Raadsvoorstel Aanbesteding Accountantsdiensten

VOORBLAD

zaaknummer: 674376

RAADSVOORSTEL Onderwerp:

Aanbesteding accountantsdiensten

Programma:

5. Algemene dekkingsmiddelen

Forum:

Oordeelsvormend

Portefeuillehouder

Eva Boswinkel

Inlichtingen bij:

Dolfing, Birgitta Tel: 0620401522

Soort bevoegdheid:

Controlerend Kaderstellend Budgetrecht

Beleidsvrijheid:

Beperkt

E-mailadres: B.Dolfing@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Programmabegrotingswijzigingsnummer: De auditcommissie stelt voor: 1. Het programma van eisen ten behoeve van de Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten vast te stellen en; 2. in overeenstemming met de verordening op de Auditcommissie 2022 de Auditcommissie te laten adviseren over de selectie van de accountant.

TOELICHTING Inleiding / aanleiding Op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet en de Controleverordening gemeente Zutphen 2016 is de raad opdrachtgever voor de accountantscontrole van de jaarrekening. In deze verordening staat tevens dat de raad het programma van eisen vaststelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Het huidige contract met de accountant loopt na het boekjaar 2024 af. Vanaf boekjaar 2025 zal er opnieuw een overeenkomst met een accountant gesloten moeten worden. Een projectgroep bestaande uit onder andere de concern controller, de coördinator Planning en Control, een financieel adviseur, een medewerker VIC, de inkoopadviseur en de griffier heeft de aanbesteding voorbereid in overleg met de auditcommissie. Beoogd effect Met de aanbesteding wordt beoogd een overeenkomst aan te gaan met een accountant die voldoet aan het programma van eisen. Het college is verantwoordelijk voor het maken van de jaarrekening. De accountant controleert de jaarrekening en geeft daarover een oordeel. De dienstverlening van de accountant is één van de instrumenten die de raad ten dienste staat bij het uitoefenen van zijn controlerende rol. Argumenten 1.1 Een Europese aanbesteding is verplicht. De geraamde waarde van de opdracht overschrijdt de Europese drempelwaarde van € 221.000,00 voor diensten voor de decentrale overheid.

1.2 Specifieke eisen met betrekking tot de accountantscontrole zijn opgenomen in het programma van eisen. Het programma van eisen bevat de eisen die aan de uitvoering van de opdracht worden gesteld. De rol en taak van de accountant is wettelijk ingekaderd in artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De aanbestedingseisen voor de controle van de jaarrekening zijn daardoor gelijk ongeacht welke gemeente het betreft. Door middel van het Programma van eisen kan elke gemeente eigen wensen verwerken. De opdracht voor de accountant heeft voor elke gemeente betrekking op: • de controle van de jaarrekening en het geven van een oordeel als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet; • de interim-controle; • de controle op de verantwoording in het kader van Single Information Single Audit (SISA); • de controle op de verantwoording in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT); • de controle gericht op het afgeven van eventueel benodigde deelverklaringen en; • gevraagd en ongevraagd verstrekken van adviezen voortvloeiend uit de natuurlijke adviesfunctie.

Daarnaast zijn er, voor de gemeente Zutphen, specifieke uitvoeringseisen opgenomen die gaan over de volgende onderwerpen: • de wijze waarop de accountant gebruik maakt van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC); • contactmomenten van de accountant met de diverse gremia van de gemeente en de ambtelijke organisatie; • periodes waarin de accountant controleert en stukken oplevert; • het door de raad aandragen van specifieke onderwerpen voor de accountantscontrole en; • bepalingen over meer-/minderwerk in het kader van kostenbeheersing. Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject Het programma van eisen wordt geïntegreerd in de aanbestedingsdocumenten. Verdere afstemming over proces en voortgang vindt plaats met de auditcommissie, waaronder de advisering van de beoordelingscommissie die belast zal zijn met de beoordeling van de inschrijvingen. Volgens de planning wordt de aanbesteding in juli 2024 gepubliceerd, in september 2024 worden de inschrijvingen beoordeeld, in oktober 2024 zijn er presentaties en kan een voornemen tot gunning bekend worden gemaakt. De auditcommissie zal een aanbeveling aan de raad doen inzake de aanwijzing van de accountant. Definitieve

gunning vindt plaats na goedkeuring van de raad in december 2024. De eerste controle die de nieuwe accountant uit zal voeren betreft de controle van de jaarrekening 2025 in maart-mei 2026. Bijlage(n)

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van de auditcommissie met nummer 674376; b e s l u i t: De auditcommissie stelt voor: 1. Het programma van eisen ten behoeve van de Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten vast te stellenen en; 2. in overeenstemming met de verordening op de Auditcommissie 2022 de Auditcommissie te laten adviseren over de selectie van de accountant. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,