Raadsvoorstel Reglement van Orde gemeenteraad Zutphen 2024 - gewijzigd

VOORBLAD

zaaknummer: 660797

RAADSVOORSTEL Onderwerp:

Reglement van Orde gemeenteraad Zutphen 2024

Programma:

1. Politiek dichtbij

Forum:

Oordeelsvormend

Portefeuillehouder Inlichtingen bij:

Berg-Platzer, Marielle van den Tel:

Soort bevoegdheid:

Overig

Beleidsvrijheid:

Beperkt

E-mailadres: M.vandenBergPlatzer@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Programmabegrotingswijzigingsnummer: Het presidium stelt voor: 1. Het Reglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2024 vast te stellen;

TOELICHTING Inleiding / aanleiding In het Reglement van Orde bepaalt de gemeenteraad van Zutphen de regels met betrekking tot de eigen werkwijze. Deze wijziging van het Reglement van Orde van 2019 is nodig omdat de gemeenteraad in de afgelopen drie jaar zijn werkwijze op onderdelen heeft aangepast. In het RvO zijn de belangrijkste werkafspraken voor de raad opgenomen. Er is ook een werkinstructie BOBmodel, waar de verschillende fases in de besluitvorming verduidelijkt worden en de verantwoordelijkheid van de verschillende organen uitgelegd wordt. Verder is in het Reglement van Orde de komst van nieuwe en de actualisatie van bestaande overlegvormen meegenomen. De raad maakt nu bijvoorbeeld gebruik van een Fractievoorzittersoverleg en het Presidium is verkleind. De taakomschrijving van het Fractievoorzittersoverleg is in het Reglement opgenomen. Ook de taakomschrijving van het Presidium is geactualiseerd. Daarnaast is een nieuw gremium toegevoegd, het Seniorenconvent. De naam forumlid is gewijzigd in fractievertegenwoordiger. En ook de gewijzigde manier van verslaglegging middels een videoregistratie in plaats van een geschreven verslag is in het Reglement opgenomen. Tot slot is het Sprekersplein toegevoegd als vergadering. Beoogd effect Een geactualiseerd Reglement van Orde dat ruimte biedt aan de huidige werkwijze van de gemeenteraad. Argumenten 1.

Fractievertegenwoordigers leggen nu ook de eed of belofte af in de raadsvergadering en hoeven daarom geen geheimhoudingsverklaring meer te tekenen. Het criterium dat fractievertegenwoordigers bij hun benoeming verplicht een geheimhoudingsverklaring ondertekenen om geheime stukken in te kunnen zien en er in een geheime vergadering over te kunnen spreken vervalt. Daarvoor in de plaats komt het criterium dat fractievertegenwoordigers bij hun benoeming ook de eed of belofte in een raadsvergadering afleggen. 2. De taken van het Fractievoorzittersoverleg zijn opgenomen in het Reglement van Orde en de taakomschrijving van het Presidium is geactualiseerd. Eén van de wijzigingen in de werkwijze van de gemeenteraad in de afgelopen periode, was het instellen van een Fractievoorzittersoverleg die de taken van het eerdere Presidium overneemt. Het Presidium is in omvang verkleint en heeft de taken van de Agendacommissie overgenomen. Het Presidium stelt de agenda's voor de Beeldvormende vergadering, de Oordeelsvormende vergadering en de concept agenda's voor de Raad vast. De Agendacommissie is komen te vervallen. Dit leidt tot een afgewogen takenpakket van het Fractievoorzittersoverleg en het Presidium (artikel 1:7 en 1:9). 3. De taken van het Seniorenconvent zijn opgenomen in het Reglement van Orde.

Eén van de wijzigingen in de werkwijze van de gemeenteraad voor de komende periode, is het instellen van een Seniorenconvent. In dit gremium worden zaken van vertrouwelijke aard zoals personele en integriteitskwesties besproken (artikel 1:8) 4. Verslaglegging gebeurt niet meer via een schriftelijk verslag maar via het beschikbaar stellen van een Videoverslag. Uitzondering zijn geheime vergaderingen achter gesloten deuren. Daarvan komt er wel een beknopt schriftelijk verslag. De vergaderingen worden sinds september 2021 gestreamd en deze stream wordt opgeslagen in een videoverslag. Dit videoverslag vervangt de eerdere schriftelijke Forumverslagen en Handelingen. Wel komt er een schriftelijke besluitenlijst beschikbaar. Het is wettelijk verplicht om een besluitenlijst vast te stellen. Voor een woordelijk verslag (handelingen) geldt geen verplichting. Alleen van geheime vergaderingen achter gesloten deuren wordt een beknopt verslag gemaakt omdat de aard van deze vergaderingen zich tegen streaming en videoregistratie verzet. 5. De algemene leesbaarheid is verbeterd en het Reglement is aangepast aan de actuele en digitale werkwijze. In het gehele Reglement zijn aanpassingen gedaan om de leesbaarheid te verbeteren. Ook de omslag naar een digitale werkwijze is verwerkt. Waar mogelijk zijn overbodige artikelen geschrapt. 6.

Het Reglement van Orde hangt samen met een aantal andere instrumenten die het functioneren van de raad regelen. In het geheel van spelregels voor de gemeenteraad Zutphen zijn ook enkele andere instrumenten belangrijk om te benoemen. De raad beschikt over een (gedateerde) gedragscode integriteit. Een nieuwe gedragscode integriteit raadsleden en fractievertegenwoordigers, een protocol voor mogelijke integriteitsschendingen en

een klachtenregeling ongewenst gedrag worden in het najaar van 2024 aan de raad ter bespreking en vaststelling voorgelegd. In het najaar bespreekt de raad naar verwachting ook de besturingsfilosofie van de gemeente Zutphen. Hierin wordt onder andere vastgelegd hoe gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie zich tot elkaar verhouden. Tot slot is er ook een Verordening Werkgeverscommissie gemeente Zutphen (2020) waarin het werkgeverschap van de raad ten aanzien van de griffier en griffiemedewerkers is geregeld. Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject Na vaststelling door de gemeenteraad treedt het aangepaste Reglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2024 in werking en komt het oude Reglement van 2019 te vervallen. Bijlage(n) Reglement van Orde gemeenteraad Zutphen 2024

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het presidium met nummer 660797; b e s l u i t: 1.

Het Reglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2024 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,