Raadsvoorstel Reglement van orde Raadsadviescommissie Regio Stedendriehoek

VOORBLAD

zaaknummer: 787447

RAADSVOORSTEL Onderwerp:

Reglement van orde Raadsadviescommissie Regio Stedendriehoek

Programma:

1. Politiek dichtbij

Forum:

Oordeelsvormend

Portefeuillehouder

Wimar Jaeger

Inlichtingen bij:

Zomer, Tineke Tel: 14 0575

Soort bevoegdheid:

Kaderstellend

Beleidsvrijheid:

Beperkt

E-mailadres: info@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Programmabegrotingswijzigingsnummer: a. geen opmerkingen mee te geven aan de leden van de raadadviescommissie i.o. over het voorliggende concept ‘Reglement van orde Raadadviescommissie van de Regio Stedendriehoek’; b. de volgende opmerkingen mee te geven aan de leden van de raadadviescommissie i.o. over het voorliggende concept ‘Reglement van orde Raadadviescommissie van de Regio Stedendriehoek’:

TOELICHTING Inleiding / aanleiding De acht gemeenteraden hebben het Algemeen Bestuur van de Regio Stedendriehoek gevraagd om een Raadsadviescommissie (RAC) in te stellen. Het Algemeen Bestuur heeft hiermee ingestemd. Op grond van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling (per juli 2024) regelt het algemeen bestuur in ieder geval de samenstelling, de bevoegdheden, de thema’s, taken en werkwijze van de adviescommissie (art. 24 Regeling). Voordat het algemeen bestuur dit reglement van orde definitief vaststelt, heeft de RAC i.o. het reglement besproken op 21 mei. De gemeenteraden worden in de gelegenheid gesteld om punten van aandacht mee te geven aan de tijdelijke leden van de RAC i.o., voorafgaand aan de definitieve vaststelling van het reglement. Beoogd effect Na vaststelling van het reglement wijzen de gemeenteraden de leden voor de raadsadviescommissie aan. De verwachting is dat op 26 november 2024 de eerste formele raadsadviescommissie van start kan gaan. Argumenten De raadsadviescommissie i.o. en het algemeen bestuur hebben voor de zomer 2024 gesproken over het concept reglement van orde. In september worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld om te reageren op het reglement van orde. Dit wordt, voorzover nodig, besproken in de RAC i.o., waarna het algemeen bestuur het reglement definitief vaststelt.

Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject Toelichting Het voorliggende reglement is gebaseerd op de gesprekken die tot op heden zijn gevoerd over de rol en taken van de RAC. Een groot deel van het reglement beschrijft de normale gang van zaken in een commissie. Daarnaast staan er zaken in het reglement die specifiek zijn voor de raadsadviescommissie in de Regio Stedendriehoek. Bijvoorbeeld als het gaat om de samenstelling, rol en werkwijze van de RAC. Samenstelling Raadsadviescommissie (artikel 2) De samenstelling van de RAC is afhankelijk van de rol van de commissie. Een meer inhoudelijke rol vraagt om een bredere samenstelling, dan wanneer de rol beperkt is tot advisering over het proces. Aangezien de RAC adviseert over het proces (zie volgende punt) is er voor gekozen om de samenstelling te beperken tot maximaal twee leden per gemeenteraad en twee vervangende leden. Door de formulering van de tekst (‘maximaal’) kunnen gemeenteraden zelf besluiten om deel te nemen aan de raadsadviescommissie en wie zij afvaardigen. De rol en taak van de commissie vraagt niet om een samenstelling gebaseerd op de grootte per gemeente. Dit sluit aan op gemeenschappelijke regeling zelf waar er geen onderscheid is gemaakt per gemeente in stemverhouding. Taken van de Raadsadviescommissie (artikel 3) In het afgelopen jaar is regelmatig gesproken over de taak van de RAC.

Door de RAC i.o., in de raden en in het DB en AB. Uit de gesprekken kwam duidelijk naar voren dat de raadsadviescommissie een a-politieke rol heeft. Zij adviseert alleen over het (besluitvormings)proces van regionale zaken waarbij besluiten van de raden van de deelnemende gemeenten gewenst of vereist is. De leden van de RAC kunnen daarnaast een rol hebben bij informatie uitwisseling tussen de raden onderling, bijvoorbeeld bij zienswijzeprocedures, kwaliteit van informatievoorziening aan de raden, het doorgeven van signalen vanuit de raden (terugkoppeling) of andere zaken. Belangrijke conclusie uit de gesprekken is ook dat de RAC adviserend is en geen besluiten neemt. De leden zijn niet verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces of de inhoudelijke keuzes die worden gemaakt. Vergaderingen (artikel 6) Vergaderingen in het publieke domein, zoals raadsvergaderingen, zijn over het algemeen openbaar. Alleen in uitzonderingsgevallen zijn de vergaderingen niet openbaar. De rol en taak van de RAC is niet zodanig dat deze vraagt om vertrouwelijkheid van de vergadering. Daarom is nu opgenomen dat de vergaderingen en

stukken openbaar zijn. In het geval het algemeen bestuur of de commissie zelf van oordeel is dat de vergadering (deels) niet openbaar moet zijn vanwege de inhoud van het agendapunt of de stukken, kan daartoe besloten worden. Adviseurs (artikel 10) In het reglement is opgenomen dat niet-leden kunnen deelnemen aan de vergadering als adviseur als ze daarvoor worden uitgenodigd. Gelet op de rol van de RAC (advisering op proces) is het van belang dat de griffiers goed zijn aangehaakt. Zij begeleiden namelijk het proces binnen hun eigen raad. Zij kunnen als adviseur daarom deelnemen aan de RAC. Andere adviseurs, bijvoorbeeld de secretaris-directeur of een AB-lid, kunnen uiteraard ook worden uitgenodigd voor de vergadering. Evaluatie (artikel 18) In het jaar voorafgaand aan raadsverkiezingen wordt er een algemene evaluatie van de regio gehouden in opdracht van het algemeen bestuur. De raadsadviescommissie is een nieuw instrument binnen de regio (en de wetgeving). Daarom is in het reglement opgenomen dat gelijktijdig met de algemene evaluatie het functioneren van de RAC wordt geëvalueerd. Bijlage(n) 787447 - bijlage 1 - Concept reglement Raadsadviescommissie (versie 26-8)

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van de gemeenteraad met nummer 787447; b e s l u i t: a. geen opmerkingen mee te geven aan de leden van de raadadviescommissie i.o. over het voorliggende concept ‘Reglement van orde Raadadviescommissie van de Regio Stedendriehoek’; b. de volgende opmerkingen mee te geven aan de leden van de raadadviescommissie i.o. over het voorliggende concept ‘Reglement van orde Raadadviescommissie van de Regio Stedendriehoek’: Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,