Programma:

5. Algemene dekkingsmiddelen

Forum:

Oordeelsvormend

Portefeuillehouder Inlichtingen bij:

Dolfing, Birgitta Tel: 14 0575

Soort bevoegdheid:

Kaderstellend

Beleidsvrijheid:

Ruim

E-mailadres: info@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Programmabegrotingswijzigingsnummer: De auditcommissie stelt de raad voor dat het college:

1. voorrang geeft aan het oplossen van bevindingen uit de Boardletter 2024 met een hoge prioriteit; 2. op korte termijn het autorisatieproces bij de belangrijkste IT applicaties verbetert; 3. zorgt voor de formalisatie van beleid en duidelijke verantwoordelijkheden t.a.v. cyberrisico's; 4. de hoogste prioriteit geeft aan het formaliseren en verankeren van organisatiebrede verantwoordelijkheid voor interne beheersing en digitale veiligheid; De auditcommissie stelt verder de raad voor dat:

1. zij de raadsleden halfjaarlijks informeert over de voortgang van de acties ter verbetering van het interne beheerssysteem en; 2. kennis te nemen van het feit dat de auditcommissie en de organisatie hierover met elkaar in gesprek zijn.

TOELICHTING Inleiding / aanleiding In de boardletter wordt geconstateerd dat concern control vanuit een duidelijke ambitie werkt en belangrijke verbeterplannen heeft voor het verder verankeren van de noodzakelijke interne beheersing in de organisatie. De auditcommissie deelt deze constatering. Concern control heeft een aantal belangrijke stappen gezet om de kwaliteit van de interne beheersing te verbeteren en de auditcommissie is hiervan in 2024 ook op de hoogte gehouden. De kwaliteit van de interne beheersing is in de Boardletter samengevat in 11 bevindingen waaraan een geschatte prioriteit is toegekend. Van de bevindingen komen er 8 uit vorige boekjaren (2019-2023), 3 bevindingen zijn nieuw. Van de in totaal 11 bevindingen zijn er 5 met een impact die geschat wordt als hoog omdat er sprake is van een (mogelijk) fraude/corruptieniveau. Omdat niet alles tegelijk kan worden opgepakt, wordt hieronder onder 'argumenten' ingegaan op de - naar het oordeel van de auditcommissie - belangrijkste bevindingen en aandachtspunten van de accountant. De auditcommissie adviseert de raad hiervan nota te nemen. Beoogd effect Informeren van de raad over de afgeleide sturing op de interne beheersing door de auditcommissie.

Argumenten 1.1 Geprioriteerde opvolging adviezen van team Control door vakafdelingen 2.1 Verbeteren autorisatieprocessen en formalisatie van beleid en verantwoordelijkheden t.a.v. cyber risico's 2.2 Nota nemen van de aanbevelingen rekenkamerrapport 1.1 Team control maakt verbetervoorstellen om de financiële administratie naar een hoger en betrouwbaarder niveau te tillen. De adviezen worden in langzaam tempo opgevolgd door de vakafdelingen. De auditcommissie ziet dat de kwaliteit van de interne beheersing onderdeel is van het DNA bij concern control, maar merkt ook op dat dit organisatiebreed nog niet zo is. De auditcommissie herhaalt daarom het advies van vorig jaar dat hier nadrukkelijk een rol is weggelegd voor de directie om te bepalen welke prioriteiten als eerste worden opgepakt en in welke mate (noodzaak en urgentie). Op deze manier wordt het ook mogelijk om het aantal bevindingen te verminderen. 2.1 De 4 belangrijkste IT applicaties (Netwerk, IFinanciën, Suites en ADP) zijn beoordeeld op authenticicatie, autorisatie en wijzigingsbeheer. Op alle punten is verbetering mogelijk. Op het gebied van autorisatie is voor alle applicaties verbetering op (korte) termijn nodig. Op dit moment vindt er een ontwikkeling plaats op het gebied van risicomanagement en formalisatie van beleid omtrent cybersecurity.

De accountant stelt voor dat verantwoordelijkheden en taken voor cyberrisico's verder geformaliseerd kunnen worden en er een beter overzicht dient te worden verkregen van interne en externe stakeholders. Cyber security is constant in beweging en snelheid is daarom noodzakelijk. 2.2 De auditcommissie vraagt net als vorig jaar om het het rapport van de rekenkamer over informatiebeveiliging en privacy in acht te nemen. Er is namelijk nog veel te doen om de kwaliteit van de interne beheersing te verbeteren. Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject De auditcommissie ontvangt halfjaarlijks een voortgangsrapportage van de directie inzake de verbetering van de interne beheersing. Bijlage(n)

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van de auditcommissie met nummer 978678; b e s l u i t: De auditcommissie stelt de raad voor om het college te verzoeken dat de organisatie: 1. voorrang geeft aan het oplossen van bevindingen uit de Boardletter 2024 met een hoge prioriteit; 2. op korte termijn het autorisatieproces bij de belangrijkste IT applicaties te verbetert; 3. zorgt voor de formalisatie van beleid en duidelijke verantwoordelijkheden t.a.v. cyberrisico's; 4. de hoogste prioriteit geeft aan het formaliseren en verankeren van organisatiebrede verantwoordelijkheid voor interne beheersing en digitale veiligheid. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,